Hoppa innehåll


Kommunala ekonomidata i effektiv användning med automatisering av ekonomirapporteringen

(En förkortad version av den här texten har publicerats på webbplatsen Kuntamarkkinat.fi 6.9.2019)

En medelålders man och två kvinnor undersöker tillsammans statistiska uppgifter på en surfplatta.Vi lever i guldåldern för datainsamling. Situationen kan försvåras av att du just förra månaden rapporterade samma uppgifter till en annan instans, men nu behövs uppgifterna med lite annan krydda och i annan omfattning. Det tar sin lilla tid varje månad att rapportera till olika myndigheter. Det kommer att bli ändring i detta när Statskontoret börjar samla in ekonomidata för flera instanser.

Rapporteringen av kommunal ekonomi automatiseras i rask takt, eller så man önskar att den automatiseras. Det blir både innehållsmässiga och funktionella ändringar i datainsamlingen. Förpliktande lagstiftningsarbete utförs och ansvariga instanser byts. Just nu samlar Statistikcentralen årligen in alla kommuners, samkommuners och deras affärsverks bokslutsuppgifter och data om resultat- och finansieringsanalyser samt balansräkningar som separaturval varje kvartal. År 2021 tar Statskontoret över budkavlen för datainsamling. Samtidigt som den ansvariga myndigheten byts ut blir såväl innehållet i insamlat data som rapporteringsmetoderna mer mångsidiga.

Vad strävar man efter genom automatiseringen av ekonomirapporteringen?

Det är möjligt att automatisera rapporteringen av uppgifterna så att rapporteringsarbetet innehåller så lite manuellt arbete som möjligt, eller rentav inget alls. Detta är redan delvis möjligt i flera kommuner, men kräver åtminstone genomgång av kontoförteckningen, analysobjekten och praxis för kostnadskalkylering. När varje bokföringsinföring har information från motsvarande JHS-serviceklass, JHS-konto och motpartens sektor med vilken affärstransaktionen har genomförts har vi kommit långt. Alla uppgifter passar dock inte in i den tresidiga kubens modell. Sådana uppgifter är till exempel datainsamlingen om undervisningens kostnader, dvs. blankett 41, som torde kräva kalkylering efteråt.

Alltid då den rapporterade datahelheten bearbetas manuell, till exempel genom att sammanställa uppgifter från flera Excel-tabeller till en, ökar risken för fel. Då data inläses automatiskt direkt från källan förblir de oförändrade. Sådan borde informationen bevaras fram tills att den publiceras för allas användning. Informationen får inte ändras under något skede av informationsbehandlingen. Därför lönar det sig att satsa på förberedelserna inför ändringen!

Formen på de rapporterade uppgifterna spelar en roll

Från och med 2021 rapporterar kommunerna och samkommunerna sina ekonomiska data till Statskontoret främst i XBRL-format. Informationstjänsten behandlar och validerar informationen just i XBRL-format och erbjuder den även via ett öppet gränssnitt till andra användare i samma format.

Övergången till ett rapporterings- och publikationssätt i bestämt format utnyttjar redan producerade ekonomiska uppgifter för nya ändamål oberoende av systemet. Samtidigt stöder övergången till automatisk rapportering ekonomiförvaltningens kommande automatisering både vad gäller nätfakturor, kvitton och exporten till bokföringen.

Kvaliteten på uppgifterna

En förutsättning för att uppgifterna ska kunna utnyttjas är att de är jämförbara. Detta har man under senaste år satsat på särskilt i arbetet med Rekommendationerna för den offentliga förvaltningen (JHS). JHS-rekommendationerna för kommunernas och samkommunernas kontoförteckningar, serviceklassifikationer samt rapportering av ekonomiska uppgifter inkl. budget och budgetplanering har gåtts igenom och uppdaterats så att de motsvarar framtida behov. I XBRL-taxonomin för kommunerna och samkommunerna har man samlat innehållet i rekommendationerna för rapporterade helheter från och med 2021. JHS var tidigare rekommendationer, men blir nu förpliktande för kommunerna och samkommunerna allt efter att lagstiftningsarbetet framskrider.

Å andra sidan ska uppgifterna vara korrekta för att vara användbara. Utgångsmässigt ansvarar kommunerna och samkommunerna för att de ekonomiska uppgifterna är korrekta. Kommunekonomins informationstjänst utför även automatiserad granskning av uppgifterna. Granskningarna kan vara antingen logiska, vertikala eller horisontella granskningar. Automatisk granskning görs till exempel av huruvida de rapporterade siffrornas sammanräknade summa är samma som systemets kalkylerade summa, kommunens uppgifter skiljer sig från föregående års uppgifter t.ex. med 20 procent eller huruvida kommunens rapporterade siffror ligger långt ifrån hela materialets median. Informationstjänsten gör iakttagelser utifrån dessa olika granskningstyper. Informationstjänsten kan inte alltid veta om det är frågan om ett fel eller någon annan iakttagelse. Det slutliga ansvaret ligger även här hos kommunen eller samkommunen för att antingen korrigera de felaktiga uppgifterna eller annars kommentera sådana iakttagelser som inte kräver att felet korrigeras. Statskontorets ansvar är att producera tillräckliga anvisningar och garantera att informationstjänsten fungerar.

En gemensam servicekanal betjänar olika aktörer

Vi vet att det kring kommunfältets ekonomirapportering finns ett omfattande nätverk av intressentgrupper som var och en behöver information för sina behov. För att detta nätverk ska bli mer enhetligt och frågeströmmen mer kontrollerad har en servicekanal grundats för den automatiserade ekonomirapporteringens behov.

I fortsättningen skickas frågor om Kommunekonomins informationstjänst och om kommunernas ekonomirapportering till adressen kuntadata@valtiokonttori.fi. Frågeställaren behöver inte fundera på om frågan bör ställas de sakkunniga vid Statistikcentralen eller kanske finansministeriet. Frågan skickas via servicekanalen vidare till rätt instans för respons.

Via servicekanalen förmedlas frågor om rapporterade ekonomiska uppgifter, iakttagelser av fel och begäran om korrigeringar. Frågor om hur Kommunekonomins informationstjänst används, felanmälningar, anvisningar och frågor om registreringspraxis osv. Alla dessa centraliseras till en tjänst som på ett eller annat sätt används av flera instanser. På så sätt kan man följa upp akuta och aktuella frågor och lyfta upp dem för allmänna råd och kommunikation.

Hur går det för oss visavi andra?

Vem är inte intresserad av hur det går för grannarna? De ekonomiska uppgifterna som rapporterats till Kommunekonomins informationstjänst publiceras på det öppna gränssnittet samt i den separata rapporteringstjänsten genast då den rapporterande kommunen eller samkommunen har godkänt uppgifterna.

Rapporteringstjänsten sammanställer färdiga rapporter som vem som helst kan använda. Rapporterna är enkla att använda när man vill granska en viss situation i en kommun, flera kommuner eller i hela landet. Rapporternas uppgifter och bilder kan exporteras exempelvis till Excel eller PowerPoint för vidare bearbetning.

Du kan även ladda ner uppgifterna via det öppna gränssnittet. Via det öppna gränssnittet kan alla uppgifter hämtas t.ex. i JSON-, XML-, XBRL- och eventuellt även i iXBRL-format. De hämtade uppgifterna kan kombineras t.ex. med de egna rapporterings- och analyssystemen för vidare användning.

Skribenter:

Anne Melanen, Statskontoret
Minnamaria Korhonen, Kommunförbundet
Meri Ruuskanen, Statistikcentralen
Denis Galkin, finansministeriet
Timo Simell, Tieke
Mikko Mehtonen, Kommunförbundet

Målgrupp: Myndigheter

Ytterligare motiv