(Tästä kirjoituksesta on julkaistu lyhennelmä Kuntamarkkinat.fi-sivustolla 6.9.2019)
Elämme tiedonkeruiden kultaista aikaa. Tilannetta voi hankaloittaa se, että juuri viime kuussahan raportoit toiselle taholle samat tiedot, mutta nyt halutaankin tiedot vähän eri mausteilla ja laajuudessa. Kuukaudessa kuluu rupeama jos toinenkin raportoimiseen eri viranomaisille. Tähän on tulossa muutos, kun Valtiokonttori ryhtyy keräämään taloustiedot useimpien tahojen puolesta.
Kuntien talousraportointia automatisoidaan vauhdilla tai toivotaan, että sitä automatisoitaisiin. Tiedonkeruisiin tulee niin sisällöllisiä kuin toiminnallisia muutoksia. Velvoittavaa lainsäädäntötyötä tehdään ja vastuutahot vaihtuvat. Tilastokeskus kerää tällä hetkellä kaikkien kuntien, kuntayhtymien ja näiden liikelaitosten tilinpäätöstiedot vuosittain ja tietoja tulos- ja rahoituslaskelmien sekä taseen eristä otantana neljännesvuosittain. Vuonna 2021 keruukapula siirtyy Valtiokonttorille. Samalla kun vastuuviranomainen vaihtuu, monipuolistuvat tiedonkeruiden sisällöt ja tietojen raportointitavat.
Mihin talousraportoinnin automatisoinnilla pyritään?
Tietojen raportointi on mahdollista automatisoida niin, että raportointityössä on mahdollisimman vähän, ellei jopa lainkaan manuaalivaiheita. Tämä on useimmissa kunnissa jo osittain mahdollista, mutta vaatii vähintäänkin tililuettelon, laskentakohteiden ja kustannuslaskentakäytäntöjen läpikäyntiä. Kun jokaisella kirjanpidon viennillä on tieto vastaavasta JHS-palveluluokasta, JHS-tilistä ja vastapuolen sektorista, jonka kanssa liiketapahtuma on toteutunut, ollaan jo pitkällä. Kaikki tiedot eivät kuitenkaan istu kolmisivuisen kuution malliin. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi opetuksen kustannustiedonkeruut eli tuttavallisemmin lomake 41, jonka raportoinnissa tarvittaneen jälkilaskentaa.
Aina kun raportoitavaa tietokokonaisuutta työstetään käsin, esimerkiksi kootaan tietoja useammasta Excelistä yhteen, virheiden mahdollisuus lisääntyy. Kun tiedot luetaan suoraan tietolähteistä automaattisesti, pysyy tieto muuttumattomana. Tällaisena tiedon tulisikin pysyä aina siihen asti, kun se julkaistaan kaikkien käytettäväksi. Se ei saa muuttua missään vaiheessa tiedon käsittelyä. Siksi muutokseen valmistautumiseen kannattaakin panostaa!
Raportoitavien tietojen muodolla on merkitystä
Vuodesta 2021 lähtien kunnat ja kuntayhtymät raportoivat taloustietonsa Valtiokonttoriin ensisijaisesti XBRL-muodossa. Tietopalvelu käsittelee ja validoi tietoja nimenomaan XBRL-muotoisina ja tarjoaa niitä myös ulospäin käytettäväksi avoimessa rajapinnassa samassa muodossa.
Siirtyminen määrämuotoiseen raportointi- ja julkaisutapaan avaa mahdollisuuden hyödyntää kertaalleen tuotettua taloustietoa järjestelmäriippumattomasti uusiin käyttötarkoituksiin. Samalla automaattiseen raportointiin siirtyminen tukee taloushallinnon tulevaa automatisointia niin verkkolaskun, kuitin kuin kirjanpidon vientimääritystenkin osalta.
Tietojen laatu
Yksi tietojen hyödyntämisen edellytys on, että tiedot ovat vertailukelpoisia. Tähän on panostettu viime vuosina erityisesti Julkisen hallinnon suositustyössä (JHS). Kaikki kuntien ja kuntayhtymien tililuettelot, palveluluokitukset sekä taloustietojen raportointia ml. talousarvio ja -suunnitelmatietoja koskevat JHS:t on perattu ja päivitetty vastaamaan tulevaisuuden tarpeita. Kunnille ja kuntayhtymille suunnattuun XBRL-taksonomiaan on koottu tarvittavien suositusten sisällöt yhteen vuodesta 2021 eteenpäin raportoitaviksi kokonaisuuksiksi. Aiemmin suosituksina toimineet JHS:t muuttuvat nyt kuntia ja kuntayhtymiä velvoittaviksi lainsäädäntötyön edetessä.
Toisaalta ollakseen käyttökelpoisia, tietojen tulee olla oikein. Lähtökohtaisesti kunnat ja kuntayhtymät ovat vastuussa taloustietojensa oikeellisuudesta. Kuntatalouden tietopalvelu suorittaa myös automatisoitua
tietojen tarkistusta. Tarkistukset voivat olla joko loogisia, vertikaalisia tai horisontaalisia tarkastuksia. Automaattisesti tarkistetaan esimerkiksi onko raportoitujen lukujen yhteensä-summa sama kuin järjestelmän laskeman summa, eroaako kunnan esittämä tieto sen edellisenä vuonna esittämästä tiedoista esim. 20 % tai onko kunnan raportoima luku kaukana koko aineiston keskiarvosta. Tietopalvelu tekee näiden erilaisten tarkastustyyppien perusteella havaintoja. Tietopalvelu ei voi kaikissa tapauksissa tietää onko kyseessä virhe vai mahdollisesti joku muu havainto. Siksipä lopullinen vastuu jää tässäkin kunnille ja kuntayhtymille, joko korjata virheelliset tiedot tai sitten kommentoida sellaisia havaintoja, jotka eivät vaadi virheen korjaamista. Valtiokonttorin vastuulla on tuottaa riittävä ohjeistus ja taata tietopalvelun toiminta.
Eri toimijoita palvelee yhteinen palvelukanava
Tiedämme, että kuntakentän talousraportoinnin ympärillä on laaja sidosryhmäverkosto, jonka jokainen osanen tarvitsee tietoa omiin tarpeisiinsa. Jotta tätä verkostoa saataisiin hieman yhtenäisemmäksi ja kysymystulvaa hallitummaksi, on automatisoidun talousraportoinnin tarpeisiin pystytetty palvelukanava.
Jatkossa Kuntatalouden tietopalvelua ja kuntien talousraportointia koskevat kysymykset lähetetään osoitteeseen kuntadata@valtiokonttori.fi. Kysyjän ei tarvitse miettiä, pitäisikö asiaa kysyä Tilastokeskuksen asiantuntijoilta vai kenties valtiovarainministeriöstä. Kysymys ohjataan palvelukanavan kautta oikealle taholle vastattavaksi.
Palvelukanavan kautta välitetään kysymykset liittyen raportoituihin taloustietoihin, virhehavainnot ja korjauspyynnöt, Kuntatalouden tietopalvelun käyttöön liittyvät kysymykset, vikailmoitukset, ohjeita ja kysymyksiä kirjauskäytänteisiin jne. Kaikki tämä keskitetään yhteen palveluun, jota useampi taho käyttää tavalla tai toisella. Näin pystytään seuraamaan kulloinkin akuutteja ja ajankohtaisia asioita ja nostamaan niitä yleiseen ohjeistukseen ja tiedotukseen.
Miten meillä menee verrattuna muihin?
Ketäpä ei kiinnostaisi, miten naapurilla menee. Kuntatalouden tietopalveluun raportoidut taloustiedot julkaistaan avoimessa rajapinnassa sekä erillisessä raportointipalvelussa heti, kun tietoja raportoiva kunta tai kuntayhtymä on ne hyväksynyt.
Raportointipalvelu tarjoaa valmiita raportteja kaikkien käytettäväksi. Raportteja on helppo käyttää, kun halutaan tarkastella yhden kunnan, useamman kunnan tai vaikka koko Suomen tilannetta jonkin asian tiimoilta. Raporttien tiedot ja kuvat ovat siirrettävissä esimerkiksi Exceliin tai PowerPointiin jatkotyöstöä varten.
Voit myös ladata tiedot itsellesi avoimen rajapinnan kautta. Avoimen rajapinnan kautta kaikki tiedot voi noutaa mm. JSON, XML, XBRL ja mahdollisesti myös iXBRL-muodossa. Tätä kautta haetut tiedot ovat yhdistettävissä esim. omiin raportointi- ja analysointijärjestelmiin jatkokäyttöä varten.
Kirjoittajat:
Anne Melanen, Valtiokonttori
Minnamaria Korhonen, Kuntaliitto
Meri Ruuskanen, Tilastokeskus
Denis Galkin, valtiovarainministeriö
Timo Simell, Tieke
Mikko Mehtonen, Kuntaliitto
