Upprättad 28.1.2019

1. Personuppgiftsansvarig

Namn: Statskontoret
Adress: Sörnäs strandväg 13, PB 14, 00054 Statskontoret
Övriga kontaktuppgifter: tfn 0295 50 2000, kirjaamo@valtiokonttori.fi

2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Namn: Sami Moksunen, divisionen Förvaltning och utveckling, enheten Kommunikation
Adress: Sörnäs strandväg 13, PB 14, 00054 Statskontoret
Övriga kontaktuppgifter: 0295 50 3206, sami.moksunen@valtiokonttori.fi

3. Dataskyddsombud

Eija Louhelainen, tietosuojavastaava@valtiokonttori.fi

4. Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna och behandlingens rättsliga grund

  1. Att svara på kundrespons (responsformulär): Kontaktuppgifterna som kunden lämnat används endast för att svara på responsen. Det är frivilligt att lämna sina kontaktuppgifter. Kunden ger sitt samtycke genom att ange sina kontaktuppgifter i responsformuläret.
  2. Expediering av beställda publikationer (olika publikationer, pressmeddelanden och nyhetsbrev utgivna av Statskontoret, beställningsformulär): Kontaktuppgifter som kunden lämnat används endast för expediering av beställningar. Statskontoret för ett separat kundregister i eMailer (inte i anslutning till webbplatsen) för distribution av publikationer. Kunden ger sitt samtycke genom att ange sina kontaktuppgifter i beställningsformuläret.
  3. Förteckningar över sakkunniggrupper som en del av sidinnehåll (arbetsplatsmedlare vid ämbetsverk): Som stöd för samarbetet publiceras det förteckningar över sakkunniga vid ämbetsverk på webbplatser (för denna punkt 3 är den personuppgiftsansvarige enheten kunskaps- och arbetslivstjänster för ledning inom divisionen T3 – Ekonomi, kunskap och arbetsliv). Förteckningarna hänger samman med de sakkunnigas tjänstearbete. Tjänstemän har dock rätt att förbjuda publikation av sitt namn i nämnda förteckningar.
  4. Besökarstatistik: Som stöd för utvecklingsarbetet av webbplatsen samlar vi med hjälp av kakor in statistik om hur webbplatsen används. Användarna identifieras dock inte utifrån insamlat data. Vi använder oss av besökarstatistiken Google Analytics.
  5. Samtalsinspelningar: Inkommande samtal till Statskontorets division Medborgartjänster och samtalen som personer som betjänar kunder ringer spelas in. Den som betjänar kunden anger i början av samtalet att det spelas in.Inom divisionen Medborgartjänster behandlas personuppgifter för genomförande av lagstadgade uppgifter. Inspelningarna hjälper oss att verifiera uträttandet av ärenden per telefon och förbättra servicens kvalitet.

    Inom Finansieringsdivisionen vid Statskontoret spelas vissa uppringda och mottagna samtal in. Vid inspelning av och lyssnande på samtal iakttar Statskontoret den allmänna praxisen inom finansieringssektorn. Med hjälp av inspelningar är det möjligt att i efterhand verifiera telefonsamtal och villkor för utförda transaktioner och ingångna avtal, om det har uppstått meningsskiljaktigheter om dessa med den andra parten.

    Inspelningen av samtal bygger på artikel 6(.1)(b; c; e) i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Inspelningen av samtal är nödvändig för att fullgöra avtal, fullgöra en rättslig förpliktelse och för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

5. Informationsinnehållet i registret

  1. Respons: uppgifter som responsgivaren (inte obligatoriskt) lämnat, vanligtvis e-postadress och namn, ibland även telefonnummer. Statskontoret använder sig av uppgifterna för att svara på responsen.
  2. Beställningar/avbeställningar av publicerat material (* = obligatorisk uppgift)
    A. Nyhetsbrev och andra elektroniska publikationer: förnamn*, efternamn*, e-postadress*, organisation, publikationer som beställs*.
    B. Publikationer om statens skuldhantering: förnamn*, efternamn*, e-postadress*, organisation, utdelningsadress, postnummer och -anstalt, land samt publikationer som beställs*.
  3. Förteckningar över sakkunniggrupper som en del av sidinnehåll:
    A. Arbetsplatsmedlare: namn, organisation, verksamhetsområde
  4. Besökarstatistik (Google Analytics): Besökarens IP-adress utan identifierande uppgifter (=anonymiserad IP). Då använder Google Analytics i stället för hela den insamlade IP-adressen endast en del av den. Man kan välja inställningen ”Do not track” i sin webbläsare. Då registrerar Google Analytics inte ens ovannämnda information. Utifrån IP-adressen lagras det information om vad besökaren gör på sidan i besökarstatistiken, till exempel hur man navigerar på sidan, vilka länkar man klickar på, hur länge man besöker sidan, varifrån man kom till sidan och vart man navigerar vidare. Mer information om IP-anonymisering finns på https://support.google.com/analytics/answer/2905384/.
  5. Samtalsinspelningar: Samtal till de nummer där samtalen spelas in samt de samtal som tjänstemannen ringer till kunder spelas in i sin helhet. Därutöver lagras följande identifieringsuppgifter om samtalen:• start- och sluttidpunkt för samtalet
    • numret varifrån man ringer
    • numret dit man ringer
    • tjänstemannens namn och telefonnummer

6. Regelmässiga informationskällor

Punkterna 1, 2 och 5: Uppgifterna fås från kunderna själva.
Punkt 3: Uppgifterna samlas in i samarbete med ämbetsverken och personerna i fråga och publiceras med deras samtycke som en del av de berörda personernas tjänsteuppgifter.
Punkt 4: Uppgifterna samlas in med hjälp av webbkakor.

7. Regelmässiga utlämnanden av uppgifter

Punkterna 1, 2 och 4: Uppgifterna lämnas inte ut.
Punkt 3: Uppgifterna publiceras som en del av en offentlig webbplats.
Punkt 5: Uppgifterna lämnas i regel inte ut.

8. Regelmässiga utlämnanden av uppgifter och överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifterna lämnas inte ut.

9. Principerna för skyddet av registret

Punkterna 1–4: Registret innehåller inte sekretessbelagt material.

Endast de personer som den personuppgiftsansvarige befullmäktigat har tillgång till uppgifterna som behandlas i datasystemen. Användarrättigheterna kontrolleras regelbundet och onödiga rättigheter tas bort. Datanätet och de terminaler på vilka registret finns har skyddats genom tekniska åtgärder.

Punkt 5: Registret innehåller sekretessbelagt material.

Endast de personer med tystnadsplikt som den personuppgiftsansvarige befullmäktigat har tillgång till uppgifterna som behandlas i datasystemen. Användarrättigheterna kontrolleras regelbundet och onödiga rättigheter tas bort. Datanätet och de terminaler på vilka registret finns har skyddats genom tekniska åtgärder.

10. Uppgifternas lagringstid/kriterier enligt vilka lagringstiden bestäms

Punkt 1 (respons): Uppgifterna förvaras endast den tid som behövs för att behandla kundens ärende och de lagras inte i ett register.

Punkt 2 (beställningar): Uppgifterna lagras i Statskontorets kundregister för publikationsbeställningar i eMailer och förvaras så länge kunden inte meddelar om avbeställning.

Punkt 3 (förteckningar över sakkunniga): Uppgifterna förvaras så länge frågan är aktuell och av nytta för Statskontorets kunder.

Punkt 4 (besökarstatistik): Uppgifterna lagras i tjänsten Google Analytics för besökarstatistik där de förvaras i 26 månader. När lagringsperioden upphör raderas data automatiskt varje månad.

Punkt 5 (samtalsinspelningar): Samtalsinspelningar förvaras i högst två månader, varefter de förstörs automatiskt. Vid kvalitetsutvecklingsprojekt och reklamationer förvaras inspelningarna under en längre tid, dock högst 12 månader.

11. Uppgift om automatiserat beslutsfattande (t.ex. profilering) samt om vilken logik som används i behandlingen och hur denna påverkar de registrerade

Inga automatiska beslut fattas och ingen profilering görs utifrån uppgifterna.

12. Rätt till insyn

Punkterna 1–5: De registrerade har rätt till insyn av sina uppgifter i registret. Begäran riktas till registratorskontoret.

13. Rättelse av uppgifter

De registrerade har rätt till insyn av sina uppgifter i registret. Begäran riktas till registratorskontoret.

14. Rätt att göra invändningar mot behandling av uppgifter

Punkterna 1–4: De registrerade har rätt att när som helst och på personliga grunder som hänger samman med personens särskilda situation göra invändningar mot behandlingen av deras personuppgifter, såsom profilering.

Punkt 5 (samtalsinspelningar): Statskontorets division Medborgartjänster behandlar personuppgifter i syfte att fullfölja en rättslig förpliktelse och den registrerade har inte rätt att göra invändningar mot behandlingen av uppgifterna. Det finns en separat dataskyddsbeskrivning för varje ärendegrupp varav grunderna för behandlingen av personuppgifter framgår.

Finansieringsdivisionen vid Statskontoret behandlar personuppgifter för att fullfölja en rättslig förpliktelse och utföra en uppgift av allmänt intresse. De registrerade har inte rätt att invända mot behandlingen av uppgifterna.

15. Rätt till begränsning av behandling

De registrerade har rätt att kräva att behandlingen av deras personuppgifter begränsas så som föreskrivs i artikel 18 i den allmänna dataskyddsförordningen.

16. Rätt till radering

Punkterna 1–4: De registrerade har rätt att begära att den personuppgiftsansvarige raderar deras personuppgifter ur personregistret.

Punkt 5 (samtalsinspelningar): Statskontorets division Medborgartjänster behandlar personuppgifter i syfte att fullfölja en rättslig förpliktelse och de registrerade har inte rätt att få sina uppgifter raderade.

Finansieringsdivisionen vid Statskontoret behandlar personuppgifter för att fullfölja en rättslig förpliktelse och utföra en uppgift av allmänt intresse. De registrerade har inte rätt att få sina uppgifter raderade.

17. Rätt att inge klagomål

De registrerade har rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten om de anser att den personuppgiftsansvarige har kränkt deras rättigheter.

18. Andra eventuella rättigheter

Personuppgifterna varken används eller lämnas ut för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring och inte heller för marknads- eller opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskningsändamål.

Kunder kan meddela om eventuella dataskyddsrisker eller -problem som de upptäcker till Statskontoret per e-post: viestinta@valtiokonttori.fi eller via responsavsnittet på webbplatsen.

19. Användning av kakor

Vi använder s.k. cookies eller kakor på vår webbplats. Det enda syftet med kakorna är att göra det tekniskt lättare att använda tjänsten. Kakor är små textfiler som skickas till besökarens dator och lagras där. Med hjälp av kakor kan den som administrerar webbplatsen identifiera vem som besöker sidan ofta, i syfte att göra det lättare att använda sidan.

Kakorna skadar inte besökarnas datorer eller filer. Om en person som besöker vår webbplats inte vill att vi samlar in den ovannämnda informationen med hjälp av kakor har de flesta webbläsare en funktion med vilken man kan välja bort kakorna. Till exempel i Internet Explorerä gör man detta under rubriken ”Skydd” i menyn ”Inställningar för internet” som finns under ”Verktyg”.

Det är dock värt att komma ihåg att kakorna kan behövas för att vissa av våra sidor och tjänster ska fungera korrekt.

Mer information om Google Analytics kakor finns på https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=sv; Cookies och identifierare i Google Analytics.