Statens funktionshierarki och gemensamma funktioner som används i Kieku- in-formationssystemet

MålgruppStat
DiariumnumretVK/116434/00.00.00.01/2021
DokumenttypAnvisning
Ikraftträdelsedag01.01.2022
Datum04.11.2021
KategorierBokföringIntern redovisning / kostnadsberäkning
Underhåll ansvarValtiokonttori

Bokföringsenheter, statliga fonder utanför budgeten och Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning

Statskontoret har idag gett en anvisning om Statens funktionshierarki och gemensamma funktioner som används i informationssystemet Kieku (Aktivitetskontoplan).

Anvisningen upphäver den 13.2.2020 givna anvisningen Gemensamma funktionshierarkier och funktioner som används i informationssystemet Kieku (VK/169/00.00.01.06.01/2020).

Följande ändringar har gjorts i de gemensamma stödaktiviteter som används i Kieku-systemet och i deras hierarkier:

  • Ny hierarki 61000 Stöd för personaladministrationen och stödaktivitet 9999610000 Stöd för personaladministrationen på grund av uppdatering av personalförvaltningens gemensamma processkarta.
  • Stödaktiviteten 9999695050 Hantering av rese- och utgiftsräkningar har slopats. Stödaktivitetens uppgifter bokförs i fortsättningen på aktiviteten 9999695000 Reseförvaltning.
  • Hierarkin 6050 Stöd för planering, styrning och uppföljning har slopats och den nya hierarkin 624000 Från planer till resultat har inrättats under hierarkin 6200 Ekonomiförvaltning.
  • Stödaktiviteten 9999624000 Planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi har flyttats under den nya hierarkin 624000 Från planer till resultat.
  • Namnet på hierarkin 62200 Från anskaffning till betalning har ändrats till Från behov till betalning enligt uppdateringen av ekonomiförvaltningens gemensamma processer.
  • Två nya hierarkier har grundats under hierarkin 62200 Från behov till betalning enligt uppdateringen av ekonomiförvaltningens gemensamma processer:
      • 622010 Från behov till avtal, till vilken stödaktiviteten 9999694000 Upphandlingsverksamhet har kopplats
      • 622020 Från beställning till betalning, till vilken stödaktiviteten 9999622000 Behandling av utgifter har kopplats

Följande ändringar har gjorts i förklaringarna till de gemensamma stödaktiviteter som används i Kieku-systemet:

  • Avgränsningen “Endast yrkespersoner” har slopats i förklaringen till aktiviteten 9999694000 Upphandlingsverksamhet. Aktiviteten används i fortsättningen av alla som gör upphandlingar. Genom att slopa avgränsningen säkerställer man att den arbetstid som använts för upphandlingsverksamhet bokförs på aktiviteten. Man har uppmärksammat att när endast de personer som sköter upphandlingar som sin huvudsakliga uppgift bokför sin arbetstid på aktiviteten Upphandlingsverksamhet, noteras inte en mycket stor del av den arbetstid som de facto används för upphandlingar inom uppföljningen av upphandlingsverksamheten. Detta beror på att upphandlingsverksamhetens uppgifter sköts mer decentraliserat än andra stödaktiviteter.
  • Personalplaneringen samt uppgörandet av personalbokslut och personalberättelse har flyttats från förklaringen till aktiviteten 9999624000 Planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi till förklaringen till den nya aktiviteten 9999610000 Stöd för personaladministrationen.
  • Beställandet har flyttats från förklaringen till aktiviteten 9999694000 Upphandlingsverksamhet till förklaringen till aktiviteten 9999622000 Behandling av utgifter enligt processbeskrivningen för processen Från beställning till betalning.
  • Förklaringarna till aktiviteterna 9999616000 Personalförvaltningens övriga uppgifter, 9999625000 Ekonomiförvaltningens övriga uppgifter och 9999645000 Informationssystem för stödfunktioner har kompletterats med Bokföring av över-/underskott i Palkeets serviceavgift.
  • Förklaringarna till ekonomiförvaltningens stödaktiviteter har också till övriga delar ändrats så att de överensstämmer med processbeskrivningarna, men beträffande innehållet har inga andra ändringar än de ovan nämnda gjorts.

Även anvisningen om så kallade vanliga tjänstemäns och chefers stödaktivite ter har uppdaterats så att den beaktar de ovan beskrivna ändringarna.

Ändringar i de gemensamma stödaktiviteter träder i kraft 1.1.2022, men en ny aktivitetshierarki enligt ovan nämnda ändringar inrättas i Kieku den 1 mars 2022, så att förändringen ska störa bokslutsarbetet så lite som möjligt. Förändringen genomförs så att aktivitetshierarkin för 2021 sparas med namnet “2021 Statens aktivitetshierarki” och “Statens aktivitetshierarki” stämmer överens med ändringarna i stödaktiviteterna från och med den 1 mars 2022. Därmed kan stödaktiviteterna även efter förändringen alltjämt rapporteras via hierarkin “Statens aktivitetshierarki” som används som standard i rapporteringen i Kieku. Om det efter förändringen uppstår behov av att rapportera aktiviteter enligt den tidigare hierarkin kan detta göras med hjälp av hierarkin “2021 Statens aktivitetshierarki”.

Statskontoret ser till upprätthållande av gemensamma hierarkier och aktiviteter i Kieku genom samarbete med Palkeet. Bokföringsenheten kan vid behov utöver gemensamma hierarkier och aktiviteter även grunda egna aktiviteter och underhierarkier. Dessa ska grundas enligt hierarkin för gemensamma aktiviteter. Till följd av de aktuella ändringarna av stödaktiviteterna och deras hierarkier ska bokföringsenheten gå igenom sina aktiviteter och underhierarkier och göra nödvändiga ändringar i dessa i samarbete med Palkeet.

Ikraftträdande Denna anvisning träder i kraft 1.1.2022 och häver Statskontorets anvisning från 13.2.2020 (VK/169/00.00.01.06.01/2020).

Mer information Mer information i frågor som berör den här anvisningen fås från Statskontoret, tfn 0295 50 2000, e-post laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi.

Biträdande direktör Tanja Wistbacka

Ekonomiförvaltningsspecialist Tytti Huopainen

Bilagor

Aktivitetskontoplan
Stödaktiviteter för vanliga tjänstemän och chefer – anvisning
Användningsbeskrivning för preciserade styraktiviteter (anvisningen inte uppraterad)

För kännedom Statens revisionsverk