Kieku-tietojärjestelmässä käytettävä Valtion toimintohierarkia ja yhteiset toiminnot

KohderyhmäValtio
DiaarinumeroVK/116434/00.00.00.01/2021
AsiakirjatyyppiOhje
Voimaantulopäivämäärä01.01.2022
Antopäivämäärä04.11.2021
KategoriatKirjanpitoSisäinen laskenta / kustannuslaskenta
YlläpitovastuuValtiokonttori

Kirjanpitoyksiköt, talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot ja Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

Valtiokonttori on tänään antanut ohjeen Kieku-tietojärjestelmässä käytettävästä Valtion toimintohierarkiasta sekä yhteisistä toiminnoista (Toimintotilikartta).

Ohje kumoaa 13.2.2020 annetun ohjeen Yhteiset Kieku-tietojärjestelmässä käytettävät toimintohierarkiat ja toiminnot (VK/169/00.00.01.06.01/2020).

Kieku-tietojärjestelmässä käytettäviin yhteisiin tukitoimintoihin ja niiden hierarkioihin on tehty seuraavia muutoksia:

  • Perustettu uusi hierarkia 61000 Henkilöstöjohtamisen tuki ja tukitoiminto 9999610000 Henkilöstöjohtamisen tuki henkilöstöhallinnon yhteisen prosessikartan päivityksen johdosta.
  • Lakkautettu tukitoiminto 9999695050 Matka- ja kululaskujen käsittely. Tukitoiminnon tehtävät kirjataan jatkossa toiminnolle 9999695000 Matkahallinto.
  • Lakkautettu hierarkia 6050 Suunnittelun, ohjauksen ja seurannan tuki ja perustettu tilalle uusi hierarkia 624000 Suunnitelmista tuloksiin hierarkian 6200 Taloushallinto alle.
  • Siirretty tukitoiminto 9999624000 Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta uuden hierarkian 624000 Suunnitelmista tuloksiin alle.
  • Muutettu hierarkian 62200 Hankinnasta maksuun nimi Tarpeesta maksuun päivitettyjen taloushallinnon yhteisten prosessien mukaisesti.
  • Perustettu kaksi uutta alahierarkiaa hierarkian 62200 Tarpeesta maksuun alle päivitettyjen taloushallinnon yhteisten prosessien mukaisesti:
      • 622010 Tarpeesta sopimukseen, johon kytketty tukitoiminto 9999694000 Hankintatoimi.
      • 622020 Tilauksesta maksuun, johon kytketty tukitoiminto 9999622000 Menojen käsittely.

Kieku-tietojärjestelmässä käytettävien yhteisten tukitoimintojen selitteiden sisältöihin on tehty seuraavia muutoksia:

  • Poistettu toiminnon 9999694000 Hankintatoimi selitteestä rajaus ”Vain ammattilaiset”. Toimintoa käyttävät jatkossa kaikki hankintoja tekevät. Rajauksen poistamisella varmistetaan, että toiminnolle kertyy hankintatoimeen käytetty työaika kattavasti. On havaittu, että kun vain pääasiallisena tehtävänään hankintoja hoitavat henkilöt kohdentavat työaikansa Hankintatoimi-toiminnolle, jää hyvin suuri osa hankintoihin tosiasiallisesti käytetystä työajasta pois hankintatoimen seurannasta. Tämä johtuu siitä, että hankintatoimen tehtäviä toteutetaan muita tukitoimintoja hajautetummin.
  • Siirretty henkilöstösuunnittelu sekä henkilöstötilinpäätöksen ja henkilöstökertomuksen laadinta toiminnon 9999624000 Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta selitteestä uuden toiminnon 9999610000 Henkilöstöjohtamisen tuki selitteeseen.
  • Siirretty tilaaminen toiminnon 9999694000 Hankintatoimi selitteestä toiminnon 9999622000 Menojen käsittely selitteeseen Tilauksesta maksuun prosessin prosessikuvauksen mukaisesti.
  • Täydennetty toimintojen 9999616000 Muut henkilöstöhallinnon tehtävät, 9999625000 Muut taloushallinnon tehtävät ja 9999645000 Tukitoimintojen tietojärjestelmät selitteisiin Palkeiden palvelumaksun yli/alijämän kirjaaminen.
  • Muokattu myös muilta osin taloushallinnon tukitoimintojen selitteitä prosessikuvausten mukaisiksi, mutta sisältömuutoksia ei ole edellä mainittujen muutosten lisäksi tehty.

Myös Perusvirkamiehen ja esimiehen tukitoiminnot -ohjetta on päivitetty edellä kuvattujen muutosten mukaiseksi.

Muutokset yhteisiin toimintoihin tulevat voimaan 1.1.2022 alkaen, mutta uusi edellä mainittujen muutosten mukainen raportoinnissa käytettävä toimintohierarkia perustetaan Kiekuun 1.3.2022, jotta muutoksesta olisi mahdollisimman vähän haittaa kesken tilinpäätöskiireiden. Muutos toteutetaan siten, että vuoden 2021 toimintohierarkia tallennetaan nimellä ”2021 Valtion toimintohierarkia” ja ”Valtion toimintohierarkia” on tukitoimintojen muutosten mukainen 1.3.2022 alkaen. Muutoksen jälkeenkin tukitoiminnot ovat siten edelleen raportoitavissa Kiekun raportoinnissa oletuksena käytettävän hierarkian ”Valtion toimintohierarkia” kautta, nyt tehtyjen muutosten mukaisena. Mikäli muutoksen jälkeen tulee tarvetta raportoida toimintoja vanhan hierarkian mukaisena, tämä tapahtuu hierarkian ”2021 Valtion toimintohierarkia” avulla.

Valtiokonttori huolehtii yhteisten hierarkioiden ja yhteisten toimintojen ylläpidosta Kiekussa yhteistyössä Palkeiden kanssa. Kirjanpitoyksikkö voi tarvittaessa perustaa yhteisten hierarkioiden ja yhteisten toimintojen lisäksi omia toimintojaan ja alahierarkioita. Nämä  on perustettava yhteisten toimintojen hierarkian mukaisesti. Nyt tehtävien tukitoimintojen ja niiden hierarkian muutosten seurauksena, kirjanpitoyksikön tulee käydä läpi omat toimintonsa ja alahierarkiat ja tehdä niihin tarvittavat muutokset yhteistyössä Palkeiden kanssa.

Voimaantulo Ohje tulee voimaan 1.1.2022 ja sillä kumotaan Valtiokonttorin 13.2.2020 antama ohje (Dnro VK/169/00.00.01.06.01/2020).

Lisätiedot Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista antaa Valtiokonttori, puh. 0295 50 2000, sähköposti laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi.

Apulaisjohtaja Tanja Wistbacka

Taloushallintoasiantuntija Tytti Huopainen

Liitteet

Toimintotilikartta
Perusvirkamiehen ja esimiehen tukitoiminnot – ohje
Tarkennettujen ohjaustoimintojen käyttökuvaus (ohjetta ei päivitetty)

Tiedoksi Valtiontalouden tarkastusvirasto