Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten samt Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning
Enligt 24 c § (1216/2003) i lagen om statsbudgeten (1988/423) kan Statskontoret meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen.
Syftet med denna anvisning är att förenhetliga tillvägagångssätten vid behandlingen av resplaner och -räkningar samt göra det möjligt att utveckla och automatisera de administrativa processerna i anslutning till resor.
Statskontoret har dessutom gett en preciserande anvisning om behandlingen av säkerhetsklassificerad information i resplaner och reseräkningar. Anvisningen iakttas endast i de fall då ämbetsverket, inrättningen eller ministeriet har klassificerat resenärens eller resans uppgifter som säkerhetsklassificerade.
Denna anvisning ersätter inte statsrådets eller ämbetsverkens egna anvisningar om resor. Till de delar som ovan nämnda anvisningar behandlar samma ämnen följs den här anvisningen som är statens gemensamma anvisning.
Ikraftträdande
Denna anvisning träder i kraft den 1 januari 2024. Anvisningen ersätter Statskontorets anvisning av den 16 december 2020 (VK/46686/00.00.00.01/2020).
Ytterligare information
Statskontoret lämnar närmare information om frågor i anslutning till denna anvisning, tfn 0295 50 2000 eller e-post laskentatoimi(at)valtiokonttori.fi.
Biträdande direktör Tanja Wistbacka
Projektchef Ari Kauhanen
För kännedom
Statens revisionsverk
Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning
Finansministeriet, budgetavdelningen
Finansministeriet, avdelningen för utveckling av statsförvaltningen
Finansministeriet, Statens arbetsmarknadsverk
Allmänt
Anvisningens tillämpningsområde och syfte
Enligt 24 c § (1216/2003) i lagen om statsbudgeten (1988/423) kan Statskontoret meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen.
Syftet med denna anvisning är att förenhetliga tillvägagångssätten vid behandlingen av resplaner och reseräkningar.
I fråga om ersättning för tjänstemäns och arbetstagares resekostnader följer man statens tjänste- och arbetskollektivavtal om ersättning för resekostnader och statens resereglemente som finansministeriet publicerar.
Försvarsmakten följer denna anvisning i tillämpliga delar.
Statskontoret har gett en anvisning om behandlingen av resplaner och reseräkningar som innehåller säkerhetsklassificerad information:
Preciserande anvisning om behandlingen av resplaner och reseräkningar när de innehåller säkerhetsklassificerad information
.
Föreskrift om ansvarsfördelningen för ekonomiförvaltningen
Enligt 12 b § 2 mom. i lagen om statsbudgeten kan Statskontoret bestämma att det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ska ansvara för sådana granskningsåtgärder i fråga om godkännande av de ersättningar på grund av resa som enligt ett tjänste- eller arbetskollektivavtal ska betalas till personer i anställning hos staten eller någon annan person, vilka inte omfattar den prövningsrätt som hör till arbetsgivaren.
Statskontoret har utfärdat föreskriften
Bokföringsenheterna och statliga fonder utanför budgeten samt Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning, i vilken det även i punkten Hantering av reseräkningar och omkostnadsfakturor föreskrivs om de granskningsåtgärder i anslutning till godkännande av ersättning för resor som avses i 12 b § 2 mom. i lagen om statsbudgeten. Föreskriften Uppgifts- och ansvarsfördelning inom ekonomiförvaltning mellan servicecentret samt bokföringsenheterna och fonderna
har publicerats på Statskontorets sida Föreskrifter och instruktioner.
Uppgifterna beskrivs på en mer detaljerad nivå i servicebeskrivningen för personaltjänsterna i serviceavtalet mellan bokföringsenheten och Palkeet.
Anvisningen Kontroller av uppgifter som gäller resande
Kontroller av resplaner och reseräkningar beskrivs i Statskontorets anvisning Kontroller av uppgifter som gäller resande.
Reseupphandling
Användning av statens betaltidskort
Användningen av statens betaltidskort fastställs i Statskontorets föreskrift Användning av betaltidskort samt kund-, bonus- och förmånskort. Dessutom ges anvisningar om hur man använder betaltidskortens resekonto i Statskontorets anvisning Nordea First Card betalningslösning. Föreskrifterna och anvisningen finns på Statskontorets webbplats Föreskrifter och instruktioner.
Mobilbetalning och värdebiljetter
Anvisningar om mobilbetalning finns i Statskontorets anvisning Nordea First Card betalningslösning (på finska).
Reseförordnande, resplan och reseräkning
Reseförordnande
I statens resereglemente finns anvisningar om reseförordnande. ”Ett reseförordnande behövs alltid, och det kan ges elektroniskt. Ett förordnande om tjänsteresa kan grunda sig på en särskild uppmaning av en chef, på en arbetsordning som ska iakttas, på en instruktion eller på en annan permanent bestämmelse eller, i fråga om anställda i arbetsavtalsförhållande, på avtal.”
”Den som ger ett reseförordnande ska få uppgifter om ändamålet med resan och om hur resan genomförs liksom även om grunderna för de kostnader som tjänsteresan orsakar och för eventuellt reseförskott.”
Med tanke på användningen av statens medel är prövningen före resan det skede då det finns faktiska möjligheter att påverka utgifterna för resan. Resenären är skyldig att göra upp resplan och -räkning omsorgsfullt och så att de motsvarar verkligheten. Vid tjänsteresor ska man alltid beakta vad som totalt sett är ekonomiskt fördelaktigt. Ämbetsverket kan i sitt resereglemente precisera i vilka fall man ska jämföra kostnaderna mellan olika resealternativ innan reseförordnandet utfärdas. När en jämförelse av kostnaderna förutsätts kan ämbetsverket beakta till exempel de totala kostnaderna för resan och förutsägbarheten. Den dynamiska prissättningens inverkan på vad som totalt sett är ekonomiskt fördelaktigt i samband med vissa resesätt ska övervägas separat för varje resa. Om resan har genomförts på ett annat sätt eller till en annan kostnad än vad som anges i planen, ska ändringarna göras i reseräkningen och en eventuell överskridning av de planerade kostnaderna motiveras.
Reseförordnandet bör i första hand göras elektroniskt så att en resplan görs upp i rese- och kostnadshanteringssystemet genast när resebehovet har identifierats. En resplan som upprättats och godkänts i rese- och kostnadshanteringssystemet är ett sådant reseförordnande som avses i statens resereglemente.
Om ett permanent reseförordnande används ska åtminstone följande framgå:
- Person och organisation som förordnandet gäller
- Förordnandets giltighetstid
- Tjänsteresor och resesätt som förordnandet berättigar till (t.ex. kontrollresor, användning av egen bil)
Ett permanent reseförordnande kan ges t.ex. per uppgift eller för den tid projektet pågår. Om tjänsten omfattar många resor kan ett permanent reseförordnande vara motiverat. Det rekommenderas att permanenta reseförordnanden görs i rese- och kostnadshanteringssystemet. Ämbetsverket beslutar om ett permanent reseförordnande ska användas.
När ett permanent reseförordnande utfärdas bedöms behovet av en separat anvisning för genomförandet av resorna på ett totalt sett ekonomiskt fördelaktigt sätt.
Exempel: I det permanenta reseförordnandet ges tillstånd för användning av egen bil, men det lämpligaste och mest kostnadseffektiva resesättet bedöms för varje resa. Man bedömer om resan alltid förutsätter användning av egen bil, även om man har fått tillstånd för det, eller om resan kan genomföras med kollektivtrafik.
Uppgörande av resplan och reseräkning
Resenären ansvarar för att uppgifterna i resplanen och reseräkningen samt grunderna för de ersättningar som ska betalas är korrekta. Resenären gör själv upp både resplanen och reseräkningen. Om reseräkningarna undantagsvis görs upp för resenärens räkning ska resenären dock själv skicka dem till godkännandecirkulationen i rese- och kostnadshanteringssystemet, om det inte finns något grundat hinder till exempel sjukdom.
Chefens/godkännarens ansvar för att säkerställa att uppgifterna i resplanen är korrekta framhävs ytterligare när man använder ett i systemet byggt automatiskt godkännande som bygger på en resplan. I processen i fråga går reseräkningen direkt till betalning utan separat godkännande, om reseräkningen motsvarar den godkända resplanen.
Resenärens ansvar vid uppgörande av resplan och reseräkning:
- Planen innehåller alla uppgifter om resan
- Kostnaderna jämte förklaringar ska antecknas
- Kontering och dess riktighet (användning av konteringsmallar)
- Omsorgsfull uppdatering av reseräkningen
- Bilagor och motiveringar till uppkomna kostnader
- Faktiska restider
- Andra eventuella uppdateringar
Godkännarens ansvar när resplanen godkänns:
- Anslagets tillräcklighet, utgiftens laglighet och ändamålsenlighet
- Enligt 38 § i förordningen om statsbudgeten ska den som godkänner en utgift försäkra sig om att utgiften är laglig och ändamålsenlig samt att anslaget eller tillståndet att överskrida förslagsanslaget och fullmakten är tillräckliga.
- Ersättningarnas riktighet
- resereglemente, förklaringar, bilagor
- Kontering av resekostnader (bokföringskonton)
Val av betalningssätt i resplanen
Resplanen ska innehålla de totala kostnaderna för resan. Betalningsmedel/betalningssätt som används läggs till i resplanen redan när kostnaderna läggs till. Betalningssätt som kan väljas är: kontanter, statens betaltidskort, resekonto och Infokostnader.
- Betalats själv, dvs. en kostnad som resenären själv betalar med egna pengar/eget kort och som betalas till resenären i slutsumman av fakturan.
- Statens betaltidskort och resekonto är betalningssätt som arbetsgivaren överlåter och som i rese- och kostnadshanteringssystemet bildar inköpstransaktioner som hänförs till rese- eller kostnadsräkningen i fråga.
- Infokostnader är till exempel deltagaravgift, tågbiljetter och hotellinkvartering. Infokostnaderna antecknas på resplanen och reseräkningen som kostnader i anslutning till resan.
Resenären ansvarar för att de totala kostnaderna för resan inklusive grunderna har antecknats i resplanen. Godkännaren ansvarar för en noggrann bedömning av resebehovet enligt resplanen i enlighet med målen i resestrategin. En tjänsteresa ska företas på så kort tid och med så små totala kostnader som möjligt med beaktande genomförandet av att tjänsteresan och de uppgifter som personen i fråga ålagts att sköta blir utförda på ett så ändamålsenligt och säkert sätt som möjligt.
Resenären ansvarar för att kontrollera och vid behov korrigera de uppgifter som överförts från resplanen till reseräkningen enligt utfallet. Resans klockslag (när resan börjar och slutar samt andra skeden av resan) antecknas enligt utfallet.
Tidsfrist för reseräkning och behandling av inköpstransaktioner
I statens resereglemente (21 §) konstateras att ersättning för resekostnader ska sökas med en reseräkning, som ska lämnas in till ämbetsverket inom två månader efter att resan har avslutats. Om ersättning för resekostnader inte har sökts inom två månader efter att resan avslutats, kan ersättningen dock betalas genom ett separat beslut. Den behöriga myndigheten kan i sådana situationer bevilja tillstånd att betala ersättning. I reseräkningen ska man då nämna överskridningen av tidsfristen och behandlingen av ärendet, antingen i förklaringen eller som en separat bilaga.
I fråga om tidsfristen på två månader ska man beakta att den gäller upprättande av reseräkning och ansökan om ersättningar för resekostnader som kommer till resenären själv. I rese- och kostnadshanteringssystemet behandlas också inköp som gjorts med ämbetsverkets betalningsmedel, dvs. med ett resekonto eller med ett betaltidskort som getts till en persons förfogande. Sådana inköp ska behandlas i systemet utan dröjsmål och tidsfristen på två månader omfattar inte dem.
Inköpstransaktioner på betaltidskort och resekonto
Till en faktura där inköpstransaktioner (inköp som gjorts på statens betaltidskort och resekonto) bokförs som kostnad ska alltid bifogas kvitton som specificerar inköpen som gjorts på betaltidskort eller resekonto, med undantag av transaktioner för vilka fakturan innehåller uppgifter som specificerar inköpstransaktionen.
Ursprungliga kvitton/verifikationer ska bifogas till verifikationen i det system där inköpstransaktionen godkänns och överförs till bokföringen. Fakturan och fakturans bilagor arkiveras elektroniskt via systemet i fråga. Ett kvitto behöver inte bifogas på eventuella informationskostnader som meddelas på reseräkningen.
Man kan hänföra flera inköpstransaktioner till en kostnadsavgift utan att man behöver göra upp egen kostnadsavgift för varje en. Alla kostnader som hänför sig till samma resa ska hänföras till en reseräkning.
Resekontoförsändelse och e-biljett
Inom resetjänsterna har man i allt större utsträckning övergått till biljetter och resebekräftelser som skickas till smarttelefoner, varvid man inte nödvändigtvis ens skickar ett separat dokument per e-post. Det finns inte heller någon anteckning eller specifikation av serviceavgifterna för köp av resetjänster på resebiljetterna, utan endast i resekontoförsändelsen eller motsvarande som resebyrån skickat.
Resebyråerna har olika praxis i fråga om vilka uppgifter som anges i resekontoförsändelserna och motsvarande verifikat. En allmän anvisning är att det räcker med ett verifikat om man kan verifiera tidpunkten för resan, resenärens namn, grunden för uppkomsten av utgiften (t.ex. flygbiljett), eventuella serviceavgifter samt momsspecifikationer.
Bilagor och förklaringar
Verifikationer på uppkomna kostnader i den mån sådana givits ska bifogas till reseräkningen. I förordningen om statsbudgeten föreskrivs att registreringarna ska basera sig på daterade, numrerade och godkända verifikat som verifierar bokföringshändelsen (Förordningen om statsbudgeten 43 §). Av verifikatet ska framgå vad utgiften (eller inkomsten) beror på (Förordningen om statsbudgeten 44 §). Den som gör upp reseräkningen ska till reseräkningen bifoga ett kvitto, eller om ett sådant saknas någon annan tillräcklig utredning om grunden för uppkomsten av utgiften. Utomstående finansiärer kan förutsätta avvikande praxis.
Inbjudan eller program
Inbjudan, programmet eller något annat motsvarande dokument till ett evenemang i anslutning till en resa ska bifogas reseräkningen så att man vid granskning av reseräkningar kan konstatera bland annat antalet måltider som påverkar dagtraktamentet. Om det inte finns någon bilaga eller annan utredning, ansvarar den som godkänner reseräkningen för dagpenningens bestämningsgrund.