Statens anvisning om behandling av resplan och reseräkning

MålgruppStat
DiariumnumretVK/46686/00.00.00.01/2020
DokumenttypAnvisning
Ikraftträdelsedag16.12.2020
Datum16.12.2020
Underhåll ansvarValtiokonttori

Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten samt Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning

Statens anvisning om behandling av resplan och reseräkning

Enligt 24 c § (1216/2003) i lagen om statsbudgeten (1988/423) kan Statskontoret meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen.

Syftet med denna anvisning är att förenhetliga tillvägagångssätten vid behandlingen av resplaner och -räkningar samt göra det möjligt att utveckla och automatisera de administrativa processerna i anslutning till resor.

Denna anvisning ersätter inte statsrådets eller ämbetsverkens egna anvisningar om resor. Till de delar som ovan nämnda anvisningar behandlar samma ämnen följs den här anvisningen som är statens gemensamma anvisning.

Ikraftträdande

Denna anvisning träder i kraft omedelbart. Denna anvisning ersätter Statskontorets anvisning av den 3 oktober 2018 (VK/1186/00.00.00.01/2018).

Ytterligare information

Statskontoret lämnar närmare information om frågor i anslutning till denna anvisning, tfn 0295 50 2000 eller per e-post på adressen ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi.

Biträdande direktör Tanja Wistbacka

Ekonomiförvaltningsspecialist Anna-Kaisa Kylämaa

För kännedom
Statens revisionsverk
Palkeet

Allmänt

Anvisningens tillämpningsområde och syfte

Enligt 24 c § (1216/2003) i lagen om statsbudgeten (1988/423) kan Statskontoret meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen.

Syftet med denna anvisning är att förenhetliga tillvägagångssätten vid behandlingen av resplaner och -räkningar samt göra det möjligt att utveckla och automatisera de administrativa processerna i anslutning till resor. I denna anvisning används begreppet Reseprocess för statens stödprocess för tjänsteresor.

Denna anvisning ersätter inte statsrådets eller ämbetsverkens egna anvisningar om resor. Till de delar som ovan nämnda anvisningar behandlar samma ämnen följs den här anvisningen som är statens gemensamma anvisning.

Försvarsmakten följer denna anvisning i tillämpliga delar.

Processbilderna för Reseprocessen på statsnivå finns i Arkitekturbanken (www.arkkitehtuuripankki.fi).

Det är viktigt att resenären är medveten om sitt eget ansvar för att uppgifterna i reseräkningen är korrekta. Vi rekommenderar eOppivas webbutbildning Matkustaminen valtiolla åt alla personalgrupper. I utbildningen bekantar man sig med praxisen i anslutning till tjänsteresor. Utbildningen är en del av introduktionsprogrammet Valtiopassi.

Föreskrift om ansvarsfördelningen för ekonomiförvaltningen

Enligt 12 b § 2 mom. i lagen om statsbudgeten kan Statskontoret bestämma att det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ska ansvara för sådana granskningsåtgärder i fråga om godkännande av de ersättningar på grund av resa som enligt ett tjänste- eller arbetskollektivavtal ska betalas till personer i anställning hos staten eller någon annan person, vilka inte omfattar den prövningsrätt som hör till arbetsgivaren.

Statskontoret har utfärdat en föreskrift
Bokföringsenheterna och statliga fonder utanför budgeten samt Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning, i vilken det även föreskrivs om de granskningsåtgärder i anslutning till godkännande av ersättning för resor som avses i 12 b § 2 mom. i lagen om statsbudgeten.

I föreskriften konstateras: ”Detta betyder att Palkeet granskar att de dagpenningar och andra ersättningar som ska betalas eller reseutgifterna överensstämmer med statens resereglemente (statens tjänste- och arbetskollektivavtal om ersättning av resekostnader) samt en tillräckligt specificerad resplan, ämbetsverkets resereglemente eller en eventuell gemensam reseanvisning för staten.”

Ansvarsfördelningstabeller

Statskontoret upprätthåller ansvarsfördelningstabellen för Reseprocessen, som har publicerats på Statskontorets webbplats som en del av ansvarsfördelningen för ekonomiförvaltningens tjänster. I ansvarsfördelningstabellen beskrivs bokföringsenhetens och Palkeets ansvar i processens olika skeden. I ansvarsfördelningstabellen beskrivs uppgifterna grovt. Uppgifterna beskrivs på en mer detaljerad nivå i servicebeskrivningen för personaltjänsterna i serviceavtalet mellan bokföringsenheten och Palkeet.

De viktigaste utvecklingsobjekten i Reseprocessen

Målbilden för Reseprocessen fastställs av den övergripande arkitekturen inom statens ekonomiförvaltning, statens resestrategi samt de utvecklingsbehov som framkommit i styrningen och produktionen av processen. Kärnan i målbilden är en enhetligare och kostnadseffektiv Reseprocess. Processens viktigaste mål och utvecklingsobjekt är:

Förenhetligande och effektivisering av processen

  • Förenhetligande av verksamhetsmodellen och verksamhetssätten från förberedelse ända till resans avslut, vilket leder till att processens transparens förbättras och styrningen underlättas.
  • De funktioner som betjänar resenären utvecklas så att de betjänar resorna bättre än för närvarande. I utvecklingen utnyttjas bl.a. artificiell intelligens.

Automatisering av reseräkningens godkännandeprocess

  • Tyngdpunkten i godkännandeprocessen flyttas till godkännandet av resenärens resplan. Förmannens förhandsgodkännande av resplanen är den viktigaste kontrollen för att säkerställa att resan och reseräkningen är korrekta.

Digitalisering av kvitton

  • Statsförvaltningens målbild är en ekonomi i realtid som förutsätter att ett digitalt kvitto tas i bruk. eKvitto är ett kvitto i digital form. Det digitala kvittot gör det möjligt att automatiskt överföra kvittouppgifter till rese- och kostnadshanteringssystemet (betaltidskort och resekonto). Syftet med eKvittot är att lämna papperskvittona i historien senast år 2025.
  • Statens resereglemente kompletteras och ändras när de ovan beskrivna målen framskrider.

Intern kontroll

  • Riskhanteringsåtgärder och -kontroller är en del av resorna. Resor är förknippade med risker i anslutning till resenärens säkerhet och ekonomiska risker. Ämbetsverket eller inrättningen ska beakta båda som en del av riskhanteringen för resor.
  • Utgångspunkten för personsäkerheten vid resor bör vara statsrådets och utrikesministeriets rekommendationer om resor
    (resemeddelanden) samt ämbetsverkets egen prövning.
  • Med tanke på de ekonomiska riskerna är det viktigt att granska resplanerna och de kostnader som resan medför vid användning av budgetanslagen. Ämbetsverket ska fästa uppmärksamhet vid en ändamålsenlig övervakning av användningen av anslagen som en del av Reseprocessen.
  • Ämbetsverket eller inrättningen ska utnyttja statens gemensamma kontroller för resandet.

Dessutom ligger tyngdpunkten på att utveckla Palkeets resetjänster och erbjuda ett bredare tjänsteutbud.

Målet är en koncernplattform för resehantering där man i större utsträckning än i nuläget utnyttjar automatiska processer för planering, bokning och betalning av resor.

Reseupphandling

Centraliserad upphandling

I 22 a § i lagen om statsbudgeten samt i den förordning som utfärdats med stöd av den och i finansministeriets föreskrift har det bestämts att vissa upphandlingar ska konkurrensutsättas centraliserat av staten. Ämbetsverken och inrättningarna är skyldiga att skaffa resetjänster och andra lösningar eller arbetsredskap inom reseförvaltningen med hjälp av avtal som konkurrensutsatts centraliserat av statens enhet för samordnad upphandling Hansel Ab.

Vad gäller resor har det bestämts att följande ska konkurrensutsättas centraliserat:

  • Inrikes och utrikes flygtransporter
  • Resebyråtjänster
  • Betalningslösning

I enlighet med statens upphandlingsstrategi ska ämbetsverken och inrättningarna i så stor utsträckning som möjligt utnyttja avtal som konkurrensutsatts centraliserat för statsförvaltningen även vid upphandling av andra resetjänster samt informationssystem och arbetsredskap för resehantering. Ämbetsverk och inrättningar är skyldiga att använda det gemensamma resehanteringssystemet M2 i Reseprocessen.

Statens betaltidskort och resekonto

Staten använder internationellt betaltidskort och betalkort. De kan särskilt utnyttjas i följande produkt- och tjänstegrupper:

  • Bränsleinköp
  • Anskaffning av biltillbehör, parkeringsavgifter och service/tvätt av fordon
  • Kostnader för boende
  • Kostnader i samband med resande
  • Övriga utgifter orsakade av resande
  • Inköp via internet och annan distansförsäljning

Inköpstransaktioner med internationella betaltidskort som utsetts för personen kan hanteras som inköpstransaktioner i rese- och kostnadshanteringssystemet. Behandlingen i rese- och kostnadshanteringssystemet har konstaterats vara ett effektivt tillvägagångssätt.

Resekontot är ett betalningssätt i kontoform som möjliggör elektronisk hantering av resebyråinköp i rese- och kostnadshanteringssystemet.

Anskaffningar och köp av tjänsteresor ska i första hand göras med hjälp av ett resekonto och ett internationellt betaltidskort som utsetts för personen.

Arbetsgivarens prövningsrätt

Om prövningsrätten se 5 § i statens resereglemente. Statskontoret bestämmer eller ger inte anvisningar om detta. Arbetsgivaren kan tillämpa prövningsrätt till exempel i situationer som avses i 4, 7-9, 13,15 och 21 § i statens resereglemente.

Tillvägagångssätt i Reseprocessen

Resplan, reseförordnande och reseräkning

Resplan i M2 rese- och kostnadshanteringssystemet

En resplan som uppgjorts och godkänts i M2-systemet fungerar som ett reseförordnande som avses i statens resereglemente (statens tjänste- och arbetskollektivavtal om ersättning av resekostnader).

Reseförordnande

I statens resereglemente konstateras följande om reseförordnande:

”Ett reseförordnande behövs alltid, och det kan ges elektroniskt. Ett förordnande om tjänsteresa kan grunda sig på en särskild uppmaning av en chef, på en arbetsordning som ska iakttas, på en instruktion eller på en annan permanent bestämmelse eller, i fråga om anställda i arbetsavtalsförhållande, på avtal.”

”Den som ger ett reseförordnande ska få uppgifter om ändamålet med resan och om hur resan genomförs liksom även om grunderna för de kostnader som tjänsteresan orsakar och för eventuellt reseförskott.”

Med tanke på användningen av statens medel är prövningen före resan det skede då det finns faktiska möjligheter att påverka utgifterna för resan. Resenären är skyldig att göra upp resplan och -räkning omsorgsfullt och så att de motsvarar verkligheten. Om resan har genomförts på ett annat sätt eller till en annan kostnad än vad som anges i planen, ska ändringarna göras i reseräkningen och en eventuell överskridning av de planerade kostnaderna motiveras.

Reseförordnandet ska i första hand göras elektroniskt så att en resplan görs upp i rese- och kostnadshanteringssystemet genast när resebehovet har identifierats.

Om ett permanent reseförordnande används ska åtminstone följande framgå:

  • Person och organisation som förordnandet gäller
  • Förordnandets giltighetstid
  • Tjänsteresor och resesätt som förordnandet berättigar till (t.ex. kontrollresor, användning av egen bil)

Ett permanent reseförordnande kan ges t.ex. per uppgift eller för den tid projektet pågår. Om tjänsten omfattar många resor kan ett permanent reseförordnande vara motiverat. Det rekommenderas att permanenta reseförordnanden görs i första hand i M2-systemet. I M2-systemet är det möjligt att utarbeta flera bestående reseförordnanden som gäller samtidigt.

Närmare bestämmelser om vem eller vilket ämbetsverk som kan använda permanenta reseförordnanden finns inte. Ämbetsverket kan själv överväga om sådana ska användas. Det lönar sig att beakta att permanenta reseförordnanden inte stöder automatiseringen av reseräknings bearbetningsprocess.

Även om man i ett permanent reseförordnande skulle ha gett tillstånd till användning av egen bil, måste tjänstemannen ändå separat för varje resa kontrollera om resan i fråga kan göras genom att åka kollektivt eller om förordnandet i fråga alltid förutsätter användning av egen bil även om tillstånd har erhållits.

Tidsfrist för reseräkning och behandling av inköpstransaktioner

I resereglementet konstateras att om ersättning för resekostnader inte har sökts inom två månader efter att resan avslutats, kan ersättningen dock betalas genom ett separat beslut. Den behöriga myndigheten kan i sådana situationer bevilja tillstånd att betala ersättning. I reseräkningen ska man då nämna överskridningen av tidsfristen och behandlingen av ärendet, antingen i förklaringen eller som en separat bilaga.

För att förenhetliga statens praxis ska ämbetsverket överväga att införa ett förfaringssätt där man för fakturor som överskridit tidsfristen på två månader låter bli att betala eventuella dagtraktamenten utan godtagbar orsak, såsom sjukdom.

I fråga om tidsfristen på två månader ska man beakta att den gäller upprättande av reseräkning och ansökan om ersättningar för resekostnader som kommer till resenären själv. I rese- och kostnadshanteringssystemet behandlas också inköp som gjorts med ämbetsverkets betalningsmedel, dvs. med ett resekonto eller med ett betaltidskort som getts till en persons förfogande. Om det i samband med ovan nämnda inköpstransaktioner inte ingår ersättningar för resekostnader som betalas till resenären, ska sådana köp behandlas utan dröjsmål i systemet och tidsfristen på två månader gäller inte för dem.

Uppgörande av resplan och reseräkning

Resenären ansvarar för att uppgifterna i resplanen och reseräkningen samt grunderna för de ersättningar som ska betalas är korrekta. I Reseprocessen gör resenären själv upp både resplanen och reseräkningen. Om reseräkningarna undantagsvis görs upp för resenärens räkning ska resenären dock själv skicka dem till godkännandecirkulationen i rese- och kostnadshanteringssystemet, om det inte finns någon grundad anledning till exempel sjukdom.

Reseräkningar, för vilka används ett i systemet byggt automatiskt godkännande som bygger på en resplan, framhävs chefens/godkännarens ansvar för att säkerställa att uppgifterna i resplanen är korrekta. Om reseräkningen motsvarar den godkända resplanen överförs den direkt till betalning utan separat godkännande.

Resenärens ansvar vid uppgörande av resplan och reseräkning

  • Planen innehåller alla uppgifter om resan
  • Kostnaderna jämte förklaringar ska antecknas
  • Kontering (användning av konteringsmallar)
  • Omsorgsfull uppdatering av reseräkningen
  • Bilagor
  • Restider
  • Andra eventuella uppdateringar

Godkännarens ansvar när resplanen godkänns

  • Ersättningarnas riktighet
  • Kontering
  • Förklaringar/bilagor

Bilagor och förklaringar

I detta kapitel beskrivs tillräcklig praxis med tanke på statens bokföring. Utomstående finansiärer kan förutsätta avvikande praxis.

För resenärens kostnader som betalats med egna pengar krävs alltid ett verifikat. Om verifikat saknas behövs någon annan tillräcklig utredning.

Val av betalningssätt i resplanen

När man lägger till kostnader till en resplan är det viktigt att välja det betalningssätt som är avsett för dessa. Betalningssätt som kan väljas är: Kontanter, First Card betaltidskort, First Card resekonto och Infokostnader.

  • Kontantkostnad, dvs. en kostnad som resenären själv betalar med egna pengar/eget kort och som betalas till resenären i slutsumman av fakturan.
  • Arbetsgivarens betaltidskort eller resekontoinköp med betalningssätt överförs till systemet som en inköpstransaktion som hänförs till reseräkningen eller kostnadsfakturan i fråga.
  • Som infokostnad kan man ange t.ex. den deltagaravgift i anslutning till resan som betalats i inköpsfakturasystemet.

Inköpstransaktioner på betaltidskort och resekonto

Till en faktura där inköpstransaktioner (= inköp som gjorts på statens betaltidskort och resekonto) bokförs som kostnad ska alltid bifogas kvitton som specificerar inköpen som gjorts på betaltidskort eller resekonto, med undantag av transaktioner för vilka fakturan innehåller uppgifter som specificerar inköpstransaktionen.

Verifikatet bifogas i det system där kostnaden godkänns och bokförs. Ett kvitto behöver inte bifogas på eventuella informationskostnader som meddelas på reseräkningen.

  • Om inköpstransaktionerna behandlas och bokförs som kostnader i bokföringen via rese- och kostnadshanteringssystemet, ska de ursprungliga kvittona arkiveras i elektronisk form som bilaga till den faktura som behandlats i systemet i fråga.
  • Om inköpstransaktionerna behandlas som en kostnad i bokföringen i systemet för behandling av inköpsfakturor, ska de ursprungliga kvittona arkiveras i elektronisk form som bilaga till den faktura som behandlats i systemet i fråga.

Man kan hänföra flera inköpstransaktioner till en kostnadsavgift utan att man behöver göra upp egen kostnadsavgift för varje en.

Användningen av betaltidskort och resekonto beskrivs närmare i Statskontorets anvisningar om statens betalningslösning.

Undantag i anslutning till bifogande av kvitto behandlas i punkterna 4.2.3 och 4.2.4.

Resekontoförsändelse och e-biljett

Inom resetjänsterna har man i allt större utsträckning övergått till biljetter och resebekräftelser som skickas till smarttelefoner, varvid man inte nödvändigtvis ens skickar ett separat dokument per e-post. Det finns inte heller någon anteckning eller specifikation av serviceavgifterna för köp av resetjänster på resebiljetterna, utan endast i resekontoförsändelsen eller motsvarande som resebyrån skickat.

Resebyråerna har olika praxis i fråga om vilka uppgifter som anges i resekontoförsändelserna och motsvarande verifikat. En allmän anvisning är att det räcker med ett verifikat om man kan verifiera tidpunkten för resan, resenärens namn, grunden för uppkomsten av utgiften (t.ex. flygbiljett), eventuella serviceavgifter samt momsspecifikationer.

Mobilbetalning och värdebiljetter

Med mobilbetalning avses här applikationer avsedda för resor och betalning av små kostnader med vilka man till exempel kan betala parkeringsavgift, köpa en biljett eller beställa och betala en taxiresa. Genom att använda applikationerna är det möjligt att effektivisera behandlingsprocessen och därför är det motiverat att utnyttja dem.

Tjänsteleverantörens mobilapplikation laddas ner från telefonens appbutik. Med applikationen kan man till exempel betala en parkeringsavgift, köpa en biljett eller beställa och betala en taxiresa. I applikationen ska man spara numret på det statens betaltidskort som har utnämnts till personen. Behandling av betalning i telefonräkningen rekommenderas dock inte vid staten, eftersom inköpen gör att man inte kan utnyttja automatkonteringen för telefonoperatörernas fakturor i systemet för behandling av inköpsfakturor.

I de flesta mobilapplikationer är det möjligt att skicka kvittot i pdf-format till en e-postadress. Denna egenskap ska alltid användas när applikationen tillåter det.

I praktiken kan det uppstå situationer där en person betalar kostnader i anslutning till skötseln av tjänste-/arbetsuppgiften med sitt personliga resekort för kollektivtrafiken eller per telefon, för vilka hen är berättigad till ersättning. Om det inte är möjligt att få kvitto på ovan nämnda köp, ska personen ge en annan utredning över kostnaden på reseräkningen eller kostnadsfakturan.

Bokföringsenheten kan definiera de begränsade undantagssituationerna när ett separat kvitto eller ett separat verifikat som säljaren erbjuder inte behöver bifogas reseräkningen/kostnadsfakturan. Även i detta fall ska man ge en tillräcklig utredning om utgiftsgrunden och detta kan göras till exempel genom att skriva en utredning på reseräkningen eller kostnadsfakturan som förklaring till köpet. I utredningen ska åtminstone i fråga om varuinköp anges mängd och slag, vid köp av tjänster typ av tjänst samt mervärdesskattesats.

Närmare anvisningar om hur man använder statens betalkort vid mobilbetalning och näthandel finns i Statskontorets anvisning om ibruktagande och användning av Nordeas betalningslösning.

Inköp från oljebolag som omfattas av ramavtalet

I rese- och kostnadshanteringssystemet M2 har man genomfört en funktion som gör det möjligt att förmedla tilläggsuppgifter om avtalsoljebolagsköp som betalats med statens betaltidskort (Oy Teboil Ab och Neste Markkinointi Oy) till rese- och kostnadshanteringssystemet M2. Tilläggsuppgifterna specificerar köpet på en tillräcklig nivå och för transaktionernas del behöver inte inköpstransaktionens ursprungliga kvitto bifogas fakturan.

När tilläggsuppgiften om köptransaktionen överförs till rese- och kostnadshanteringssystemet M2, syns tilläggsuppgiften i inköpstransaktionens fält Förklaring. Dessutom anges uppgifterna om inköpsstället i fältet Tilläggsuppgifter.

Inköpstransaktionen hänför sig i regel till rätt kostnadsslag enligt de kostnadstypmotsvarigheter som fastställts i M2-databasen. Kvitton på inköpstransaktionen bifogas inte till reseräkningen/kostnadsfakturan i en situation där tilläggsuppgifterna har förmedlats till inköptransaktionen.

Motivering till användning av egen bil och taxi

För användning av egen bil (eller annat eget fordon) och för användning av taxi ska i resplanen eller senast på reseräkningen anges de motiveringar som resereglementet förutsätter.

Inbjudan eller program

Inbjudan, programmet eller något annat motsvarande dokument till ett evenemang i anslutning till en resa ska bifogas reseräkningen så att man vid granskning av reseräkningar kan konstatera bland annat antalet måltider som påverkar dagtraktamentet. Om det inte finns någon bilaga eller annan utredning, ansvarar den som godkänner reseräkningen för dagpenningens bestämningsgrund.

Måltidsersättning (Statens resereglemente 14 §)

När man ansöker om måltidsersättning ska man verifiera måltidens värde med en tillförlitlig utredning, till exempel ett kvitto. Kvittot måste vara från restiden.

Som måltid betraktas t.ex. måltider som köpts från en restaurang eller servicestation samt måltider och livsmedel som köpts i en butik och som bildar en måltid (t.ex. endast mellanmål uppfyller inte kvalitetskraven för en måltid).

Ersättningen får inte ge den berörda personen extra inkomst, dvs. utgiften för måltiden får inte vara klart mindre än måltidsersättningens belopp. Dessutom undanröjer användningen av lunchförmånskort rätten till måltidsersättning eftersom resenären inte har möjlighet att få dubbla förmåner.

Nattresepenning (Statens resereglemente 16 §)

När man ansöker om nattresepenning ska man i resplanen och -räkningen skriva en utredning om att resenären inte har övernattat t.ex. i sin egen sommarstuga eller på någon annan plats som kan tolkas som hens egen bostad.

Resrutt

Resrutten är obligatorisk information på reseräkningar bl.a. för att verifiera rätten till dagpenning (resans längd 15 km i båda riktningar). För att undvika onödig återbetalning av reseräkningar ska uppgiften antecknas i fältet i fråga med tillräcklig noggrannhet.

Avgångs- och returtider vid utlandsresor

I fråga om utlandsresor ska följande tidpunkter antecknas i systemet, varvid resehanteringssystemet räknar utlandsdagtraktamentet rätt utifrån de klockslag som resenären angett:

  • När redan inleds
  • När man anländer till landet vid utrikesresa
  • När man anländer till Finland
  • När resan avslutas

Utnyttjande av systemets egenskaper

Styrdata, konteringsregler och konteringsmallar

Då man uppgör en resplan eller en res- och kostnadsfaktura, M2-systemet skapar standardredovisningen på basis av styrdata. Standardredovisning ska ändras enligt hur utgifter ska enligt bokföringsenhetens anvisningar anvisas.

De förvalda uppföljningsobjekten i anslutning till resenären, såsom kostnadsställe och budgetkonto, överförs via anslutningen från Kieku-systemet. Om resenären väljer en viss kostnad i anslutning till resan, visas abf-kontot automatiskt på basis av det valda kostnadsslaget för konteringen. Om det i menyn för kostnadsslag inte finns ett kostnadsslag som motsvarar köpet, kan man som kostnadsslag ändra abf-kontot enligt kostnadsslaget (standardvärdet för kostnadsslaget Övriga kostnader är 40090000 Övriga material, förnödenheter, varor).

När betalningen har gjorts med statens betaltidskort eller som resekontoköp via resebyrån, kommer styruppgifterna automatiskt fram till kostnadsslaget för vissa inköp, såsom flygbiljetter, utan att resenären behöver ta ställning till det. Resenären ska innan räkningen skickas kontrollera att kostnadsslagen motsvarar köpet.

I systemets styrdata kan man spara konteringsregler för att styra konteringarna. Bokföringsenheterna ska i samarbete med Palkeet säkerställa att konteringsreglerna utnyttjas till fullo.

Det går också att skapa både personliga och organisationsspecifika konteringsmallar i systemet. Bokföringsenheterna ska i samarbete med Palkeet säkerställa att konteringsreglerna utnyttjas till fullo.

M2 Mobil

M2 Mobil är en applikation som kan laddas ner till en smarttelefon och med vilken man kan

  • Fota, skicka och bifoga bilagor till reseräkningen redan under resan.
  • Följa körkilometrarna och skicka dem till systemet som kilometerersättning.
  • Göra upp och godkänna resplaner och reseräkningar.

Ämbetsverket ska utreda möjligheterna att utnyttja M2 Mobil för att göra behandlingen av resplaner och -räkningar smidigare.