Frågor om partnerkoden och dess användning i registreringar
Vad är partnerkoden och när ska den användas?
När ska partnerkoden korrigeras med ett memorialverifikat?
Varför anges i Handboken om statens bokföring inte en partnerkod för alla registreringar, trots att den anges för motsvarande registreringar i Kieku?
Varför har en del av affärsbokföringskonton som innehåller interna poster klassificerats som externa konton?
Svar (utfärdat 15.6.2021)
Vad är partnerkoden och när ska den användas?
Partnerkoden är ett av uppföljningsobjekten i statens gemensamma modell för uppföljningsobjekt och således en del av bokföringens kontoram. Partnerkoden kompletterar den information som genereras av andra uppföljningsobjekt; i synnerhet preciserar den de registreringar som gjorts på ett konto för affärsbokföringen. Med hjälp av partnerkoden följer man upp vem en utgift betalas till, vem en inkomst fås av, vem man är skyldig eller hos vem man har fordringar. Partnerkodsystemet består av så kallade interna aktörer, som är statliga ämbetsverk och inrättningar samt statliga fonder utanför budgeten. Således ingår till exempel statliga bolag och affärsverk, FPA eller andra fonder inte i partnerkodsystemet och dessa behandlas i bokföringen som så kallade externa aktörer på samma sätt som andra aktörer utanför budget- och fondekonomin. Partnerkoderna finns tillgängliga bland annat i anslutning till
bokföringsenheternas/fondernas sifferkoder som publiceras på webbplatsen Föreskrifter och anvisningar.
Partnerkoderna är på bokföringsenhets- och fondnivån. Därför kan man med hjälp av dem inte producera mer detaljerad information än information på bokföringsenhets- eller fondnivån. Om en bokföringsenhet till exempel omfattar flera ämbetsverk och/eller inrättningar, används bokföringsenhetens partnerkod för alla dessa. Om parterna i en transaktion är ämbetsverk som hör till samma bokföringsenhet, är transaktionens bokföringsenhetskod och partnerkod desamma (bokföringsenhetens partnerkod).
Partnerkoden används i centralbokföringen för avstämning av statens interna affärshändelser samt för eliminering av interna poster från statens intäkts- och kostnadskalkyl och balansräkning. De interna posterna är intäkter, kostnader, fordringar och skulder där motparten är statens ämbetsverk eller en statlig inrättning eller fond. Elimineringen grundar sig på partnerkoden och på separat fastställda affärsbokföringskonton (s.k. interna konton och blandkonton). På ett internt konto bokförs endast interna transaktioner. På ett blandkonto bokförs både interna och externa transaktioner – partnerkoden skiljer åt de interna och externa transaktionerna från varandra på blandkonton. De interna kontona och blandkontona listas i bilagan till
föreskriften om affärsbokföringens konton. I förklaringarna till affärsbokföringens konton anges också om det på kontot endast bokförs poster där motparten är antingen en extern eller en intern aktör. Om detta inte har angivits, bokförs på kontot både externa och interna aktörers poster. Det är viktigt att välja rätt konto vid bokföring av både externa och interna poster.
Partnerkoden på interna konton, blandkonton och externa konton
Huvudreglerna för användningen av partnerkoden är följande:
1. På ett internt konto ska partnerkoden alltid användas.
2. I registreringen av en intern transaktion på ett blandkonto ska det alltid finnas en partnerkod.
3. I registreringen av en extern transaktion på ett blandkonto får det inte finnas någon partnerkod.
4. Registreringar på ett externt konto har ingen partnerkod.
Vid avstämning och eliminering av interna poster beaktas inte registreringar på externa konton eller eventuella partnerkoder till dessa. Därför har partnerkoden i princip ingen betydelse på ett externt konto och en eventuell partnerkod i registreringen stör inte avstämningarna eller elimineringarna. Från till exempel Kiekus kund- och leverantörsregister kompletteras registreringar av försäljnings- och leverantörsfakturor automatiskt med en partnerkod enligt kund och leverantör, oberoende av om kontot som används vid konteringen är externt eller internt.
Om ett ämbetsverk har behov av att precisera innehållet i registreringar på externa konton med hjälp av partnerkodsystemet, kan det göra det, såvida det inte är ändamålsenligt att använda något annat uppföljningsobjekt och användningen av partnerkodsystemet inte orsakar problem till exempel när bokföringens riktighet kontrolleras.
Korrigering av partnerkoden
I kontrollen av riktigheten hos uppgifterna i bokföringen ingår även säkerställande av att interna och externa poster har bokförts korrekt både i fråga om affärsbokföringens konton och partnerkoderna. Även vad gäller partnerkoder på externa konton bör man då och då kontrollera att registreringarna är korrekta, trots en eventuell partnerkod.
Partnerkoden som används i registreringar av interna poster på interna konton och blandkonton enligt kontoplanen måste vara korrekt. Om partnerkoden för en intern intäkt, kostnad, fordran eller skuld saknas eller avser fel partner ska den korrigeras. Avsaknaden av en partnerkod i huvudbokföringen kan således inte förklaras med till exempel att något substanssystem inte genererar en partnerkod för registreringarna.
Med tanke på centralbokföringen behöver partnerkoden i registreringar på externa konton inte raderas, eftersom partnerkoden som använts tillsammans med ett externt konto inte beaktas vid avstämningar eller vid eliminering av interna poster i statens bokslut. Man utgår alltså ifrån att till exempel den partnerkod som Kieku automatiskt genererar för externa konton inte behöver raderas. I fråga om Kiekus reskontrakonton är korrigering inte heller tekniskt möjligt. I fråga om andra konton kan koden korrigeras om det upplevs som nödvändigt till exempel för att man anser att kontrollen av kontouppgifternas riktighet blir tydligare när de externa kontona saknar partnerkod. Vid bedömning av behovet av att korrigera koden bör man i varje fall beakta dels kravet på riktiga och tillräckliga uppgifter, dels vad som är motiverat med tanke på en ekonomisk produktion av uppgifterna.
Partnerkoden i anvisningarna
I konteringsexemplen i Handboken om statens bokföring presenteras partnerkoden främst enbart när den ska finnas med i registreringen. Med andra ord finns en partnerkod endast i registreringar som innehåller interna poster som ska elimineras. I Handboken om statens bokföring har man således i regel inte beaktat att Kieku eller andra system automatiskt genererar en partnerkod för registreringar.
I vissa andra anvisningar som utfärdats av Statskontoret omnämns i anslutning till bokföringsexempel också skapandet av en partnerkod enligt Kieku.
Varför har en del av affärsbokföringskonton som klart innehåller interna poster klassificerats som externa konton?
En mycket bra fråga! En del affärsbokföringskonton som har definierats som externa konton innehåller faktiskt transaktioner där motparten är en intern aktör. Mer exakt avses med externa transaktioner och konton transaktioner och konton som inte omfattas av elimineringen av interna poster och/eller elimineringsförfarandet enligt partnerkoden. Kontot har definierats som externt eftersom transaktionerna på det antingen inte elimineras eller de elimineras, men utan att förfarandet grundar sig på partnerkoden. I det följande beskrivs kort de viktigaste orsakerna till att ett konto som innehåller interna transaktioner har klassificerats som ett externt konto.
- Interna poster som ska elimineras är separat fastställda intäkter, kostnader, fordringar och skulder. Posterna som ska elimineras bokförs på interna konton och på blandkonton.
Till exempel skatter eller tillhörande poster varken elimineras eller avstäms. Därför behandlas bland annat transaktionerna på konton för förskottsinnehållningsskulder och skatter samt avgifter av skattenatur som externa transaktioner på externa konton.
- Kontots användningsändamål och sättet att bilda registreringar påverkar hur kontot behandlas vid avstämningar och elimineringar.
Till exempel är remisskontot till sin karaktär ett konto där den ena transaktionsparten registrerar beloppet i debet och den andra i kredit. När registreringarna har gjorts är saldot på kontot noll i statens bokföring och det finns således inget att eliminera. Transaktionerna på kontot avstäms så att man kan försäkra sig om att båda ämbetsverken som är delaktiga i transaktionen har gjort registreringen. Partnerkoden utnyttjas i avstämningen, vilket innebär att partnerkoden ändå bör användas i registreringar på remisskontot.
- För vissa interna transaktioner grundar sig avstämningen och elimineringen inte på partnerkoden. I stället görs dessa av tekniska skäl och/eller på grund av karaktären hos de konton som används vid registreringen på något annat sätt än baserat på partnerkoden.
Ett exempel på detta är samlingskonton mellan budget- och fondekonomin, vars saldon avstäms mellan ämbetsverk- och fondpar och elimineras från rapporterna på kontonivån. De fondspecifika samlingskontona i kontoplanen gör det möjligt att identifiera motparten (bokföringsenhet/fond) på kontonivån, och därmed behövs ingen partnerkod. Å andra sidan registreras transaktioner på samlingskonton även i Kiekus reskontra. Härvid tillhör den partnerkod som genereras för transaktionen till kunden eller leverantören enligt reskontran, och koden ger således inte rätt bild av det ämbetsverk- och fondpar som står för fordringen och skulden på samlingskontona och möjliggör inte heller avstämning mellan paret.
Mer information: laskentatoimi@valtiokonttori.fi