Kumppanikoodista ja sen käytöstä kirjauksissa

Antopäivä Dokumentin nimi
15.06.2021 Kumppanikoodista ja sen käytöstä kirjauksissa
KohderyhmäValtio
AsiakirjatyyppiOhje, Kysymys ja vastaus
Antopäivämäärä15.06.2021
KategoriatKirjanpito
YlläpitovastuuValtiokonttori

Kysymyksiä kumppanikoodista ja sen käytöstä kirjauksissa

Mikä kumppanikoodi on ja milloin sitä pitää käyttää?

Milloin kumppanikoodi pitää korjata muistiotositteella?

Miksi valtion kirjanpidon käsikirjassa ei ole kaikissa kirjauksissa kumppanikoodia, vaikka Kiekussa vastaavissa kirjauksissa on?

Miksi osa sisäisiä eriä sisältävistä liikekirjanpidon tileistä on luokiteltu ulkoisiksi tileiksi?

Vastaus (annettu 15.6.2021)

Mikä kumppanikoodi on ja milloin sitä pitää käyttää?

Kumppanikoodi on yksi valtion yhteisen seurantakohdemallin seurantakohteista ja on siten osa kirjanpidon tilipuitteita. Kumppanikoodi täydentää muiden seurantakohteiden tuottamaa tietoa, erityisesti se tarkentaa liikekirjanpidon tilille tehtyjä kirjauksia. Kumppanikoodin avulla seurataan sitä, kenelle meno maksetaan, keneltä tulo saadaan, kenelle ollaan velkaa tai keneltä on saamisia. Kumppanikoodisto muodostuu ns. sisäisistä toimijoista, joita ovat valtion virastot ja laitokset sekä talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot. Siten esimerkiksi valtion yhtiöt ja liikelaitokset, Kela tai muut rahastot eivät ole kumppanikoodistossa ja käsitellään kirjanpidossa ns. ulkoisina toimijoina kuten muutkin talousarvio- ja rahastotalouden ulkopuoliset toimijat. Kumppanikoodit ovat nähtävillä mm. Määräykset ja ohjeet -sivustolla julkaistavien kirjanpitoyksikkö- ja rahastotunnusten yhteydessä.

Kumppanikoodit ovat kirjanpitoyksikkö- ja rahastotasoisia. Siksi niiden avulla ei voida tuottaa kirjanpitoyksikkö- tai rahastotasoa tarkempaa tietoa. Esimerkiksi jos kirjanpitoyksikköön kuuluu useita virastoja ja/tai laitoksia, näiden kaikkien kumppanikoodina on kyseisen kirjanpitoyksikön kumppanikoodi. Jos tapahtuman osapuolina ovat samaan kirjanpitoyksikköön kuuluvat virastot, tapahtuman kirjanpitoyksikkökoodi ja kumppanikoodi ovat samoja (tällöin käytetään kirjanpitoyksikön omaa kumppanikoodia).

Kumppanikoodia hyödynnetään keskuskirjanpidossa valtion sisäisten kirjanpitotapahtumien täsmäytyksessä sekä sisäisten erien eliminoinnissa valtion tuotto- ja kululaskelmalta ja taseesta. Sisäiset erät ovat tuottoja, kuluja, saatavia ja velkoja, joissa vastapuolena on valtion virasto, laitos tai rahasto. Eliminointi perustuu kumppanikoodin lisäksi erikseen määriteltyihin liikekirjanpidon tileihin (ns. sisäiset tilit ja sekatilit). Sisäiselle tilille kirjataan vain sisäisiä tapahtumia. Sekatilille kirjataan sekä sisäisiä että ulkoisia tapahtumia – kumppanikoodi erottaa sekatilien sisäiset ja ulkoiset tapahtumat toisistaan. Sisäiset tilit ja sekatilit on lueteltu liikekirjanpidon tileistä annetun määräyksen liitteessä. Liikekirjanpidon tilien selitteissä ilmaistaan myös se, mikäli tilille kirjataan eriä, joissa vastapuolena on vain joko ulkoinen tai sisäinen toimija. Mikäli mainintaa ei ole, tilille kirjataan sekä ulkoisten että sisäisten toimijoiden erät. Oikean tilin valinta onkin ensisijaisen tärkeää sekä ulkoisia että sisäisiä eriä kirjattaessa.

Kumppanikoodi sisäisillä tileillä, sekatileillä ja ulkoisilla tileillä

Pääsäännöt kumppanikoodin käytöstä ovat seuraavat:

1. Sisäisellä tilillä tulee käyttää aina kumppanikoodia.

2. Sekatilille tehtävässä sisäisen tapahtuman kirjauksessa tulee aina olla kumppanikoodi.

3. Sekatilille tehtävässä ulkoisen tapahtuman kirjauksessa ei saa olla kumppanikoodia.

4. Ulkoisen tilin kirjauksella ei ole kumppanikoodia.

Sisäisten erien täsmäytyksen ja eliminointien yhteydessä ei huomioida ulkoisten tilien kirjauksia tai niillä mahdollisesti olevia kumppanikoodeja. Siksi kumppanikoodilla ei lähtökohtaisesti ole merkitystä ulkoisella tilillä, eikä kirjauksella mahdollisesti olevasta kumppanikoodista ole haittaa täsmäytysten tai eliminointien kannalta. Esimerkiksi Kiekun asiakas- ja toimittajarekistereistä täydentyy myynti- ja ostolaskujen kirjauksille kumppanikoodi automaattisesti asiakkaan ja toimittajan mukaan riippumatta siitä, onko tiliöinnissä käytettävä tili ulkoinen tai sisäinen.

Mikäli virastolla on tarvetta tarkentaa ulkoisten tilien kirjausten sisältöä kumppanikoodiston avulla, se voi sen tehdä, mikäli muuta seurantakohdetta ei ole tarkoituksenmukaista käyttää eikä kumppanikoodiston käyttö aiheuta ongelmia esimerkiksi kirjanpidon oikeellisuudesta varmistuttaessa.

Kumppanikoodin korjaaminen

Kirjanpidon tietojen oikeellisuuden varmistamiseen kuuluu myös sisäisten ja ulkoisten erien kirjausten oikeellisuudesta varmistuminen sekä liikekirjanpidon tilien että kumppanikoodien suhteen. Myös ulkoisilla tileillä olevien kumppanikoodien osalta on syytä aika ajoin varmistaa, että kirjaukset ovat mahdollisesta kumppanikoodista huolimatta oikein.

Kumppanikoodi tulee olla oikein sisäisten erien kirjauksilla, jotka tehdään tilikartan mukaisesti sisäisille tileille ja sekatileille. Sisäisen tuoton, kulun, saamisen tai velan kumppanikoodi tulee korjata, mikäli se puuttuu tai on väärän kumppanin koodi. Perusteluna kumppanikoodin puuttumiselle pääkirjanpidosta ei siten voi olla esimerkiksi se, että jokin substanssijärjestelmä ei tuota kumppanikoodia kirjauksille.

Ulkoisilla tileillä olevien kirjausten kumppanikoodia ei keskuskirjanpidon näkökulmasta tarvitse korjata pois, koska ulkoisen tilin kanssa käytettyä kumppanikoodia ei huomioida täsmäytyksissä tai valtion tilinpäätöksessä tehtävissä sisäisten erien eliminoinnissa. Lähtökohtaisesti siis esimerkiksi Kiekun automaattisesti ulkoisille tileille tuottamaa kumppanikoodia ei ole tarvetta korjata pois. Kiekun reskontratilien osalta korjaaminen ei ole teknisesti mahdollistakaan. Muiden tilien osalta korjauksen voi tehdä, mikäli se koetaan tarpeelliseksi esimerkiksi siksi, että tilitietojen oikeellisuudesta varmistumisen koetaan olevan selkeämpää, kun ulkoisilla tileillä ei ole kumppanikoodia. Korjaamistarvetta arvioitaessa on joka tapauksessa syytä huomioida sekä vaatimus oikeista ja riittävistä tiedoista kuin myös se, mikä tiedon taloudellisen tuottamisen näkökulmasta on perusteltua.

Kumppanikoodi ohjeissa

Pääosin valtion kirjanpidon käsikirjassa tiliöintiesimerkeissä kumppanikoodi on esitetty vain silloin, kun se kuuluu olla kirjauksessa. Ts. vain eliminoitavia sisäisiä eriä sisältävällä kirjauksella on kumppanikoodi. Kirjanpidon käsikirjassa ei siten pääsääntöisesti ole huomioitu Kiekun tai muiden järjestelmien tapaa tuottaa kumppanikoodia automaattisesti kirjauksille.

Osassa Valtiokonttorin antamia muita ohjeita kirjausesimerkkien yhteydessä on mainintoja myös Kiekun mukaisesta kumppanikoodin muodostamisesta.

Miksi osa selvästi sisäisiä eriä sisältävistä liikekirjanpidon tileistä on luokiteltu ulkoisiksi tileiksi?

Oikein hyvä kysymys! Osa ulkoisiksi määritellyistä liikekirjanpidon tileistä tosiaan sisältää tapahtumia, joissa vastapuolena on sisäinen toimija. Tarkasti ottaen ulkoisella tarkoitetaankin sisäisten erien eliminointien ja/tai kumppanikoodiin perustuvan eliminointimenettelyn ulkopuolella olevia tapahtumia ja tilejä. Tili on määritelty ulkoiseksi siksi, että sillä olevia tapahtumia ei eliminoida tai ne eliminoidaan, mutta menettely ei perustu kumppanikoodiin. Seuraavassa on kuvattu lyhyesti keskeisimmät syyt sisäisiä tapahtumia sisältävän tilin luokitteluun ulkoiseksi tiliksi.

  • Eliminoitavat sisäiset erät ovat erikseen määriteltyjä tuottoja, kuluja, saamisia ja velkoja. Eliminoitavat erät kirjataan sisäisille tileille ja sekatileille.
  • Esimerkiksi veroja tai niihin liittyviä eriä ei eliminoida, eikä täsmäytetä. Siksi mm. ennakonpidätysvelan ja verojen sekä veronluonteisten maksujen tileillä olevat tapahtumat käsitellään ulkoisina tapahtumina ulkoisilla tileillä.

  • Tilin käyttötarkoitus ja kirjausten muodostamistapa vaikuttaa siihen, miten tili käsitellään täsmäytyksissä ja eliminoinneissa.
  • Esimerkiksi lähetteiden tili on luonteeltaan sellainen tili, jolle tapahtumassa osallisena oleva toinen osapuoli tekee debet-kirjauksen ja toinen kredit-kirjauksen. Kun kirjaukset on tehty, tilin saldo valtion kirjanpidossa on nolla eikä eliminoitavaa siten ole. Tilin tapahtumat täsmäytetään, jotta voidaan varmistua siitä, että molemmat tapahtumassa osallisena olevat virastot ovat kirjauksen tehneet. Täsmäytyksessä hyödynnetään kumppanikoodia, joten lähetteiden tilille kirjattaessa kumppanikoodia kuitenkin tulee käyttää.

  • Joidenkin sisäisten tapahtumien täsmäytys ja eliminointi ei perustu kumppanikoodiin vaan tapahtuu teknisistä syistä ja/tai kirjauksessa käyttävien tilien luonteesta johtuen muutoin kuin kumppanikoodiin perustuen.
  • Esimerkkinä tästä ovat talousarvio- ja rahastotalouden väliset yhdystilit, joiden saldot täsmäytetään virasto-rahasto-parien välillä ja eliminoidaan raporteilta tilitasoisesti. Tilikartassa olevat rahastokohtaiset yhdystilit mahdollistavat sen, että vastapuolen (kirjanpitoyksikkö/rahasto) tunnistus voidaan tehdä tilitasoisesti, joten kumppanikoodille ei ole tarvetta. Toisaalta yhdystileille tehdään kirjauksia myös Kiekun reskontrassa, jolloin niille muodostuva kumppanikoodi on reskontran asiakkaan tai toimittajan mukainen, eikä se siten anna oikeaa kuvaa tai mahdollista täsmäytystä yhdystilien saatava-velka-suhteen muodostavan virasto-rahasto-parin välillä.