Dataskyddsbeskrivning: Förmån som motsvarar grupplivförsäkring

1. Personuppgiftsansvarig

Namn: Statskontoret
Adress: Sörnäs strandväg 13, Helsingfors, PB 14, 00054 Statskontoret
Andra kontaktuppgifter: tfn. 0295 50 2000, registrator@statskontoret.fi

2. Kontaktperson i ärenden som gäller registreta

Namn: Medborgartjänster / Brottsskador och andra typer av ersättningar / Anne Matilainen
Adress: Medborgartjänster, PB 14, 00054 Statskontoret
Andra kontaktuppgifter: registrator@statskontoret.fi

3. Dataskyddsansvarig

dataskyddsombud@statskontoret.fi

4. Syfte med behandling av personuppgifter

Syftet med behandlingen är behandling av ersättningar gällande grupplivförsäkringsärenden.

Registerföringen baseras på:

• Statens tjänste- och arbetskollektivavtal om förmån som motsvarar grupplivförsäkring. Avtalen förhandlas årligen.
• Förordningen om beviljande och utbetalning av ekonomiskt stöd efter avliden person som varit anställd hos staten (1044/76).
• Speciallagar om bland annat riksdagsledamöter, värnpliktiga och FN:s fredsbevarare.

På basis av uppgifterna i registret ges beslut i ovan nämnda ärenden, skickas förfrågningsbrev och utbetalas ersättningar. Även olika typer av statistik körs på basis av uppgifterna i registret.

6. Källor som i regel används för registret

Uppgifterna i ansökan jämte bilagor fås av den sökande.

Personuppgifterna fås av den sökande. Adressuppgiften, personbeteckningen och relationen till förmånslåtaren (t.ex. änka/änkling, barn) kontrolleras vid behov i befolkningsdatasystemet (lagen om befolkningsdatasystemet 661/2009, 29 §).

Uppgifter gällande anställningsförhållandet fås av arbetsgivaren och och Pensionsskyddscentralen. Uppgifter om dödsorsak vid olycksdödsfall fås av Statistikcentralen. För avgörande om rätten till ersättning krävs ovan nämnda uppgifter.

7. Vart uppgifter i regel lämnas ut

Uppgifterna i registret lämnas ut till parterna i ärendet.

Uppgifterna i ansökan kan med den sökandes samtycke även utlämnas till Arbetstagarnas grupplivförsäkringspool, Den offentliga sektorns arbetspensionsförsäkrare Keva, Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA och andra motsvarande myndigheter som beviljar ersättning.

Ersättningar som utbetalas till minderåriga anmäls till förmyndarmyndigheten på den minderårigas hemort (förordning 1155/97, 2 §).

Av uppgifterna i registret skapas statistiska uppgifter för myndighetsbruk. Enskilda personer går inte att identifiera i de statistiska uppgifterna som skapas.

8. Vart uppgifter i regel lämnas ut och huruvida uppgifter överlåts till länder utanför EU eller EES

Uppgifter varken utlämnas eller överlåts till länder utanför EU och EES.

9. Principerna för skydd av registret

Registret innehåller konfidentiellt material.

Endast de personer som har fullmakt av den personuppgiftsansvarige, och således tystnadsplikt, har tillträde till de uppgifter som behandlas i datasystemen. Användarrättigheterna kontrolleras regelbundet och onödiga rättigheter tas bort. Datanätet och de terminaler på vilka registret finns har skyddats genom tekniska åtgärder. Applikationsservrarna ligger i skyddade lokaler som hör till leverantören av användartjänsterna. Uppgifter om systemanvändarnas åtgärder och auktorisering av dataåtkomst spåras genom insamling av loggdata, som innehåller personuppgifter.

Manuellt datamaterial som inkommer till eller skrivs ut från registret förvaras i låsta utrymmen, till vilka endast personer som har fullmakt av den personuppgiftsansvariga har åtkomst och som har tystnadsplikt. Onödigt manuellt material förstörs på ett datasäkert sätt.

10. Hur länge uppgifterna bevaras/kriterier enligt vilka förvaringstiden bestäms

I bevaringen av dokument följs det som förordnas i arkivlagen 831/1994.

Om Arkivverket inte har bestämt att dokumenten ska bevaras permanent, bevaras dokumenten i 100 år från det att ärendet anhängiggjordes.

Bevaringstiderna motsvarar det som förordnas om bevaring av dokument i lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar (459/2015) och trafikförsäkringslagen (460/2016).

11.Uppgift om automatiserade beslut (t.ex. profilering) samt om vilken logik som används i behandlingen av uppgifterna och hur denna påverkar den registrerade

Behandlingen av uppgifterna omfattar inte automatiserade beslut.

12. Rätt till insyn

En registrerad har rätt att kontrollera sina uppgifter i registret. Begäran görs hos registratorskontoret.

Om det har gått mindre än ett år från att den registrerade utövade sin rätt till insyn, har Statskontoret rätt att debitera en avgift som baseras på de administrativa kostnader som utlämnandet av uppgifterna orsakar.

13. Rättelse av uppgift

Den registrerade har rätt att kräva rättelse av felaktiga uppgifter om sig i registret. Begäran görs hos registratorskontoret

14. Rätt att motsätta sig behandling av uppgifter

Statskontoret behandlar personuppgifter för att genomföra sin lagstadgade uppgift och den registrerade har inte rätt att motsätta sig behandlingen av uppgifter.

15. Rätt till begränsning av behandling

Den registrerade har rätt att kräva att behandlingen av hens personuppgifter begränsas enligt vad som föreskrivs i artikel 18 i den allmänna dataskyddsförordningen.

16. Rätt till radering av uppgifter

Statskontoret behandlar personuppgifter för att genomföra sin lagstadgade uppgift och den registrerade har inte rätt att begära radering av uppgifter.

17. Rätt att anföra klagomål

En registrerad har rätt att anföra klagomål hos tillsynsmyndigheten om hen anser att den personuppgiftsansvarige har kränkt hens rättigheter.

18. Andra eventuella rättigheter

Personuppgifterna varken används eller lämnas ut för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring och inte heller för marknads- eller opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskningsändamål.

19. Användning av kakor

Kakor används inte i datasystemet.