1. Personuppgiftsansvarig
Namn: Statskontoret
Adress: Sörnäs strandväg 13, Helsingfors, PB 14, 00054 Statskontoret
Andra kontaktuppgifter: tfn. 0295 50 2000, registrator@statskontoret.fi
2. Kontaktperson i ärenden som gäller registreta
Namn: KP / Brottsskador och andra typer av ersättningar / Marjo Salminen
Adress: Medborgartjänster, PB 14, 00054 Statskontoret
Andra kontaktuppgifter: registrator@statskontoret.fi
3. Dataskyddsansvarig
dataskyddsombud@statskontoret.fi
4. Syfte med behandling av personuppgifter
Behandlingen baseras på brottsskadelagen (935/1973 och 1204/2005).
Syftet med behandlingen är att avgöra ersättningskrav baserade på brottsskadelagen.
På basis av uppgifterna i registret ges beslut i ovan nämnda ärenden, skickas förfrågningsbrev, utbetalas ersättningar och ombudsarvoden samt överförs beslut till Rättsregistercentralen för indrivningsåtgärder. Olika slags statistik körs på basis av uppgifterna i registret. Den genererade statistiken innehåller inte uppgifter ur vilka enskilda sökande går att identifiera.
5. Informationsinnehållet i registret
I datasystemet bevaras ansökningsnumret, ansökans ankomstdatum, brottsrubricering, tidpunkten för och orten där brottet begicks, domstol, tidpunkten för och orten där brottsanmälan gjordes, domstolens beslut, förundersökningens beslut, åklagarens beslut, uppgifter på den som söker ersättning (namn, personbeteckning/FO-nummer, medborgarskap, språk, dödsdatum, adressuppgifter samt bankkontaktuppgifter). Vid behov bevaras personens skatteprocent och inkomstgränser samt uppgifter om ersättningar som fås annorstädes (uppgifter om sjukdagpenning, pension, lön som utbetalas av arbetsgivaren, årsbeloppet för löpande ersättning och till det riktade eventuella avdrag periodvis).
För att garantera statens regressrätt bevaras uppgifter om den som orsakat olyckan (namn, personbeteckning, adress). Vid behov görs och bevaras en utredning om anstaltsvård för den som orsakat olyckan (brottsskadelagen 13 §).
Ur utskrifter framgår ovan nämnda uppgifter samt Statskontorets beslut jämte motiveringar. Motiveringarna kan innehålla uppgifter om den ersättningssökandes hälsotillstånd, ekonomiska ställning och/eller egendomsskadan som orsakats.
Som dokument bevaras ersättningsansökan jämte bilagor (dom, beslut om åtalsunderlåtelse, förundersökningsprotokoll, läkarutlåtanden, patientjournaler, utredningar om ersättningar som fåtts annorstädes, utredningar om kostnader, utredningar om inkomstförslut, utredning om den skadelidandes hjälplöshet och ekonomiska förhållanden, utredning om beviljad rättshjälp eller utsett rättsbiträde, bouppteckning, fullmakt) samt dokument gällande ändringssökande.
6. Källor som i regel används för registret
Ansökningarna ankommer till Statskontoret från de sökande eller via deras ombud eller från Folkpensionsanstalten.
Personuppgifter fås direkt av den sökande eller dess ombud, adressuppgifter och personbeteckning kontrolleras vid behov i befolkningsdatasystemet (lagen om befolkningsdatasystemet 661/2009, 29 §). Ändringar gällande personuppgifter för mottagare av löpande ersättningar fås av Befolkningsregistercentralen och de registreras en gång i veckan. Befolkningsregistercentralen anmäler ändringar i personuppgifterna (namn, personbeteckning, adressuppgifter, civilstånd, dödsdatum, äktenskapsuppgifter, partnerns personbeteckning, barn som fötts, barnets personbeteckning, avliden partner och partnerns personbeteckning).
Med stöd av 47 § i brottsskadelagen har Statskontoret rätt att av en domstol få sådana handlingar som den förfogar över och som är nödvändiga för att utreda ett ersättningsärende, och av myndigheter och anstalter inom polisen, kriminalvården, fångvården samt social- och hälsovården, av förvarsenheter som avses i lagen om bemötande av utlänningar som tagits i förvar och om förvarsenheter (116/2002), av Pensionsskyddscentralen, pensions- och försäkringsanstalter samt av den ersättningssökandes arbetsgivare, arbetslöshetskassor och andra som beviljar förmåner få de uppgifter som är nödvändiga för att utreda ett ersättningsärende.
Uppgifter om förskottsinnehållning för mottagare av ersättning fås av Skatteförvaltningen.
7. Vart uppgifter i regel lämnas ut
Uppgifterna i registret lämnas ut till parterna i ärendet.
Till Befolkningsregistercentralen anmäls en gång i månaden de nya personer (personbeteckning) som får löpande ersättning.
Föregående månads förskottsinnehållningar per person och typ av periodisering anmäls till Skatteförvaltningen månadsvis samt årligen i januari för föregående år. Uppgifter om nästkommande års ersättningsbelopp till betalningsmottagare av löpande ersättningar skickas årligen till Skatteförvaltningen för att erhålla nya uppgifter om förskottsinnehållning. Utlämnandet av uppgifterna till Skatteförvaltningen baseras på lagen om beskattningsförfarande 1558/1995.
Till Folkpensionsanstalten anmäls uppgift om mottagare av löpande ersättning och ersättningsbeloppet.
Till magistraten anmäls anmärkningsvärda ersättningsbelopp som utbetalas till minderåriga.
Till Rättsregistercentralen skickas kopior på Statskontorets beslut samt andra dokument som är nödvändiga för att utföra indrivningsåtgärderna med stöd av 47 a § i brottsskadelagen.
En ansökan jämte bilagor som görs med anledning av ett brott som begåtts i en annan EU-medlemsstat kan överföras till behörig myndighet i den aktuella medlemsstaten (brottsskadelagen 33–34 §, Statsrådets förordning 1207/2005)
8. Vart uppgifter i regel lämnas ut och huruvida uppgifter överlåts till länder utanför EU eller EES
Uppgifter varken utlämnas eller överlåts till länder utanför EU och EES.
9. Principerna för skydd av registret
Registret innehåller konfidentiellt material.
Endast de personer som har fullmakt av den personuppgiftsansvarige, och således tystnadsplikt, har tillträde till de uppgifter som behandlas i datasystemen. Användarrättigheterna kontrolleras regelbundet och onödiga rättigheter tas bort. Datanätet och de terminaler på vilka registret finns har skyddats genom tekniska åtgärder. Applikationsservrarna ligger i skyddade lokaler som hör till leverantören av användartjänsterna. Uppgifter om systemanvändarnas åtgärder och auktorisering av dataåtkomst spåras genom insamling av loggdata, som innehåller personuppgifter.
Manuellt datamaterial som inkommer till eller skrivs ut från registret förvaras i låsta utrymmen, till vilka endast personer som har fullmakt av den personuppgiftsansvariga har åtkomst och som har tystnadsplikt. Onödigt manuellt material förstörs på ett datasäkert sätt.
10. Hur länge uppgifterna bevaras/kriterier enligt vilka förvaringstiden bestäms
I bevaringen av dokument följs det som förordnas i arkivlagen 831/1994.
Om Arkivverket inte har bestämt att dokumenten ska bevaras permanent, bevaras
- dokument gällande personskador och lidande i 100 år,
- dokument gällande skador på föremål i 10 år,
- dokument gällande sökande av besvär bevaras i minst 50 år, såvida det inte är fråga om personskador, varvid de bevaras i 100 år.
Bevaringstiden för dokument gällande skadeståndsfrågor beräknas från då ärendet anhängiggjorts.
Bevaringstiderna för uppgifterna motsvarar det som förordnas om bevaring av dokument i lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar (459/2015) och trafikförsäkringslagen (460/2016).
11.Uppgift om automatiserade beslut (t.ex. profilering) samt om vilken logik som används i behandlingen av uppgifterna och hur denna påverkar den registrerade
Behandlingen av uppgifterna omfattar inte automatiserade beslut.
12. Rätt till insyn
En registrerad har rätt att kontrollera sina uppgifter i registret. Begäran görs hos registratorskontoret.
Om det har gått mindre än ett år från att den registrerade utövade sin rätt till insyn, har Statskontoret rätt att debitera en avgift som baseras på de administrativa kostnader som utlämnandet av uppgifterna orsakar.
13. Rättelse av uppgift
Den registrerade har rätt att kräva rättelse av felaktiga uppgifter om sig i registret. Begäran görs hos registratorskontoret.
14. Rätt att motsätta sig behandling av uppgifter
Statskontoret behandlar personuppgifter för att genomföra sin lagstadgade uppgift och den registrerade har inte rätt att motsätta sig behandlingen av uppgifter.
15. Rätt till begränsning av behandling
Den registrerade har rätt att kräva att behandlingen av hens personuppgifter begränsas enligt vad som föreskrivs i artikel 18 i den allmänna dataskyddsförordningen.
16. Rätt till radering av uppgifter
Statskontoret behandlar personuppgifter för att genomföra sin lagstadgade uppgift och den registrerade har inte rätt att få uppgifterna raderade.
17. Rätt att anföra klagomål
En registrerad har rätt att anföra klagomål hos tillsynsmyndigheten om hen anser att den personuppgiftsansvarige har kränkt hens rättigheter.
18. Andra eventuella rättigheter
Personuppgifterna varken används eller lämnas ut för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring och inte heller för marknads- eller opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskningsändamål.
19. Användning av kakor
Kakor används inte i datasystemet.