1. Personuppgiftsansvarig
Namn: Statskontoret
Adress: Sörnäs strandväg 13, Helsingfors, PB 14, 00054 Statskontoret
Andra kontaktuppgifter: tfn. 0295 50 2000, registrator@statskontoret.fi
2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret
Namn: Ruut Kastepohja-Seppälä
Adress: Medborgartjänster, PB 14, 00054 Statskontoret
Andra kontaktuppgifter: registrator@statskontoret.fi
3. Dataskyddsansvarig
dataskyddsombud@statskontoret.fi
4. Ändamål för vilket personuppgifter behandlas och rättslig grund
Statskontoret kan befria en person eller organisation från en staten tillkommande avgift eller ersättning antingen helt eller delvis. På basis av uppgifterna i registret ges beslut på ansökningar om avgiftsbefrielse och produceras beslutsstatistik. Statistiken innehåller inte uppgifter ur vilka enskilda sökande går att identifiera.
Behandlingen baseras på lagen om avgiftsbefrielse (529/1980) och förordningen om avgiftsbefrielse (530/1980).
5. Informationsinnehållet i registret
Den sökandes namn, adress, e-postadress, telefonnummer och personbeteckning, indrivande myndighet, sökt och beviljat befrielsebelopp. I registret bevaras alla dokument förknippade med behandlingen av ärendet, bland annat begäran om ytterligare utredning, promemoria som upprättats med anledning av ansökan och beslut som fattats i ärendet.
Promemorian innehåller uppgifter om ersättningsskulden/avgiften som är föremål för ansökan, den sökandes inkomster, utgifter och skulder, förmögenhet, boendekostnader, betydande sjukvårdskostnader och hälsotillstånd, familjeförhållanden, sysselsättning/arbetslöshet samt eventuellt tidigare beslut om avgiftsbefrielse. I beslutet antecknas avgifts- eller ersättningsskyldighet, den indrivande myndigheten samt Statskontorets avgörande och motiveringar.
6. Källor som i regel används för registret
Uppgifterna fås från ansökan och till den bifogade bilagor och fordringsägarens register. Uppgifter fås även från befolkningsdatasystemet, Suomen Asiakastietos system samt Alma Talent Tietopalvelut.
Statistiken innehåller antal och eurobelopp för årligen avvisade ansökningar samt helt eller delvis beviljade befrielser.
7. Vart uppgifter i regel lämnas ut
Uppgifterna lämnas ut till parterna i ärendet. Statistiken över beslut gällande avgiftsbefrielse publiceras på Statskontorets webbplats.
8. Vart uppgifter i regel lämnas ut och huruvida uppgifter överlåts till länder utanför EU eller EES
–
9. Principerna för skydd av registret
Registret innehåller konfidentiella uppgifter. Identiteten på den som ansöker om avgiftsbefrielse är konfidentiell information på basis av punkt 23 i 6 kap. 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (21.5.1999/621).
Endast de personer som har fullmakt av den personuppgiftsansvarige, och således tystnadsplikt, har tillträde till de uppgifter som behandlas i datasystemen. Användarrättigheterna kontrolleras regelbundet och onödiga rättigheter tas bort. Datanätet och de terminaler på vilka registret finns har skyddats genom tekniska åtgärder. Applikationsservrarna ligger i skyddade lokaler som hör till leverantören av användartjänsterna. Uppgifter om systemanvändarnas åtgärder och auktorisering av dataåtkomst spåras genom insamling av loggdata.
Manuellt datamaterial förvaras i låsta utrymmen, till vilka endast personer som har fullmakt av den personuppgiftsansvariga, och således tystnadsplikt, har åtkomst. Onödigt manuellt material förstörs på ett datasäkert sätt.
10. Hur länge uppgifterna bevaras/kriterier enligt vilka förvaringstiden bestäms
Beslutet om avgiftsbefrielse och till det hörande promemoria samt besvärsdokument bevaras permanent, övriga dokument i 20 år från avgörandet.
11. Uppgift om automatiserade beslut samt om vilken logik som används i behandlingen av uppgifterna och hur denna påverkar den registrerade
Behandlingen av uppgifterna omfattar inte automatiserade beslut.
12. Rätt till insyn
En registrerad har rätt att kontrollera sina uppgifter i registret. Begäran görs hos registratorskontoret.
Om det har gått mindre än ett år från att den registrerade utövade sin rätt till insyn, har den personuppgiftsansvariga rätt att debitera en avgift som baseras på de administrativa kostnader som utlämnandet av uppgifterna orsakar.
13. Rättelse av uppgift
Den registrerade har rätt att kräva rättelse av felaktiga uppgifter om sig i registret. Begäran görs hos registratorskontoret.
14. Rätt att motsätta sig behandling av uppgifter
Statskontoret behandlar personuppgifter för att genomföra sin lagstadgade uppgift och den registrerade har inte rätt att motsätta sig behandlingen av uppgifter.
15. Rätt till begränsning av behandling
Den registrerade har rätt att kräva att behandlingen av hens personuppgifter begränsas enligt vad som föreskrivs i artikel 18 i den allmänna dataskyddsförordningen.
16. Rätt till radering av uppgifter
Statskontoret behandlar personuppgifter för att genomföra sin lagstadgade uppgift och den registrerade har inte rätt att få uppgifterna raderade.
17. Rätt att anföra klagomål
En registrerad har rätt att anföra klagomål hos tillsynsmyndigheten om hen anser att den personuppgiftsansvarige har kränkt hens rättigheter.
18. Andra eventuella rättigheter
Personuppgifterna varken används eller lämnas ut för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring och inte heller för marknads- eller opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskningsändamål.
19. Användning av kakor
Kakor används inte i datasystemet.