Uppföljning av Finlands plan för återhämtning och resiliens (RRP) i Kieku-datasystemet

MålgruppStat
DiariumnumretVK/125742/00.00.01.06.01/2021
DokumenttypAnvisning
Datum10.12.2021
KategorierIntern redovisning / kostnadsberäkning
Underhåll ansvarValtiokonttori

Ämbetsverk och inrättningar samt Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning

Syftet med denna anvisning är att instruera ämbetsverken och inrättningarna att följa upp Finlands plan för återhämtning och resiliens (RRP) enhetligt och på det sätt som behövs i Kieku-datasystemet. Detta gör det möjligt att rapportera och sammanställa uppgifter från Kieku-datasystemet samt att överföra uppgifter till Finlands separata RRP-datasystem, varifrån rapporteringen om genomförandet av Finlands plan i regel sker.

Finlands plan för återhämtning och resiliens följs upp i Kieku-datasystemet med hjälp av budgetbokföringens konton och projektuppföljningsobjekten samt med hjälp av parallella hierarkier för rapporteringen av båda uppföljningsobjekten.

Parallellhierarki för budgetbokföringens konton

  • Gör det möjligt att rapportera de totala utgifterna för RRP på pelar-, komponent- och/eller åtgärdsnivå.

Parallellhierarki för projekt

  • Gör det möjligt att följa upp de totala utgifterna för de RRP-åtgärder där staten fungerar som genomförare, inklusive löneutgifterna för RRP-arbetet.
  • Gör det möjligt för förvaltningen att separat följa upp den arbetstid som använts för RRP.
  • Gör det möjligt för förvaltningen att separat följa upp löneutgifterna för RRP baserat på den arbetstid som använts för RRP.

Av de ovan nämnda helheterna kan man sammanställa uppgifter i Finlands separata RRP-datasystem.

Ikraftträdande Anvisningen träder i kraft omedelbart.

Mer information Mer information ger Statskontoret, tfn 0295 50 2000, e-post laskentatoimi(at)valtiokonttori.fi.

Biträdande direktör Tanja Wistbacka
Servicechef Juho Ajo

För kännedom finansministeriet, Statens revisionsverk

 

Strukturen i Finlands plan för återhämtning och resiliens (RRP)

Finlands plan för återhämtning och resiliens (RRP) är Finlands nationella plan för utnyttjande av finansieringen i EU:s facilitet för återhämtning och resiliens (RRF). Alla EU-länder måste lägga fram en nationell plan för återhämtning och resiliens för att få finansiering från EU:s facilitet för återhämtning och resiliens (RRF).

I Finlands plan beskrivs bl.a. Finlands reform- och investeringshelheter, arrangemang i anslutning till verkställandet, förvaltningen och övervakningen av dem samt planens helhetskonsekvenser [2]. Planen bygger på fyra pelare:

  • Pelare 1: Den gröna övergången stödjer den ekonomiska strukturomvandlingen och ett kolneutralt välfärdssamhälle
  • Pelare 2: Digitaliseringen och dataekonomin stärker produktiviteten och gör tjänsterna tillgängliga för alla
  • Pelare 3: Höjning av sysselsättningsgraden och kompetensnivån för att påskynda hållbar tillväxt
  • Pelare 4: Bättre tillgång till social- och hälsovårdstjänster och ökad kostnadseffektivitet

Pelarna (P) indelas i komponenter (C) och komponenterna i åtgärder. Åtgärderna kan till sin natur vara reformer (R) eller investeringar (I).

Bild 1: RRP-strukturen.

Finlands plan för återhämtning och resiliens (RRP) i budgeten och kontoindelningen

Vid verkställandet av åtgärderna i planen iakttas det normala verkställandet av budgeten. Anslagen för åtgärderna i planen för återhämtning och resiliens (i fortsättningen RRP) har budgeterats under momenten som s.k. reserverade poster. Obs! Separata anslag har inte nödvändigtvis alltid reserverats för reformerna och därmed finns det inte heller separata budgetbokföringskonton (reserverade poster) för RRP. Denna typ av reformer ingår inte i den ekonomiska uppföljningen av RRP, som denna anvisning gäller.

I beräkningarna i finansministeriets ram- och budgetinformationssystem Buketti antecknas utgiftsposterna utanför ramen (“Utgifter som finansieras med inkomsterna från EU:s facilitet för återhämtning”) och de namnges; en kort rubrik för projektet/ärendet och inom parentes texten (RRF pelareX). Samma namngivningssätt ska också användas i budgetens kontoindelning.

Inkomsterna från EU har uppskattats under det egna momentet 12.39.20 Inkomster från faciliteten för återhämtning och resiliens. Utbetalningarna från EU till finska staten kommer att grunda sig på framstegen i de nationella planerna och uppnåendet målen i dem. Om investerings- och reformprojekten inte uppfyller målen som ställts upp för dem eller intäktsföringen från EU uteblir av någon annan orsak, måste projektkostnaderna finansieras nationellt och de belastar därmed finska statens upplåning.

Uppföljning av Finlands plan för återhämtning och resiliens (RRP) i Kieku-datasystemet

Ministerierna och största delen av ämbetsverken (inklusive alla RRP-genomförandeorgan) använder Kieku-datasystemet som bokföringssystem. Största delen av aktörerna använder Kieku även för arbetstidsuppföljning. En del aktörer kan använda ett eget system för arbetstidsuppföljning, men även då överförs timuppgifterna till Kieku.

I detta kapitel finns anvisningar om hur man använder uppföljningsobjekt som anknyter till RRP i Kieku och när det gäller arbetstidsbokföring även i andra eventuella system. Dessutom beskrivs strukturer som gör det möjligt att rapportera helheter i Kieku och som stödjer centraliserad överföring av ekonomi- och arbetstidsuppgifter förknippade med RRP till Finlands separata RRP-datasystem. De viktigaste uppföljningsobjekten som ska beaktas i uppföljningen av RRP och rapporteringsstrukturerna i anslutning till dem är:

  • Budgetbokföringens konton och en separat parallell hierarki som bildats av dem. Detta beskrivs i kapitel 3.1.
  • Projektuppföljningsobjekteten och en separat parallellhierarki som bildats av dem. Detta beskrivs i kapitel 3.2.

Uppföljning av RRP-helheten med hjälp av parallellhierarkin för budgetbokföringens konton

Uppföljningen och rapporteringen av helheten för Finlands plan för återhämtning och resiliens i Kieku genomförs med hjälp av parallellhierarkin för budgetbokföringens konton. Parallellhierarki innebär att budgetbokföringens konton grupperas i rapporteringen på ett sätt som avviker från standardhierarkin (kontoindelningen) för budgetbokföringens konton. I detta fall har kontona grupperats enligt RRP-strukturen (bild 2 nedan). Statskontoret ansvarar i samarbete med Palkeet för inrättandet av parallellhierarkin i Kieku. Av ämbetsverken krävs inga åtgärder för att inrätta parallellhierarkin för budgetbokföringens konton.

Inkomster från EU

Inkomster från EU bokförs vid finansministeriet under moment 12.39.20. Inkomsterna från faciliteten för återhämtning och resiliens.

Utgifter

För RRP-åtgärderna grundas egna konton i budgetbokföringens kontoindelning. Dessa budgetbokföringskonton grundas som reserverade poster. Dessa budgetbokföringskonton (bokföringsnivåer) kopplas i parallellhierarkin för budgetbokföringens konton till en hierarkinod enligt RRP-åtgärden, i exemplet nedan P1C1I1. Med hjälp av parallellhierarkin kan uppgifterna i RRP-helheten rapporteras på önskad precisionsnivå, till exempel per pelare, komponent eller åtgärd.

De ställen som markerats med blått på nedanstående bild beskriver de övre hierarkinivåerna i parallellhierarkin och de ställen som markerats med grönt är enskilda åtgärder på den lägsta åtgärdsnivån (hierarkinoder) till vilka budgetbokföringens konton (bokföringsnivå) kopplas.

Bild 2: RRP-strukturen/parallellhierarki för BBF-konton. Varje pelare indelas i komponenter och komponenterna vidare i åtgärder. RRP-BBF-kontona kopplas i parallellhierarkin till den åtgärd som vart och ett BBF-konto hänför sig till.

Obs! Denna bild innehåller inte de reformer (R1 och R2) som visas på bild 1, eftersom inga anslag och därmed inga reserverade poster hänför sig till dem.

Palkeet inrättar parallellhierarkin för budgetbokföringskonton i Kieku utifrån anslagsplanen för åtgärderna och kontoindelningen. Ministerierna ska se till att budgetbokföringskontona (reserverade poster) för åtgärderna kan identifieras i kontoindelningen genom att (RRF PelareX) anges efter namnet.

Målet är att bygga upp RRP-helheten i Kieku så att Palkeet kan överföra uppgifter från Kieku till Finlands RRP-system centraliserat (om överföringarna avtalas närmare senare).

Om ministerierna inte har BI-rapporteringsrättigheter för sitt förvaltningsområde i Kieku, ser varje bokföringsenhet endast sina egna uppgifter i BI-rapporteringen. Enligt den nuvarande tanken skulle parallellhierarkin för BBF-konton kunna utnyttjas i rapporteringen inte bara i Kieku, utan framför allt också i Finlands RRP-datasystem, där rapporteringen om genomförandet av Finlands plan i regel sker.

Exempel på parallellhierarki för budgetbokföringens konton i Kieku. Enligt motsvarande princip kan RRP-uppgifter rapporteras också i Finlands RRP-datasystem.

Bild 3: Exempel på koppling av budgetbokföringens konton till RRP-parallellhierarkin för BBF-konton i Kieku. Eurobeloppen i tabellen är inte verkliga, utan de är bara exempel.

Noggrannare uppföljning av RRP-åtgärderna med hjälp av projekt som uppföljningsobjekt

En noggrannare uppföljning av RRP genomförs i Kieku med hjälp av projekt som uppföljningsobjekt. I Kieku används för projekt också benämningarna “del av projektstruktur” eller “PRR-del”. I detta dokument används benämningen projekt. I synnerhet för att fördela löneutgifterna och verifiera dem i RRP krävs att projekt används.

För att genomföra uppföljningen av RRP införs ingen gemensam projektkod för alla, utan varje ämbetsverk kan använda en egen verksamhetsmodell som redan är i användning för att definiera och koda projekt.

Med hjälp av projekt differentieras bl.a.

  1. Allmänt arbete i anslutning till RRP (arbetstid och löneutgifter baserade på den) och övriga utgifter vid ministerier och ämbetsverk.
  2. Administrativa utgifter och arbete (arbetstid och löneutgifter baserade på den) som hänför sig till en enskild RRP-åtgärd.
  3. Utgifter för en RRP-åtgärd, som i Finlands plan för återhämtnings och resiliens har fastställts ingå i kostnadskalkylen för åtgärden (exkl. ovan nämnda administrativa utgifter och arbete i anslutning till åtgärden).

Definition av projektuppföljningsobjekt

För uppföljningen av RRP införs ingen gemensam projektkod för alla, utan ett ministerium eller ämbetsverk kan använda en egen verksamhetsmodell som redan är i användning för att definiera och koda projekt.

Ministeriet eller ämbetsverket skapar egna projektkoder i Kieku med iakttagande av gemensamt fastställda projekttyper.

Projekttyper för uppföljningen av RRP:

Projekttyp 1

Allmänna utgifter med anknytning till RRP (arbetstid och löneutgifter baserade på den) och övriga utgifter vid ministerier och ämbetsverk.

  • Till exempel allmänna anvisningar för uppföljning och verkställande av RRP.

Har inget samband med någon enskild åtgärd och kan således inte finansieras med RRF-finansiering.

När ett projekt namnges ska man försäkra sig om att det i timbokföringen tydligt skiljer sig från andra åtgärdsspecifika projekt som finansieras med RRF-finansiering.

Projekttyp 2

Tillfälliga och nödvändiga administrativa utgifter
i anslutning till en enskild RRP-åtgärd inkl. arbete (arbetstid och löneutgifter baserade på den), som i Finlands plan för återhämtning och resiliens inte har beaktats i kostnadskalkylen för åtgärden. Denna projekttyp hänför sig särskilt till åtgärder där staten fungerar som finansiär (finansiering som söks offentligt).

  • Till exempel utgifter i anslutning till publiceringen av finansieringsutlysning.

Det är fråga om möjligheten att för ovan nämnda poster använda högst två procent av RRP-finansieringen som reserverats för åtgärden. Finansieringen används endast om ovan nämnda kriterier uppfylls och man alltså inte har för avsikt att eftersträva två procent.

Projekttyp 3

Denna projekttyp används för åtgärder där staten fungerar som genomförare (förvaltningens interna projekt).

Utgifter för en enskild RRP-åtgärd som i Finlands plan för återhämtning och resiliens har fastställts ingå i kostnadskalkylen för åtgärden (exkl. ovan nämnda administrativa utgifter och arbete i anslutning till åtgärden, som alltså inte ingår i kostnadskalkylen). Även arbete (arbetstid och löneutgifter baserade på den), till de delar som man i Finlands plan har fastställt för åtgärden.

Användning av projekttyper

Projekt av olika typer enligt beskrivningen ovan skapas vid behov. Behovet av att använda projekttyperna beror på typen av åtgärd. Åtgärderna kan indelas i två olika typer:

A. Åtgärder där staten fungerar som finansiär (finansiering som söks offentligt)

B. Åtgärder där staten fungerar som genomförare (s.k. interna projekt inom förvaltningen)

Åtgärder där staten fungerar som finansiär (A)

Vid åtgärder där staten fungerar som finansiär (A), är utgångspunkten den att man i kostnadskalkylen i Finlands RRP inte har beaktat de administrativa utgifterna för åtgärden, till exempel utgifter för att inleda finansieringsutlysningar. Därför ska administrativa utgifter inklusive arbete följas upp och verifieras separat (projekttyp 2). På bild 4 anges detta som
Utgiftens innehåll/Administrativa utgifter.

Projekt används inte för att följa upp de fördelade stöden i Kieku, eftersom man får tillräckliga uppgifter i Kiekus ekonomiska rapportering med hjälp av parallellhierarkin för budgetbokföringskonton och budgetbokföringens konton. På bild 4 anges detta som
Utgiftens innehåll/Finansiering som återfördelas. De närmare uppgifterna om fördelningen av stödet följs upp i stödmyndighetens egna system och i Finlands RRP-datasystem.

Bild 4: Uppföljningsobjekt för åtgärdstyp A.

Åtgärder där staten fungerar som genomförare (B)

Vid åtgärder där staten fungerar som genomförare (B), är utgångspunkten den att man i kostnadskalkylen i Finlands RRP heltäckande har beaktat utgifterna för genomförandet av åtgärden, inkl. arbetsinsatsen (arbetstiden och löneutgifterna baserade på den). Administrativa utgifter behöver inte följas upp separat om kostnadskalkylen i RRP-planen täcker utgifterna i fråga (projekttyp 2).

Åtgärderna är tidsbundna och av projektkaraktär, så det är naturligt att följa upp de utgifter som hänför sig till dem med hjälp av projektuppföljningsobjekt (projekttyp 3). Projekt behövs särskilt för att följa upp och verifiera arbetsinsatsen för att genomföra åtgärden och de löneutgifter som baserar sig på arbetsinsatsen.

Bild 5: Uppföljningsobjekt för åtgärdstyp B.

Rättelse av löneutgifter så att de bokförs på konton i RRP-budgetbokföringen

I en situation där endast en del av en persons arbetstid gäller en RRP-åtgärd eller personen utför flera olika RRP-åtgärder, ska man vid fördelningen av arbetstiden använda projekt så att RRP-arbetet kan avskiljas från det övriga arbetet och verifieras. Detta är också en förutsättning för att löneutgiften för arbetet ska kunna rättas i bokföringen och bokföras på det konto i RRP-budgetbokföringen där finansieringen finns (reserverad post). Bokföring direkt på RRP-budgetbokföringskontot i fråga (reserverad post) är i sådana fall inte möjlig.

I den ovan beskrivna situationen, där en persons löneutgifter inte kan bokföras direkt på RRP-budgetbokföringskontot (reserverad post), rättas budgetutgifterna i bokföringen med ett memorialverifikat. Närmare anvisningar om förfarandet vid memorialverifikat och om tidtabellen för rättelserna ges senare.

De faktiska löneutgifterna syns i sådana fall med fördröjning på kontona i RRP-budgetbokföringen. Dröjsmålets längd beror på enligt vilken tidtabell rättelserna görs. Löneutfallet syns i vilket fall som helst inte under samma månad som arbetet har utförts, eftersom justeringarna kan göras tidigast efter beräkningen av fördelningslönerna, varvid föregående månads period inte längre är öppen.

I den ovan beskriva situationen syns de utförda RRP-projekttimmarna efter justeringarna fortfarande på det budgetbokföringskonto (t.ex. verksamhetsutgifter), varifrån lönerna ursprungligen betalats. Timuppgiften överförs alltså inte till kontona i RRP-budgetbokföringen för rapportering. De utförda timmarna för åtgärderna kan dock rapporteras separat från Kieku med hjälp av RRP-projekten och parallellhierarkin för projekt.

Rapportering av arbetstiden för åtgärderna med hjälp av parallellhierarkin för uppföljningsobjektet projekt

En parallellhierarki enligt RPP-strukturen inrättas också för uppföljningsobjektet projekt. Parallellhierarkin för projekt gör det möjligt för förvaltningen att separat följa upp löneutgifterna för RRP utifrån den arbetstid som använts för RRP.

Parallellhierarkin för projekt byggs upp enligt samma principer som parallellhierarkin för BBF-konton. Projekten (bokföringsnivåer) kopplas i parallellhierarkin för projekt till en hierarkinod enligt RRP-åtgärden, på nedanstående bild till exempel P1C1I1. Uppgifterna i RRP-helheten kan rapporteras på önskad precisionsnivå, till exempel per pelare, komponent eller åtgärd.

Bild 6: RRP-strukturen/parallellhierarki för projekt. Varje pelare indelas i komponenter och komponenterna vidare i åtgärder. RRP-projekten kopplas i parallellhierarkin till de åtgärder de hänför sig till.

Palkeet inrättar parallellhierarkin för projekt i Kieku. I samband med att ett projekt skapas ska ministerierna och ämbetsverken meddela till vilken hierarkinod (åtgärd) projektet ska kopplas i parallellhierarkin. Närmare anvisningar om detta ges senare. Projekten kan kopplas till parallellhierarkin även efter att de har skapats.

Målet är att bygga upp RRP-helheten i Kieku så att Palkeet kan överföra uppgifter från Kieku till Finlands RRP-datasystem centraliserat (om överföringarna avtalas närmare senare).

Om ministerierna inte har BI-rapporteringsrättigheter för sitt förvaltningsområde i Kieku, ser varje bokföringsenhet endast sina egna projekt i BI-rapporteringen. Enligt den nuvarande tanken skulle parallellhierarkin för projekt kunna utnyttjas i rapporteringen inte bara i Kieku, utan framför allt också i Finlands RRP-datasystem, där rapporteringen om genomförandet av Finlands plan i regel sker.

Sammandrag av ministeriernas och ämbetsverkens uppgifter i RRP-uppföljningen i Kieku

De ministerier och ämbetsverk som verkställer RRP, ska skapa strukturerna för den ekonomiska uppföljningen av RRP i Kieku enligt följande:

  • De budgetbokföringskonton som grundas för genomförandet av RRP-åtgärder ska namnges så att de kan särskiljas från övriga budgetbokföringskonton (RRF PelareX). På detta sätt säkerställs att budgetbokföringens konton kopplas till den gemensamma parallellhierarkin för budgetbokföringskonton i RRP.
  • För en noggrannare uppföljning av RPP-åtgärderna ska nödvändiga projekt skapas i Kieku enligt anvisningarna. Projekten kopplas till den gemensamma parallellhierarkin för projekt i RRP. Närmare anvisningar om hierarkin ges senare.
  • De stödberättigande löneutgifterna ska vid behov rättas och bokföras på konton i RRP-budgetbokföringen med iakttagande av senare anvisningar och tidtabell.
  • Aktörerna ska se till att arbetstiden för RRP-åtgärderna följs upp på behörigt sätt.