1. Personuppgiftsansvarig
Namn: Statskontoret
Adress: Sörnäs strandväg 13, Helsingfors, PB 14, 00054 Statskontoret
Andra kontaktuppgifter: tfn. 0295 50 2000, registrator@statskontoret.fi
2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret
Namn: Medborgartjänster / Brottsskador och andra typer av ersättningar / Anne Matilainen
Adress: Medborgartjänster, PB 14, 00054 Statskontoret
Andra kontaktuppgifter: registrator@statskontoret.fi
3. Dataskyddsansvarig
dataskyddsombud@statskontoret.fi
4. Ändamål för vilket personuppgifter behandlas och rättslig grund
Enligt avtalet av 11.11.1997 mellan Statskontoret och VR-Yhtymä Oy sköter Statskontoret från 1.1.1998 ersättningsförfarandet och utbetalningen av ersättningar för vissa skador förknippade med vissa personer som orsakats av användning av järnvägen eller som på annat sätt varit på Statsjärnvägarnas ansvar.
Behandlingen baseras på lagen om ansvar i spårtrafik (113/1999), lagen om ansvarighet för skada i följd av järnvägsdrift (8/1898) och skadeståndslagen.
Syftet med behandlingen är att avgöra ersättningskrav baserade på ovan nämnda författningar.
På basis av uppgifterna i registret ges beslut i ovan nämnda ärenden, skickas förfrågningsbrev och utbetalas ersättningar. Även olika typer av statistik körs på basis av uppgifterna i registret.
5. Informationsinnehållet i registret
Uppgifter om skadan: skadenummer, datum för anhängiggörande, olycksdatum och -kommun, återkravsbolagets namn och skadenummer, förmånslåtarens och ersättningstagarens dödsdatum, startdatum för och typen av löpande ersättning, invaliditetsgrad.
Uppgifter om den skadelidande och förmånstagaren: namn, personbeteckning, medborgarskap, språk, dödsdatum, adress, kontonummer och förskottsinnehållningsprocent med inkomstgränser.
Löpande ersättning för förlust av inkomst eller underhåll utbetalas till alla, vilket innebär att man i systemet bevarar det månatliga beloppet för den löpande ersättningen och till den riktade eventuella avdrag periodvis i systemet.
Utskrifterna innehåller ovan nämnda uppgifter och dessutom från fall till fall ersättningsbelopp, uppgifter om den skadelidandes hälsotillstånd eller uppgifter om hens ekonomisk ställning.
Inget annat nytt material samlas i registret förutom beslut om fortsatt ersättning.
Grunden till registret i dokumentformat bildas av dokument som VR-Yhtymä Oy har lämnat in till Statskontoret (t.ex. ansökningar, domstolens domar, VR:s beslut, läkarutlåtanden, försäkringsbolagens beslut). Dokumentmaterialet har kompletterats med nya läkarutlåtanden och försäkringsbolagens krav samt enskilda fakturor och domstolsdomar.
6. Källor som i regel används för registret
Uppgifterna i ansökan jämte bilagor har fåtts under åren 1997–1998 av VR-Yhtymä Oy.
Tilläggsansökningar jämte bilagor fås av sökande och försäkringsbolag.
Tilläggsuppgifter (t.ex. direkt från sjukvårdsinrättningar) kan begäras med den sökandes samtycke.
Adressuppgiften kontrolleras vid behov i befolkningsdatasystemet (lagen om befolkningsdatasystemet 661/2009, 29 §).
Ändringar gällande personuppgifter för mottagare av löpande ersättningar fås av Befolkningsregistercentralen och de registreras en gång i veckan. Befolkningsregistercentralen anmäler ändringar i personuppgifterna (namn, personbeteckning, adressuppgifter, civilstånd, dödsdatum, äktenskapsuppgifter, partnerns personbeteckning, barn som fötts, barnets personbeteckning, avliden partner och partnerns personbeteckning).
Skatteförvaltningen lämnar ut uppgifter om ersättningstagarnas förskottsinnehållning.
7. Vart uppgifter i regel lämnas ut
Uppgifterna i ansökan jämte bilagor har fåtts under åren 1997–1998 av VR-Yhtymä Oy.
Tilläggsansökningar jämte bilagor fås av sökande och försäkringsbolag.
Tilläggsuppgifter (t.ex. direkt från sjukvårdsinrättningar) kan begäras med den sökandes samtycke.
Adressuppgiften kontrolleras vid behov i befolkningsdatasystemet (lagen om befolkningsdatasystemet 661/2009, 29 §).
Ändringar gällande personuppgifter för mottagare av löpande ersättningar fås av Befolkningsregistercentralen och de registreras en gång i veckan. Befolkningsregistercentralen anmäler ändringar i personuppgifterna (namn, personbeteckning, adressuppgifter, civilstånd, dödsdatum, äktenskapsuppgifter, partnerns personbeteckning, barn som fötts, barnets personbeteckning, avliden partner och partnerns personbeteckning).
Skatteförvaltningen lämnar ut uppgifter om ersättningstagarnas förskottsinnehållning.
8. Vart uppgifter i regel lämnas ut och huruvida uppgifter överlåts till länder utanför EU eller EES
Uppgifter varken utlämnas eller överlåts till länder utanför EU och EES.
9. Principerna för skydd av registret
Registret innehåller konfidentiellt material.
Manuellt datamaterial som inkommer till eller skrivs ut från registret förvaras i låsta utrymmen. Onödigt manuellt material förstörs på ett datasäkert sätt.
Endast de personer som har fullmakt av den personuppgiftsansvarige, och således tystnadsplikt, har tillträde till de uppgifter som behandlas i datasystemen. Användarrättigheterna kontrolleras regelbundet och onödiga rättigheter tas bort. Datanätet och de terminaler på vilka registret finns har skyddats genom tekniska åtgärder.
10. Hur länge uppgifterna bevaras/kriterier enligt vilka förvaringstiden bestäms
I bevaringen av dokument följs det som förordnas i arkivlagen 831/1994.
Om Arkivverket inte har bestämt att dokumenten ska bevaras permanent, bevaras
dokument gällande personskador i 100 år.
Bevaringstiden för dokument gällande skadeståndsfrågor beräknas från då ärendet anhängiggjorts.
Bevaringstiderna för uppgifterna motsvarar det som förordnas om bevaring av dokument i lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar (459/2015) och trafikförsäkringslagen (460/2016).
11. Uppgift om automatiserade beslut (t.ex. profilering) samt om vilken logik som används i behandlingen av uppgifterna och hur denna påverkar den registrerade
Behandlingen av uppgifterna omfattar inte automatiserade beslut.
12. Rätt till insyn
En registrerad har rätt att kontrollera sina uppgifter i registret. Begäran görs hos registratorskontoret.
Om det har gått mindre än ett år från att den registrerade utövade sin rätt till insyn, har Statskontoret rätt att debitera en avgift som baseras på de administrativa kostnader som utlämnandet av uppgifterna orsakar.
13. Rättelse av uppgift
Den registrerade har rätt att kräva rättelse av felaktiga uppgifter om sig i registret. Begäran görs hos registratorskontoret.
14. Rätt att motsätta sig behandling av uppgifter
Statskontoret behandlar personuppgifter för att genomföra sin lagstadgade uppgift och den registrerade har inte rätt att motsätta sig behandlingen av uppgifter.
15. Rätt till begränsning av behandling
Den registrerade har rätt att kräva att behandlingen av hens personuppgifter begränsas enligt vad som föreskrivs i artikel 18 i den allmänna dataskyddsförordningen.
16. Rätt till radering av uppgifter
Statskontoret behandlar personuppgifter för att genomföra sin lagstadgade uppgift och den registrerade har inte rätt att begära radering av uppgifter.
17. Rätt att anföra klagomål
En registrerad har rätt att anföra klagomål hos tillsynsmyndigheten om hen anser att den personuppgiftsansvarige har kränkt hens rättigheter.
18. Andra eventuella rättigheter
Personuppgifterna varken används eller lämnas ut för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring och inte heller för marknads- eller opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskningsändamål.
19. Användning av kakor
Kakor används inte i datasystemet.