Om bokföring av försäljningar och inköp mellan statens ämbetsverk och inrättningar samt statliga fonder utanför budgeten

Fråga

Kontoplanen för affärsbokföringen har i början av 2020 utökats med nya kostnadskonton för interna transaktioner. Hur väljer man rätt konto för en faktura från ett annat ämbetsverk eller en annan inrättning bland dessa? Hur bokförs transaktioner mellan ett ämbetsverk och en statlig fond utanför budgeten?

Svar (utfärdat 14.2.2020, undantag från fondens bokföring av mervärdesskatt tillagda 2.6.2020)

Före konteringen måste man identifiera vilken typ av transaktion det är fråga om. Interna transaktioner mellan ämbetsverk och inrättningar, det vill säga transaktioner inom budgetekonomin, är bland annat försäljning och köp av prestationer inom den avgiftsbelagda verksamheten, ersättningar för kostnader för tjänster som produceras av en servicecentral, utgifter som överförts till ett annat ämbetsverk, fakturering i anslutning till dispositionsrätt till anslag samt samarbete och samfinansierad verksamhet. Båda parterna ska ha samma uppfattning om transaktionens karaktär. God praxis är att redan i avtalet mellan aktörerna fastställa transaktionens karaktär samt på vilka konton parterna ska bokföra sina kostnader/intäkter i anslutning till avtalet. Det är också bra att lägga till ett omnämnande om verksamhetens karaktär och/eller om avtalet på fakturan som skickas, särskilt i situationer där det kan finnas risk för förväxling.

Interna transaktioner är ömsesidiga fordringar, skulder, intäkter och kostnader mellan ämbetsverk och inrättningar samt statliga fonder utanför budgeten. Dessa interna transaktioner bokförs genom att tillämpa samma konton och partnerkoder i affärsbokföringen såväl vid ämbetsverk och inrättningar som vid statliga fonder utanför budgeten. Med hjälp av partnerkoden som används i registreringen kan posterna inom budgetekonomin och posterna mellan budgetekonomin och fondekonomin hållas isär på det sätt som bland annat statens bokslut kräver.

Nedan följer en beskrivning av huvudreglerna för bokföring av försäljning och köp av prestationer inom den avgiftsbelagda verksamheten samt servicecentralsdebiteringar. Anvisningar om kontering av utgifter som överförs till ett annat ämbetsverk, dispositionsrätter till anslag och samfinansierade projekt ges i bland annat kapitel 5 och 7 i Handboken om statens bokföring. Anvisningarna om registreringen av interna poster i Handboken om statens bokföring kommer att uppdateras under 2020. Anvisningarna kan dock i stor utsträckning tillämpas som de är, även om de inte har uppdaterats.

När du läser exemplen, observera att registreringarna i vissa situationer kompletteras med partnerkoder från Kiekus kund- och leverantörsregister på ett annat sätt än vad som beskrivs i de nedanstående registreringarna. Om det är fråga om ett affärsbokföringskonto som inte omfattas av eliminering av interna poster, har partnerkoden som används i registreringen ingen betydelse för hanteringen av interna poster och den partnerkod som genererats automatiskt behöver inte separat raderas. Om det är fråga om ett affärsbokföringskonto som omfattas av eliminering av interna poster ska det finnas en partnerkod i sådana registreringar som innehåller interna poster och partnerkoden är en väsentlig faktor vid avstämningen av interna poster. Som bilaga till föreskriften om affärsbokföringens konton finns en separat förteckning över de konton för affärsbokföringen som omfattas av elimineringar (s.k. interna konton och blandkonton).

Försäljning och köp av en prestation enligt lagen om grunderna för avgifter till staten eller en speciallag

Registreringarna beskrivs också i avsnitt 5.8 Försäljning till ett annat ämbetsverk eller inrättning i Handboken om statens bokföring.

Den som säljer en prestation inom den avgiftsbelagda verksamheten bokför intäkterna på ett internt konto som börjar på 300–303 eller 31 beroende på om det är fråga om en affärsekonomisk eller offentligrättslig prestation eller hyra enligt lagen om grunderna för avgifter till staten eller en separat lag. Den enda förändringen vid årsskiftet 2019–2020, vad gäller registreringarna på dessa konton, är att även försäljning till statliga fonder utanför budgeten bokförs på interna konton. Tidigare bokfördes endast intäkter från andra ämbetsverk och inrättningar på dessa interna konton (s.k. stjärnkonton). Fordringar bokförs på kontot Försäljningsfordringar, interna (17008).

Köparen bokför utgiften på ett kostnadskonto för köpta nyttigheter av detta kostnadsslag som börjar med siffran 4 och som är avsett för bokföring av interna kostnader.

För de flesta kostnaderna är kontot för interna poster på kontogrupps- eller kontoslagsnivån, vilket innebär att de interna poster som hör till kontogruppen eller kontoslaget i fråga inte specificeras i bokföringen med samma precisionsgrad som motsvarande externa poster. I stället ska endast ett konto användas för alla interna poster som hör till kontogruppen eller kontoslaget i fråga. Till exempel bokförs alla interna inköp av material och förnödenheter på kontot 40098 Material, förnödenheter och varor, interna, medan interna hyreskostnader, oberoende av vad som hyrts, bokförs på kontot 42098 Hyror, interna.

För vissa kostnader finns det i kontoplanen separata konton som motsvarar varandra för externa och interna poster. Exempelvis bokförs externa sakkunnig- och utredningstjänster på kontot 43920 Sakkunnig- och utredningstjänster, medan interna sakkunnig- och utredningstjänster bokförs på kontot 43928 Sakkunnig- och utredningstjänster, interna.

För vissa kostnader finns det i kontoplanen så kallade blandkonton, vilket innebär att både externa och interna poster bokförs på samma konto. Exempelvis bokförs alla utbildningstjänster, oavsett vem de köpts av, på kontot 43300 Utbildningstjänster.

I kontoplanen anges det separat i förklaringen till varje konto om kontot endast används för bokföring av inköp av externa respektive interna aktörer. Om inget omnämnande om detta finns, är kontot ett så kallat blandkonto, och då bokförs här alla inköp av det aktuella kostnadsslaget, oberoende av leverantör. I registreringen av interna poster används alltid partnerkod. På blandkonton anger partnerkoden vilka av transaktionerna på kontot som är interna.

Skulden bokförs på kontot för interna leverantörsskulder (25708).

Vid försäljning inom budgetekonomin registreras inte mervärdesskatt, eftersom det är fråga om försäljning inom staten såsom mervärdesskatteskyldig, vilket betraktas som den skattskyldiges interna leverans. Eftersom försäljningen av varor och tjänster som affärsverksamhet utanför budgetekonomin emellertid är mervärdesskatteskyldig verksamhet, ska mervärdesskatt registreras för försäljningar till statliga fonder utanför budgeten. Registreringarna görs på samma sätt som övriga registreringar där motparten är en aktör utanför budgetekonomin. Mervärdesskatt mellan budgetekonomin och fondekonomin elimineras inte och tills vidare avstäms de inte heller. Kontona för mervärdesskatteintäkter och -kostnader har definierats som konton som inte omfattas av elimineringar.

Exempel på försäljning och köp av en prestation inom den avgiftsbelagda verksamheten, kostnaden bokförs på ett internt konto

Ett ämbetsverk (bokföringsenhet 777) säljer en utredningstjänst till ett annat ämbetsverk (bokföringsenhet 888). Det är fråga om en affärsekonomisk prestation enligt lagen om grunderna för avgifter till staten.

Säljarens (bokföringsenhet 777) registrering

Köparens (bokföringsenhet 888) registrering

Exempel på försäljning och köp av en prestation nomden avgiftsbelagda verksamheten, kostnaden bokförs på ett blandkonto

Ett ämbetsverk (bokföringsenhet 777) säljer en utbildningstjänst till ett annat ämbetsverk (bokföringsenhet 888). Det är fråga om en affärsekonomisk prestation enligt lagen om grunderna för avgifter till staten.

Säljarens (bokföringsenhet 777) registrering

Köparens (bokföringsenhet 888) registrering

Exempel på försäljning och köp av en prestation inom den avgiftsbelagda verksamheten, köparen är en fond och kostnaden bokförs på ett internt konto

Ett ämbetsverk (bokföringsenhet 777) säljer en sakkunnigtjänst till en statlig fond utanför budgeten (nummerbeteckning 999). Det är fråga om en affärsekonomisk prestation enligt lagen om grunderna för avgifter till staten och för försäljningen redovisas mervärdesskatt.

Säljarens (bokföringsenhet 777) registrering

Köparens (fond 999) registrering

* = Följande undantag gäller för bokföring av mervärdesskatt:

Om en statlig fond som står utanför budgeten är separat mervärdesskattskyldig eller har anmält sig som mervärdesskattskyldig enligt mervärdesskattelagen och det är fråga om en faktura, vars mervärdesskatt är avdragsgill vid mervärdesbeskattningen, bokförs mervärdesskattens andel inte på kontot för mervärdesskattekostnader 93000, utan på ett sådant konto där fonden hanterar avdragsgilla mervärdesskatter (vanligtvis antingen 17320 Mervärdesskattefordringar eller 26130 Mervärdesskatteskulder).

Om en statlig fond som står utanför budgeten inte är mervärdesskattskyldig, kan fonden i stället för kontot för mervärdesskattekostnader 93000 bokföra den mervärdesskatt som den betalat för köpta produkter/tjänster på samma kostnadskonto som den köpta produkten/tjänsten, om detta är motiverat med tanke på fondens rapporteringsbehov.

Försäljning och köp av en prestation inom den avgiftsbelagda verksamheten ska inte bokföras på servicecentralernas konton för kostnadsersättningar (konton som börjar med 39680, 43250 och 43280) eller på interna konton för samarbete eller samfinansierad verksamhet, eftersom dessa konton är avsedda för bokföring av poster enligt deras innehåll.

Servicedebiteringar för interna servicecentraler inom budgetekonomin

Registreringarna beskrivs också under rubriken ”Interna servicecentraler inom budgetekonomin” i avsnitt 5.8 i Handboken om statens bokföring.

Med interna servicecentraler avses Palkeet, Valtori och andra interna serviceenheter inom budgetekonomin som producerar tjänster baserat på ett serviceavtal och/eller en lag och/eller en förordning.

Servicecentralens debiteringar handlar om ersättning av kostnaderna för produktionen av servicecentralens tjänster och därför finns det i kontoplanen konton enligt verksamhetens karaktär både för tjänsteproducentens och för köparens registreringar.

Servicecentralen bokför intäkterna från servicedebiteringar på kontot 39680 Kostnadsersättningar för serviceverksamhet, interna. Fordringen bokförs av säljaren enligt kontoplanen på kontot för interna försäljningsfordringar (17008).

Servicedebiteringen som betalas till servicecentralen bokförs av köparen antingen på kontot 43250 Inköp av ICT-tjänster, interna eller på kontot 43280 Inköp av ekonomi- och personalförvaltningstjänster, interna, beroende på vilken tjänst det är fråga om. Servicedebiteringar ska inte bokföras på andra kostnadskonton. Skulden bokförs på kontot för interna leverantörsskulder (25708).

I servicedebiteringarna ingår utgifter som servicecentralen redan har bokfört i statens bokföring på ett konto enligt kostnadsslaget (till exempel personalkostnader, ICT-driftstjänster eller sakkunnigtjänster). Om både servicecentralen och dess kund skulle bokföra dessa utgifter på ett konto enligt kostnadsslaget, skulle kostnaderna upptas två gånger i statens bokföring, vilket skulle snedvrida rapporteringen på statens nivå. Den bokföringsenhet som betalar ersättningarna ska därför efter behov följa upp kostnadsslaget för ersättningar som betalats till servicecentralen på något annat sätt än baserat på utfallet på affärsbokföringens konton.

Exempel på kostnadsersättningar för serviceverksamhet

Valtori (bokföringsenhet 320) fakturerar ett annat ämbetsverk (bokföringsenhet 777) för ICT-tjänster som det producerat. Det är fråga om kostnadsersättningar för serviceverksamhet.

Säljarens (bokföringsenhet 320) registrering

Köparens (bokföringsenhet 777) registrering

Konteraren ska observera att en aktör som är en intern serviceenhet inom budgetekonomin också kan producera prestationer inom den avgiftsbelagda verksamheten eller delta i samarbete eller samfinansierad verksamhet och att konteringarna då sker enligt verksamhetens karaktär. Valet av konton kan alltså inte enbart grundas på den fakturerande organisationen, utan även på vilken typ av verksamhet det är fråga om.

Mer information: laskentatoimi@valtiokonttori.fi