Bokföringsenheterna, Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet och de statliga fonderna utanför statsbudgeten
Enligt 24 c § (1216/2003) i lagen om statsbudgeten (423/88) kan Statskontoret meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen. Enligt 40 § (1786/2009) i förordningen om statsbudgeten (1243/92) meddelar Statskontoret dessutom närmare föreskrifter om skötseln av bokföringsenheternas betalningsrörelse och meddelar nödvändiga föreskrifter och anvisningar om de system som används vid skötseln av betalningsrörelsen och löneuträkningen.
Statskontoret har idag meddelat en föreskrift om kontinuitetsplanering av betalningsrörelsen och fakturaförmedlingen för att under alla omständigheter säkra funktionen i statens betalningsrörelse och fakturaförmedling.
Ikraftträdande
Denna föreskrift träder i kraft den 17 januari 2022. Genom denna föreskrift upphävs Statskontorets föreskrift om ersättare, system och kontinuitetsplanering gällande betalningsrörelsen (VK/426/00.00.01.06.00/2020, på finska) av den 31 mars 2021.
Mer information
Ytterligare information i frågor som berör denna föreskrift fås från Statskontorets division T3 – Ekonomi, kunskap och arbetsliv, tfn 0295 50 2000 eller e-post maksuliike(at)valtiokonttori.fi.
Divisionschef Lasse Skog
Betalningsrörelsechef Tarja Tapio
Målen för föreskriften
Bokföringsenheterna och Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) måste försäkra sig om att processerna och systemen/tjänsterna som hänför sig till betalningsrörelsen och fakturaförmedlingen bevarar sin funktions- och prestationsförmåga i störningssituationer och undantagsförhållanden. Om funktions- och/eller prestationsförmågan försämras, kan det medföra ekonomiska eller andra skador för staten, samhället och/eller medborgarna.
Med denna föreskrift förpliktar Statskontoret bokföringsenheterna och Palkeet att med tanke på störningssituationer och undantagsförhållanden i betalningsrörelsen och fakturaförmedlingen upprätthålla handlingsplaner och katastrofplaner och därtill hörande eventuella anvisningar (kontinuitetsplaner) för att säkerställa funktions- och prestationsförmågan hos bokföringsenheten i fråga.
Målet för kontinuitetsplanerna är att man ska ha beredskap för avbrott i verksamheten, datasystemen, dataförbindelserna och tjänsterna på så sätt att verksamheten kan fortsätta och störningarnas skadeverkningar begränsas. Kontinuitetsplanerna ska inbegripa alla åtgärder som behövs för att verksamheten ska kunna fortsätta i en störningssituation och/eller i undantagsförhållanden tills funktionerna har återställts till det ursprungliga läget.
Kontinuitetsplanering för störningssituationer och undantagsförhållanden
Bokföringsenheterna och Palkeet ska ha beredskap för allvarliga och eventuellt långvariga störningssituationer och undantagsförhållanden som berör betalningsrörelsen och fakturaförmedlingen (inkl. behandlingen av inköps- och försäljningsfakturor och andra motsvarande utgifts-/inkomstverifikat).
Bokföringsenheterna och Palkeet ska utarbeta och upprätthålla kontinuitetsplaner och eventuella preciserande anvisningar om förfaringssätten, ansvarsinstanserna och ansvarspersonerna inklusive ersättarna i allvarliga störningssituationer och undantagsförhållanden. Kontinuitetsplanerna ska inbegripa katastrofplaner som man följer efter att störningssituationen och/eller undantagsförhållandena har upphört och man håller på att återgå till normal verksamhet.
Åtminstone följande konsekvenser för kontinuiteten i betalningsrörelsen och fakturaförmedlingen ska beaktas i kontinuitetsplanerna:
- Störningar, avbrott och utslagning i betalningsförmedlingen
- Störningar, avbrott och utslagning i systemen/tjänsterna som behandlar, producerar och förmedlar betalningsrörelsematerial (såsom reskontra, löneräkning, skatteuppbörd)
- Långvariga störningar, avbrott och utslagning i förmedlingen av försäljningsfakturor
- Långvariga störningar, avbrott och utslagning i förmedlingen av inköpsfakturor och andra utgiftsverifikat
- Utbredd frånvaro bland nyckelpersonerna.
När man utarbetar planerna och anvisningarna ska man beakta Statskontorets föreskrifter och anvisningar om de reservarrangemang som ska användas i betalningsrörelsen och fakturaförmedlingen.
När bokföringsenheten ansvarar för uppgifterna, systemen/tjänsterna, underhållet av systemen/tjänsterna och/eller materialöverföringskanalerna i betalningsrörelsen eller fakturaförmedlingen, ansvarar bokföringsenheten även för kontinuitetsplaneringen av och anvisningarna för betalningsrörelsen och fakturaförmedlingen.
Till den del som Palkeet i enlighet med Statskontorets föreskrift Uppgifts- och ansvarsfördelning inom ekonomiförvaltning mellan servicecentret samt bokföringsenheterna och fonderna (VK/73002/00.00.00.01/2021) samt i enlighet med serviceavtalet mellan bokföringsenheten och Palkeet utför uppgifterna i betalningsrörelsen och fakturaförmedlingen, ansvarar Palkeet för kontinuitetsplaneringen och anvisningarna för störningssituationer och undantagsförhållanden. I så fall ansvarar bokföringsenheten för kontinuitetsplaneringen till den del som bokföringsenheten ansvarar för uppgifterna (till exempel sakgranskning och godkännande av utgiftsverifikat).
Inlämning av kontinuitetsplaner till Statskontoret
Bokföringsenheterna och Palkeet ska skicka kontinuitetsplanerna för betalningsrörelsen och fakturaförmedlingen jämte eventuella preciserande anvisningar senast den 5 maj 2022 till Statskontoret på adressen
maksuliike(at)valtiokonttori.fi. Om en bokföringsenhet eller Palkeet uppdaterar sina kontinuitetsplaner, ska det uppdaterade materialet också skickas till Statskontoret.
Kontaktpersoner i störningssituationer och undantagsförhållanden
Bokföringsenheterna och Palkeet är förpliktade att utifrån Statskontorets föreskrift om ordnandet av betalningsrörelsen (VK/52160/00.00.01.06.00/2020, 7.12.2020, på finska) utse kontaktpersoner för betalningsrörelsen (minst en per bokföringsenhet samt ersättare). Statskontoret för ett register över ovan nämnda personer. I eventuella störningssituationer och/eller undantagsförhållanden använder Statskontoret registret över kontaktpersoner för betalningsrörelsen i kommunikationen till bokföringsenheterna.
I allvarliga störningssituationer och/eller undantagsförhållanden som gäller fakturaförmedlingen använder Statskontoret registret över kontaktpersoner för fakturaförmedlingen i sin kommunikation. Statskontoret ansvarar för att föra registret.
Bokföringsenheterna och Palkeet ska se till att uppgifterna om kontaktpersonerna är aktuella. Eventuella ändringar i uppgifterna om kontaktpersonerna för betalningsrörelsen ska skickas till Statskontoret på adressen maksuliike(at)valtiokonttori.fi. För fakturaförmedlingens del skickas ändringar i uppgifterna om kontaktpersonerna till adressen verkkolaskutus(at)valtiokonttori.fi.
Statskontorets kontaktpersoner är:
Betalningsrörelsechef Tarja Tapio
Betalningsrörelsesakkunnig Arja Nieminen
Ledande betalningsrörelsesakkunnig Viktoria Hindsberg
Projektchef Kirsi Launomaa
E-postadresserna har formen fornamn.efternamn(at)valtiokonttori.fi