Kirjanpitoyksiköt, Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet ja valtion talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot
Valtion talousarviosta annetun lain (423/88) 24 c §:n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista. Lisäksi valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/92) 40 §:n (1786/2009) mukaan Valtiokonttori antaa tarkempia määräyksiä kirjanpitoyksikköjen maksuliikkeen hoitamisesta ja antaa tarvittavat määräykset ja ohjeet maksuliikkeessä ja palkan laskennassa käytettävistä järjestelmistä.
Valtiokonttori on tänään antanut määräyksen maksuliikkeen ja laskujenvälityksen jatkuvuussuunnittelusta valtion maksuliikkeen ja laskujenvälityksen toimivuuden varmistamiseksi kaikissa olosuhteissa.
Voimaantulo
Tämä määräys tulee voimaan 17.1.2022. Tällä määräyksellä kumotaan Valtiokonttorin 31.3.2021 antama määräys Maksuliikkeen varahenkilöt, järjestelmät ja jatkuvuussuunnittelu (VK/426/00.00.01.06.00/2020).
Lisätiedot
Lisätietoja tähän määräykseen liittyvissä asioissa saa Valtiokonttorin T3 – Talous- tieto ja työelämä -toimialalta puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta maksuliike(at)valtiokonttori.fi.
Toimialajohtaja Lasse Skog
Maksuliikepäällikkö Tarja Tapio
Määräyksen tavoitteet
Kirjanpitoyksiköiden ja Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) on varmistauduttava siitä, että häiriötilanteiden ja poikkeusolojen aikana maksuliikkeeseen ja laskujenvälitykseen liittyvissä prosesseissa ja järjestelmissä/palveluissa säilytetään toiminta- ja suorituskyky. Jos toiminta- ja/tai suorituskyky heikkenee, voi siitä aiheutua valtiolle, yhteiskunnalle ja/tai kansalaisille taloudellisia tai muita vahinkoja.
Tällä määräyksellä Valtiokonttori velvoittaa kirjanpitoyksiköt ja Palkeet ylläpitämään sekä maksuliikkeen että laskujenvälityksen häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin liittyviä ao. kirjanpitoyksikön toiminta- ja suorituskyvyn turvaamisen toimintasuunnitelmia, toipumissuunnitelmia sekä em. suunnitelmiin liittyvää mahdollista tarkentavaa ohjeistusta (jatkuvuussuunnitelmat).
Jatkuvuussuunnitelmien tavoitteena on varautua toiminnassa, tietojärjestelmissä, tietoliikenneyhteyksissä ja palveluissa tapahtuviin keskeytyksiin siten, että toimintaa voidaan jatkaa ja häiriöiden haittavaikutuksia rajoittaa. Jatkuvuussuunnitelmiin on sisällytettävä kaikki ne toimenpiteet, joita tarvitaan toiminnan jatkamiseen häiriötilanteessa ja/tai poikkeusoloissa siihen asti, kunnes toiminta on palautettu alkuperäiselle tasolle.
Häiriötilanteiden ja poikkeusolojen jatkuvuussuunnittelu
Kirjanpitoyksiköiden ja Palkeiden on varauduttava maksuliikkeeseen ja laskujenvälitykseen liittyviin (ml. osto- ja myyntilaskujen ja näitä vastaavien muiden meno-/tulotositteiden käsittely) vakaviin ja mahdollisesti pitkittyviin häiriötilanteisiin sekä poikkeusoloihin.
Kirjanpitoyksiköiden ja Palkeiden on laadittava sekä ylläpidettävä jatkuvuussuunnitelmia ja mahdollisia em. suunnitelmia tarkentavia ohjeita vakavissa häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa noudatettavista menettelytavoista, vastuutahoista sekä vastuuhenkilöistä varahenkilöineen. Jatkuvuussuunnitelmiin on sisällytettävä toipumissuunnitelmat, joita noudatetaan häiriötilanteen ja/tai poikkeusolon päätyttyä siirryttäessä takaisin normaaliin toimintaan.
Jatkuvuussuunnitelmissa on huomioitava vähintään seuraavat vakavan häiriötilanteen tai poikkeusolojen vaikutukset maksuliikkeen ja laskujenvälityksen jatkuvuudelle:
- Maksujen välityksen häiriöt, käyttökatkot ja lamaantuminen
- Maksuliikeaineistoja käsittelevien, tuottavien ja välittävien järjestelmien/palvelujen (kuten esimerkiksi reskontrat, palkanlaskenta, veronkanto) häiriöt, käyttökatkot ja lamaantuminen
- Myyntilaskujen välityksen pitkäkestoiset häiriöt, käyttökatkot ja lamaantuminen
- Ostolaskujen ja muiden menotositteiden välityksen pitkäkestoiset häiriöt, käyttökatkot ja lamaantuminen
- Avainhenkilöiden laajat poissaolot.
Suunnitelmia ja ohjeistusta laadittaessa on huomioitava Valtiokonttorin määräykset ja ohjeet maksuliikkeessä ja laskujenvälityksessä käytettävistä varajärjestelyistä.
Silloin, kun kirjanpitoyksikkö vastaa maksuliikkeeseen ja laskujenvälitykseen liittyvistä tehtävistä, järjestelmistä/palveluista, niiden ylläpidosta ja/tai aineistojen tiedonsiirtokanavista, vastaa kirjanpitoyksikkö myös maksuliikkeeseen ja laskujenvälitykseen liittyvästä jatkuvuussuunnittelusta ja ohjeistuksesta.
Siltä osin, kuin maksuliikkeeseen ja laskujenvälitykseen liittyvät tehtävät toteutetaan Valtiokonttorin määräyksen Taloushallinnon tehtävien ja vastuiden jako palvelukeskuksen sekä kirjanpitoyksiköiden ja rahastojen välillä (VK/73002/00.00.00.01/2021) sekä kirjanpitoyksikön ja Palkeiden välisen palvelusopimuksen mukaan Palkeissa, vastaa häiriö- ja poikkeusoloihin liittyvästä jatkuvuussuunnittelusta ja ohjeistuksesta Palkeet. Tällöin kirjanpitoyksikkö vastaa jatkuvuussuunnittelusta siltä osin, kuin tehtävät ovat kirjanpitoyksikön vastuulla (esimerkiksi menotositteiden asiatarkastus ja hyväksyminen).
Jatkuvuussuunnitelmien toimittaminen Valtiokonttorille
Kirjanpitoyksiköiden ja Palkeiden on toimitettava maksuliikkeen ja laskujenvälityksen jatkuvuussuunnitelmat mahdollisine tarkentavine ohjeineen Valtiokonttoriin 5.5.2022 mennessä salatulla sähköpostilla osoitteeseen
maksuliike(at)valtiokonttori.fi.sec. Kun kirjanpitoyksikkö tai Palkeet päivittää jatkuvuussuunnitelmiaan, on päivitetty aineisto toimitettava myös Valtiokonttorille.
Häiriötilanteiden ja poikkeusolojen yhteyshenkilöt
Kirjanpitoyksiköt ja Palkeet on velvoitettu Valtiokonttorin määräyksellä Maksuliikkeen järjestäminen (VK/52160/00.00.01.06.00/2020, 7.12.2020) nimeämään maksuliikeyhteyshenkilöt (vähintään yksi per kirjanpitoyksikkö sekä varahenkilö). Valtiokonttori ylläpitää rekisteriä em. henkilöistä. Mahdollisissa vakavissa häiriötilanteissa ja/tai poikkeusoloissa Valtiokonttori käyttää maksuliikeyhteyshenkilöiden rekisteriä kirjanpitoyksiköille suunnatussa viestinnässään.
Laskujenvälityksen vakavissa häiriötilanteissa ja/tai poikkeusoloissa Valtiokonttori käyttää viestintään laskujenvälityksen häiriöviestinnän yhteyshenkilörekisteriä, jonka ylläpidosta vastaa Valtiokonttori.
Kirjanpitoyksiköiden ja Palkeiden on pidettävä yhteyshenkilöiden tiedot ajantasaisena ja tiedot mahdollisista maksuliikeyhteyshenkilöiden muutoksista on toimitettava Valtiokonttorille osoitteeseen maksuliike(at)valtiokonttori.fi. Laskujenvälityksen osalta yhteyshenkilötietomuutokset toimitetaan osoitteeseen verkkolaskutus(at)valtiokonttori.fi.
Valtiokonttorin yhteyshenkilöinä toimivat:
Maksuliikepäällikkö Tarja Tapio
Johtava maksuliikeasiantuntija Arja Nieminen
Johtava maksuliikeasiantuntija Viktoria Hindsberg
Projektipäällikkö Kirsi Launomaa
Sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi(at)valtiokonttori.fi.