Ibruktagande av Suomi.fi-identifikation i Kommunekonomins informationstjänst

MålgruppKommun
DokumenttypAnvisning
Ikraftträdelsedag14.12.2021
Datum14.12.2021
KategorierRapportering av kommunekonominÖverföring av information
Underhåll ansvarValtiokonttori

1. Ändring och tidtabell

Produktionen i Kommunekonomins informationstjänst börjar använda ett autentiseringssätt som grundar sig på Suomi.fi-identifikation. Detta innebär att det nuvarande inloggningssättet (e-post + lösenord) försvinner helt efter ändringen.

Autentiseringssättet ändras någon gång under tiden 15.2–15.3.2022 (flyttade till hösten 2022).  Vi återkommer till det exakta datumet.

Länk till produktionen i informationstjänsten: Produktionen i Kommunekonomins informationstjänst

2. Vad påverkas av förändringen?

Ändringen av autentiseringssättet påverkar hur man loggar in till produktionen i Kommunekonomins informationstjänst och uträttar ärenden för någon annan.

Rapporteringssätten för material förblir oförändrade. Materialet kan alltså skickas antingen via suomi.fi-informationsleden eller laddas upp som bilaga i informationstjänsten.

Möjligheten att använda Excel-datainmatningsapplikationen ändrar inte heller.

Funktionerna “kommentarer” och “godkännande” förblir oförändrade i informationstjänstens Godkännandetjänst. För att en person som har en kommentators- och godkännanderoll ska kunna använda dessa fullmakter i informationstjänsten ska fullmaktsansökan och själva fullmakten vara i sin ordning i tjänsten Suomi.fi-fullmakter.

3. Åtgärder som krävs av kommunen och samkommunen

Kommunernas och samkommunernas rapporteringsskyldighet till Statskontoret, Kommunekonomins informationstjänst, grundar sig på kommunallagen (Lag om ändring av kommunallagen 419/2021). Paragraf 120 a lyder:

”Kommunen ska trots sekretessbestämmelserna, i den form som krävs för interoperabilitet, till Statskontoret lämna de i 112 § avsedda uppgifterna om bokslut, delårsrapporter och kostnader samt de ekonomiska uppgifter som enligt vad som föreskrivs annanstans i lag eller med stöd av lag ska lämnas regelbundet. ”

För att uppfylla ovan nämnda skyldighet ska kommunen och samkommunen lämna sin fullmaktsansökan i god tid i tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande i Suomi.fi-fullmakter. Handläggningstiden för fullmaktsansökan visas under huvudrubriken på ovannämnd webbsidan.

De nuvarande ärendehanteringsrollerna (rapportör, kommentator, godkännare) överförs inte från Statskontoret till MDB:s Suomi.fi-tjänst. Kommunen och samkommunen ska själv se till att fullmakterna i fråga är i sin ordning i tjänsten Suomi.fi-fullmaktstjänster.

Varje fullmaktsärende ska sökas separat. Detta innebär att det inte räcker att kommunen eller samkommunen tidigare har gjort en fullmaktsansökan i en annan tjänst. Fullmakten för en roll i Kommunekonomins informationstjänst ska sökas separat.

Om ni ännu inte har gjort en fullmaktsansökan lönar det sig att ni snabbt bekantar er med anvisningarna för fullmaktsansökan. Själva ansökan i sig är inte komplicerad, men det lönar sig att reservera tillräckligt med tid för dokumentation och att skaffa de underskrifter som ni behöver i ansökan.

Mer information:

3.1 Fullmaktsärenden som gäller Kommunekonomins informationstjänst och som används i Suomi.fi-fullmakter

De fullmaktsärenden (i fortsättningen fullmakter) som beskrivs nedan är de fullmakter med vilka kommunen och samkommunen befullmäktigar personer att agera för kommunen eller samkommunens räkning. För varje fullmakt, dvs. ärendehanteringsroll, ska kommunen eller samkommunen ge åtminstone en person fullmakt.


3.2 Fullmaktsrätt

Ni ska ansöka om fullmaktsrätt för den person i kommunen eller samkommunen som kommer att ge andra aktörer fullmakt. Det lönar sig att ansöka om fullmaktsrättigheter för ett antal personer.

För en person för vilken ni söker fullmaktsrätt, ska ni söka fullmakt för alla tre roller i Kommunekonomins informationstjänst (att rapportera, kommentera och godkänna uppgifter). När personen i fråga har beviljats fullmaktsrätt beviljar han eller hon ärendefullmakter till alla de personer som kommunen eller samkommunen har beslutat att bevilja fullmakter. En person med fullmaktsrätt kan i fortsättningen bevilja och annullera fullmakter i självbetjäningen. Med andra ord uppdaterar denna person uppgifterna om innehavarna av fullmakter i Kommunekonomins informationstjänst.

Fullmaktsrätt: Ge fullmakt som företag eller samfund (Suomi.fi)

4. Vem berörs av ändringen av autentiseringssättet?

Kommunen eller samkommunen befullmäktigar personer att agera i sitt namn i olika roller (rapportör, kommentator och godkännare).

Om t.ex. bokföringen har lagts ut till en servicecentral eller en bokföringsbyrå ska kommunen eller samkommunen se till att ge även dessa instanser de rätta fullmakterna.

Kommunen (en fullmaktsgivare) kan direkt ge en fullmakt till bokföringsbyråernas personer gällande olika fullmakter. Alternativt kan fullmakten ges till bokföringsbyrån (en ärendefullmakt) då bokföringsbyrån själv ger fullmakter till sin personal. I detta fall är bokföringsbyrån ansvarig för att upprätthålla fullmaktstagarens uppgifter, inte kommunen.

Observera att kommunen ansvarar för att de ekonomiska uppgifter som den rapporterar är korrekta i Kommunekonomins informationstjänst. Godkännarens fullmakt kan alltså inte läggas ut utanför kommunen eller samkommunen.

Ansvarsfördelningen mellan den bokföringsskyldige, servicecentralen och systemleverantören beskrivs på Statskontorets webbplats Kommunekonomins tjänster:
Ansvaret mellan den bokföringsskyldige, servicecentralen och systemleverantören

4.1 Administration av fullmakter, dvs. användaradministration

Kommunen och samkommunen ansvarar själv för att administrera fullmakterna i tjänsten Suomi.fi-fullmakter. Efter ändringen av autentiseringssättet kan Statskontoret inte se vilka personer som befullmäktigats att sköta olika ärenden i Kommunekonomins informationstjänst. Om någons roll ändrar är det alltså kommunen eller samkommunen som ansvarar för uppdateringen.

Om det uppstår frågor om användning eller annullering av Suomi.fi-fullmakter lönar det sig att kontakta:

MDB:s kundtjänst för organisationer (Suomi.fi)

Kundtjänsten för organisationer betjänar företag och andra organisationer på finska, svenska och engelska. Kundtjänsten ger råd och hjälp med anknytning till alla tjänster som är riktade till organisationer.

5. Annat som ska beaktas

5.1 Kontaktpersonerna för kommuner och samkommuner

Eftersom Statskontorets vy över kommunernas och samkommunernas användare i Kommunekonomins informationstjänst försvinner när autentiseringssättet byts i februari-mars 2022 (flyttat till hösten 2022), är det av största vikt att kommunen och samkommunen håller kontaktuppgifterna till sin kontaktperson uppdaterade.

Kontaktpersonernas roll kommer att bli ännu viktigare i fortsättningen. Meddelanden som skickas automatiskt från Kommunekonomins informationstjänst styrs efter ändringen endast till de kontaktpersoner som ni meddelat Statskontoret. T.ex. om en rapportör har skickat material till informationstjänsten, får i fortsättningen endast kontaktpersonen meddelande om att materialet kan godkännas av rapportören Kommun XX. Dessutom riktas begäran om tilläggsuppgifter för rapporterade material till de utsedda kontaktpersonerna.

Om kontaktuppgifterna till kontaktpersonen behöver ändras gör ni detta på blanketten för att ändra uppgifterna

5.2 Förvaltningsstadga

Om ni uppdaterar kommunens förvaltningsstadga och definierar namnteckningsrätt ska ni bedöma om e-tjänsters fullmakterna har beaktats och definierats tillräckligt i den.

6. Testtjänst

Länk till testtjänsten: Testtjänst för Kommunekonomins informationstjänst

Autentiseringssättet i testtjänsten för Kommunekonomins informationstjänst (usertest) ändras också så att det motsvarar Suomi.fi-identifikation. Autentiseringssättet skiljer sig dock från identifieringen i produktionen. Kommunen och samkommunen befullmäktigar inte dem som använder testtjänsten. Därför behöver ni inte göra fullmaktsansökan för Kommunekonomins testtjänst.

Statskontoret skickar de koder som behövs för inloggning till alla kommuner och samkommuner. Koderna skickas till de kontaktpersoner som kommunen och samkommunen har uppgett. Även andra, t.ex. systemleverantörer eller representanter för bokföringsbyråer, får nya användarnamn i stället för de nuvarande s.k. test-y-koderna.

Efter ändringen av autentiseringssättet fungerar det nuvarande inloggningssättet (e-postadress + lösenord) inte längre i testtjänsten för Kommunekonomins informationstjänst.

Alla rättigheter som skapats i testtjänsten är rättigheter på godkännarnivå. Detta gör det möjligt att hela testverksamheten sker inom ramen för en fullmakt, från rapportering till godkännande.

Testtjänstens autentiseringssätt kommer att ändra under året 2022. Vi återkommer med den exakta tidpunkten.