Suomi.fi-tunnistautumisen käyttöönotto Kuntatalouden tietopalvelussa

KohderyhmäKunta
AsiakirjatyyppiOhje
Voimaantulopäivämäärä22.09.2022
Antopäivämäärä22.09.2022
KategoriatKuntatalouden raportointiTietojen toimittaminen
YlläpitovastuuValtiokonttori

 

Versio Versioon tehdyt päivitykset
14.12.2021 versio 1.0 Ensimmäinen versio
22.9.2022 versio 1.1 Päivitetty kattamaan kuntien ja kuntayhtymien lisäksi hyvinvointialueet

Kohta 1 Muutos ja aikataulu

  •  Päivitetty tuotannon käyttöönottopvm 20.9.2022

Kohta 6 Testipalvelu

  • Päivitetty testipalvelun käyttöönottopvm 7.9.2022

Kohta 3. Vaadittavat toimet kunnilta, kuntayhtymiltä ja hyvinvointialueilta

  • Lisätty Laki Hyvinvointialueista

Kohta 3.1 Kuntien ja hyvinvointialueiden taloustietopalvelua koskevat Suomi.fi-valtuuksissa käytössä olevat valtuusasiat

  • Kuva valtuusasioista päivitetty

1.
Muutos ja aikataulu

Kuntien ja hyvinvointialueiden taloustietopalvelu on siirtynyt käyttämään Suomi.fi-tunnistukseen perustuvaa autentikointitapaa 20.9.2022. Tämä tarkoittaa sitä, että aiemmin käytössä ollut kirjautumistapa (sähköposti + salasana) poistui käytöstä kokonaan.

Linkki tietopalvelun tuotantoon: Kuntatalouden tietopalvelun tuotanto

2.
Mihin muutos vaikuttaa?

Autentikointitavan muutos vaikuttaa Kuntien ja hyvinvointialueiden taloustietopalvelun tuotannon sisäänkirjautumistapaan ja puolesta-asiointiin.

Aineistojen raportointitavat säilyvät ennallaan. Eli aineiston voi toimittaa joko Suomi.fi-palveluväylän kautta tai ladata tietopalvelussa liitetiedostona.

Myös Excel-tiedonsyöttösovelluksen käyttömahdollisuus säilyy ennallaan.

Tietopalvelun Hyväksyntäpalvelussa toiminnot ”kommentointi” ja ”hyväksyntä” säilyvät ennallaan. Jotta kommentointi- ja hyväksyntäroolin omaava henkilö pääsee näitä valtuuksiaan käyttämään tietopalvelussa, tulee valtuutushakemus ja itse valtuuttaminen olla kunnossa Suomi.fi-valtuutuspalvelussa.

3.
Vaadittavat toimet kunnilta, kuntayhtymiltä ja hyvinvointialueilta

Kuntien, kuntayhtymien ja hyvinvointialueiden raportointivelvollisuus Valtiokonttoriin, Kuntien ja hyvinvointialueiden taloustietopalveluun, perustuu Kuntalakiin (Laki kuntalain muuttamisesta 419/2021), jonka pykälässä 120 a sanotaan, että:

” Kunnan on salassapitosäännösten estämättä toimitettava 112 §:ssä tarkoitetut tilinpäätös-, osavuosikatsaus- ja kustannustiedot sekä muualla laissa tai lain nojalla säännöllisesti toimitettavaksi edellytetyt taloustiedot Valtiokonttorille yhteentoimivuuden edellyttämässä muodossa. ”

Hyvinvointialueiden raportointivelvollisuudesta Valtiokonttoriin on puolestaan säädetty hyvinvointialueista annetun lain (611/2021) 120 §:ään, jonka 2 momentissa säädetään, että:

”Hyvinvointialueen on salassapitosäännösten estämättä toimitettava 116 §:ssä tarkoitetut tilinpäätös-, osavuosikatsaus- ja kustannustiedot sekä muualla laissa tai lain nojalla säännöllisesti toimitettavaksi edellytetyt taloustiedot Valtiokonttorille yhteentoimivuuden edellyttämässä muodossa. Hyvinvointialue vastaa toimittamiensa tietojen oikeellisuudesta. Valtioneuvoston asetuksella voidaan antaa tarkempia säännöksiä tuotettavista tiedoista sekä tietojen tuottamisen ja toimittamisen menettelytavoista ja ajankohdista.”

Jotta em. velvoite toteutuu, tulee kunnan, kuntayhtymän ja hyvinvointialueen hoitaa valtuutushakemuksensa Suomi.fi-valtuuksien Virkailijavaltuuttamispalvelussa ajoissa kuntoon. Valtuutushakemuksen käsittelyaika näkyy em. verkkosivun pääotsikon alapuolella.

Nykyiset asiointiroolit (raportoija, kommentoija, hyväksyjä) eivät siirry Valtiokonttorista DVV:n Suomi.fi-palveluun. Kunnan, kuntayhtymän ja hyvinvointialueen on itse huolehdittava kyseiset valtuutukset kuntoon Suomi.fi-valtuutuspalvelussa.

Jokainen valtuusasia pitää hakea erikseen. Eli mikäli kunta, kuntayhtymä tai hyvinvointialue on aiemmin tehnyt valtuutushakemuksen johonkin toiseen palveluun, niin tämä ei riitä, vaan Kuntien ja hyvinvointialueiden taloustietopalvelun roolituksen valtuuttaminen tulee hakea erikseen.

Mikäli valtuutushakemus on vielä tekemättä, kannattaa valtuutushakemuksen ohjeeseen tutustua pikimmiten. Itse hakemus ei sinällään ole monimutkainen, mutta hakemukseen liittyvän dokumentaation ja allekirjoitusten hankkimiseen kannattaa varata riittävästi aikaa.

Lisätietoja:

3.1 Kuntien ja hyvinvointialueiden taloustietopalvelua koskevat Suomi.fi-valtuuksissa käytössä olevat valtuusasiat

Alla kuvatut valtuusasiat (jatkossa valtuudet) ovat ne, joille kunta, kuntayhtymä ja hyvinvointialue valtuuttaa henkilöitä toimimaan puolestaan. Jokaiseen valtuuteen eli asiointirooliin tulee valtuuttaa ainakin yksi henkilö.

 

3.2 Valtuutusoikeus

Valtuutusoikeus haetaan kuntaan, kuntayhtymään tai hyvinvointialueelle sille henkilölle, joka tulee valtuuttamaan muut toimijat. Valtuutusoikeuksia kannattaa hakea muutamalle henkilölle.

Henkilölle, jolle valtuutusoikeus haetaan, haetaan kaikki kolme Kuntien ja hyvinvointialueiden taloustietopalvelun valtuutta (tietojen raportointi, kommentointi ja hyväksyminen). Kun kyseiselle henkilölle on myönnetty valtuutusoikeus, hän myöntää edelleen asiointivaltuuksia kaikille niille henkilöille, joille valtuudet on kunnassa, kuntayhtymässä tai hyvinvointialueella päätetty myöntää. Valtuutusoikeuden omaava henkilö voi jatkossa myöntää ja mitätöidä valtuuksia itsepalvelussa. Eli hän ylläpitää Kuntien ja hyvinvointialueiden taloustietopalvelun valtuuksien haltijoiden tietoja ajan tasalla.

Valtuutusoikeus: Anna valtuus yrityksenä tai yhteisönä (Suomi.fi)

4.
Keitä autentikointitavan muutos koskee?

Kunta, kuntayhtymä tai hyvinvointialue valtuuttaa henkilöt toimimaan nimissään eri valtuuksille (raportoija, kommentoija ja hyväksyjä).

Mikäli esim. kirjanpito on ulkoistettu palvelukeskukselle tai tilitoimistolle, tulee kunnan, kuntayhtymän tai hyvinvointialueen huolehtia myös näiden tahojen asianmukaisesta valtuuttamisesta.

Kunta (valtuutusoikeuden omaava) voi valtuuttaa suoraan esim. tilitoimiston henkilöt eri valtuuksille tai valtuuttaa tilitoimiston (antaa asiointivaltuuden), jolloin tilitoimisto itse valtuuttaa omat henkilönsä. Viimeksi mainitussa toimintamallissa ko. tilitoimisto vastaa omien valtuuksiensa ylläpidosta ei kunta.

Huomionarvoista on, että kunta vastaa raportoimiensa taloustietojen oikeellisuudesta Kuntien ja hyvinvointialueiden taloustietopalvelussa, jolloin hyväksyjän valtuutta ei voi ulkoistaa kunnan, kuntayhtymän tai hyvinvointialueen ulkopuolelle.

Vastuita kirjanpitovelvollisen, palvelukeskuksen ja järjestelmätoimittajan välillä on kuvattu Valtiokonttorin Kuntatalouden palvelut -verkkosivulla olevassa kuvassa.

Kuntatalouden palvelut -verkkosivulla:

Vastuut kirjanpitovelvollisen, palvelukeskuksen ja järjestelmätoimittajan välillä

4.1 Valtuutusten ylläpito eli käyttäjähallinta

Valtuutusten ylläpidosta suomi.fi-valtuutuspalvelussa vastaa kunta, kuntayhtymä ja hyvinvointialue itse. Valtiokonttorilla ei ole autentikointitavan muutoksen jälkeen näkymää Kuntien ja hyvinvointialueiden taloustietopalvelun eri asiointirooleihin valtuutettuihin henkilöihin. Henkilömuutostapauksissa ylläpitovastuu on siis kunnalla, kuntayhtymällä ja hyvinvointialueella.

Mikäli Suomi.fi-valtuuksien käytöstä tai mitätöinnistä herää kysyttävää, kannattaa olla yhteydessä DVV:n organisaatioiden asiakaspalveluun

Organisaatioiden asiakaspalvelu palvelee yrityksiä ja muita organisaatioita suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Asiakaspalvelu neuvoo ja opastaa kaikissa organisaatioille tarjottuihin palveluihin liittyvissä asioissa.

5.
Muuta huomioitavaa:

5.1 Kuntien, kuntayhtymien ja hyvinvointialueiden yhteyshenkilöt

Koska Valtiokonttorilla ei ole näkymää kuntien, kuntayhtymien ja hyvinvointialueiden valtuuttamiin Kuntien ja hyvinvointialueiden taloustietopalvelun käyttäjiin, on ensiarvoisen tärkeää, että nämä pitävät ajan tasalla yhteyshenkilötietojaan.

Yhteyshenkilöiden merkitys korostuu nyt Suomi.fi-tunnistuksen käyttöönoton jälkeen entisestään. Tietopalvelusta automaattisesti lähtevät viestit ohjautuvat ainoastaan raportoijan lisäksi Valtiokonttorille ilmoitetuille yhteyshenkilöille. Esim. tapauksessa, jossa raportoija on toimittanut aineiston tietopalveluun, ainoastaan raportoija ja yhteyshenkilö saavat jatkossa viestin, että aineisto on hyväksyttävissä raportoijaorganisaatiolle XX. Lisäksi raportoituihin aineistoihin kohdistuvat lisätietopyynnöt osoitetaan nimetyille yhteyshenkilöille.

Muutokset yhteyshenkilöihin tehdään lomakkeella: Muutostietolomake

5.2 Hallintosääntö

Kunnan hallintosääntöä päivitettäessä ja nimenkirjoitusoikeuksia määriteltäessä tulisi arvioida ovatko sähköisiin palveluihin liittyvät valtuudet kuvattu ja määritetty kattavasti.

6. Testipalvelu

Linkki testipalveluun: Kuntatalouden tietopalvelun testipalvelu

Kuntien ja hyvinvointialueiden taloustietopalvelun testipalvelun (usertest) autentikointitapa muuttuu myös vastaamaan Suomi.fi-tunnistusta. Tämä eroaa kuitenkin tuotannon tunnistautumisesta. Kunta, kuntayhtymä ja hyvinvointialue eivät valtuuta testipalvelun käyttäjiä, eikä Kuntien ja hyvinvointialueiden taloustietopalvelun testipalveluun näin ollen tehdä valtuutushakemusta.

Valtiokonttori toimittaa kaikille kunnille, kuntayhtymille ja hyvinvointialueille kirjautumiseen tarvittavat tunnukset. Tunnukset toimitetaan kunnan, kuntayhtymän tai hyvinvointialueen ilmoittamille yhteyshenkilöille. Myös muille esim. järjestelmätoimittajille tai tilitoimistojen edustajille toimitetaan uudet tunnukset nykyisten ns. testi-y-tunnusten sijaan.

Aiempi kirjautumistapa sähköpostiosoite + salasana eivät enää toimi Kuntien ja hyvinvointialueiden taloustietopalvelun testipuolella.

Testipalveluun luodut oikeudet ovat kaikki hyväksyjätason oikeuksia. Tämä mahdollistaa sen, että testaustoimintaa voidaan suorittaa raportoinnista aina hyväksymiseen asti yhden valtuuden puitteissa.

Testipalvelun autentikointitavan muutos tapahtui 7.9.2022.