God praxis för hantering av utgifter

Datum Dokuments namn
26.06.2020 God praxis för hantering av utgifter
MålgruppStat
DiariumnumretVK/7632/00.00.01.06.01/2020
DokumenttypAnvisning
Ikraftträdelsedag26.06.2020
Datum26.06.2020
KategorierBetalningsrörelse och förmedling av fakturorUpphandlingsväsendet och beställningen
Underhåll ansvarValtiokonttori

Palkeet, bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten

God praxis för hantering av utgifter

Enligt 24 c § (1216/2003) i lagen om statsbudgeten (423/1988) kan Statskontoret meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen. Enligt 40 § (1786/2009) i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) meddelar Statskontoret dessutom närmare föreskrifter om skötseln av bokföringsenheternas betalningsrörelse samt nödvändiga föreskrifter och anvisningar om de system som används vid skötseln av betalningsrörelsen och löneuträkningen.

Statskontoret har idag gett en separat anvisning för god praxis vid hantering av utgifter. Anvisningen för god praxis vid hantering av utgifter ingick tidigare i anvisningarna för god praxis inom processen från behov till betalning (tidigare upphandling till betalning). Nu har anvisningarna för god praxis inom processen från behov till betalning indelats i tre separata anvisningar – God praxis inom processen från behov till avtal (upphandlingar), God praxis vid beställning och avtalsinriktning (beställning) och God praxis vid hantering av utgifter (hantering av utgifter). Med tanke på hanteringen av utgifter upphäver anvisningen God praxis vid hantering av utgifter Statskontorets anvisning VK/44/00.01/2015 av den 25 mars 2019. Syftet med anvisningen är att stödja bokföringsenheternas arbete med att utveckla och effektivisera verksamhetssätten.

Det rekommenderas att bokföringsenheten utreder vilken god praxis som beskrivs i anvisningarna kan tas i bruk som sådan och vilken som behöver anpassas till enhetens egen verksamhetsmiljö.

Bokföringsenheterna ombeds ge respons på anvisningen. Responsen kan skickas till adressen verkkolaskutus(at)valtiokonttori.fi.

Ikraftträdande

Den uppdaterade anvisningen träder i kraft omedelbart och med tanke på hanteringen av utgifter upphäver anvisningen Statskontorets anvisning VK/44/00.01/2015 av den 25 mars 2019.

Ytterligare information

Ytterligare information i frågor som berör den här anvisningen fås från Statskontorets division T3 – Ekonomi, kunskap och arbetsliv, tfn 0295 50 2000 eller per e-post på verkkolaskutus(at)valtiokonttori.fi.

Divisionschef Lasse Skog

Betalningsrörelsechef Keijo Kettunen

Bilaga 1: Centrala normer som styr upphandling och hantering av utgifter

Bilaga 2a och 2b: Blankettmallar (.doc och .xlsx) för inlämnande av utgiftsverifikat till digitaliseringstjänsten

För kännedom Statens revisionsverk

Version Publiceringstidpunkt Centrala ändringar
1.0 26.06.2020 Första publikationen

1 Automatisering av hanteringen av utgifter

Hanteringen av utgifter har fastställts som ett centralt utvecklingsobjekt i strategin för statens ekonomiförvaltning (Valtion taloushallinnon strategia 2020). Utifrån Statskontorets produktivitetsuppföljning är hanteringen av utgifter den enskilda ekonomiförvaltningsprocess som har den största sysselsättande effekten. I utvecklingen av hanteringen av utgifter prioriteras att minska antalet inköpsfakturor som hanteras, att automatisera hanteringen av fakturor och att organisera uppgifterna effektivt. Ett mål är också att öka Palkeets andel av arbetet med hanteringen av utgifter.

Hanteringen av utgifterna ska skötas effektivt så att staten inte orsakas dröjsmålspåföljder. Fakturor och andra utgiftsverifikat ska hanteras och dirigeras utan dröjsmål. När det inte går att automatisera hanteringen av fakturor rekommenderas att bokföringsenheten utreder om det är möjligt att centralisera hanteringen av inköpsfakturor i fråga om kontering, sakgranskning och godkännande, så att dirigeringen i sig inte bromsar upp debiteringen av fakturan.

Processen för hantering av utgifter består av följande arbetsmoment:

  • Administration av grundläggande uppgifter
  • Hantering av utgiftsverifikat
  • Debitering
  • Hantering av utgiftskontoutdrag
  • Periodskifte vid hantering av utgifter

Mål som ställts upp för automatiseringen av hanteringen av utgifter:

Indikator Utfall 2018 Mål 2019 Mål 2020 Mål 2021 Mål 2022 Mål 2023
Procentandel av statens inköpsfakturor som hanteras automatiskt *) 12 25 50 60 70 70
Procentandel av statens inköpsfakturor med beställningsnummer, nytt mål ***) 11 20 28 45 40 40

*) Beräkningssättet har ändrats: med automatisk hantering avses fullständigt (100 %) automatiskt hanterade inköpsfakturor. Tidigare inkluderades även konteringsreferenser som stöder s.k. automatisk kontering i nyckeltalet. Som nämnare används det totala antalet statliga inköpsfakturor.

***) Som nämnare används det totala antalet statliga inköpsfakturor

Bokföringsenheterna ska främja automatiseringen av fakturahanteringen genom att ta i bruk funktionerna för elektronisk beställning i tjänsten Handi. Varor och tjänster ska i första hand beställas via Handi. Eventuella övriga avtalsenliga kostnader som hänför sig till beställningen, såsom leveranstillägg osv., ska dessutom beaktas i mån av möjlighet när beställningen görs. Efter att varan och tjänsten har tagits emot ska bokföringsenheten utan dröjsmål göra korrekta anteckningar om mottagandet i tjänsten Handi. Om beställningens slutsumma skiljer sig från fakturans slutsumma eller om mottagandet inte har kvitterats sker ingen automatisk inriktning. När fakturor med beställning går till manuell hantering ska bokföringsenheten analysera orsakerna till den manuella cirkulationen och vidta nödvändiga åtgärder för att motsvarande fakturor ska kunna hanteras med hjälp av automatiska funktioner.

I Handi är den maximala storleken på en manuellt importerad faktura 100 MB. Den maximala storleken på en bilaga till fakturan är 100 MB. Gränsen är filspecifik, så du kan lägga till så många bilagor som behövs. En faktura som är importerad via en anslutning kan vara maximalt 200 MB.

Statskontoret följer automatiseringsgradens utveckling i fråga om hanteringen av bokföringsenheternas utgifter med hjälp av processindikatorer för hantering av utgifter. Indikatordata på bokföringsenhetsnivå publiceras i Tiimeri-arbetsrummet i tjänsten Handi för alla ämbetsverk, Handi työtila kaikkien virastojen käyttöön (nedan ”Handi-Tiimeri”). Av rapporteringen framgår bland annat vilka bokföringsenheter som har uppnått statens mål för nätfakturor och målet för automatiseringen av hanteringen av utgifter samt vilka bokföringsenheter som inte har uppnått målen.

1.1 Utveckling av hanteringen av utgifter vid bokföringsenheterna

För att främja utvecklingen av hanteringen av utgifter och uppnå de uppställda målen kan bokföringsenheten ta en närmare titt på följande frågor:

  • Hur stort är antalet inköpsfakturor och hur kan antalet minskas?
  • Hur stort är antalet leverantörer? Har bokföringsenheten till exempel med hjälp av en spendanalys bedömt effekten av att minska antalet leverantörer?
  • Vilka är de största leverantörer sett till antalet fakturor?
  • Vilka är de största leverantörerna vars fakturor med beställning oftast går till manuell hantering?
  • Vilken typ av fakturor är återkommande?
  • Vilka fakturor kan hanteras exempelvis som fakturor med beställning och avtalsinriktning eller med hjälp av konteringsreferens?
  • Kan hanteringen av utgifterna göras smidigare genom att utveckla den ekonomiska planeringen, till exempel genom att koncentrera budgeteringen?
  • Hur ordnas samarbetet med ekonomiförvaltningsenheten, Palkeet och verksamhetsenheterna med ansvar för substansverksamhet, exempelvis genomgången av kommande upphandlingar och projekt?

Bokföringsenheten ska gå igenom sin egen process för hantering av inköpsfakturor och utreda möjligheterna att effektivisera eller centralisera processen i fråga om kontering, sakgranskning och godkännande. Det är också viktigt att skapa en så enhetlig praxis som möjligt inom bokföringsenheten. Enhetliga verksamhetssätt stöder ledarskapet, transparensen i ekonomiförvaltningen, den interna kontrollen och kompetenshanteringen.

Målet att öka servicecentrets andel av arbetet, som presenteras i strategin för statens ekonomiförvaltning, bör beaktas i utvecklingen av hanteringen av utgifterna.

Om hanteringen av inköpsfakturor i stor utsträckning har genomförts decentraliserat vid bokföringsenheten är det önskvärt att uppgifterna först samlas inom bokföringsenheten. Samtidigt är det enklare att få en helhetsbild av bokföringsenhetens hantering av inköpsfakturor och utvecklingsbehov, varefter Palkeets tjänster lättare kan utnyttjas i större utsträckning.

Att projektera utvecklingsuppgifterna vid bokföringsenheten betraktas som god praxis. Projektarbetet stöder tidsplaneringen, ansvarsfördelningen och uppföljningen av uppgifterna. Palkeets deltagande i projektet anses vara god praxis och bör beaktas i resursfördelningen när projektet planeras.

1.2 Utnyttjande av Palkeets tjänster vid hantering av utgifter

Palkeet producerar tjänster för hantering av utgifter för sina kunder i enlighet med den ansvarsfördelning som Statskontoret fastställer. Den gällande ansvarsfördelningstabellen publiceras på Statskontorets webbplats Föreskrifter och instruktioner. Målet är att tjänsterna produceras med samma innehåll för alla kunder. Arbetsfördelningen mellan bokföringsenheten och Palkeet samt uppgifterna beskrivs närmare i serviceavtalet.

Bild 1. Palkeets bas- och tilläggstjänster vid hantering av utgifter fr.o.m. 1.1.2020.

Med tanke på samarbetet mellan bokföringsenheten och Palkeet kan följande verksamhetsmodeller betraktas som god praxis för målbilden centralisering av uppgifterna vid hantering av utgifter. Modellerna bör ses som huvudprinciper och deras tillämpning gås igenom i samarbete mellan bokföringsenheten och Palkeet.

1.2.1 Bokföringsenheten använder bastjänster för hantering av utgifter

Palkeet dirigerar alla fakturor som ska hanteras till de kontaktpersoner som bokföringsenheten har uppgett och som sköter konteringen av fakturorna. Fakturorna kan dirigeras med hjälp av konteringsreferensen, grupper eller modeller för dirigeringen, vilket gör att fakturorna snabbare kan dirigeras till bokföringsenheten och möjliggör användning av arbetsköer vid bokföringsenheten. Efter centraliserad kontering vid bokföringsenheten dirigeras fakturan till sakgranskaren och godkännaren. Om det finns brister i uppgifterna på fakturan utreder konteraren korrigeringarna tillsammans med sakgranskaren och godkännaren.

1.2.2 Bokföringsenheten använder utöver bastjänsterna även tjänsten kontering av utgiftsverifikat

Fakturorna hanteras i Palkeets grupp som producerar ekonomitjänster, där man gör fullständiga konteringar av fakturorna, inklusive uppföljningsobjekt för intern redovisning. Bokföringsenheten skickar konteringsanvisningar till Palkeet via en överenskommen kanal. Om ändringar görs i konteringarna ska bokföringsenheten informera Palkeet om dessa utan dröjsmål. Verksamhetsmodellen stöds av ett nära samarbete mellan bokföringsenheten och Palkeet samt fakturor med tillräckliga uppgifter, som styr konteringarna och dirigeringen. Fakturorna kan dirigeras till bokföringsenheten med hjälp av konteringsreferensen och grupper eller modeller för dirigeringen, vilket gör att fakturorna kan dirigeras snabbare och möjliggör användning av arbetsköer vid bokföringsenheten.

Smidigheten hos de tjänster som Palkeet producerar för hantering av utgifter säkerställs genom regelbundna möten mellan Palkeet och bokföringsenheten, där man kan gå igenom bland annat situationen beträffande hanteringen av bokföringsenhetens inköpsfakturor (t.ex. dirigering, konteringar), utmaningar som observerats (t.ex. beställningsnumret upprepade gånger i fel fält på en viss leverantörs fakturor) och behovet av att utvidga tjänsterna.

2 Fakturor och övriga utgifter i tjänsten Handi

I Handi cirkulerar fakturor i anslutning till upphandlingen i modulen Fakturor och utgifter som klassificeras som övriga utgifter i modulen Bidrag. Namnet på modulen Bidrag kommer i framtiden att ändras till modulen Muut menot (Övriga utgifter).

2.1 Fakturor

Modulen Fakturor i Handi används vid hantering av utgiftsverifikat i anslutning till bokföringsenheternas upphandlingsverksamhet. I modulen Fakturor hanteras alla inköpsfakturor i anslutning till upphandlingen av varor och tjänster. I modulen Fakturor används automatisering, till exempel när inköpsfakturor riktas till en beställning eller ett avtal. Från denna modul samlas vissa uppgifter in till Statens upphandlingsdatatjänst och tjänsten granskaupphandlingar.fi.

I modulen Fakturor används verifikatslag XA (Inköpsfakturor), XK (Inköpsfakturor med beställning) och XL (Inköpsfakturor med avtal). Leverantörsskuldskontot är 25700100. I modulen Fakturor används följande verifikatslag: XA (Inköpsfakturor), XK (Inköpsfakturor med beställning) och XL (Inköpsfakturor med avtal). Leverantörsskuldskontot för dessa verifikatslag är 25700100. Modulen Fakturor är avsedd endast för verifikatslagen XA, XK och XL.

2.2 Övriga utgifter (modulen Bidrag)

Med övriga utgifter avses fakturor som överförts från bokföringsenheternas substanssystem, utgiftsverifikat som hanteras vid Palkeet, statsunderstöd, ersättningsansökningar, medlemsavgifter, fakturor med flera mottagare och alla fakturor som inte hänför sig till upphandlingen. Till upphandlingen hör ett upphandlingskontrakt, det vill säga ett kontrakt som slutits mellan en eller flera upphandlande enheter och en eller flera leverantörer, vars syfte är till exempel att genomföra en byggentreprenad, köpa en vara eller utföra en tjänst mot ekonomisk ersättning. Till exempel mot medlemsavgifter fås visserligen olika ”tjänster”, men om medlemsavgiften granskas ur upphandlingsprocessens synvinkel är det klart att medlemsavgifterna inte kan jämställas med upphandlingar, eftersom man inte kan konkurrensutsätta ett medlemskap – det vill säga utarbeta en anbudsförfrågan, ta emot anbud på medlemskap, välja leverantör – eller ingå ett avtal utifrån anbudet osv.

Inga fakturor i anslutning till upphandlingen ska föras in i modulen Bidrag. Om utgifter i anslutning till upphandlingen felaktigt förs in i modulen påverkar detta bland annat rapporteringen om upphandlingen. Från denna modul samlas inget material in till statens upphandlingsdatatjänst eller tjänsten granskaupphandlingar.fi, så de övriga utgifterna måste hållas åtskilda från upphandlingarna. Dessutom används ingen automatisering, med undantag av konteringsreferensen, i modulen Bidrag.

För att effektivisera hanteringen av flera andra utgiftsverifikat som skickas samtidigt till Palkeet finns det i Handi en funktion Multimottagar-excel. Anvisningar om hur funktionen används finns i Handi-Tiimeri. Multimottagar-excel fylls i vid bokföringsenheten och överförs till Palkeet för fortsatt hantering som överföringsfil eller via servicekanalen Pointti. Övriga utgiftsverifikat kan alternativt skickas för digitalisering till Postis digitaliseringstjänst.

Andra utgiftsverifikat kan också skickas till modulen Bidrag via kanalen för nätfakturor. EDI-koderna slutar i regel på 100. Om övriga utgiftsverifikat skickas för digitalisering till Postis digitaliseringstjänst ska den postboxadress som anvisats för dessa användas.

Verifikatslagen för avgifter utan vederlag är XB, XE, XF, XG, XI, XJ och XP. För verifikatslagen för avgifter utan vederlag används leverantörsskuldskontot 26270100, för verifikatslagen XP och XJ är leverantörsskuldskontot 25700100.

3 Uppföljning av fakturor

Om en faktura med beställning eller avtal inte automatiskt har riktats till en beställning eller ett avtal blir den kvar för särskild hantering. Servicecentret följer upp fakturor som blivit kvar för särskild hantering. Fakturor som blivit kvar för särskild hantering måste ofta dirigeras till bokföringsenheten via manuell cirkulation.

Orsakerna till särskild hantering är ofta bland annat:

  • Beloppsskillnader, till exempel en beloppsskillnad som överskrider toleransen. För närvarande används följande toleranser i Handi:
  • fakturor med beställning: – 5 % eller max. – 50 euro eller + 5 % eller högst 10 euro.
  • fakturor med avtal: + 5 euro. Det finns ingen tolerans nedåt.
  • Mottagningskvittering saknas på beställningen.
  • Avtals- eller beställningsnumret är felaktigt, saknas eller finns på fel ställe på fakturan.

En bra praxis är att bokföringsenheten följer den automatiska hanteringen av fakturor med beställning och vidtar nödvändiga åtgärder utifrån uppföljningen.

Den manuella cirkulationen av icke riktade fakturor och utredningen av eventuella frågor i anslutning till beställningen stöds av en verksamhetsmodell där alla fakturor med beställning som kommer in i cirkulationen dirigeras från Palkeet exempelvis till bokföringsenhetens ekonomiska enhet eller upphandlingsenhet. Om orsaken till cirkulationen är till exempel att mottagningskvittering saknas, ska den ekonomiska enheten eller upphandlingsenheten kontakta personen som utarbetat beställningsförslaget eller mottagaren för att samma fel/brist inte ska upprepas i fortsättningen.

Om bokföringsenheten upptäcker att fakturor kommer till manuell hantering på grund av små beloppsskillnader som dock överskrider toleransen, kan hanteringen av sådana fakturor centraliseras vid bokföringsenheten i fråga om godkännandet. Om beloppsskillnaderna beror på till exempel frakt- och leveranskostnader, ska dessa kostnader bokföras på egna affärsbokföringskonton. Samtidigt är det viktigt att kontrollera varför till exempel fraktkostnaderna inte har inkluderats i beställningen och om kostnaderna i fråga över huvud taget är avtalsenliga. Tillvägagångssättet och dess tillämpning ska beskrivas exempelvis i bokföringsenhetens ekonomistadga. I beskrivningen är det bra att föra fram vid hur stora (€) skillnader mellan beställning och faktura tillvägagångssättet kan tillämpas. Tillvägagångssättet innebär att sakgranskaren utreder orsaken till skillnaden som överskrider toleransen (t.ex. leveranskostnad).

Om avvikelserna beror på leverantören och till exempel leverans- eller förpackningskostnader på fakturan som inte har avtalats i samband med beställningen, ska bokföringsenheten kontakta leverantören och göra en skriftlig reklamation. Om leverans- eller förpackningskostnaderna på fakturan är befogade, ska bokföringsenheten beakta dem i framtiden när beställningar görs och inkludera dem i beställningarna.

3.1 Övervakning av avvikelser i inriktningen

Bokföringsenheten ska regelbundet följa upp fakturorna i rapporten Orsaker för matchningsfel och reda ut orsakerna till dessa. Bokföringsenheten ska analysera vilka åtgärder som bör vidtas för att fakturorna inte längre ska utgöra avvikelser. Anvisningar för användningen av rapporten om uppföljning av avvikelser i inriktningen finns i Handi-Tiimeri.

3.2 Övervakning av cirkulationen

Bokföringsenheten ska övervaka cirkulationen av fakturor regelbundet, i mån av möjlighet dagligen. I Handi ser bokföringsenheterna vilka fakturor som är i cirkulation och kan göra sökningar för att hitta fakturor som förfallit och håller på att förfalla till betalning samt fakturornas handläggare. I enlighet med god praxis ska alla som använder Handi utse en ställföreträdare i Handi före en planerad frånvaro. På så sätt undviker man avbrott i hanteringen av fakturor och säkerställer att fakturorna betalas på förfallodagen. Om hanteringen av en faktura avbryts på grund av att en enskild användare är frånvarande, ska bokföringsenheten be Palkeet markera användaren i fråga som frånvarande och utse en ställföreträdare som hanterar fakturan. Övervakningen av cirkulationen och utnämnandet av ställföreträdare behandlas i detalj i materialet i mappen Ohjeet i Handi-Tiimeri.

4 Upphandling med betaltidskort

En betaltidskortslösning för staten har konkurrensutsatts centraliserat och statsförvaltningen använder två kortprodukter med betalningstid:

  • ett internationellt betaltidskort
  • ett upphandlingskort (5 olika profiler)

Betaltidskortet är rekommenderat betalningsmedel särskilt i följande produkt- och servicegrupper:

  • Bränsleinköp
  • Inköp av förnödenheter och service/tvätt av fordon
  • Resekostnader till den del som kostnaderna inte betalas via resekontot, till exempel:
  • hotell
  • taxi
  • tåg-, flyg- o. dyl. biljetter
  • användning av hyrbilar
  • deltagaravgifter
  • Inköp via internet och annan distansförsäljning
  • Små upphandlingar när
  • inköpet görs i köpmannens lokaler (exkl. köpmän hos vilka inköp görs regelbundet (t.ex. enligt beställning eller avtal) och med vilka nätfakturering kan avtalas)
  • köpmannen inte har möjlighet att skicka nätfaktura och betaltidskort är ett vanligt betalningsmedel på handelsplatsen i fråga
  • betalning med betaltidskort är motiverad med beaktande av att upphandlingen är brådskande.

Betaltidskortet kan också användas för andra upphandlingar än de som hör till ovan nämnda service- och produktgrupper, om upphandlingen av produkten eller tjänsten är brådskande eller om någon annan grundad anledning så kräver.

Inköp som gjorts med statens betaltidskort bokförs som kostnad antingen månatligen från kortbolagets faktura i Handi eller via inköpstransaktioner som överförts maskinellt till rese- och kostnadshanteringssystemet. Inköpstransaktioner med internationella betaltidskort och upphandlingskort som utsetts för en viss person kan hanteras som inköpstransaktioner i rese- och kostnadshanteringssystemet. Inköpstransaktioner med upphandlingskort som utsetts för en organisation kan inte överföras till rese- och kostnadshanteringssystemet och inköpstransaktionerna bokförs alltid som kostnad i bokföringen från kortbolagets faktura i Handi.

Hanteringen av kostnader för internationella inköp med betaltidskort i rese- och kostnadshanteringssystemet har konstaterats vara ett effektivt tillvägagångssätt. Den som använder kortet, det vill säga den som gör upp kostnads- eller reseräkningen, har då alla nödvändiga uppgifter (kvitton, konteringar osv.). Hanteringen av fakturor som beror på användningen av upphandlingskort utsetts för en organisation i Handi kan vara betydligt långsammare, bland annat på grund av antalet bilagor och de olika konteringsraderna.

På ett kortbolags fakturor, vars inköpstransaktioner hanteras som kostnader i rese- och kostnadshanteringssystemet (kostnads- eller reseräkning), används en konteringsreferens som börjar på TK1 med en bifogad en konteringsmall. Då får kortbolagets faktura automatiskt en kontering (mellankonto).

Konteringsreferensen används också på kortbolagets fakturor vars inköpstransaktioner bokförs som kostnad i Handi. På dessa fakturor anger konteringsreferensen i första hand korttypen som ska faktureras. Uppgiften används vid avstämning av inköpstransaktionerna och kortbolagets fakturor. Dessutom kan konteringsreferensen användas till att skapa automatisk kontering, om inköpen som görs med kortet alltid konteras för samma uppföljningsobjekt (till exempel bränsleinköp).

Om inköp som gjorts med betaltidskortet bokförs som kostnad från kortbolagets faktura och det är möjligt att ingå ett budgetbaserat avtal för inköpen i Handi (till exempel i en situation där alla inköp alltid hänför sig till samma produktgrupp och enhetlig kontering används), kan en konteringskod som börjar på VSK1 användas i stället för konteringsreferensen som börjar på TK1. Då riktas fakturorna till avtalet i Handi.

Statsförvaltningen strävar efter att främja digitaliseringen av kvitton på kortbetalningar och ibruktagandet av eKvitton. eKvitton gör det möjligt att elektroniskt förmedla identifieringsuppgifter om köpet till betalaren i en strukturerad form. Närmare anvisningar om ibruktagandet av eKvitton ges när beredskapen i verksamhetsmiljön gör det möjligt att ta dem i bruk.

5 Fakturaförmedling

Posti Messaging Oy är leverantör av statens fakturaförmedlingstjänst. Nätfakturor tas emot av Postis underleverantör OpusCapita Solutions Oy med OpusCapitas förmedlarkod.

Statskontoret har gett anvisningar om att bokföringsenheterna endast ska ta emot nätfakturor. I undantagsfall kan leverantören ges tillstånd att skicka en pappersfaktura via digitaliseringstjänsten. Staten tar inte heller emot en faktura som skickas som e-postbilaga, eftersom den inte är en nätfaktura. Staten hämtar inte fakturor via en webblänk, ett faktureringshotell eller någon annan motsvarande tjänst som faktureraren skickat. Förmedlare av statens nätfakturor är Posti Messaging Oy och dess underleverantör OpusCapita. Bokföringsenheterna ingår inga avtal till exempel med en nätfakturaförmedlare eller nätfakturatjänst som fakturans avsändare använder.


5.1 Digitaliseringstjänst för inköpsfakturor

Bokföringsenheten kan ta emot fakturor i pappersform via Posti Messaging Oy:s digitaliseringstjänst endast i undantagsfall:

  • Faktureraren saknar FO-nummer (t.ex. privatperson) och/eller e-postadress, varvid faktureraren inte kan ta i bruk Handis leverantörsportal, Baswares faktureringsportal eller Postens nätverkstjänst.

·
Obs! En privatperson kan registrera sig i Basware Supplier Portal med ett så kallat tekniskt FO-nummer som FO-nummer. Det tekniska FO-numret består av privatpersonens födelsedatum och tilläggstecken enligt följande: 4ddmmåå-0. Bokföringsenheten kan erbjuda en verksamhetsmodell för de privatpersoner som är villiga att skicka en nätfaktura.

  • Det handlar om ett utländskt företag/en utländsk fakturerare som inte har möjlighet att använda Handis leverantörsportal eller Baswares faktureringsportal (begreppet nätfaktura är främmande i landet i fråga eller internetförbindelserna fungerar inte tillförlitligt).

Fakturor som kommer via digitaliseringstjänsten ska uppfylla kraven i 209 e § i mervärdesskattelagen samt inkludera övriga nödvändiga uppgifter för identifiering av leverantörer i Handi och betalningsuppgifter (bl.a. texten Faktura, fakturerarens och fakturamottagarens FO-nummer, momsspecifikation, bankuppgifter, förfallodag och fakturans slutsumma). Endast en inköpsfaktura per kuvert får skickas till digitaliseringstjänsten. Med fakturan kan skickas bilagor som väsentligt anknyter till sakgranskningen av fakturan. Digitaliseringstjänstens postboxadress ska finnas på både kuvertet och fakturan.

Bokföringsenheten ska se till att digitaliseringstjänstens postboxadress inte finns på bokföringsenhetens webbplats.

Närmare information om hanteringen av inköpsfakturor och digitaliseringstjänsten finns i servicehandboken för fakturaförmedling (i mappen Palvelukäsikirja → Osa 3 Ostolaskut). Handboken finns i Statskontorets Tiimeri (arbetsrummet Valtion maksuliike ja kassanhallinta) och nås genom att logga in i Virtu.



5.2 Digitaliseringstjänst för övriga utgiftsverifikat

För övriga utgiftsverifikat har varje bokföringsenhet en egen postboxadress. Övriga utgiftsverifikat får inte skickas för digitalisering till postboxadressen i digitaliseringstjänsten för inköpsfakturor.

För att skicka materialet till postboxen kan de färdiga blankettmallarna i bilagorna till denna anvisning (bilaga 2a och 2b) användas. På blankettmallarna finns färdiga datafält som gör det möjligt att automatiskt hantera verifikat i digitaliseringstjänsten. På blanketten som skickas till digitaliseringstjänsten ska mottagaren samt mottagarens postboxnummer och postboxadress anges i formen:

Ämbetsverk XXX
PB XX
XXXXX Facturor

Ett kuvert som skickas till postboxadressen för övriga utgiftsverifikat kan innehålla flera utgiftsverifikat med bilagor, om blankettmallarna har använts till att skicka materialet. Utgiftsverifikaten kan skiljas åt med hjälp av blankettmallen i samband med digitaliseringen.

Övriga utgiftsverifikat kan skickas till digitaliseringstjänsten också utan de färdiga blankettmallarna. Då får endast ett utgiftsverifikat med tillhörande bilagor läggas i kuvertet.

Om bilagor förmedlas med materialet ska de vara i A4-format.

Digitaliseringstjänstens postboxadress ska finnas på både kuvertet och utgiftsverifikatet. Kuvertet som skickats till digitaliseringstjänsten öppnas i början av digitaliseringsprocessen och postboxen på utgiftsverifikatet styr det digitaliserade materialet till rätt bokföringsenhet under digitaliseringsprocessen.

De bokföringsenhetsspecifika postboxadresserna för övriga utgiftsverifikat finns på adressen
https://www.valtiokonttori.fi/palvelu/muut-menotositteet-postilokero-osoitteet-virkamiehille/. Webbplatsen kräver inloggning och koderna som behövs kan fås på adressen maksuliike(at)valtiokonttori.fi.

Vissa bokföringsenheter kan använda substanssystem som producerar uppgifter om utgiftsverifikaten genom att ansluta dem till Handi för inläsning eller till Palkeet för skanning.

Övriga utgiftsverifikat hanteras i Handi i modulen Bidrag, vars namn kommer att ändras till modulen Muut menot (Övriga utgifter).

5.3 Digitaliseringstjänst för ansökningar (tjänsten upphör 11/2020)

Utöver digitaliseringen av inköpsfakturor och övriga utgiftsverifikat kan bokföringsenheten använda en digitaliseringstjänst för ansökningar. Det material som lämnas in till digitaliseringstjänsten för ansökningar skickas till separat definierade postboxadresser och på separata ansökningsmallar. Inköpsfakturor eller övriga utgiftsverifikat ska inte skickas till digitaliseringstjänsten.


6 Fakturor från utländska leverantörer

En utländsk leverantör kan skicka nätfakturor till bokföringsenheten om leverantörens förmedlare har ett avtal med OpusCapita Solutions Oy som är Posti Messaging Oy:s underleverantör. Denna så kallade fyrkantsmodell fungerar på samma sätt vid förmedling av nätfakturor inom landet som vid förmedling med utländska leverantörer. I fyrkantsmodellen ingår avsändaren och mottagaren en nätfaktura ett mottagningsavtal endast med sin egen förmedlare.

En utländsk leverantör har också möjlighet att skicka nätfakturor till bokföringsenheten via nätverket Peppol om leverantören finns i Peppol-nätverket. Peppol (Pan-European Public Procurement Online) är en EU-övergripande elektronisk upphandlingsinfrastruktur för den offentliga förvaltningen som syftar till att underlätta gränsöverskridande elektronisk upphandling och nätfakturering mellan europeiska leverantörer och den offentliga sektorn. Nätfakturor som skickats via Peppol-nätverket kanaliseras till bokföringsenheten på normalt sätt via OpusCapita Solutions Oy.

Utöver den normala nätfaktureringsadressen lägger bokföringsenheten en nätfaktureringsadress i Peppol-format till den engelskspråkiga mallen för leverantörsbrev som bifogas anvisningen God praxis vid beställning och avtalsinriktning (VK/7631/00.00.01.06.01/2020). Adressen är bokföringsenhetens normala EDI-kod (i ursprunglig form eller med ett tillägg), men efter landskoden (0037) kommer ett kolon och därefter den sista delen av EDI-koden. Statskontorets nätfaktureringsadress är till exempel 003702454401 och Peppol-adressen är 0037:02454401.

7 Hantering av inköpsfakturor vid utländska verksamhetsställen

När en bokföringsenhets verksamhetsställe är beläget utomlands avviker mottagningsmetoderna och hanteringsprocessen ofta från de metoder och processer som tillämpas vid de inhemska verksamhetsställena.

Vid utländska verksamhetsställen hanteras fakturor på sex olika sätt, som beskrivs i den ordning som ska iakttas när tillämpligt tillvägagångssätt har valts.

1. I första hand ska leverantörerna även vid utländska verksamhetsställen uppmanas att skicka fakturorna som nätfakturor. Om leverantören inte har ett eget system som producerar nätfakturor uppmanas leverantören att använda leverantörsportalen i Handi, varvid bokföringsenheten tar emot fakturorna som nätfakturor och fakturorna kan hanteras på samma sätt som andra inköpsfakturor i bokföringsenheten. Fakturorna betalas från bokföringsenhetens utgiftskonto i Finland.

2. Om leverantören inte har möjlighet att utnyttja faktureringsportalen tas fakturan emot som pappersfaktura vid ett utländskt verksamhetsställe och förs vid verksamhetsstället i fråga direkt till mappen för inköpsfakturor i Handi, till exempel med hjälp av WebCapture. Palkeet ansvarar för kompletteringen av fakturans grundläggande uppgifter, varefter fakturan dirigeras till bokföringsenheten för sakgranskning och godkännande på normalt sätt i Handi. Fakturan betalas från bokföringsenhetens utgiftskonto i Finland.

3. Om fakturan inte fås som nätfaktura och WebCapture inte används på verksamhetsstället, skickas fakturan från verksamhetsstället till Palkeet som en begäran i tjänstehanteringssystemet Pointti. Palkeet ansvarar för kompletteringen av fakturans grundläggande uppgifter, varefter fakturan dirigeras till bokföringsenheten för sakgranskning och godkännande på normalt sätt. Fakturan betalas från bokföringsenhetens utgiftskonto i Finland.

4. Om alternativen ovan av grundad anledning inte är möjliga och det utländska verksamhetsstället har ett bankkonto i en lokal bank, kan fakturan betalas från det lokala bankkontot. Då behandlas fakturan som ett memorialverifikat innan den betalas. Bokföringsenheten upprättar ett memorialverifikat. Palkeet kompletterar de grundläggande uppgifterna och cirkulerar memorialverifikatet till bokföringsenheten för sakgranskning och godkännande. Efter cirkulationen kan fakturan betalas från det lokala bankkontot. Den ursprungliga fakturan skickas till bokföringsenhetens verksamhetsställe i Finland, där fakturan skannas och bifogas till memorialverifikatet i fråga.

5. Om fakturan inte fås som memorialverifikat vid det utländska verksamhetsstället, men verksamhetsstället har ett lokalt bankkonto till sitt förfogande, skickas fakturan från verksamhetsstället per krypterad e-post till Palkeet. Palkeet upprättar ett memorialverifikat, kompletterar de grundläggande uppgifterna, bifogar fakturan som mottagits per krypterad e-post som bilaga till memorialverifikatet och cirkulerar verifikatet till bokföringsenheten för sakgranskning och godkännande. Efter cirkulationen kan fakturan betalas från det lokala bankkontot.

6. Om inget av tillvägagångssätten ovan kan iakttas vid ett utländskt verksamhetsställe, kan fakturan tas emot som pappersfaktura på verksamhetsstället i fråga. Anteckningar om sakgranskning och godkännande görs manuellt på pappersfakturan. Fakturan betalas från det lokala bankkontot och förs till bokföringen som ett memorialverifikat i efterhand. Den ursprungliga fakturan skickas till bokföringsenhetens verksamhetsställe i Finland, där fakturan skannas och bifogas till memorialverifikatet i Handi.

7. Om verksamhetsstället inte har ett lokalt bankkonto till sitt förfogande, betalas fakturan med statens betaltidskort eller kontant. Vid kort- och kontantbetalningar är det viktigt att se till att betalningsmottagaren ger ett separat kvitto på betalningen.

8 Utmätning

Före debiteringen kan Utsökningsverket meddela betalningsförbud för leverantören, varvid ett belopp enligt betalningsförbudsprotokollet ska innehållas från inköpsfakturan och redovisas till Utsökningsverket. Bokföringsenheten ska lämna in betalningsförbudsprotokollet som gäller leverantörerna till den servicegrupp som ansvarar för upprätthållandet av servicecentrets leverantörsregister (rekisteri(at)palkeet.fi), för att uppgifterna om den gällande utmätningen ska kunna sparas i Kiekus leverantörsuppgifter. Även information om att betalningsförbudet har upphört ska lämnas till servicecentret.

Palkeet ansvarar för att innehålla utmätningens andel av inköpsfakturans bruttobelopp i enlighet med betalningsförbudet, samt upprättar och godkänner en betalningsblankett för redovisning av utmätningen.

9 Debitering

Enligt Statskontorets föreskrift Förvaltning av bankkonton (VK/79/00.01/2015, 5.10.2015) ska bokföringsenheten vidta åtgärder som gör det möjligt att automatisera sändningen av betalningsmaterial till banken. Automatiseringen kan genomföras genom att utnyttja betalningsrörelsesystemens tidsinställningsfunktioner.

När automatiska funktioner används försvinner följande arbetsmoment från debiteringsprocessen:

  • kontrollen av att styckeantalet material som skickas till banken är lika stort som slutsumman jämfört med den slutliga betalningslistan och
  • sändningen av betalningsmaterial

Om bokföringsenheten har betalningsmaterial som hanteras med maskinläsning och vars sändning till banken inte kan automatiseras, eller om automatiseringen i övrigt inte är motiverad, ska bokföringsenheten tillställa Statskontoret en ansökan om undantagstillstånd med motiveringar för att få särskilt betalningstillstånd och för att använda en eller två kontoanvändare.

När sändningen av betalningsmaterial till banken automatiseras är det viktigt att systemen som hanterar betalningsmaterialet, dataöverföringsförbindelserna och servrarna är tillräckligt skyddade och att betalningsmaterialet bevaras oförändrat från att det skapas till att det sänds till banken. Skyddet av betalningsmaterial ska genomföras så att materialet skyddas till exempel med digital underskrift i det system där materialet produceras. Dessutom ska dataförbindelserna vara krypterade mellan det system där betalningsmaterialet produceras och förmedlingsservern, mellan förmedlingsservern och betalningsrörelsesystemet samt mellan betalningsrörelsesystemet och banken.

Granskningen av materialets respons och uppföljningen av felloggarna för systemen som producerar betalningsmaterial ska ordnas så att det är möjligt att snabbt ta itu med möjliga felsituationer.

10 Hantering av utgiftskontoutdrag

I samband med konteringen av kontoutdrag för bokföringsenhetens utgiftskonton används funktionerna för automatisk kontering av betalningsrörelsesystem och reglerna för automatisk kontering. Regeln för automatisk kontering ska definieras för alla debiteringstransaktioner i kontoutdrag som innehåller en överenskommen identifieringsuppgift som specificerar betalningsmaterialet (t.ex. löner, inköpsreskontra SEPA-material) eller betalningstransaktionerna (t.ex. utlandsbetalningar).

Följande jämförelsegrunder kan användas som identifieringsuppgifter:

  • Ultimate debtor. Ursprunglig betalare, transaktionsspecifik information
  • Payment Information ID. Kod som betalaren gett betalningsposten och som förmedlas till betalarens respons och till kontoutdraget. Informationen förmedlas inte till mottagaren.
  • EndToEndId. En obligatorisk EndToEndId-referens ges av betalaren som en identifikation som specificerar transaktionen. Referensen förmedlas alltid till mottagaren men till betalaren endast för enskilda betalningar. Om uppgiften saknas får den värdet NOTPROVIDED. Exempel: 9834454645554699.
  • Instruction Id. Kod som betalaren gett transaktionen och som förmedlas till betalarens respons och till kontoutdraget (kundens egna uppgifter). Informationen förmedlas inte till mottagaren.

Identifieringsuppgiften produceras i regel i samma system som producerar betalningsmaterialet/betalningstransaktionen. Om systemet i fråga inte producerar identifieringsuppgifter och det till exempel av kostnadsskäl inte är ändamålsenligt att skapa en funktionalitet som producerar identifieringsuppgifter i systemet, utreds i stället möjligheten att lägga till nödvändiga identifieringsuppgifter för betalningsmaterialet/betalningstransaktionerna med hjälp av betalningsrörelsesystemets funktioner.