Palkeet, Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot

Menojen käsittelyn hyvät käytännöt

Valtion talousarviosta annetun lain (423/88) 24 c §:n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista. Lisäksi valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/92) 40 §:n (1786/2009) mukaan Valtiokonttori antaa tarkempia määräyksiä kirjanpitoyksikköjen maksuliikkeen hoitamisesta ja antaa tarvittavat määräykset ja ohjeet maksuliikkeessä ja palkan laskennassa käytettävistä järjestelmistä.

Valtiokonttori on tänään antanut erillisen ohjeen menojen käsittelyn hyvistä käytännöistä. Menojen käsittelyn hyviä käytäntöjä koskeva ohje sisältyi aikaisemmin Tarpeesta maksuun prosessin (aiemmin Hankinnasta maksuun) hyvät käytännöt ohjekokonaisuuteen. Nyt Tarpeesta maksuun prosessin hyvät käytännöt ohjekokonaisuus on jaettu kolmeen erilliseen ohjeeseen – Tarpeesta sopimukseen hyvät käytännöt (hankinnat), Tilaamisen ja sopimuskohdistuksen hyvät käytännöt (tilaaminen) ja Menojen käsittelyn hyvät käytännöt (menojen käsittely). Menojen käsittelyn hyvät käytännöt -ohje kumoaa menojen käsittelyn osalta Valtiokonttorin 25.03.2019 antaman ohjeen VK/44/00.01/2015. Ohjeen tavoitteena on tukea kirjanpitoyksiköitä toimintatapojen kehittämisessä ja tehostamisessa.

Kirjanpitoyksikköä suositellaan selvittämään, mitkä ohjeissa kuvatut hyvät käytännöt se voi ottaa käyttöön sellaisinaan, ja mitkä vaativat soveltamista sen omassa toimintaympäristössä.

Kirjanpitoyksiköitä pyydetään antamaan ohjetta koskevaa palautetta. Palautteen voi toimittaa osoitteeseen verkkolaskutus (at) valtiokonttori.fi.

Voimaantulo

Päivitetty ohje tulee voimaan välittömästi ja ohje kumoaa menojen käsittelyn osalta Valtiokonttorin 25.03.2019 antaman ohjeen VK/44/00.01/2015.

Lisätiedot

Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin T3 – Talous, tieto ja työelämä -toimialalta puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta verkkolaskutus (at) valtiokonttori.fi.

Toimialajohtaja Lasse Skog

Maksuliikepäällikkö Keijo Kettunen

Liite 1: Keskeinen hankintojen tekemistä ja menojen käsittelyä ohjaava normisto

Liitteet 2a ja 2b: Lomakepohjat (.doc ja .xlsx) menotositteiden toimittamiseen digitointipalveluun

Tiedoksi Valtiontalouden tarkastusvirasto

1 Menojen käsittelyn automatisointi

Menojen käsittely on asetettu Valtion taloushallinnon strategiassa 2020 keskeiseksi kehittämiskohteeksi. Valtiokonttorin tuottavuusseurannan perusteella menojen käsittely on työllistävin yksittäinen taloushallinnon prosessi. Menojen käsittelyn kehittämisen painopisteet ovat käsiteltävien ostolaskujen määrän vähentäminen, laskujenkäsittelyn automatisointi ja tehtävien tehokas organisointi. Tavoitteena on myös Palkeiden työn osuuden kasvattaminen menojen käsittelyssä.

Menojen käsittely on hoidettava tehokkaasti siten, ettei valtiolle aiheudu viivästysseuraamuksia. Laskut ja muut menotositteet on käsiteltävä ja reititettävä eteenpäin viivytyksettä. Kirjanpitoyksikön on suositeltavaa selvittää, onko ostolaskujen käsittelyä mahdollista keskittää, silloin kun laskujen käsittelyn automaatiota ei voida toteuttaa, tiliöimisen, asiatarkastamisen ja hyväksymisen osalta, jotta reititysketjut eivät itsessään hidastuta laskun maksuunpanoa.

Menojen käsittelyn prosessi muodostuu alla luetelluista työvaiheista:

• Perustietojen ylläpito
• Menotositteiden käsittely
• Maksuunpano
• Menotiliotteiden käsittely
• Menojen käsittelyn kaudenvaihde

Menojen käsittelyn automatisoinnille asetetut tavoitteet:

*) Laskentatapa on muuttunut: automaattisella käsittelyllä tarkoitetaan täysin (100%) automaattisesti käsiteltyjä ostolaskuja, aiemmin tunnuslukuun on sisällytetty myös ns. automaattista tiliöintiä tukevien tiliöintiviitteiden käyttö. Nimittäjänä käytetään valtion ostolaskujen kokonaismäärää.

***) Nimittäjänä käytetään valtion ostolaskujen kokonaismäärää

Kirjanpitoyksiköiden tulee edistää laskujen käsittelyn automaatioastetta ottamalla käyttöön Handi-palvelun sähköisen tilaamisen toiminnallisuudet. Tavarat ja palvelut tulee tilata ensisijaisesti Handi-palvelua käyttäen. Sopimukseen perustuvat, tilaukselle kohdistuvat mahdolliset muut kulut, kuten toimituslisät jne., on lisäksi otettava mahdollisuuksien mukaan huomioon tilausta tehtäessä. Tavaran ja palvelun vastaanottamisen jälkeen, kirjanpitoyksikön tulee tehdä viipymättä oikeat vastaanottomerkinnät Handi-palveluun. Mikäli tilauksen loppusumma eroaa laskun loppusummasta tai vastaanottokuittausta ei ole tehty, automaattikohdistusta ei tapahdu. Tilauksellisten laskujen mennessä manuaakäsittelyyn, tulee kirjanpitoyksikön analysoida syyt manuaalikiertoon ja ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin, jotta vastaavantyyppiset laskut voidaan käsitellä automaattitoimintoja hyödyntäen.

Handi-palvelussa manuaalisesti tuotavan laskun maksimikoko on 100MB. Laskulle tuotavan liitteen maksimikoko on 100MB. Raja on tiedostokohtainen, joten liitteitä voi lisätä niin paljon kuin tarvetta on. Liittymän kautta tuodun laskun koko voi olla maksimissaan 200MB.

Valtiokonttori seuraa kirjanpitoyksiköiden menojen käsittelyn automaatioasteen kehittymistä menojen käsittelyn prosessimittareiden avulla. Kirjanpitoyksikkötasoiset mittaritiedot julkaistaan Tiimerin työtilassa,
Handi työtila kaikkien virastojen käyttöön (jäljempänä ”Handi-Tiimeri”). Raportoinnin kautta selviää muun muassa se, mitkä kirjanpitoyksiköt ovat saavuttaneet valtiolle asetetun verkkolaskutavoitteen ja menojen käsittelyn automaatiotavoitteen ja mitkä kirjanpitoyksiköt ovat jääneet tavoitteiden alapuolelle.

1.1 Menojen käsittelyn kehittäminen kirjanpitoyksiköissä

Menojen käsittelyn kehittämisen edistämiseksi ja asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi kirjanpitoyksikkö voi tarkastella seuraavia kysymyksiä:

• Mikä on ostolaskujen määrä ja miten määrää voidaan vähentää?
• Mikä on toimittajien määrä? Onko kirjanpitoyksikössä arvioitu esimerkiksi spendianalyysin avulla toimittajien määrän vähentämistä?
• Ketkä ovat laskumäärältään suurimmat toimittajat?
• Ketkä ovat suurimmat toimittajat, joiden tilaukselliset laskut menvät useimmiten manuaalikäsittelyyn?
• Millaiset laskut ovat toistuvia?
• Mitä laskuja voidaan käsitellä esim. tilauksellisina ja sopimuskohdistuksellisina laskuina tai tiliöintiviitteen avulla?
• Voidaanko taloussuunnittelun kehittämisellä sujuvoittaa menojen käsittelyä esimerkiksi keskittämällä budjetointia?
• Miten yhteistyö taloushallintoyksikön, Palkeiden ja substanssitoiminnan toimintayksiköiden kanssa järjestetään; esimerkiksi tulevien hankintojen ja projektien läpikäynti?

Kirjanpitoyksikön tulee käydä läpi omaa ostolaskujen käsittelyn prosessiaan ja selvittää mahdollisuudet, miten prosessia voidaan tehostaa tai keskittää tiliöimisen, asiatarkastamisen ja hyväksymisen osalta. Tärkeää on myös muodostaa mahdollisimman yhtenäiset käytännöt kirjanpitoyksikön sisällä. Yhtenäiset toimintatavat tukevat johtamista, taloushallinnon läpinäkyvyyttä, sisäistä valvontaa ja osaamisen hallintaa.

Menojen käsittelyn kehittämisessä tulee huomioida Valtion taloushallinnon strategiassa esitetty tavoite palvelukeskuksen työn osuuden kasvattamisesta.

Mikäli ostolaskujen käsittely on toteutettu kirjanpitoyksikössä laajalti hajautetusti, on suositeltavaa koota tehtäviä yhteen ensin kirjanpitoyksikön sisällä. Samalla on helpompi muodostaa kokonaiskuva kirjanpitoyksikön ostolaskujen käsittelystä ja kehittämistarpeista, jonka jälkeen Palkeiden palveluiden laajempi hyödyntäminen on helpompaa.

Hyvä käytäntö on kehittämistehtävien projektointi kirjanpitoyksikössä. Projektityöskentely tukee tehtävien aikataulutuksen, vastuutuksen ja seurannan toteuttamista. Palkeiden osallistumista projektiin pidetään hyvänä käytäntönä ja se tulee huomioida resursoinnissa projektia suunniteltaessa.

1.2 Palkeiden palvelujen hyödyntäminen menojen käsittelyssä

Palkeet tuottaa asiakkailleen menojen käsittelyn palveluita Valtiokonttorin määräämän vastuunjaon mukaisesti. Voimassaoleva vastuunjakotaulukko on julkaistu Valtiokonttorin Määräykset ja ohjeet -sivustolla. Tavoitteena on, että palvelut tuotetaan kaikille asiakkaille saman sisältöisinä. Kirjanpitoyksikön ja Palkeiden välinen työnjako ja tehtävät on kuvattu tarkemmin palvelusopimuksessa.

Kuva 1. Palkeiden perus- ja lisäpalvelut menojen käsittelyssä 1.1.2020 lukien.

Kirjanpitoyksikön ja Palkeiden yhteistyön näkökulmasta menojen käsittelyn tehtävien keskittämisen tavoitetilan hyvänä käytäntönä voidaan pitää seuraa-via toimintatapamalleja. Malleja on hyvä pitää pääperiaatteina, joiden soveltaminen käydään läpi kirjanpitoyksikön ja Palkeiden yhteistyönä.

1.2.1 Kirjanpitoyksiköllä on käytössä menojen käsittelyn peruspalvelut

Palkeet reitittää kaikki käsittelyyn tulevat laskut kirjanpitoyksikön ilmoittamille yhteyshenkilöille, jotka tekevät laskujen tiliöinnin. Laskujen reitittämisessä voi-daan hyödyntää tiliöintiviitettä, reititysryhmiä tai reittimalleja, mikä nopeuttaa laskujen reitittämistä kirjanpitoyksikköön, ja mahdollistaa työjonojen käytön kirjanpitoyksikössä. Kirjanpitoyksikössä keskitetysti tehtävän tiliöinnin jälkeen lasku reititetään asiatarkastajalle ja hyväksyjälle. Mikäli laskun tiedoissa on puutteita, selvittää tiliöijä korjaukset asiatarkastajan ja hyväksyjän kanssa.

1.2.2 Kirjanpitoyksiköllä on käytössä menojen käsittelyn peruspalvelujen lisäksi menotositteiden tiliöinti -palvelu

Laskut käsitellään Palkeiden talouspalveluryhmässä, missä tehdään laskujen täydelliset tiliöinnit, mukaan lukien sisäisen laskennan seurantakohteet. Kirjanpitoyksikkö toimittaa Palkeisiin tiliöintiohjeet sovitun kanavan kautta. Mikäli tiliöinteihin tulee muutoksia, kirjanpitoyksikkö ilmoittaa niistä viipymättä Palkeisiin. Toimintamallia tukee kirjanpitoyksikön ja Palkeiden tiivis yhteistyö sekä laskuilla olevat riittävät tiedot, jotka ohjaavat tiliöintejä ja reititystä. Laskujen reitittämisessä kirjanpitoyksikköön voidaan hyödyntää tiliöintiviitettä, reititysryhmiä sekä reittimalleja, mikä nopeuttaa laskujen reitittämistä, ja mahdollistaa työjonojen käytön kirjanpitoyksikössä.

Palkeiden tuottamien menojen käsittelyn palveluiden sujuvuus varmistetaan Palkeiden ja kirjanpitoyksikön säännöllisillä tapaamisilla, joissa voidaan käydä läpi mm. kirjanpitoyksikön ostolaskujen käsittelyn tilanne (esim. reititykset, tiliöinnit), havaittuja haasteita (esim. tietyn toimittajan laskuilla toistuvasti tilausnumero väärässä kentässä) ja palveluiden laajennustarpeita.

2 Laskut ja muut menot Handi-palvelussa

Handi-palvelussa hankintaan liittyvät laskut kiertävät Laskut-moduulissa ja muiksi menoiksi luokiteltavat menot Vastikkeettomat-moduulissa. Vastikkeettomat-moduulin nimi tulee muuttumaan tulevaisuudessa Muut menot -moduuliksi.

2.1 Laskut

Handi-palvelun Laskut-moduulia käytetään kirjanpitoyksiköiden hankintatoimeen liittyvien menotositteiden käsittelyyn. Laskut-moduulissa käsitellään kaikki tavaroiden ja palveluiden hankintaan liittyvät ostolaskut. Laskut-moduulissa on käytössä automaatiota, esimerkiksi ostolaskujen kohdistuminen tilaukselle tai sopimukselle. Tästä moduulista kerätään määrättyä aineistoa Valtion hankintadatapalveluun ja Tutkihankintoja.fi-palveluun.

Laskut-moduulissa on käytössä tositelajit XA (Ostolaskut), XK (Tilaukselliset ostolaskut) ja XL (Sopimukselliset ostolaskut). Ostovelkatili on 25700100. Laskut-moduulissa on käytössä seuraavat tositelajit: XA (Ostolaskut), XK (Tilaukselliset ostolaskut) ja XL (Sopimukselliset ostolaskut). Näiden tositelajien ostovelkatili on 25700100. Laskut-moduuli on tarkoitettu vain XA-, XK- ja XL- tositelajien käyttöön.

2.2 Muut menot (Vastikkeettomat-moduuli)

Muilla menoilla tarkoitetaan kirjanpitoyksiköiden substanssijärjestelmistä siirrettyjä laskuja, Palkeissa käsiteltäviä menotositteita, valtionavustuksia, korvaushakemuksia, jäsenmaksuja, monisaaja-laskuja ja kaikkia sellaisia laskuja, jotka eivät liity hankintaan. Hankintaan liittyy hankintasopimus, jolla tarkoitetaan sopimusta, joka on tehty yhden tai usean hankintayksikön ja yhden tai usean toimittajan välillä ja jonka tarkoituksena on esimerkiksi rakennusurakan toteuttaminen, tavaran hankinta tai palvelun suorittaminen taloudellista vastiketta vastaan. Esimerkiksi jäsenmaksuja vastaan toki saadaan erilaisia ”palveluja”, mutta jos jäsenmaksua tarkastelee hankintaprosessin näkökulmasta, havaitsee, ettei jäsenmaksuja voi rinnastaa hankintoihin, sillä jäsenyyttä ei voida kilpailuttaa – laatia tarjouspyyntöä, ottaa vastaan tarjouksia jäsenyyksistä, valita toimittaja – sopia tarjouksen pohjalta sopimus, jne.

Mitään hankintaan liittyviä laskuja ei tule viedä Vastikkeettomat-moduuliin. Mikäli moduuliin viedään virheellisesti hankintaan liittyviä menoja, on sillä vaikutusta mm. hankinnoista tehtävään raportointiin. Tästä moduulista ei kerätä aineistoa valtion hankintadatapalveluun, eikä tutkinhankintoja.fi -palveluun, joten muut menot täytyy pitää erillään hankinnoista. Lisäksi muiden menojen eli Vastikkeettomien-moduulissa ei ole käytössä automaatiota, tiliöintiviitettä lukuun ottamatta.

Useiden samanaikaisesti Palkeisiin toimitettavien muiden menotositteiden käsittelyn tehostamiseksi Handi-palveluun on toteutettu monisaaja-toiminnallisuus, jonka käyttämiseen on ohjeistus Handi-Tiimerissä. Monisaaja-excel täytetään kirjanpitoyksikössä ja siirretään Palkeisiin jatkokäsittelyä varten siirtotiedostona tai Pointti-palvelukanavan kautta. Muut menotositteet voi vaihtoehtoisesti toimittaa digitoitavaksi Postin digitointipalveluun.

Postin kautta voi toimittaa muita menotositteita vastikkeettomien moduuliin myös verkkolaskukanavan kautta. OVT-tunnukset ovat pääsääntöisesti 100-loppuisia. Mikäli muut menotositteet toimitetaan digitoitavaksi Postin digitointipalveluun, tulee näissä käyttää näille osoitettua PL-osoitetta.

Vastikkeettomien menojen tositelajit ovat XB, XE, XF, XG, XI, XJ ja XP. Vastikkeettomien menojen tositelajeilla käytetään ostovelkatiliä 26270100, XP ja XJ-tositelajeilla ostovelkatili on 25700100.

3 Laskujen seuranta

Jos tilauksellinen tai sopimuksellinen lasku ei ole automaattisesti kohdistunut tilaukseen tai sopimukseen, se jää poikkeuskäsittelyyn. Palvelukeskus seuraa poikkeuskäsittelyyn jääneitä laskuja. Usein poikkeuskäsittelyyn jääneet laskut joudutaan reitittämään manuaalikiertoon kirjanpitoyksikköön.

Poikkeamakäsittelyn syitä ovat monesti mm.:

• Summaerot, esimerkiksi toleranssin ylittävä summaero. Tällä hetkellä Handi-palvelussa on käytössä seuraavat toleranssit:
• tilaukselliset laskut: – 5 % tai max. – 50 euroa tai + 5 % tai max. 10 euroa.
• sopimukselliset laskut: + 5 euroa. Alaspäin ei ole lainkaan toleranssia.
• Vastaanottokuittauksen puuttuminen tilaukselta.
• Sopimus- tai tilausnumeron virheellisyys, puuttuminen tai virheellinen sijainti laskulla.

Hyvä käytäntö on, että kirjanpitoyksikkö seuraa tilauksellisten laskujen automaattisen käsittelyn astetta ja ryhtyy seurannan perusteella tarvittaviin toimenpiteisiin.

Kohdistumattomien laskujen manuaalikiertoa ja mahdollisten tilaukseen liittyvien kysymysten selvittämistä tukee toimintamalli, jossa kaikki kiertoon tulevat tilaukselliset laskut reititetään Palkeista esim. kirjanpitoyksikön talous- tai hankintayksikköön. Mikäli kierron syynä on esimerkiksi puuttuva vastaanottokuittaus, tulee talous- tai hankintayksikön ottaa yhteys tilausehdotuksen tekijään tai vastaanottajaan, jotta sama virhe/puute ei toistuisi jatkossa.

Mikäli kirjanpitoyksikössä havaitaan, että laskuja tulee manuaaliseen käsittelyyn vähäisten, mutta kuitenkin toleranssin ylittävien summaerojen vuoksi, voidaan kirjanpitoyksikössä keskittää tällaisten laskujen käsittely hyväksymisen osalta. Jos summaerot johtuvat esimerkiksi rahti- ja toimituskuluista, tulee tällaiset kulut kirjata omille liikekirjanpidon tileille. Samalla tulee tarkistaa, miksi esim. rahtikuluja ei ole sisällytetty tilaukseen ja onko ko. kulut ylimalkaan sopimuksenmukaisia. Toimintatapa ja sen soveltaminen on kuvattava esim. kirjanpitoyksikön taloussäännössä. Kuvauksessa on hyvä tuoda esille, minkä suuruisissa (€) tilauksen ja laskun eroissa toimintatapaa voidaan soveltaa. Toimintatavassa laskun asiatarkastaja selvittää toleranssin ylittävän eron syyn (esim. toimituskulu).

Mikäli kohdistuspoikkeamat johtuvat toimittajasta ja esimerkiksi laskulla olevista toimitus- tai pakkauskuluista, joista ei ole tilaamisen yhteydessä sovittu, tulee kirjanpitoyksikön olla yhteydessä toimittajaan ja reklamoida asiasta kirjallisesti. Jos laskulla näkyvät toimitus- tai pakkauskulut ovat aiheellisia, tulee kirjanpitoyksikön ottaa ne huomioon vastaisuudessa tilauksia tehtäessä ja sisällyttää tilauksiin.

3.1 Kohdistuspoikkeamien valvonta

Kirjanpitoyksikön tulee seurata säännöllisesti kohdistuspoikkeaman syy -raportille nousevia laskuja ja niiden syitä. Kirjanpitoyksikön tulee analysoida, mihin toimenpiteisiin on ryhdyttävä, jotta laskut eivät jatkossa jäisi poikkeuksiin. Kohdistuspoikkeamien seurantaa varten olevan raportin käytön ohjeistus on
Handi-Tiimerissä.

3.2 Kierronvalvonta

Kirjanpitoyksikön tulee tehdä laskujen kierronvalvontaa säännöllisesti, mahdollisuuksien mukaan päivittäin. Handi-palvelussa kirjanpitoyksiköt näkevät kierrossa olevat laskut ja voivat tehdä hakuja, joista näkee erääntyneet ja erääntymässä olevat laskut ja niiden käsittelijät. On hyvien käytäntöjen mukaista, että Handi-palvelun käyttäjät asettavat itselleen sijaisen Handi-palvelussa ennen tiedossa olevaa poissaoloa. Näin vältytään laskujen käsittelyn katkeaminen ja varmistetaan laskujen maksu eräpäivänä. Mikäli laskun käsittely pysähtyy siitä syystä, että yksittäinen käyttäjä on poissa, kirjanpitoyksikön pitää pyytää Palkeita asettamaan kyseiselle käyttäjälle poissaolo ja sijainen, jolloin lasku siirtyy sijaisen käsiteltäväksi. Kierron valvontaa ja sijaisuuden asettamista käsitellään tarkemmin Handi-Tiimerin Ohjeet-kansiosta löytyvissä materiaaleissa.

4 Maksuaikakorttihankinnat

Valtiolle on kilpailutettu keskitetysti maksuaikakorttiratkaisu ja valtionhallinnon käytössä on kaksi maksuaikakorttituotetta:

• kansainvälinen maksuaikakortti
• hankintakortti (5 erilaista profiilia)

Maksuaikakortti toimii suositeltavana maksuvälineenä erityisesti seuraavissa tuote- ja palveluryhmissä:

• Polttoainehankinnat
• Ajoneuvojen tarvikehankinnat ja huollot/pesut
• Matkustukseen liittyvät kustannukset siltä osin, kuin kuluja ei makseta matkatilin kautta, esimerkiksi:
• hotellit
• taksit
• juna-, lento- yms. liput
• vuokra-autojen käyttö
• osallistumismaksut
• Internetin kautta tehtävät hankinnat ja muu etämyynti
• Pienhankinnat silloin, kun
• osto tehdään paikan päällä kauppiaan tiloissa (pl. kauppiaat, joilta hankintoja tehdään säännöllisesti (esim. tilaukseen tai sopimukseen perustuen), ja joiden kanssa voidaan sopia verkkolaskutuksesta)
• kauppiaalla ei ole verkkolaskutusmahdollisuutta ja maksuaikakortit ovat tavanomainen maksuväline ko. kauppapaikassa
• maksuaikakortilla maksaminen on perusteltua hankinnan kiireellisyys huomioiden.

Maksuaikakorttia voi hyödyntää myös muiden kuin edellä mainittujen palvelu- ja tuoteryhmiin kuuluvien hankintojen osalta, jos tuotteen tai palvelun hankinnan kiireellisyys tai muu perusteltu syy niin vaatii.

Valtion maksuaikakorteilla tehtyjen ostojen kirjaaminen kuluksi kirjanpitoon tapahtuu joko korttiyhtiön laskulta Handi-palvelussa kuukausittain tai matka- ja kuluhallintajärjestelmään konekielisesti siirrettyjen ostotapahtumien kautta. Matka- ja kuluhallintajärjestelmässä ostotapahtumina voidaan käsitellä henkilöille nimettyjen kansainvälisten maksuaikakorttien ja henkilölle nimettyjen hankintakorttien ostotapahtumat. Organisaatiolle nimettyjen hankintakorttien ostotapahtumia ei voida siirtää matka- ja kuluhallintajärjestelmään ja ostotapahtumat kirjataan kuluksi kirjanpitoon aina korttiyhtiön laskulta Handi-palvelussa.

Kansainvälisten maksuaikakorteilla tehtyjen ostojen kulujen käsittely matka- ja kulunhallintajärjestelmässä on todettu tehokkaaksi toimintatavaksi. Kortin käyttäjällä eli kulu- tai matkalaskun tekijällä on tällöin valmiina kaikki tarvittavat tiedot (kuitit, tiliöinnit jne.) Organisaatiolle nimettyjen hankintakorttien käytöstä aiheutuvien laskujen käsittely Handi-palvelussa voi olla merkittävästi hitaampaa mm. liitteiden määrän ja useiden eri tiliöintirivien vuoksi.

Niillä korttiyhtiön laskuilla, joiden ostotapahtumat käsitellään kuluksi kirjanpitoon matka- ja kuluhallintajärjestelmällä (matka- tai kululaskuna), käytetään TK1-alkuista tiliöintiviitettä, johon on liitetty tiliöintimalli. Tällöin korttiyhtiön laskulle muodostuu tarvittava (välitilin) tiliöinti automaattisesti.

Myös niillä korttiyhtiön laskuilla, joiden ostotapahtumat kirjataan kuluksi kirjanpitoon Handi-palvelussa, käytetään tiliöintiviitettä. Näillä laskuilla tiliöintiviite ilmaisee ensisijaisesti laskutettavan korttityypin. Tietoa käytetään hyödyksi ostotapahtumien ja korttiyhtiön laskujen täsmäytyksessä. Lisäksi tiliöintiviitettä voidaan käyttää automaattisen tiliöinnin muodostamiseen, jos kortilla tehtävät hankinnat tiliöidään aina samoille seurantakohteille (esimerkiksi polttoainehankinta).

Jos maksuaikakortilla tehdyt ostot kirjataan kuluksi kirjanpitoon korttiyhtiön laskulta ja ostoille on mahdollista tehdä budjettiperusteinen sopimus Handi-palvelussa (esimerkiksi tilanteessa, jolloin kaikki ostot kohdistuvat aina samaan tuoteryhmään ja käytetään yhdenmukaista tiliöintiä), TK1-alkuisen tiliöintiviitteen sijaan on mahdollista käyttää myös VSK1-alkuista tiliöintikoodia, jolloin laskut kohdistuvat Handi-palvelussa sopimukseen.

Valtionhallinto pyrkii edistämään korttimaksujen kuittien sähköistämistä ja eKuittien käyttöönottoa. eKuitit mahdollistavat ostotapahtumaan liittyvien yksilöintitietojen välittämisen kauppiaalta maksajalle sähköisesti rakenteisessa muodossa. eKuittien käyttöönotosta ohjeistetaan tarkemmin, kun toimintaympäristön valmiudet mahdollistavat niiden käyttöönoton.

 5 Laskujenvälitys

Valtion laskujenvälityspalvelun toimittaja on Posti Messaging Oy. Verkkolaskujen vastaanotossa käytetään Postin tarjoamaa alihankkijaa OpusCapita Solutions Oy:tä ja OpusCapitan välittäjätunnusta.

Valtiokonttori on ohjeistanut, että kirjanpitoyksiköiden tulee vastaanottaa vain verkkolaskuja. Poikkeustilanteessa toimittajalle voi antaa luvan lähettää paperilasku digitointipalvelun kautta. Valtio ei myöskään vastaanota sähköpostin liitteenä lähetettävää laskua, sillä se ei ole verkkolasku. Valtio ei nouda laskuttajan lähettämän www-linkin, laskuhotellin tai muun vastaavan palvelun kautta laskuja. Valtion verkkolaskujen välittäjänä toimii Posti Messaging alihakkijanaan OpusCapita. Kirjanpitoyksiköt eivät tee sopimuksia esimerkiksi laskun lähettäjän käyttämän verkkolaskuvälittäjän tai verkkolaskupalvelun kautta.

 5.1 Ostolaskujen digitointipalvelu

Kirjanpitoyksikkö voi ottaa vastaan Posti Messaging Oy:n tarjoaman digitointipalvelun kautta paperimuodossa lähetettyjä laskuja vain poikkeustapauksissa:

• Laskuttajalla ei ole y-tunnusta (esimerkiksi yksityishenkilö) ja/tai sähköpostiosoitetta, jolloin laskuttaja ei voi ottaa käyttöön Handin toimittajaportaalia, Baswaren laskutusportaalia tai Postin verkostopalvelua.

Huom.! Yksityishenkilö voi rekisteröityä Baswaren Supplier portaaliin käyttäen y-tunnuksena ns. teknistä y-tunnusta. Tämä muodostuu yksityishenkilön syntymäajasta ja lisämerkeistä seuraavasti: 4ppkkvv-0. Kirjanpitoyksikkö voi tarjota toimintamallia niille yksityishenkilöille, joilla on halukkuus verkkolaskun lähetykseen.

• Kyseessä on ulkomainen yritys/laskuttaja, jolla ei ole mahdollisuutta käyttää Handin toimittajaportaalia tai Baswaren laskutusportaalia (kyseisessä maassa verkkolaskukäsite on vieras tai internet-yhteydet eivät toimi luotettavasti).

Digitointipalvelun kautta tulevien laskujen tulee täyttää arvonlisäverolain 209 e §:n vaatimukset sekä muut tarvittavat, toimittajan tunnistamiseen Handi-palvelussa sekä maksamiseen liittyvät tiedot (mm. teksti Lasku, laskuttajan ja laskun vastaanottajan y-tunnus, alv-erittely, pankkiyhteystiedot, eräpäivä ja laskun loppusumma). Digitointipalveluun saa toimittaa vain yhden ostolaskun per kirjekuori. Laskun mukana voi olla liitteitä, jotka oleellisesti liittyvät laskun asiatarkastukseen. Digitointipalvelun postilokero-osoitteen tulee olla kirjekuoren lisäksi myös laskulla.

Kirjanpitoyksikön tulee huolehtia siitä, ettei kirjanpitoyksikön verkkosivuilla ole digitointipalvelun PL-osoitetta.

Ostolaskujen käsittelystä ja digitointipalvelusta on kerrottu tarkemmin laskujenvälityksen palvelukäsikirjassa (Palvelukäsikirja-kansiossa oleva Osa 3 Ostolaskut). Käsikirja on Valtiokonttorin Tiimerissä (Valtion maksuliike ja kassanhallinta -työtila) ja se on Virtu-kirjautumisen takana.

 5.2 Muiden menotositteiden digitointipalvelu

Muita menotositteita varten kirjanpitoyksiköillä on omat kirjanpitoyksikkökohtaiset postilokero-osoitteet. Ostolaskujen digitointipalvelun PL-osoitteeseen ei saa toimittaa digitoitavaksi muita menotositteita.

Aineiston toimittamisessa postilokero-osoitteeseen voidaan käyttää tämän ohjeen liitteenä olevia valmiita lomakepohjia (liitteet 2a ja 2b). Lomakepohjilla on valmiina tietokentät, jotka mahdollistavat tositteiden automatisoidun käsittelyn digitointipalvelussa. Digitointipalveluun toimitettavalla lomakkeella on mainittava vastaanottaja, vastaanottajan PL-numero ja postilokero-osoite muodossa:

Virasto XXX
PL XX
XXXXX Laskut

Muille menotositteille tarkoitettuun postilokero-osoitteeseen lähetettävä kirjekuori voi sisältää useita menotositteita liitteineen, jos aineiston toimittamisessa on käytetty valmiita lomakepohjia. Lomakepohjan avulla digitoinnissa voidaan erotella menotositteet toisistaan.

Muita menotositteita voi toimittaa digitointipalveluun myös ilman valmiita lomakepohjia. Tällöin kirjekuoreen voi laittaa vain yhden menotositteen liitteineen.

Mikäli aineistojen mukana välitetään liitteitä, tulee niiden olla A4-kokoisia.

Digitointipalvelun postilokero-osoitteen tulee olla kirjekuoren lisäksi myös menotositteella. Digitointiin tuleva kirjekuori avataan digitointiprosessin alussa ja menotositteella oleva postilokero-osoite ohjaa digitoitavan aineiston digitointiprosessin aikana oikealle kirjanpitoyksikölle.

Kirjanpitoyksikkökohtaiset muiden menotositteiden postilokero-osoitteet ovat saatavilla osoitteesta
https://www.valtiokonttori.fi/palvelu/muut-menotositteet-postilokero-osoitteet-virkamiehille/. Sivusto vaatii kirjautumisen, johon tarvittavat tunnukset saa osoitteesta maksuliike (at) valtiokonttori.fi.

Joillakin kirjanpitoyksiköillä voi olla käytössä substanssijärjestelmiä, joista tuotetaan menotositteiden tiedot liittymällä Handi-palveluun sisäänluettavaksi tai Palkeille skannattavaksi.

Muut menotositteet käsitellään Handi-palvelussa Vastikkeettomat -moduulissa, jonka nimi tulee muuttumaan Muut menot-moduuliksi.

 5.3 Hakemusten digitointipalvelu (palvelu lakkaa 11/2020)

Ostolaskujen ja muiden menotositteiden digitoinnin lisäksi kirjanpitoyksiköllä voi olla käytössä hakemusten digitointipalvelu. Hakemusten digitointiin toimitettavilla aineistoilla käytetään niihin erikseen määriteltyjä postilokero-osoitteita ja hakemuspohjia. Hakemusten digitointipalveluun ei voi lähettää ostolaskuja tai muita menotositteita.

6 Ulkomaisilta toimittajilta tulevat laskut

Ulkomainen toimittaja voi lähettää verkkolaskuja kirjanpitoyksikölle, jos toimittajan välittäjällä on sopimus Posti Messaging Oy:n alihankintana käyttämän OpusCapita Solutions Oy:n kanssa. Tämä ns. nelikulmamalli toimii samalla tavalla verkkolaskujen välityksessä kotimaan sisällä sekä ulkomaisten toimittajien kanssa. Nelikulmamallissa verkkolaskun lähettäjä ja vastaanottaja tekee vastaanottosopimuksen vain oman välittäjänsä kanssa.

Ulkomaisella toimittajalla on mahdollisuus lähettää verkkolaskuja kirjanpitoyksikölle myös Peppol-verkoston kautta, jos toimittaja on Peppol-verkostossa. Peppol (Pan-European Public Procurement Online) on EU:n laajuinen julkishallinnon sähköinen hankintainfrastruktuuri, jonka tavoitteena on helpottaa rajat ylittävää sähköistä hankintaa ja verkkolaskujen välitystä eurooppalaisten toimittajien ja julkisen sektorin välillä. Peppol-verkostosta lähetetyt verkkolaskut kanavoituvat kirjanpitoyksikölle normaaliin tapaan OpusCapita Solutions Oy:n kautta.

Tilauksesta sopimuskohdistukseen hyvät käytännöt -ohjeen (VK/7631/00.00.01.06.01/2020) liitteenä olevaan englanninkieliseen toimittajakirjepohjaan on lisätty kohta, johon kirjanpitoyksikkö lisää normaalin verkkolaskuosoitteen lisäksi Peppol-muotoisen verkkolaskuosoitteen. Osoite on normaali kirjanpitoyksikön OVT-tunnus (perusmuotoinen tai tarkenteellinen), mutta siinä maakoodin (0037) jälkeen tulee kaksoispiste ja sen perään loppuosa OVT-tunnuksesta. Esimerkiksi Valtiokonttorin verkkolaskuosoite on 003702454401 ja Peppol-osoite 0037:02454401.

7 Ostolaskujen käsittely ulkomaisissa toimipisteissä

Kirjanpitoyksikön toimipisteen sijaitessa ulkomailla, ostolaskujen vastaanottotavat ja käsittelyprosessi poikkeavat usein kotimaisissa toimipisteissä noudatetuista tavoista ja prosesseista.

Ulkomaisten toimipisteiden laskujen käsittelyssä on kuusi erilaista tapaa, jotka on kuvattu siinä järjestyksessä, jota tulee noudattaa valittaessa soveltuvin toimintatapa.

1. Ensisijaisesti myös ulkomaisissa toimipisteissä tulee toimittajat ohjata toimittamaan laskut verkkolaskuna. Jos toimittajalla ei ole omaa verkkolaskuja tuottavaa järjestelmää, ohjataan toimittaja käyttämään Handi-palvelun toimittajaportaalia, jolloin kirjanpitoyksikkö vastaanottaa laskut verkkolaskuna ja laskut voidaan käsitellä kuten muutkin kirjanpitoyksikön ostolaskut. Laskut maksetaan Suomesta kirjanpitoyksikön menotililtä.

2. Jos toimittajalla ei ole mahdollisuutta hyödyntää laskutusportaalia, vastaanotetaan lasku ulkomaisessa toimipisteessä paperilaskuna ja lasku viedään ko. toimipisteessä Handin ostolaskut-kansioon esimerkiksi WebCapturella. Palkeet vastaa laskun perustietojen täydennyksestä, jonka jälkeen lasku reititetään kirjanpitoyksikölle asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi Handi-kierrossa normaalisti. Lasku maksetaan Suomesta kirjanpitoyksikön menotililtä.

3. Jos laskua ei saada verkkolaskuna, eikä toimipisteessä ole käytössä WebCapturea, lasku toimitetaan toimipisteestä Palkeisiin Pointti-palvelupyyntönä. Palkeet vastaa laskun perustietojen täydennyksestä, jonka jälkeen lasku reititetään kirjanpitoyksilölle asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi normaalisti. Lasku maksetaan Suomesta kirjanpitoyksikön menotililtä.

4. Jos edellä kuvatut vaihtoehdot eivät ole mahdollisia perustellusta syystä, ja ulkomaisen toimipisteen käytössä on pankkitili paikallisessa pankissa, voidaan lasku maksaa paikalliselta pankkitililtä. Tällöin lasku käsitellään ennen sen maksamista muistiotositteena. Kirjanpitoyksikkö laatii muistiotositteen. Palkeet täydentää perustiedot ja reitittää tositteen muistiotositekiertoon kirjanpitoyksikölle asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Kierron jälkeen lasku voidaan maksaa paikalliselta pankkitililtä. Alkuperäinen lasku toimitetaan kirjanpitoyksikön Suomessa toimivaan toimipisteeseen, jossa lasku skannataan ja liitetään ao. muistiotositteen liitteeksi.

5. Jos laskua ei saada ulkomaisessa toimipisteessä muistiotositteeksi, mutta toimipisteellä on käytössään paikallinen pankkitili, lähetetään lasku toimipisteestä suojatulla sähköpostilla Palkeisiin. Palkeet laatii muistiotositteen, täydentää perustiedot, liittää suojatulla sähköpostilla vastaanotetun laskun muistiotositteen liitteeksi ja reitittää tositteen muistiotositekiertoon kirjanpitoyksikölle asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Kierron jälkeen lasku voidaan maksaa paikalliselta pankkitililtä.

6. Jos ulkomaisessa toimipisteessä ei voida noudattaa mitään edellä kuvatuista toimintatavoista, lasku vastaanotetaan ko. toimipisteessä paperilaskuna. Asiatarkastus- ja hyväksymismerkinnät tehdään paperilaskulle manuaalisesti. Lasku maksetaan paikalliselta pankkitililtä ja viedään kirjanpitoon muistiotositteena jälkikäteen. Alkuperäinen lasku toimitetaan kirjanpitoyksikön Suomessa toimivaan toimipisteeseen, jossa lasku skannataan ja liitetään Handi-palveluun muistiotositteen liitteeksi.

7. Jos käytössä ei ole paikallista pankkitiliä, maksetaan lasku valtion maksuaikakortilla tai käteisellä. Kortti- ja käteismaksuissa on huolehdittava siitä, että maksunsaaja antaa suorituksesta erillisen kuitin.

8 Ulosmittaus

Ennen maksuunpanoa, Ulosottovirasto voi antaa maksukiellon toimittajaa koskien, jolloin ostolaskulta tulee pidättää maksukieltopöytäkirjan mukainen pidätys, joka tilitetään Ulosottovirastoon. Kirjanpitoyksikön tulee toimittaa palvelukeskuksen toimittajarekisterin ylläpidosta vastaavaan palveluryhmään (rekisterit (at) palkeet.fi) toimittajia koskevat maksukieltopöytäkirjat, jotta tieto voimassa olevasta ulosmittauksesta voidaan tallentaa Kiekun toimittajatietoihin. Myös tieto maksukiellon päättymisestä tulee toimittaa palvelukeskukseen.

Palkeet vastaa ulosmittauksen osuuden vähentämisestä ostolaskun brutto-summasta maksukiellon mukaisesti sekä laatii ja hyväksyy ulosmittauksen tilittämistä varten maksulomakkeen.

9 Maksuunpano

Valtiokonttorin määräyksen Pankkitilien hallinta (VK/79/00.01/2015, 5.10.2015) mukaan kirjanpitoyksikön on ryhdyttävä toimenpiteisiin, jotka mahdollistavat maksuaineistojen pankkiin lähetyksen automatisoinnin. Automatisointi voidaan toteuttaa hyödyntämällä maksuliikejärjestelmien ajastustoimintoja.

Automaattisia toimintoja hyödynnettäessä maksuunpanon prosessista jäävät pois työvaiheet:

• pankkiin lähettävän aineiston kpl-määrän ja loppusumman vastaavuuden tarkastaminen verrattuna lopulliseen maksuluetteloon ja
• maksuaineiston lähetys

Jos kirjanpitoyksiköllä on konekielisesti käsiteltäviä maksuaineistoja, joiden pankkiin lähetystä ei voi automatisoida, tai automatisoinnin toteutus ei ole muuten perusteltua, on kirjanpitoyksikön toimitettava Valtiokonttoriin poikkeuslupapyyntö perusteluineen erillisen maksuluvan annon ja yhden tai kahden tilinkäyttäjän menettelyn käyttämisestä.

Automatisoitaessa maksuaineistojen pankkiin lähetys, maksuaineistoa käsittelevien järjestelmien, tiedonsiirtoyhteyksien ja palvelinten osalta on varmistuttava riittävistä suojausmenettelyistä ja siitä, että maksuaineistot säilyvät muuttumattomana maksuaineiston luonnista pankkiin toimittamiseen asti. Maksuaineiston suojaus on toteutettava siten, että aineisto suojataan aineiston tuottavassa järjestelmässä esimerkiksi digitaalisella allekirjoituksella. Lisäksi tietoliikenneyhteyksien tulee olla salattuja maksuaineiston tuottavan järjestelmän ja välityspalvelimen välillä, välityspalvelimen ja maksuliikejärjestelmän välillä sekä maksuliikejärjestelmän ja pankin välillä.

Aineistojen palautteiden tarkastus ja maksuaineistoja tuottavien järjestelmien virhelokien seuranta on järjestettävä siten, että mahdollisiin virhetilanteisiin on mahdollista reagoida nopeasti.

10 Menotiliotteiden käsittely

Kirjanpitoyksikön menotilien tiliotteiden tiliöinissä käytetään maksuliikejärjestelmien automaattitiliöintiin liittyviä toiminnallisuuksia ja automaattitiliöintisääntöjä. Automaattitiliöintisääntö on määriteltävä kaikille niille tiliotteen veloitustapahtumille, jotka sisältävät jonkin sovitun, maksuaineistoa (esim. palkat, ostoreskontran SEPA-aineisto) tai maksutapahtumaa (esim. ulkomaanmaksut) yksilöivän tunnistetiedon.

Tunnistetietoina voidaan käyttää seuraavia tietoelementtejä:

• Ultimate debtor. Alkuperäinen maksaja, tapahtumakohtainen tieto
• Payment Information ID. Maksajan maksuerälle antama tunniste, joka välitetään maksajan palautteelle ja tiliotteelle. Tietoa ei välitetä saajalle.
• EndToEndId. Pakollinen EndToEndId-viite on maksajan antama tapahtuman yksilöivä tunniste, joka välitetään saajalle aina ja maksajalle vain yksittäin veloitetuista maksuista. Mikäli tietoa ei ole annettu, annetaan arvoksi NOTPROVIDED. Esim. 9834454645554699.
• Instruction Id. Maksajan tapahtumalle antama tunniste, joka välitetään maksajan palautteelle ja tiliotteelle (asiakkaan omat tiedot). Tieto ei välity saajalle.

Tunnistetieto tuotetaan pääsääntöisesti maksuaineiston/maksutapahtuman tuottavassa järjestelmässä. Jos ko. järjestelmä ei tuota yksilöintitietoa, eikä järjestelmään ole tarkoituksenmukaista esimerkiksi kustannussyistä rakentaa yksilöintitiedon tuottavaa toiminnallisuutta, on selvitettävä, onko ao. maksuaineistolle/maksutapahtumille mahdollista lisätä tarvittava tunnistetieto maksuliikejärjestelmän toiminnallisuuksia hyödyntäen.