Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten
I enlighet med 46 § 5 mom. (600/1997) i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) meddelar Statskontoret närmare föreskrifter om förvaringen av bokföringsmaterial.
Statskontoret har idag meddelat följande föreskrift om förvaringstiderna av bokföringsmaterial.
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft omedelbart. Genom denna föreskrift upphävs föreskriften 122/03/2005 om förvaringen av bokföringsmaterial som Statskontoret meddelade den 10 maj 2005.
Närmare information
Närmare information om i anslutning till förordningen ger Statskontorets division Ekonomi och personal, tfn 0295 50 2000 eller per e-post ho.laskentatoimi(at)valtiokonttori.fi.
Generaldirektör Timo Laitinen
Divisionschef Mikko Kangaspunta
För kännedom: Statens revisionsverk, Arkivverket
Allmänt
Arkivverket har den 3 augusti 2010 meddelat föreskriften/anvisningen Gallring och utgallring av riksförvaltningens handlingar. I den ingår bland annat de handlingar och dokumentära uppgifter som arkivverket har bestämt att ska förvaras varaktigt.
I enlighet med 46 § 5 mom. (600/1997) i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) meddelar Statskontoret närmare föreskrifter om förvaringen av bokföringsmaterial.
I den här föreskriften har samlats förteckningar över bokföringsmaterial som ska förvaras varaktigt och för en viss tid.
De förvaringstider som är förenliga med föreskriften täcker en tidsperiod som är kortare än ett år. Således är till exempel förvaringstiden för dag- och huvudböcker för januari 10 år från utgången av finansåret.
Om verksamheten vid en bokföringsenhet eller en statlig fond utanför statsbudgeten upphör, ska det styrande ministeriet se till ordnandet av förvaringen av bokföringsenhetens/fondens bokföringsmaterial.
Bokföringsmaterial som ska förvaras varaktigt
Budgeternas kontoindelningar
- Ministerierna förvarar bokföringsenheternas budgetkontoindelningar jämte ändringar som de har fastställt.
Budget- och tilläggsbudgetpropositioner (även tidigare förslag till budget och förslag till tilläggsbudget)
- Bokföringsenheterna förvarar sina egna förslag.
Bokslutsdokument för bokföringsenheter och statliga fonder utanför statsbudgeten
Räkenskapsverkens tillgångs- och kapitalrapporter som hör till reformen av statens bokföringssystem för 1995 -1997 och räkenskapsverkens ingående balansräkning från 1.1.1998.
Bokföringsmaterial som ska förvaras en viss tid
Det egentliga bokföringsmaterialet
Kontoförteckningar 10 år
Bokföringsböcker:
- Dag- och huvudböcker 10 år
- Rapport om uppföljning av budgeten 10 år
Dokumentation av fullmaktskontroll [1] 10 år
Kontomeddelanden 6 år
Avstämningskalkyler enligt 42 e § i BudgetF (1786/2009) 6 år
Specifikationer till bokslutet:
- Specifikationer till balansräkningen 10 år
- Avskrivningsplaner och ändringar i dessa 10 år
- Förteckningar som ska göras upp i anslutning till bokslutet [2] 10 år
- Specifikationer över saldo på konto som inleds med 6 i
budgetbokföringen 6 år
Verifikat 6 år [3]
Korrespondens som angår bokföringshändelserna 6 år
Avstämningsutredningar 6 år
Beskrivning av förfarandet vid maskinell bokföring 10 år
Bokslut och verksamhetsberättelser
Ministeriernas ställningstaganden till bokföringsenheternas och statliga fonders bokslut 10 år
Ämbetsverkens och institutionernas verksamhetsberättelser på basis av 65 a § i BudgetF (254/2004) [4] 10 år
Ministeriernas ställningstaganden med anledning av ämbetsverkens och institutionernas verksamhetsberättelser [5] 10 år
Handlingar som rör uppgörande och tillämpningen av budgeten
Ändringar i kontoindelningarna som bokföringsenheten har godkänt med stöd av 13 § 4 mom. i BudgetF (1786/2009) 10 år
Kontoindelningar och ändringar i kontoindelningar som ministeriet för det egna förvaltningsområdet har fastställt 10 år
Tillstånd i anslutning till användning och överskridande av förslagsanslag 10 år
Delbokföring
Lönebokföring:
- Löne- och arvodeskort eller handlingar med motsvarande uppgifter 50 år
- Lönelistor, det vill säga -förteckningar 10 år
- Löne- och arvodesverifikat 10 år
- Sammanställningar av löneutbetalningar 10 år
- Beskrivning av förfarandet vid maskinell lönebokföring 10 år
Reskontror:
- Inköps- och försäljningsreskontra samt övriga reskontror för fordringar och skulder 10 år
Övrig delbokföring:
- Bokföring över anläggningstillgångar 10 år
- Kassaböcker 10 år
- Redogörarnas redovisningar 10 år
- Lagerbokföring 10 år
- Övriga del- och specialbokföringsböcker 10 år
Resultatredovisning och ledningens redovisning samt övriga uppföljningssystem
Utredning över kostnadsberäkningen och dess anknytning till bokföringen 10 år
Kostnadskalkyler 10 år
Beskrivning av förfarandet vid maskinell kostnadsberäkning 10 år
Beskrivning av uppgörandet av verksamhetsberättelsen 10 år
Nödvändiga grunduppgifter och kalkyler för uppställning av bokföringsenhetens [6] och den statliga fondens verksamhetsberättelse i den utsträckning som de stöder uppgifterna i verksamhetsberättelsen 10 år
Erforderliga grundläggande uppgifter för att göra upp en beskrivning av resultaten av verksamheten inom ministeriets verksamhetsområde och kalkyler i den mån som de säkerställer däri presenterade uppgifter 10 år
Reglementen i anslutning till bokföringen
Ekonomistadgan och övriga reglementen som avses i 69 b § 3 mom. i BudgetF (1786/2009) 10 år
Reglementet för intern kontroll 10 år