Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot
Valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 46 §:n 5 momentin (600/1997) mukaan Valtiokonttori antaa tarkempia määräyksiä kirjanpitoaineiston säilyttämisestä.
Valtiokonttori on tänään antanut oheisen määräyksen kirjanpitoaineiston säilytysajoista.
Voimaantulo
Tämä määräys tulee voimaan välittömästi. Tällä määräyksellä kumotaan Valtiokonttorin 10.5.2005 antama määräys 122/03/2005 Kirjanpitoaineiston säilytysajat.
Lisätiedot
Lisätietoja tähän määräykseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin Talous ja henkilöstö -toimialalta puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi.
Pääjohtaja Timo Laitinen
Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta
Tiedoksi: Valtiontalouden tarkastusvirasto
Arkistolaitos
Yleistä
Arkistolaitos on antanut 3.8.2010 määräyksen/ohjeen Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen. Siinä on mm. lueteltu useimmissa organisaatioissa esiintyvät asiakirjat ja asiakirjalliset tiedot, jotka arkistolaitos on määrännyt pysyvästi säilytettäviksi.
Valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 46 §:n 5 momentin (600/1997) mukaan Valtiokonttori antaa tarkempia määräyksiä kirjanpitoaineiston säilyttämisestä.
Tähän määräykseen on koottu luettelot sekä pysyvästi säilytettävästä että määräajan säilytettävästä kirjanpitoaineistosta.
Määräyksen mukaiset säilytysajat koskevat myös asiakirjoja, joiden sisältö kattaa vuotta lyhyemmän ajan. Siten esim. tammikuun päivä- ja pääkirjojen säilytysaika on 10 vuotta varainhoitovuoden päättymisestä lukien.
Jos kirjanpitoyksikön tai talousarvion ulkopuolella olevan valtion rahaston toiminta lakkautetaan, ohjaavan ministeriön on huolehdittava lakkautettavan kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpitoaineiston säilyttämisen järjestämisestä.
Pysyvästi säilytettävä kirjanpitoaineisto
Talousarvioiden tilijaottelut
- Kukin ministeriö säilyttää vahvistamansa kirjanpitoyksikköjen talousarvioiden tilijaottelut muutoksineen.
Talous- ja lisätalousarvioesitykset (myös entiset tulo- ja menoarvio- sekä lisämenoarvioesitykset)
- Kukin kirjanpitoyksikkö säilyttää omat esityksensä.
Kirjanpitoyksiköiden ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen tilinpäätösasiakirjat
Valtion kirjanpitojärjestelmän uudistamiseen kuuluvat tilivirastojen omaisuus- ja pääomaraportit vuosilta 1995 -1997 sekä tilivirastojen aloittava tase 1.1.1998
Määräajan säilytettävä kirjanpitoaineisto
Varsinainen kirjanpitoaineisto
Tililuettelot 10 vuotta
Kirjanpitokirjat:
- Päivä- ja pääkirjat 10 vuotta
- Talousarvion seurantaraportti 10 vuotta
Valtuusseurannan dokumentaatio [1] 10 vuotta
Tili-ilmoitukset 6 vuotta
TaA 42 e §:n (1786/2009) mukaiset täsmäytyslaskelmat 6 vuotta
Tilinpäätöserittelyt:
- Tase-erittelyt 10 vuotta
- Poistosuunnitelmat ja niiden muutokset 10 vuotta
- Tilinpäätöksen yhteydessä laadittavat luettelot [2] 10 vuotta
- Erittelyt talousarviokirjanpidon 6-alkuisten tilien saldoista 6 vuotta
Tositteet 6 vuotta [3]
Kirjanpitotapahtumia koskeva kirjeenvaihto 6 vuotta
Täsmäytysselvitykset 6 vuotta
Kirjanpidon menetelmäkuvaus 10 vuotta
Tilinpäätös- ja toimintakertomusaineistot
Ministeriöiden tilinpäätöskannanotot kirjanpitoyksiköiden ja valtion rahastojen tilinpäätöksistä 10 vuotta
Virastojen ja laitosten TaA 65 a §:n (254/2004) perusteella laatimat toimintakertomukset [4] 10 vuotta
Ministeriöiden antamat kannanotot virastojen ja laitosten toimintakertomusten johdosta [5] 10 vuotta
Talousarvion laadintaan ja soveltamiseen liittyvät asiakirjat
Kirjanpitoyksikön TaA 13 §:n 4 momentin (1786/2009) nojalla hyväksymät tilijaottelumuutokset 10 vuotta
Oman hallinnonalan ministeriön vahvistamat tilijaottelut ja muutokset niihin 10 vuotta
Määrärahojen käyttöä sekä arviomäärärahojen ylittämistä koskevat luvat 10 vuotta
Osakirjanpidot
Palkkakirjanpito:
- Palkka- ja palkkiokortit tai vastaavat tiedot sisältävät asiakirjat 50 vuotta
- Palkkalistat eli -luettelot 10 vuotta
- Palkka- ja palkkiotositteet 10 vuotta
- Palkkasuoritusten yhdistelmät 10 vuotta
- Palkkakirjanpidon menetelmäkuvaus 10 vuotta
Reskontrat:
- Osto- ja myyntireskontrat sekä muut saamis- ja velkareskontrat 10 vuotta
Muut osakirjanpidot:
- Käyttöomaisuuskirjanpito 10 vuotta
- Kassakirjat 10 vuotta
- Tilintekijöiden tilitykset 10 vuotta
- Varastokirjanpito 10 vuotta
- Muut osa- ja erikoiskirjanpitokirjat 10 vuotta
Tuloksellisuuden ja johdon laskentatoimi sekä muu seurantajärjestelmä
Selvitys kustannuslaskennasta ja sen yhteydestä kirjanpitoon 10 vuotta
Kustannuslaskelmat 10 vuotta
Kustannuslaskennan menetelmäkuvaus 10 vuotta
Kuvaus toimintakertomuksen laatimisesta 10 vuotta
Kirjanpitoyksikön [6] ja valtion rahaston toimintakertomusten laatimiseksi tarpeelliset perustiedot ja laskelmat niiltä osin kuin ne varmentavat toimintakertomuksessa esitettyjä tietoja 10 vuotta
Ministeriön toimialan toiminnan tuloksellisuuden kuvauksen laatimiseksi tarpeelliset perustiedot ja laskelmat niiltä osin kuin ne varmentavat kuvauksessa esitettyjä tietoja 10 vuotta
Kirjanpitoon liittyvät ohjesäännöt
Taloussääntö ja TaA 69 b §:n (1786/2009) 3 momentissa tarkoitetut muut ohjesäännöt 10 vuotta
Sisäisen tarkastuksen ohjesäännöt 10 vuotta