Bokföringsenheterna och statliga fonder utanför budgeten samt Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning
Bokföringsenheterna, fonderna och servicecentret ska bedöma de risker för ekonomiförvaltningen som finns i deras verksamhet. Kontroller för att undanröja riskerna ska fastställas. Kontrollen kan vara en automatisk systemkontroll eller utföras manuellt. Bokföringsenheterna, fonderna och servicecentret dokumenterar de kontroller som de ansvarar för, upprätthåller dem och ser till att de fungerar.
För den interna kontrollen av bokföringsenheten svarar ledningen för ämbetsverket eller institutionen. Ledningen ska se till att den interna kontrollen är ordnad på ett ändamålsenligt sätt i såväl dess egen verksamhet som den på ämbetsverkets eller institutionens ansvar.
Genom denna anvisning utfärdar Statskontoret anvisningar om de kontroller som bokföringsenheterna, fonderna och servicecentret ska iaktta i ekonomiförvaltningens processer. Nivån enligt denna anvisning rekommenderas som miniminivå för kontrollerna (bilaga).
I anvisningen ingår kontroller av löneräkningsprocessen. I kontrollmatrisen har man fastställt kontroller som är gemensamma för bokföringsenheternas processer och kontroller servicecentret utför:
- Gemensamma för ämbetsverken (bokföringsenheterna)
- Servicecentret
Bokföringsenheterna kan använda kontrollmatrisen även för definition av substanskontrollerna i enheten.
Innehållet i kontrolldokumentationen
I denna anvisning beskrivs ämbetsverkens eller inrättningarnas gemensamma kontroller och Servicecentrets kontroller. Beskrivningar av kontrollernas uppgifter finns i kontrollmatrisen, som utgör en bilaga till anvisningen (excel). Kontrollmatrisen kan utnyttjas i bokföringsenheternas, fondernas och servicecentrets detaljerade dokumentation om kontrollerna.
I matrisen dokumenteras vilken uppgift eller del av uppgift som kontrollen gäller, mot vilken risk kontrollen svarar, vilket är kontrollens innehåll, vem ansvarar för kontrollen och hur verifieras det att kontrollen är genomförd. Kontrollmatrisen finns som bilaga till anvisningen och i den fylls de identifierade kontrollerna i.
Författningsgrund
Om ämbetsverks och inrättningars skyldighet att ordna intern kontroll anges i 24b § i lagen om statsbudgeten och 69 § i förordningen om statsbudgeten.
Statskontoret meddelar föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen med stöd av normgivningsbemyndigandet i 24c § i lagen om statsbudgeten.
Offentlighet
Anvisningen jämte bilagorna är sekretessbelagda (OffL (621/1999) 24.1 § 17 punkten) och publiceras endast för myndighetsutövning. Handlingarna som anvisningen gäller är sekretessbelagda eftersom de innehåller sådan information om uppgifter inom ekonomiförvaltningen som kunde orsaka ekonomisk skada om den lämnades ut.
Ikraftträdande
Denna föreskrift träder i kraft omedelbart.
Ytterligare information
Förfrågningar gällande anvisningen kan sändas per e-post till adressen holaskentatoimi@valtiokonttori.fi.
Divisionschef Lasse Skog
Projektchef Ari Kauhanen
Bilagor Bilaga 1 Kontrolmatrisen Löneberäkning-Personaltjänsten
För kännedom Finansministeriet, Finanscontrollerfunktionen och Budgetavdelningen
Statens revisionsverk
Länk till Tiimeri: Kontroller av Löneräkningens uppgifter