Palkanlaskennan tehtävien kontrollit

Antopäivä Dokumentin nimi
09.08.2021 Palkanlaskennan tehtävien kontrollit
KohderyhmäValtio
DiaarinumeroVK/81995/00.00.01.06.01/2021
AsiakirjatyyppiOhje
Voimaantulopäivämäärä09.08.2021
Antopäivämäärä09.08.2021
KategoriatPalkanlaskenta
YlläpitovastuuValtiokonttori

Kirjanpitoyksiköt ja talousarviotalouden ulkopuoliset valtion rahastot ja Valtion talous- ja
henkilöstöhallinnon palvelukeskus

Kirjanpitoyksikön, rahaston sekä palvelukeskuksen on arvioitava toimintaansa liittyvät taloushallinnon riskit. Tunnistettujen riskien poistamiseksi on määriteltävä kontrollit. Kontrolli voi olla automatisoitu järjestelmäkontrolli tai manuaalinen henkilön toteuttama. Kirjanpitoyksikkö, rahasto ja palvelukeskus dokumentoivat vastuullaan olevat kontrollit ja huolehtivat osaltaan niiden ylläpidosta ja kontrollien toimivuudesta.

Kirjanpitoyksikön sisäinen valvonta on viraston tai laitoksen johdon vastuulla. Johdon on huolehdittava, että sisäinen valvonta on järjestetty asianmukaisesti sen omassa toiminnassa ja sekä toiminnassa, josta virasto tai laitos vastaa.

Valtiokonttori ohjeistaa tällä ohjeella, mitä kontrolleja kirjanpitoyksikön, rahaston ja palvelukeskuksen tulisi noudattaa taloushallinnon prosesseissa. Tämän ohjeen mukainen taso on kontrollien suositeltava vähimmäistaso (liite).

Ohje sisältää palkanlaskennan prosessin kontrolleja. Kontrollimatriisiin on määritelty kaikille kirjanpitoyksiköille yhteisien prosessien ja palvelukeskuksen kontrolleja:

  • Virastoille yhteinen (kirjanpitoyksiköille)
  • Palvelukeskuksen

Kontrollimatriisi on kirjanpitoyksiköiden käytettävissä myös kirjanpitoyksikön substanssikontrollien määrittelyyn.

Kontrollidokumentaation sisältö

Tässä ohjeessa on kuvattu virastojen tai laitosten yhteisiä kontrolleja sekä Palvelukeskuksen kontrolleja. Kontrollin kaikki tiedot on kuvattu ohjeen liitteeseen kontrollimatriisiin. Kontrollimatriisi on hyödynnettävissä kirjanpitoyksikön, rahaston ja palvelukeskuksen kontrolleja koskevassa yksityiskohtaisessa dokumentaatiossa kontrolleista.

Matriisiin dokumentoidaan, mitä tehtäviä tai tehtävän osaa kontrolli koskee, mihin riskiin kontrolli vastaa, mikä on kontrollin sisältö, kenen vastuulla kontrolli on ja miten kontrollin toteutuminen todennetaan. Ohjeen liitteenä on kontrollimatriisi, jota täydennetään tunnistetuilla kontrolleilla.

Säädösperusta

Viraston ja laitoksen velvollisuus sisäisen valvonnan järjestämisestä on kirjattu talousarviolain 24b §:ään ja talousarvioasetuksen 69 §:ään.

Valtiokonttori antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista talousarviolain 24c § määräyksenantovaltuuden perusteella.

Julkisuus

Ohje liitteineen on salassa pidettävä (JulkL (621/1999) 24.1 § 17k) ja julkaistaan vain virkakäyttöön. Ohjeeseen liittyvät asiakirjat on määritelty salassa pidettäväksi, koska ne sisältävät tietoja taloushallintoa koskevista tehtävistä, joista tiedon antaminen voisi aiheuttaa taloudellista vahinkoa.

Voimaantulo

Tämä ohje tulee voimaan välittömästi.

Lisätiedot

Ohjeeseen liittyvät tiedustelut voi toimittaa sähköpostilla osoitteeseen holaskentatoimi@valtiokonttori.fi.

Toimialajohtaja                   Lasse Skog

Projektipäällikkö                 Ari Kauhanen

Liitteet                                  Liite1 Kontrollimatriisi Palkanlaskenta-Henkilöstöpalvelut

Tiedoksi                               Valtiovarainministeriö, VVC ja budjettiosasto

Valtiontalouden tarkastusvirasto

Linkki Tiimeri työtilaan: Palkanlaskennan tehtävien kontrollit