Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten
Enligt 41c § 4 momenten och 66 e § 2 momenten (1786/2009) i förordning om statsbudgeten (1243/1992) meddelar Statskontoret närmare föreskrifter om användning av maskinläsbara datamedier vid bokföringen och uppgörandet av specifikationerna till balansräkningen och uppgörandet av en beskrivning av förfarandet. Statskontoret har idag meddelat en föreskrift gällande denna sak. Utöver vad i denna föreskrift meddelas om bokföringsenheterna gäller också de statliga fonderna utanför budgeten samt utestående serviceleverantör. På specifikationer till balansräkningen tillämpas bestämmelser om bokföringsmaterial.
Utnyttjande av maskinläsbara datamedier
Definition av datamedium
Med ett maskinläsbart datamedium avses:
- en optisk skiva, en magnetskiva eller ett magnetband eller ett annat motsvarande medium som används i dator,
- en film på vilken material som förelåg i ett datamedium har matats ut i förminskad form samt
- en film på vilken material som förelåg i läsbar form på papper har förminskats.
Definition av bokföringsmaterial
Bokföringsmaterialet betyder materialet av vars förvaring Statskontoret har meddelat i föreskriften Förvaringstider av bokföringsmaterial.
Upprättande av verifikaten och bokföringsanteckningar i maskinläsbara datamedier
Verifikat får upprättas och anteckningar i bokföringen göras i maskinläsbara datamedier i det fall att verifikaten uppfyller kraven enligt 42g – 46 § i förordningen om statsbudgeten.
Verifikatuppgifterna och anteckningarna i bokföringen får förvaras på ett maskinläsbart medium om verifikatet genom länkuppgifter förses med verifikatets nummer, datering, anteckningar rörande bokföringshändelsens granskning och godkännande, andra bokföringsanteckningar samt andra uppgifter gällande anteckningar och godkännande av införingar i bokföringen.
Anteckningar som gäller verifikatets granskning, godkännande och ändring av bokföringsuppgifter skall förses med en tidstämpel som specificerar tidpunkten för händelsen samt med undertecknarens namn eller användaridentifikation som identifierar undertecknaren. Om användaridentifikation används vid undertecknandet skall listan över användaridentifikationerna och namnen på deras användare förvaras på samma sätt som verifikatmaterialet.
Framtagande av bokföringsmaterial i läsbar form
Bokföringsenheten ska vid behov återge bokföringsmaterial som finns i ett maskinläsbart datamedium i vanlig läsbar skriftlig form.
Bokföringsenheten skall till sitt förfogande ha en metod genom vilken valda uppgifter eller händelser i bokföringsmaterialet vid behov kan utsättas för granskning och överföras till ett annat maskinläsbart datamedium utan dröjsmål.
En verifikation eller annat bokföringsmaterial som har avbildats från pappersform skall kunna matas ut i läsbar form på papper och på så sätt att de, med undantag av färgerna, är likadana som verifikationen eller det andra materialet i original.
En verifikation som har förts in i ett datamedium skall kunna matas ut i läsbar form på papper på så sätt att alla de uppgifter som lagar och förordningarna förutsätter av verifikationen kan ses oförändrade fastän verifikationens form inte motsvarar den ursprungliga verifikationen. Dessa uppgifter skall vid behov finnas tillgängliga också på datorskärmen med samma innehåll som de har utmatade på papper.
Förvaring av bokföringsmaterial i ett maskinläsbart datamedium före varaktig förvaring
Bokföringsmaterialet för varje kalendermånad skall förvaras på två maskinläsbara datamedier tills kontouppgifterna överförs till centralbokföringen. Det är tillåtet att lagra uppgifterna på ett datamedium på vilket information kan lagras på nytt.
Om de ursprungliga verifikatuppgifterna har ändrats innan de lagrats på ett maskinläsbart datamedium, skall också uppgifterna om ändringen bevaras på ett maskinläsbart medium i enlighet med denna föreskrift.
Uppgifter för två eller flera räkenskapsverk får förvaras på samma maskinläsbara datamedium.
Varaktig förvaring av bokföringsmaterialet på maskinläsbara datamedier
Bokföringsmaterialet för varje kalendermånad skall senast inom närmast följande kalendermånad lagras varaktigt på två maskinläsbara datamedier. Bokföringsmaterialet för december skall lagras varaktigt dock senast i slutet av mars. Uppgifternas riktighet på båda datamedierna för varaktig förvaring skall kontrolleras innan datamedierna på vilka bokföringsmaterialet tillfälligt lagrats tas i annat bruk eller görs obrukbara. Med varaktig förvaring avses de förvaringstider om vilka stadgas i arkivlagen (831/1994) 3 kapitlet 8 § och i förordning om statsbudgeten 46 § (600/1997) samt i föreskrifter och beslut som baserar sig på den.
Bokföringsuppgifter som lagras varaktigt på ett maskinläsbart datamedium får inte ändras. För att förhindra ändringar skall sådana maskinläsbara datamedier användas där det inte går att ersätta redan lagrade uppgifter med nya, eller sådana metoder tillämpas där man genom kontrollkalkyler eller på något annat sätt kan visa att uppgifterna är oförändrade.
Uppgifter för två eller flera bokföringsenhet får förvaras varaktigt på samma maskinläsbara datamedium.
Varaktig lagring av bokföringsmaterial, som tidigare förvarats i vanlig läsbar form, på maskinläsbara datamedier
Bokföringsmaterial som är i vanlig läsbar form får i enlighet med denna föreskrift lagras varaktigt på ett maskinläsbart datamedium. Bokföringsenheten skall genom stämningar visa att bokföringsmaterial som lagras på detta sätt fullständigt motsvarar det ursprungliga, i vanlig läsbar form förvarade bokföringsmaterialet.
Säkring av innehållet på ett maskinläsbart datamedium
Maskinläsbara datamedier skall förvaras i ett säkert utrymme som inte står i omedelbar kontakt med ett annat utrymme där ett annat datamedium med motsvarande innehåll förvaras. Det maskinläsbara datamediets skick skall kontrolleras regelbundet.
Om de använda apparaterna eller programmen som skall användas för att läsa det maskinläsbara datamediet inte är kompatibla med nya apparater eller program skall man i samband med byte av apparater eller program ändra bokföringsfilerna på det maskinläsbara datamediet eller skriva ut dem i en annan form som är förenlig med förordning om statsbudgeten. Om den tekniska lagringsformen för bokföringsfilen på det maskinläsbara mediet härvid ändras skall man garantera att uppgifterna är oförändrade efter konverteringen.
Anteckningar om lagringstidpunkt samt specifikation av uppgifterna
Maskinläsbara datamedier skall förses med anteckningar om bokföringsmaterialets lagringstidpunkt.
Maskinläsbara datamedier skall förses med en bilageförteckning ur vilken uppgifterna på datamediet framgår enligt bokföringsenhetens namn eller kod och tidsgränser, verifikatnummer eller bokföringsbokens namn eller på något annat tillräckligt specificerat sätt.
Innehållet i beskrivningen av förfarandet
Beskrivningen av förfarandet skall formuleras så att den ger en klar uppfattning om innehållet i såväl systemen för delbokföring som systemen för den egentliga bokföringen samt systemens funktion.
Beskrivningen av förfarandet skall omfatta följande punkter:
Allmän beskrivning
Den allmänna beskrivningen av datasystemen upptar en förteckning över räkenskapsverkets och fondens alla sådana tillämpningsprogram som denna föreskrift berör samt en kort redogörelse för programmens syfte och kopplingarna mellan de olika programmen.
Det är skäl att göra upp den allmänna beskrivningen i form av ett schema, som kompletteras med en redogörelse för syftet med respektive program.
För varje form av tillämpning nämns:
- tillämpningsprogrammets namn och version, tidpunkten när det tagits i bruk samt leverantör
- vilka slag av data eller filer som överförs från programmet till ett annat program
- åtgärder i syfte att skydda tillämpningsprogrammet, säkerhetsåtgärder, användarbehörigheter och innehavet av dem samt övriga viktiga omständigheter som hänför sig till den allmänna säkerheten vid användning av programmet.
I det fall att bokföringsenheten vid bokföringen anlitar servicecentern eller liknande som tillhandahåller servicen skall i beskrivningen av förfarandet ingå en utredning om uppgiftsfördelningen.
Sättet på vilket registreringarna utförs samt registreringskedjorna
Sättet, på vilket registreringarna utförs, utreds i korthet endast till den del registreringarna baserar sig på ett slutresultat från en behandling enligt bestämda principer (till exempel mervärdeskatt räkning eller löneberäkning).
I fråga om det egentliga bokföringssystemet och delbokföringssystemen lämnas en redogörelse för på vilket sätt revisionsspåret uppstår vid dataöverföring inom och mellan systemen. Dessutom skall en redogörelse lämnas för revisionsspåret till den del data överförs från bokföringsenhetens delbokföringssystem till ett annat eller om bokföringsenhetens system överförs data på maskinspråk direkt utifrån. I så fall skall det uppges vilka slag av information som överförs, på vilket sätt uppgifterna överförs och hur ofta de överförs.
Ger de i föregående kapitel beskrivet sättet på vilket registreringarna utförs och hela revisionsspåret inte tillräcklig bild, bör utredningen kompletteras till exempel så att:
- sammanställa en beskrivning av varje enskild post i respektive fil och databas som programmet omfattar när det gäller data som inverkar på bokföringen och/eller
- göra upp en förteckning programvis över vilka slags utdata ur programmet som används tillika med en kort förklaring av syftet med respektive slag av utdata och/eller
- göra upp en förteckning över styrnings- och parameteruppgifterna.
I beskrivningen av förfarandet skall dessutom ingå en utredning om sambandet mellan budgetbokföringens konton och indelning av budgetkontona (kontoplan) som Statskontoret publicerar samt sambandet mellan affärsbokföringens kontoförteckningarna och Statskontorets föreskrift Bokföringens konton.
Kontroller och avstämningar
I fråga om data som överförs på maskinspråk uppges vilka kontrollåtgärder och avstämningar det mottagande systemet utför. Härmed avses automatiskt och manuellt utförde revisions och preciseringsåtgärder.
Förvaring av material
Sättet, platsen och tiden för förvaring av verifikat, bokföringsböcker, avstämningsmaterial och övrigt bokföringsmaterial meddelas i form av en förteckning.
Upprätthållande och förvaring av beskrivningen av förfarandet
Den organisation som använder programmet skall sörja för att beskrivningen av förfarandet hålls tidsenlig och motsvarar det förfarandet som bokföringsenheten tillämpar. Beskrivningen av förfarandet skall förvaras på det sätt som bestämts i 46 § förordningen om statsbudgeten.
Beskrivningen av förfarandet skall göras upp och underhållas i maskinläsbar form och på speciell begäran sändas in till Statskontoret.
Avstämning av maskinläsbara bokföringsuppgifter
Bokföringsenheten skall genom avstämning eller på något annat sätt visa att del- eller grundbokföringens verifikationer, bokföringshändelser och bokföringsnoteringar har behandlats som en helhet i huvudbokföringen. Delbokföringens saldon skall månadsvis avstämmas mot saldona för motsvarande konton i huvudboken.
Föreskriftens tillämpningsområde och ikraftträdande
Föreskriften gäller förutom det egentliga bokföringssystemet ytterligare sådana datasystem, från vilka det överförs data på maskinspråk till huvudbokföringen eller delbokföringen eller mellan olika delbokföringar eller genom att utdata lagras på nytt.
Föreskriften träder i kraft genast. Med denna föreskrift upphävs den föreskrift Statskontoret meddelade den 2.6.2000 Beskrivning av förfarandet vid maskinell bokföring 9/03/2000 och den föreskrift Statskontoret meddelade den 31.7.2003 Användning av maskinläsbara datamedier vid bokföringen 280/03/2003.
Närmare upplysningar
Närmare upplysningar om frågor kring denna föreskrift fås från Statskontorets Förvaltningens styrning tfn (09) 77 251 eller via e-post i adress ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi
Generaldirektör Timo Laitinen
Divisionschef Mikko Kangaspunta
För kännedom: Statens revisionsverk