Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot
Valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 41 c §:n 4 momentin ja 66 e §:n 2 momentin (1786/2009) mukaan Valtiokonttori antaa tarkemmat määräykset koneellisten tietovälineiden hyväksikäytöstä kirjanpidossa ja tase-erittelyjen laadinnassa sekä menetelmäkuvauksen laatimisesta. Valtiokonttori on antanut tänään asiaa koskevan määräyksen. Mitä tässä määräyksessä määrätään kirjanpitoyksiköstä, koskee myös talousarvion ulkopuolella olevia valtion rahastoja ja ulkoista palveluntuottajaa. Tase-erittelyihin sovelletaan, mitä kirjanpitoaineistosta on määrätty.
Koneellisten tietovälineiden hyväksikäyttäminen
Koneellisen tietovälineen määritelmä
Koneellisella tietovälineellä tarkoitetaan:
- optista levyä, magneettilevyä tai -nauhaa taikka muuta vastaavaa tiedon tallentamisessa käytettävää välinettä;
- filmiä, jolle on pienennettynä tulostettu tietovälineellä ollut aineisto; sekä
- filmiä, jolle on pienennetty selväkielisenä paperilla ollut aineisto.
Kirjanpitoaineiston määritelmä
Kirjanpitoaineistolla tarkoitetaan aineistoa, jonka säilyttämisestä Valtiokonttori on antanut määräyksen Kirjanpitoaineiston säilytysajat.
Tositteen laatiminen ja kirjanpitomerkintöjen tekeminen koneelliselle tietovälineelle
Tosite voidaan laatia ja kirjanpitomerkintä voidaan tehdä koneelliselle tietovälineelle edellyttäen, että tosite täyttää talousarvioasetuksen 42 g – 46 §:n vaatimukset.
Tositetiedot ja kirjanpitomerkinnät saadaan tehdä koneelliselle tietovälineelle siten, että tositteeseen on yhdistettävissä tositteen numero, päiväys, kirjanpitotapahtuman tarkastusta ja hyväksymistä koskevat merkinnät, muut kirjanpitomerkinnät sekä muut kirjanpitotapahtuman käsittelyä ja hyväksymistä koskevat tiedot.
Tositteen tarkastusta, hyväksymistä ja tietojen muuttamista koskevissa merkinnöissä tulee olla toimenpiteen ajankohdan yksilöivä aikaleima sekä allekirjoittajan nimi tai allekirjoittajan yksilöivä käyttäjätunnus. Jos allekirjoituksessa käytetään käyttäjätunnusta, tulee luettelo käyttäjätunnuksista ja niitä vastaavista käyttäjien nimistä säilyttää kuten tositeaineisto.
Kirjanpitoaineiston selväkieliseksi saattaminen
Kirjanpitoyksikön on tarvittaessa saatettava koneellisella tietovälineellä oleva kirjanpitoaineisto selväkieliseen kirjalliseen muotoon.
Kirjanpitoyksiköllä tulee olla käytettävissään menetelmä, jolla tiedot tai kirjanpitoaineistosta valitut tapahtumat voidaan tarvittaessa saattaa tarkastettavaksi ja siirtää viipymättä toiselle koneelliselle tietovälineelle.
Paperilta kuvatun tositteen tai muun kirjanpitoaineiston tulee olla tulostettavissa paperille selväkieliseen muotoon ja värejä lukuun ottamatta samanlaisena kuin tosite tai muu aineisto oli alkuperäisenä.
Tietovälineelle laaditun tositteen tulee olla tulostettavissa selväkielisenä paperille siten, että kaikki laissa ja asetuksissa tositteelta edellytetyt tiedot ovat nähtävissä muuttamattomina, vaikka tositteen muoto ei vastaa alkuperäistä tositetta. Näiden tietojen tulee olla tarvittaessa saatavissa myös tietokoneen näytölle samansisältöisinä kuin ne olisivat paperille tulostettaessa.
Kirjanpitoaineiston säilyttäminen koneellisella tietovälineellä ennen pysyvää säilytystä
Kunkin kalenterikuukauden kirjanpitoaineisto on ennen tilitietojen toimittamista keskuskirjanpitoon säilytettävä kahdella koneellisella tietovälineellä. Säilyttämiseen saadaan käyttää tietovälinettä, jolle tietoja voidaan tallentaa uudestaan.
Jos tositteen alkuperäisiä tietoja on muutettu ennen tositetietojen tallentamista säilytettäväksi koneellisella tietovälineellä, on myös muuttamista koskevat tiedot säilytettävä koneellisella tietovälineellä tämän määräyksen mukaisesti.
Kahden tai useamman kirjanpitoyksikön tietoja saadaan säilyttää samalla koneellisella tietovälineellä.
Kirjanpitoaineiston säilyttäminen pysyvästi koneellisella tietovälineellä
Kunkin kalenterikuukauden kirjanpitoaineisto on tallennettava pysyvästi säilytettäväksi kahdelle koneelliselle tietovälineelle viimeistään seuraavan kalenterikuukauden aikana. Joulukuun kirjanpitoaineisto on kuitenkin tallennettava pysyvästi säilytettäväksi viimeistään seuraavan maaliskuun aikana. Pysyvästi säilytettyjen koneellisten tietovälineiden tietosisällön oikeellisuus on tarkastettava ennen kuin kirjanpitoaineiston tilapäiseen säilyttämiseen käytetty tietoväline otetaan muuhun käyttöön tai tehdään käyttökelvottomaksi. Pysyvällä säilytyksellä tarkoitetaan säilytysaikoja, jotka on säädetty arkistolain (831/1994) 3 luvun 8 §:ssä ja valtion talousarviosta annetun asetuksen 46 §:ssä (600/1997) sekä sen nojalla annetuissa määräyksissä ja päätöksissä.
Pysyvästi säilytettäväksi koneelliselle tietovälineelle tallennettuja kirjanpitotietoja ei saa muuttaa. Muuttamisen estämiseksi on käytettävä sellaisia koneellisia tietovälineitä, joille kerran tallennettuja tietoja ei voida korvata uusilla tiedoilla, tai menetelmiä, joissa tarkisteen laskennalla tai muulla tavalla voidaan osoittaa tietojen muuttumattomuus.
Kahden tai useamman kirjanpitoyksikön tietoja saadaan säilyttää pysyvästi samalla koneellisella tietovälineellä.
Selväkielisessä kirjallisessa muodossa säilytettävän kirjanpitoaineiston tallentaminen pysyvästi koneelliselle tietovälineelle säilytettäväksi
Selväkielisessä kirjallisessa muodossa oleva kirjanpitoaineisto saadaan tallentaa tätä määräystä noudattaen pysyvästi koneelliselle tietovälineelle säilytettäväksi. Kirjanpitoyksikön tulee täsmäytyksin voida osoittaa, että näin tallennettava kirjanpitoaineisto vastaa täydellisesti alkuperäistä, selväkielisessä kirjallisessa muodossa säilytettyä kirjanpitoaineistoa.
Koneellisen tietovälineen sisällön turvaaminen
Koneellinen tietoväline on säilytettävä turvallisessa tilassa, joka ei ole välittömässä yhteydessä tilaan, jossa toinen samansisältöinen tietoväline säilytetään. Lisäksi koneellisen tietovälineen kunto on tarkistettava määräajoin.
Laitteiston tai ohjelmiston vaihtamisen yhteydessä koneellisella tietovälineellä olevat tiedostot on muunnettava tai tiedot on tulostettava muuhun valtion talousarviosta annetun asetuksen sallimaan muotoon, jos laitteisto tai ohjelmisto ei ole yhteensopiva uuden laitteiston tai ohjelmiston kanssa. Jos tällöin koneellisella tietovälineellä olevan kirjanpitotiedoston tekninen tallennusmuoto muuttuu, on muuntamisen jälkeen varmistettava tietojen muuttumattomuus.
Merkintä tallentamisajankohdasta sekä tietojen yksilöintimerkintä
Koneellisella tietovälineellä on oltava merkintä kirjanpitoaineiston tallentamisajankohdasta.
Koneellisella tietovälineellä tai erillisessä asiakirjassa on oltava merkintä, joka osoittaa välineellä olevat tiedot, kirjanpitoyksikön nimen tai tunnuksen ja aikarajojen, tositenumeroiden tai kirjanpitokirjan nimen avulla tai muulla riittävän erittelevällä tavalla.
Menetelmäkuvauksen sisältö
Menetelmäkuvaus on laadittava siten, että se antaa selkeästi käsityksen kirjanpitoyksikön varsinaisen kirjanpitojärjestelmän ja osakirjanpitojärjestelmien sisällöstä ja toiminnasta.
Menetelmäkuvauksen on sisällettävä seuraavat kohdat:
Yleiskuvaus
Yleiskuvauksessa luetellaan kirjanpitoyksikön kaikki ne sovellukset, joita tämä määräys koskee, sekä kuvataan lyhyesti näiden sovellusten tarkoitus ja sovellusten väliset yhteydet.
Yleiskuvaus on suositeltavaa laatia kaaviona, jota täydennetään selostuksella siitä, mikä on kunkin sovelluksen tarkoitus.
Jokaisesta sovelluksesta mainitaan:
- sovelluksen nimi ja versio, käyttöönoton ajankohta sekä toimittaja
- mitä tietoja tai tiedostoja sovelluksesta siirretään toiseen sovellukseen
- sovelluksen suojaukset, varmistukset, käyttöoikeudet ja niiden hallinta sekä muut keskeiset sovelluksen käytön yleiseen turvallisuuteen liittyvät asiat.
Mikäli kirjanpidon hoidossa käytetään hyväksi palvelukeskusta tai vastaavaa, on menetelmäkuvaukseen sisällytettävä selvitys tehtäväjaosta.
Kirjausten suorittamistapa ja kirjausketjut
Kirjausten suorittamistapaa selostetaan vain siltä osin, jolta kirjaukset perustuvat tiettyjen käsittelysääntöjen (esim. arvonlisäveron laskenta, palkanlaskenta) mukaiseen lopputulokseen.
Varsinaisesta kirjanpitojärjestelmästä ja osakirjanpitojärjestelmistä selostetaan, kuinka kirjausketju niissä ja niiden välisissä tiedonsiirroissa on toteutettu. Lisäksi tulee kirjausketjua selostaa siltä osin kuin tietoja siirretään kirjanpitoyksikön osakirjanpitojärjestelmästä toiseen tai kun kirjanpitoyksikön järjestelmiin siirretään suoraan konekielistä tietoa niiden ulkopuolelta. Tällöin ilmoitetaan, mitä tietoja siirretään, millä tavalla tiedot siirretään ja kuinka usein ne siirretään.
Mikäli kirjausten suorittamistapa ja koko kirjausketju edellisissä kappaleissa kuvatulla tavalla ei anna riittävää kuvaa, on selostusta täydennettävä esimerkiksi:
- laatimalla tietuekuvaukset jokaisesta sovellukseen kuuluvasta tiedostosta ja tietokannasta kirjanpitoon vaikuttavien tietojen osalta ja/tai
- laatimalla luettelo sovelluskohtaisesti käytetyistä tulosteista, jossa selostetaan lyhyesti kunkin tulosteen tarkoitus ja/tai
- luetteloimalla käytetyt ohjaus- ja parametritiedot.
Menetelmäkuvauksessa esitetään lisäksi käytettyjen talousarviokirjanpidon tilien yhteys Valtiokonttorin julkaisemaan talousarvion tilijaotteluun (tilikartta) sekä liikekirjanpidon tilien yhteys Valtiokonttorin antamaan Kirjanpidon tilit määräykseen.
Tarkistukset ja täsmäytykset
Niistä tiedoista, jotka siirretään konekielisenä, ilmoitetaan vastaanottavan järjestelmän tekemät tarkistukset ja täsmäytykset. Tällä tarkoitetaan sekä järjestelmän suorittamia että niiden perusteella manuaalisesti suoritettuja tarkistus- ja täsmäytystoimenpiteitä.
Aineiston säilyttäminen
Tositteiden, kirjanpitokirjojen, täsmäytysaineiston ja muun kirjanpitoaineistonsäilytystapa, -paikka ja -aika ilmoitetaan luettelomuodossa.
Menetelmäkuvauksen ylläpito ja säilyttäminen
Tietojärjestelmän käyttäjäorganisaation on huolehdittava menetelmäkuvauksen ylläpidosta siten, että se vastaa kirjanpitoyksikössä käytettäviä menetelmiä. Menetelmäkuvaus on säilytettävä siten kuin talousarvioasetuksen 46 §:ssä säädetään.
Menetelmäkuvaus tulee laatia ja ylläpitää konekielisessä muodossa ja erityisestä pyynnöstä toimittaa Valtiokonttorille.
Konekielisten kirjanpitotietojen täsmäyttäminen
Kirjanpitoyksikön tulee kuukausittain täsmäytyksin tai muulla tavoin osoittaa, että osa- tai peruskirjanpidon tositteet, kirjanpitotapahtumat ja kirjanpitomerkinnät on käsitelty täydellisinä pääkirjanpidossa. Osakirjanpidon saldot on kuukausittain täsmäytettävä pääkirjan vastaavien tilien saldojen kanssa.
Määräyksen soveltamisala ja voimaantulo
Määräys koskee menetelmäkuvauksen osalta varsinaisen kirjanpitojärjestelmän lisäksi sellaisia tietojärjestelmiä, joista siirretään tietoja pääkirjanpitoon tai osakirjanpitoon tai osakirjanpitojen välillä konekielisessä muodossa tai tulosteita uudelleen tallentamalla.
Määräys astuu voimaan välittömästi.Tällä määräyksellä kumotaan Valtiokonttorin 2.6.2000 antama määräys 9/03/2000 Koneellisin menetelmin pidetyn kirjanpidon menetelmäkuvaus ja Valtiokonttorin 31.7.2003 antama määräys 280/03/2003 Koneellisten tietovälineiden käyttäminen kirjanpidossa.
Lisätiedot
Lisätietoja tähän määräykseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin Hallinnon ohjauksesta puh. (09) 77 251 tai sähköpostitse osoitteesta
ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi.
Pääjohtaja Timo Laitinen
Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta
Tiedoksi: Valtiontalouden tarkastusvirasto