1. Elektroniskt informationsutbyte vid upphandling
Till upphandling hör informationsutbyte av många olika slag: uppgifter om köparen och säljaren, beskrivning av produkter eller tjänster, priser, leveransadresser, måttenheter (såsom kilogram, meter, liter), momsuppgifter, osv.
Vanligtvis sker informationsutbytet vid upphandling mellan aktörerna per e-post eller telefon. Detta innebär dock extra manuellt arbete som ökar risken för mänskliga misstag och leder till ineffektivitet i arbetet.
Informationsutbytet vid upphandlingar kan göras elektroniskt med så kallade upphandlingsmeddelanden.
Upphandlingsmeddelandena är en paraplyterm för bland annat beställningar, beställningsbekräftelser, kataloger och fakturor som har förts till ett format som behandlas av datasystem, dvs. som “meddelanden”. Till exempel innehåller beställningsmeddelandet de typiska uppgifter som i allmänhet registreras för beställningen (parternas uppgifter, produkter, priser, leveransadress osv.), men på grund av dess form kan även informationssystemen behandla uppgifterna automatiskt. Det vanligaste upphandlingsmeddelandet är en faktura som är mer känd med termen nätfaktura. Genom att använda upphandlingsmeddelanden övergår informationsutbytet till att ske mellan datasystem. På så sätt minskar felsituationerna i anslutning till inmatning och hantering av information om upphandlingar och upphandlingsprocessen blir betydligt smidigare. Användningen av den nya verksamhetsmodellen kräver inlärning och eventuellt också till exempel anskaffning av ett nytt datasystem. En digitalisering av upphandlingar är en nödvändig förutsättning för finländska företag för att de även i fortsättningen ska vara konkurrenskraftiga i förhållande till nordiska och europeiska aktörer.
Exempel 1. Ett företag i byggbranschen beställer byggmaterial till byggplatsen
Inga upphandlingsmeddelanden i bruk
- Företaget i byggbranschen beställer byggmaterial till byggplatsen av sin leverantör. Leverantören antecknar de uppgifter hen hört per telefon om beställningen, när ett mänskligt misstag sker vid antecknandet av materialenheterna och fel material levereras till byggplatsen leder det till förseningar i arbetet och att utredningsarbetet utförs.
Upphandlingsmeddelanden i bruk
- Företaget i byggbranschen skickar ett beställningsmeddelande till en leverantör. I meddelandet har företaget registrerat önskade produkter. Beställningen grundar sig på en katalog som leverantören tidigare skickat. Leverantörens datasystem tar emot beställningen och leverantören kan automatiskt jämföra beställningen med situationen i sitt lager. Leverantören godkänner beställningen och datasystemet överför uppgifterna automatiskt till lagerhanteringssystemet. De beställda produkter levereras korrekt till arbetsplatsen. Ibruktagandet av upphandlingsmeddelanden innebär att antalet mänskliga misstag minskar, att man knappar in mindre information på nytt, att man utreder mindre och på så sätt effektiviserar arbetet.
Exempel 2. Vardag inom ekonomiförvaltningen
Upphandlingsmeddelanden i bruk
- Kommunen beställer första hjälp utbildningar till alla skolor i kommunen. Kommunen skickar ett beställningsmeddelande till en leverantör som erbjuder första hjälp utbildningar. Leverantören bekräftar beställningen och håller utbildningar i första hjälp enligt överenskommelse. Leverantören skapar fakturan utifrån det mottagna beställningsmeddelandet och det behövs inge mer inmatande. Kommunens ekonomiavdelning tar emot fakturan och eftersom fakturan stämmer överens med en tidigare godkänd order kan den behandlas automatiskt och den arbetsmängd som krävs för ekonomiförvaltningen minskar.
Exempel 3. Utnyttjande av information
Upphandlingsmeddelanden i bruk
- I och med att upphandlingarna digitaliseras har organisationen tillgång till rikligt med data, utifrån vilka man till exempel kan följa upp upphandlingarnas resultat, utveckla informationsledningen, göra produktbaserad rapportering och statistikföring samt följa upp genomförandet av hållbar utveckling.
2. Hur införs upphandlingsmeddelanden?
Infrastruktur
För att upphandlingsmeddelandena ska kunna passera från ett datasystem till ett annat utan problem ska de utbytbara upphandlingsmeddelandena grunda sig på en gemensam modell. Saken kan jämföras med en situation där båda datasystemen måste tala samma språk så att de förståeligt kan diskutera sinsemellan. Aktörerna ska alltså sinsemellan komma överens om vilken gemensam modell som ska användas vid utbyte av upphandlingsmeddelanden. Större organisationer kan använda flera modeller, medan det i synnerhet för mindre organisationer kan vara mer kostnadseffektivt att sträva efter att använda en modell. Ett exempel på en gemensam modell är Peppol-nätverket.
Vad är Peppol?
Till en början var Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) namnet på ett EU-finansierat projekt under 2008–2012. När projektet var slut grundade deltagarna föreningen OpenPeppol för att förvalta resultaten av projektet. I Peppol-nätverket definieras:
- teknisk infrastruktur och standardiserade meddelanden som möjliggör ett enhetligt informationsutbyte mellan nätverkets aktörer
- förvaltningsmodellen, avtal och regler som säkerställer informationsutbytets höga kvalitet, säkerhet och helhetsutveckling
Under 2024 tar Statsförvaltningen Peppol-upphandlingsmeddelanden i bruk. Även majoriteten av Finlands viktigaste handelspartners främjar användningen av Peppol-meddelanden inom sitt nationella område. Finländska partiaffärer, industriföretag, logistikföretag, importörer och många av deras handelspartner har i årtionden skickat bilaterala “EDIFACT”-upphandlingsmeddelanden till varandra. Det är dock dyrt att bygga bilaterala förbindelser, eftersom varje förbindelse måste byggas och avtalas separat, och detta är inte kostnadseffektivt för alla organisationer.
Figur 1. Förmedlingen av EDIFACT-upphandlingsmeddelanden grundar sig på bilaterala förbindelser. En organisation kan således ha flera separat byggda och överenskomna förbindelser, vilket inte är kostnadseffektivt för alla företag.
Informationsutbytet inom Peppol grundar sig på en nätverksbaserad modell där organisationen med en förbindelse kontaktar alla organisationer som anslutit sig till Peppol-nätet. Modellen gör det möjligt att ta i bruk upphandlingsmeddelanden kostnadseffektivt inom hela företagsfältet och den offentliga sektorn.
Figur 2. Varje organisation som fungerar i modellen har byggt upp en förbindelse med sin egen tjänsteleverantör, varefter organisationen når alla andra organisationer som verkar i modellen.
Uppdatering eller anskaffning av datasystem
Det behövs alltid någon lämplig tjänst för behandlingen av upphandlingsmeddelanden. Därför är det första steget att skapa stöd för behandlingen av upphandlingsmeddelanden i det egna datasystemet eller i Peppol-tjänsteleverantörens system (se Kontakt med handelsparter). I många datasystem finns redan grunder för behandlingen av Peppol-upphandlingsmeddelanden. Olika organisationer har olika upphandlingsmeddelanden (beställnings-, leverans-, katalog-, remiss-, fakturameddelanden osv.) och motsvarande affärsprocesser är viktigare än andra. Därför skapas inte alltid stödet för alla upphandlingsmeddelanden i de egna datasystemen. Det är bra att inom organisationen fundera på vilka uppgifter som i regel förmedlas mellan handelspartnerna och vilka upphandlingsmeddelanden de egna handelspartnerna kan skicka och ta emot. Båda parter ska kunna behandla upphandlingsmeddelanden i sitt eget datasystem. Bekanta dig med förteckningen över tillgängliga Peppol-upphandlingsmeddelanden och närmare beskrivningar av Peppol-upphandlingsmeddelanden. Det är bra att bekanta sig med förteckningen till exempel med den person som ansvarar för upphandlingarna samt med den egna systemleverantören eller tjänsteleverantören. Redan när ibruktagandet av upphandlingsmeddelanden planeras är det också bra att fundera på den egna organisationens upphandlingsprocess i sin helhet och till exempel vilka andra system som hör till processen. Om processen omfattar olika datasystem som inte diskuterar sinsemellan orsakar det ineffektivitet när information överförs manuellt och anpassas till ett annat system. Samordning av systemen, dvs. integration, är inte nödvändigt för ibruktagandet av upphandlingsmeddelanden, men genom samordning kan man effektivisera den egna organisationens verksamhet och öka nyttan av upphandlingsmeddelandena.
Kontakt med handelspartner
På samma sätt som vi behöver telefonoperatörer för att förmedla våra samtal behövs en förmedlare i Peppol-nätet för att förmedla Peppol-upphandlingsmeddelanden mellan den egna organisationens och handelspartnerns datasystem (se figur 2 som åskådliggör). I Peppol-nätet kallas dessa förmedlare tjänsteleverantörer (på engelska ‘Access Point’). Bekanta dig med förteckningen över tjänsteleverantörer som är verksamma i Finland. Peppol-tjänsteleverantören är organisationens länk till Peppol-nätverket och därigenom även till alla andra aktörer. En stor del av operatörerna för nätfakturor i Finland är också Peppol-tjänsteleverantörer.
Personalens kompetens
Förändringen från manuellt arbete till elektroniska upphandlingsmeddelanden kan vara krävande. I allmänhet kräver ett lyckat genomförande av förändringen att personalens kompetens ökar och att personalen förbinder sig till nya verksamhetssätt. Förändringen berör särskilt dem som arbetar med upphandlingar. Personalens kompetens och engagemang är viktigt, eftersom ju bättre man följer den gemensamma elektroniska verksamhetsmodellen, desto mer nytta får man av att ta i bruk upphandlingsmeddelandena.
Kostnader
Projektet Företagets digitala ekonomi genomför en kostnads- och effektivitetsutredning om ibruktagandet och användningen av Peppol-upphandlingsmeddelanden. Företag och kommuner är föremål för utredningen. Gofore Lead Oy genomför utredningen och den blir klar i slutet av 2022. Resultaten publiceras och är allmänt tillgängliga när utredningen är klar.
Vem hjälper dig vidare
Din egen systemleverantör eller Peppol-tjänsteleverantör hjälper din organisation med att ta i bruk Peppol-upphandlingsmeddelandena. Om du till exempel redan har ett avtal om förmedling av nätfakturor med en operatör lönar det sig också att fråga dem om förmedlingen av Peppol-upphandlingsmeddelanden.
Läs mer om Peppol-upphandlingsmeddelanden:
Företagets digitala ekonomi – upphandlingsmeddelanden