1. Personuppgiftsansvarig
Namn: Statskontoret, Medborgartjänster
Adress: Sörnäs strandväg 13, Helsingfors, PB 14, 00054 Statskontoret
Andra kontaktuppgifter: tfn. 0295 50 2000, registrator@statskontoret.fi
2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret
Namn: Medborgartjänster / Päivi Kaukinen
Adress: registrator@statskontoret.fi / Medborgartjänster, PB 14, 00054 Statskontoret
Andra kontaktuppgifter: registrator@statskontoret.fi
3. Kontaktuppgifter till dataskyddsansvarig
dataskyddsombud@statskontoret.fi
4. Syfte med behandling av personuppgifter
Behandlingen baseras på lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar 459/2015 (OlyL) och annan lagstiftning gällande olycksfallsförsäkringar.
Syftet med behandlingen är sköta ersättningsverksamheten gällande olycksfall i statliga arbeten och yrkessjukdomar som orsakats av dem samt ersättningsverksamhet gällande andra olyckor i arbetet och yrkessjukdomar som staten ansvarar för.
På basis av uppgifterna i registret ges beslut i ovan nämnda ärenden, skickas förfrågningsbrev och utbetalas ersättningar. Uppgifterna i registret används till förenhetligande av ersättningslinjen och ersättningspraxisen. Olika slags statistik körs på basis av uppgifterna i registret. Den genererade statistiken innehåller inte uppgifter ur vilka enskilda sökande går att identifiera.
5. Informationsinnehållet i registret
I systemet lagras:
- den skadelidandes namn, personbeteckning, adress, yrke, arbetsgivare, årsarbetsförtjänst, eventuellt dödsdatum, vid behov uppgifter om anhöriga
- olycksdatum och -kommun, beskrivning av hur olyckan skedde och vilka förhållandena var, hurdan skada som uppstod, arbetsuppgift, orsaken till och följderna av olyckshändelsen
- undersökningsplats, skadad kroppsdel, typ av skada, diagnos, arbetsoförmögenhetsperiod till följd av olyckshändelsen, uppgifter om rehabilitering och hjälpmedel
- uppgifter om ersättningar som ska utbetalas, avvisade ersättningskrav samt uppgifter om sökande av besvär
- personer som varit inblandade i behandlingen av ärendet
Händelsens omständigheter och detaljer, tillämpade bestämmelser och rättspraxis, beviljade och förvägrade ersättningar samt ärendets handläggare som framgår ur besluten.
Dokument som bevaras är olycksanmälan, läkarutlåtanden och patientjournaler, begäran om betalningsförbindelse, den skadades och arbetsgivarens utredningar, utredningar förknippade med bedömning av inkomstförlust, utgiftsanspråk med utredningar, utredning som fåtts från FPA, pensionsanstalten, arbetslöshetskassan eller försäkringsbolaget, återkrav, studieintyg, rehabiliteringsutredningar, anmälan om betalningsförbud, Statskontorets beslut, beslut om återkrav, sökt besvär, Statskontorets svar på besväret samt besvärsmyndighetens avgörande i ärendet.
6. Källor som i regel används för registret
Statskontoret får uppgifter av ämbetsverkets olycksfallsombudsmän samt de skadade. Dessutom har Statskontoret rätt att få (OlyL 252 §):
- av arbetsgivaren uppgifter om skadefallet, de förhållanden under vilka skadefallet inträffade, orsakerna och följderna, arbetstagarens arbete, arbetsgivarens vederlag till arbetstagaren och grunderna för dem samt andra uppgifter som är nödvändiga för att avgöra ärendet
- av en försäkrings- och pensionsanstalt de uppgifter om den skadades arbetsförhållanden, arbete som företagare och inkomster, betalda förmåner och andra faktorer som är nödvändiga för att avgöra ett ersättningsärende
- av yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården, av verksamhetsenheter för hälso- och sjukvården och av socialserviceproducenter eller vårdinrättningar få yttranden som dessa utarbetat samt andra nödvändiga uppgifter ur den skadades journalhandlingar och om hälsotillstånd, arbetsförmåga, vård och rehabilitering
- av en pensionsanstalt och Pensionsskyddscentralen få nödvändiga uppgifter om försäkring enligt lagen om pension för företagare och om företagares arbetsinkomster enligt 112 § i den nämnda lagen.
Uppgifter om arbetstagarens inkomster och förskottsinnehållning fås av Skatteförvaltningen.
Från Befolkningsdatasystemet fås den skadelidandes adressuppgifter, personbeteckning och uppgifter om förändrade förhållanden.
7. Vart uppgifter i regel lämnas ut
Uppgifterna i registret lämnas ut till parterna i ärendet.
Till källorna överlämnas nödvändiga uppgifter för att kunna specificera uppgifterna som begärs.
Uppgifter om utbetald dagpenning och olycksfallspension, begravningshjälp samt livförsäkring överlämnas till skatteförvaltningen. Utlämningen av uppgifterna baseras på §15 i lagen om beskattningsförfarande (1558/1995) samt §28 a i lagen om skatt på arv och gåva (507/1998).
Familjepension som utbetalas till minderåriga anmäls till magistraten.
Till Befolkningsregistercentralen anmäls en gång i månaden de nya personer (personbeteckning) som får löpande ersättning. På basis av de anmälda personbeteckningarna överlämnar Befolkningsregistercentralen ändringar gällande dem (namnändring, adressuppgifter, dödsdatum, äktenskapsuppgifter, barn som fötts, barnets personbeteckning, avliden partner, partnerns personbeteckning). Ändrade uppgifter uppdateras en gång i veckan.
Till FPA anmäls månatligen de ersättningar som utbetalats till sjukförsäkringsfonden under den föregående månaden (namn, skadenummer, ersättningsbelopp, utbetalningsdatum). Utlämningen av uppgifterna baseras på §27 a i sjukförsäkringslagen (4.7.1963/364).
Till Pensionsskyddscentralen anmäls en gång i månaden elektroniskt förmånsuppgifterna för obetalda perioder via Olycksfallsförsäkringscentralen. Utlämningen av uppgifterna baseras på §257 i lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar (24.4.2015/459) och §64 i lagen om olycksfallsförsäkring (20.8.1948/608).
Till arbetsgivaren utlämnas på begäran uppgifter om ersättningar som beviljats på basis av lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar som är nödvändiga för ekonomi- och personaladministrationen och kontrollen av försäkringspremien samt uppgifter som är nödvändiga för att identifiera ersatta olyckshändelser (OlyL 251 §).
Till arbetsgivaren lämnas uppgifter om utbetald eller avvisad ersättning för förlorad arbetsinkomst, om arbetsgivaren har betalat lön till den skadade.
8. Vart uppgifter i regel lämnas ut och huruvida uppgifter överlåts till länder utanför EU eller EES
Uppgifter utlämnas inte till länder utanför EU och EES.
9. Principerna för skydd av registret
Registret innehåller konfidentiellt material. Uppgifterna är konfidentiella i enlighet med 24 § 1 mom. punkterna 23 och 25 i offentlighetslagen (621/1999).
Endast de personer som har fullmakt av den personuppgiftsansvarige, och således tystnadsplikt, har tillträde till de uppgifter som behandlas i datasystemen. Användarrättigheterna kontrolleras regelbundet och onödiga rättigheter tas bort. Datanätet och de terminaler på vilka registret finns har skyddats genom tekniska åtgärder. Applikationsservrarna ligger i skyddade lokaler som hör till leverantören av användartjänsterna. Uppgifter om systemanvändarnas åtgärder och auktorisering av dataåtkomst spåras genom insamling av loggdata, som innehåller personuppgifter.
Manuellt datamaterial som inkommer till eller skrivs ut från registret förvaras i låsta utrymmen, till vilka endast personer som har fullmakt av den personuppgiftsansvariga har åtkomst och som har tystnadsplikt. Onödigt manuellt material förstörs på ett datasäkert sätt.
10. Hur länge uppgifterna bevaras/kriterier enligt vilka förvaringstiden bestäms
Om Arkivverket inte har bestämt att dokumenten ska bevaras permanent, bevaras dokumenten i 100 år. Bevaringstiden för dokument beräknas från då ärendet anhängiggjorts.
Om bevarandet av uppgifter har föreskrivits i §275 i lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar. Dessutom följs det som förordnas i arkivlagen 831/1994 om bevarande av dokument.
11. Uppgift om automatiserade beslut (t.ex. profilering) samt om vilken logik som används i behandlingen av uppgifterna och hur denna påverkar den registrerade
Behandlingen av uppgifterna omfattar inte automatiserade beslut.
12. Rätt till insyn
En registrerad har rätt att kontrollera sina uppgifter i registret. Begäran görs hos registratorskontoret.
Om det har gått mindre än ett år från att den registrerade utövade sin rätt till insyn, har Statskontoret rätt att debitera en avgift som baseras på de administrativa kostnader som utlämnandet av uppgifterna orsakar
13. Rättelse av uppgift
Den registrerade har rätt att kräva rättelse av felaktiga uppgifter om sig i registret. Begäran görs hos registratorskontoret.
14. Rätt att motsätta sig behandling av uppgifter
Statskontoret behandlar personuppgifter för att genomföra sin lagstadgade uppgift och den registrerade har inte rätt att motsätta sig behandlingen av uppgifter.
15. Rätt till begränsning av behandling
Den registrerade har rätt att kräva att behandlingen av hens personuppgifter begränsas enligt vad som föreskrivs i artikel 18 i den allmänna dataskyddsförordningen.
16. Rätt till radering av uppgifter
Statskontoret behandlar personuppgifter för att genomföra sin lagstadgade uppgift och den registrerade har inte rätt att få uppgifterna raderade.
17. Rätt att anföra klagomål
En registrerad har rätt att anföra klagomål hos tillsynsmyndigheten om hen anser att den personuppgiftsansvarige har kränkt hens rättigheter.
18. Andra eventuella rättigheter
Personuppgifterna varken används eller lämnas ut för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring och inte heller för marknads- eller opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskningsändamål.
19. Användning av kakor
Kakor används inte i datasystemet.
