Laadittu 9.5.2019
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Valtiokonttori, Kansalaispalvelut
Osoite: Sörnäisten rantatie 13, PL50, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot: puh. 0295 50 2000, kirjaamo@valtiokonttori.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Kansalaispalvelut / Päivi Kaukinen
Osoite: Kansalaispalvelut, PL14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot: kirjaamo@valtiokonttori.fi
3. Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@valtiokonttori.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittely perustuu työtapaturma- ja ammattitautilakiin 459/2015 (TyTAL) ja muuhun tapaturmavakuutuslainsäädäntöön.
Käsittelyn tarkoituksena on valtion työssä sattuneiden työtapaturmien ja aiheutuneiden ammattitautien korvaustoiminta sekä muiden valtion vastuulla olevien tapaturmien ja ammattitautien korvaustoiminta.
Rekisterin tietojen perusteella annetaan päätökset em. asioissa, lähetetään tiedustelukirjeet sekä maksetaan korvaukset. Rekisterin tietoja käytetään asiakaspalautteen keräämiseen, laadun parantamiseen sekä korvauslinjan ja korvauskäytännön yhdenmukaistamiseen. Rekisterin tietojen perusteella ajetaan erilaisia tilastoja. Muodostetut tilastot eivät sisällä tietoja, joista yksittäinen hakija olisi tunnistettavissa.
5. Rekisterin tietosisältö
Järjestelmään tallennetaan:
- vahingoittuneen nimi, henkilötunnus, osoite, ammatti, työnantaja, vuosityöansio, mahdollinen kuolinpäivä, tarvittaessa tiedot omaisista
- vahinkopäivä ja -kunta, tapahtumakuvaus ja -olosuhde, vahingoittumistapa, työtehtävä, vahinkotapahtuman aiheuttaja ja seuraus
- tutkimuspaikka, vahingoittunut ruumiinosa, vamman laji, diagnoosi, työkyvyttömyysaika vahinkotapahtuman seuraus, tiedot kuntoutuksesta ja apuvälineistä
- tiedot maksettavista korvauksista, hylätyt korvausvaatimukset sekä tiedot muutoksenhausta
- asian käsittelyyn osallistuneet henkilöt
- IP-osoite sähköistä asiointia käytettäessä
Päätöksistä ilmenevät tapauksen tosiseikat ja tapahtumatiedot, sovelletut säännökset ja oikeuskäytäntö, myönnetyt ja evätyt korvaukset sekä asian käsittelijä
Asiakirjoina tallennetaan tapaturmailmoitus, lääkärinlausunnot ja sairauskertomukset, maksusitoumuspyynnöt, vahingoittuneen ja työnantajan antamat selvitykset, selvitykset ansionmenetyksen arvioimiseksi, kuluvaatimukset selvityksineen, Kelalta, eläkelaitokselta, työttömyyskassalta tai vakuutusyhtiöltä saatu selvitys ja takaisinsaantivaatimus, opintotodistus, kuntoutusselvitykset, ilmoitus maksukiellosta, Valtiokonttorin päätös, takaisinperintäpäätös, valitus, Valtiokonttorin antama vastine valitukseen sekä valitusviranomaisen antama ratkaisu.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Valtiokonttori saa tietoja viraston tapaturma-asiamiesten sekä vahingoittuneiden toimittamana. Lisäksi Valtiokonttorilla on oikeus saada (TyTAL 252 §):
- työnantajalta tiedot vahinkotapahtumasta, sen sattumisolosuhteista, syistä ja seurauksista, työntekijän työstä, työnantajan hänelle maksamista vastikkeista ja niiden perusteista sekä asian ratkaisemiseksi välttämättömät tiedot
- vakuutus- ja eläkelaitokselta sekä viranomaiselta tiedot vahingoittuneen työsuhteista, yrittäjätyöstä ja ansioista, hänelle maksetuista etuuksista sekä muista seikoista, jotka ovat välttämättömiä korvausasian ratkaisemista varten
- terveydenhuollon ammattihenkilöltä sekä terveydenhuollon toimintayksiköltä sekä sosiaalipalveluiden tuottajalta tai hoitolaitokselta tämän laatima lausunto ja muut välttämättömät tiedot potilasasiakirjoista, terveydentilasta, työkyvystä, hoidosta ja kuntoutuksesta
- eläkelaitokselta ja Eläketurvakeskukselta välttämättömät tiedot yrittäjän eläkelain mukaisesta vakuutuksesta ja mainitun lain 112 §:n mukaisesta yrittäjän työtulosta
Verohallinnolta saadaan tiedot työntekijän ansioista sekä ennakonpidätyksestä.
Väestötietojärjestelmästä saadaan vahingoittuneen osoitetieto, henkilötunnus sekä tieto olosuhdemuutoksesta.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin sisältämiä tietoja luovutetaan asianosaiselle.
Tietolähteille luovutetaan välttämättömät tiedot pyydettävien tietojen yksilöimiseksi.
Tiedot maksetusta päivärahasta tai tapaturmaeläkkeestä, hautausavusta sekä kuolemantapauskorvauksista luovutetaan verottajalle. Tietojen luovutus perustuu verotusmenettelystä annetun lain (1558/1995) 15 §:ään sekä perintö- ja lahjaverolain (507/1998) 28 a §:ään.
Alaikäiselle maksettavasta perhe-eläkkeestä ilmoitetaan maistraattiin.
Väestörekisterikeskukselle ilmoitetaan kerran kuukaudessa jatkuvaa korvausta saavat uudet henkilöt (henkilötunnus). Ilmoitettujen henkilötunnusten perusteella Väestörekisterikeskus luovuttaa niihin kohdistuvat henkilötietojen muutokset (nimenmuutos, osoitetiedot, kuolinpäivä, avioliittotiedot, lapsen syntymä, lapsen henkilötunnus, puolison kuolema, puolison henkilötunnus). Muuttuneet tiedot päivitetään kerran viikossa.
Kelalle ilmoitetaan kuukausittain edellisen kuukauden aikana sairausvakuutusrahastolle maksetut korvaukset (nimi, vahinkonumero, korvausmäärä, maksupäivä). Tietojen luovutus perustuu sairausvakuutuslain (4.7.1963/364) 27 a §:ään.
Eläketurvakeskukselle ilmoitetaan kerran kuukaudessa sähköisesti palkattomien aikojen etuustiedot Tapaturmavakuutuskeskuksen kautta. Tietojen luovutus perustuu työtapaturma- ja ammattitautilain (24.4.2015/459) 257 §:ään ja tapaturmavakuutuslain (20.8.1948/608) 64 §:ään.
Työnantajalle luovutetaan pyynnöstä talous- ja henkilöstöhallintoaan ja vakuutusmaksun tarkastamista varten välttämättömät tiedot työtapaturma- ja ammattitautilain mukaan myönnetyistä korvauksista sekä korvattujen vahinkotapahtumien yksilöimiseksi välttämättömät tiedot (TyTAL 251 §)
Työnantajalle annetaan tieto maksetusta tai hylätystä ansionmenetyskorvauksesta, jos työnantaja on maksanut vahingoittuneelle palkkaa.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolella
Tietoja ei luovuteta eteenpäin.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri sisältää salassa pidettävää aineistoa. Tiedot ovat salassapidettäviä julkisuuslain (621/1999) 24 §:n 1 momentin 23 ja 25 kohtien perusteella.
Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti ja turhat oikeudet poistetaan. Tietoverkko ja päätelaitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein. Sovelluspalvelimet sijaitsevat käyttöpalvelutoimittajan suojatuissa tiloissa. Tietojärjestelmän käyttäjien toimia ja tietojen käytön luvallisuutta seurataan keräämällä lokitietoja, joissa on henkilötietoja.
Rekisteriin saatava tai tulostettava manuaalinen tietoaineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon pääsy on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti.
10. Tietojen säilytysaika/ säilytysajan määräytymisen kriteerit
Jos arkistolaitos ei ole määrännyt asiakirjoja säilytettäväksi pysyvästi säilytetään asiakirjat 100 vuoden ajan. Asiakirjan säilytysaika lasketaan asian vireilletulosta.
Tietojen säilytyksestä on säädetty työtapaturma- ja ammattitautilain 275 §:ssä. Lisäksi noudatetaan, mitä arkistolaissa 831/1994 on säädetty asiakirjojen säilyttämisestä.
11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta (esim. profilointi) sekä tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta ja sen vaikutuksista rekisteröidylle
Tietojen käsittelyyn ei sisälly automatisoitua päätöksentekoa.
12. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.
Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Valtiokonttori periä tietojen antamisesta aiheutuviin hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.
13. Tiedon oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.
14. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Valtiokonttori käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä.
15. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen siten kuin yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädetään.
16. Oikeus tietojen poistamiseen
Valtiokonttori käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta saada tietojaan poistetuksi.
17. Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on rekisterinpitäjän toimesta loukattu.
18. Muut mahdolliset oikeudet
Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
19. Evästeiden käyttö
Tietojärjestelmässä ei käytetä evästeitä.