Laadittu 28.1.2019

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Valtiokonttori
Osoite: Sörnäisten rantatie 13, PL14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): puh. 0295 50 2000, kirjaamo@valtiokonttori.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Sami Moksunen, Hallinto ja kehittäminen -toimiala, Viestintä-yksikkö
Osoite: Sörnäisten rantatie 13, PL14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): 0295 50 3206, sami.moksunen@valtiokonttori.fi

3. Tietosuojavastaava

Eija Louhelainen, tietosuojavastaava@valtiokonttori.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

  1. Asiakaspalautteisiin vastaaminen (palautelomake): Asiakkaan antamia yhteystietoja käytetään vain palautteeseen vastaamiseen. Yhteystietojen antaminen on vapaaehtoista. Asiakas antaa suostumuksensa kirjoittamalla yhteystietonsa palautelomakkeelle.
  2. Julkaisutilausten toimittaminen (Valtiokonttorin erilaiset julkaisut, tiedotteet ja uutiskirjeet, tilauslomakkeet): Asiakkaan antamia yhteystietoja käytetään vain tilausten toimittamiseksi. Valtiokonttori ylläpitää julkaisujen jakelua varten erillistä asiakasrekisteriä eMailerissa (ei kotisivujen yhteydessä). Asiakas antaa suostumuksensa kirjoittamalla yhteystietonsa tilauslomakkeelle.
  3. Asiantuntijaryhmien listat osana sivujen sisältöjä (virastojen työyhteisösovittelijat): Yhteistyön tueksi julkaistaan kotisivuilla listoja virastojen asiantuntijoista (tämän kohdan 3 osalta rekisterin ylläpitäjä on T3 – Talous, tieto ja työelämä -toimialan Johtamisen tieto- ja työelämäpalvelut -yksikkö). Listat liittyvät kyseisten asiantuntijoiden virkatyöhön. Virkamiehellä on kuitenkin oikeus kieltää nimensä julkaisu em. listoilla.
  4. Kävijäseuranta: Sivuston kehittämisen tueksi keräämme evästeillä tilastotietoa sivuston käytöstä. Kerättävien tietojen perusteella ei kuitenkaan yksilöidä käyttäjää. Käytössä on Google Analytics -kävijäseuranta.
  5. Puhelunauhoitteet: Valtiokonttorin Kansalaispalvelut-toimialan asiakaspalveluun tulevat ja asiakaspalvelijan soittamat puhelut nauhoitetaan. Asiakaspalvelija ilmoittaa nauhoittamisesta puhelun alussa.Kansalaispalvelut-toimialalla henkilötietoja käsitellään lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi. Nauhoitukset auttavat todentamaan puhelimitse tapahtuneen asioinnin sekä parantamaan palvelun laatua.

    Valtiokonttorin Rahoitus-toimialan Varainhallinta-yksikössä osa vastaanotetuista ja soitetuista puheluista nauhoitetaan.

    Varainhallinta-yksikössä puheluiden nauhoittaminen ja mahdollinen henkilötietojen käsittelyn on puhelun sisällöstä riippuen tarpeen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(b) artiklan mukaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja/tai 6(1)(e) artiklan mukaisen rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Puheluiden tallennuksessa ja niiden kuuntelussa Valtiokonttori noudattaa rahoitusalan yleistä käytäntöä. Nauhoituksen avulla voidaan jälkeenpäin todentaa puhelimitse käydyt keskustelut ja varmentaa tehtyjen kauppojen ja sopimusten ehdot, mikäli niistä on syntynyt toisen osapuolen kanssa erimielisyyksiä.

5. Rekisterin tietosisältö

  1. Palaute: palautteenantajan antamat tiedot (ei pakollinen), yleensä s-postiosoite ja nimi, mahdollisesti puhelinnumero. Tietojen avulla Valtiokonttori vastaa palautteeseen.
  2. Julkaisutilaukset/-peruutukset (* = pakollinen tieto):
    1. Uutiskirjeet ja muut sähköiset julkaisut: etunimi*, sukunimi*, sähköposti*, organisaatio, tilattavat julkaisut*.
    2. Julkaisut valtion velanhallinnasta: etunimi*, sukunimi*, sähköposti*, organisaatio, katuosoite, postinumero ja -toimipaikka, maa sekä tilattavat julkaisut*.
  3. Asiantuntijaryhmien listat osana sivujen sisältöjä:
    1. Työyhteisösovittelijat: nimi, organisaatio, toiminta-alue
  1. Kävijäseuranta (Google Analytics): Käyttäjän IP-osoite ilman yksilöiviä tietoja (=anonymisoitu IP), jolloin Google Analytics käyttää vain osaa kerätystä IP-osoitteesta koko osoitteen sijaan. Käyttäjän on mahdollista määrittää selaimesta do not track -asetus, jolloin Google Analytics ei kirjaa edes em. tietoa. IP-osoitteen perusteella kävijäseurantaan kootaan tietoa käyttäjän toiminnoista sivustolla. Tällaisia tietoja ovat esim. navigointi sivustolla, linkkien klikkaaminen, vierailun kesto ja tieto siitä, mistä ja miten palveluun tullaan ja mihin palvelusta siirrytään. Lisätietoa IP-osoitteen anonymisoinnista osoitteessa https://support.google.com/analytics/answer/2905384/
  2. Puhelunauhoitteet: Nauhoitettaviin puhelinnumeroihin soitetut puhelut sekä virkailijan asiakkaille soittamat puhelut tallennetaan kokonaisuudessaan. Puheluista tallentuvat lisäksi seuraavat tunnistetiedot:
  • puhelun aloitus- ja lopetusaika
  • soittajan numero
  • numero, johon on soitettu
  • virkailijan nimi ja puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Kohdat 1, 2 ja 5: Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään
Kohta 3: Tiedot kootaan yhteistyössä asianomaisten virastojen ja henkilöiden kanssa ja julkaistaan heidän suostumuksellaan osana asianosaisten virkatehtäviä.
Kohta 4: Tiedot kerätään evästein.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kohdat 1, 2 ja 4: Tietoja ei luovuteta eteenpäin.
Kohta 3: Tiedot julkaistaan osana julkisen sivuston sisältöä.
Kohta 5: Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolella

Tietoja ei luovuteta eteenpäin.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kohdat 1-4: Rekisteri ei sisällä salassa pidettävää aineistoa.
Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti ja turhat oikeudet poistetaan. Tietoverkko ja päätelaitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein.

Kohta 5: Rekisteri sisältää salassa pidettävää aineistoa.
Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti ja turhat oikeudet poistetaan. Tietoverkko ja päätelaitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein.

10. Tietojen säilytysaika/ säilytysajan määräytymisen kriteerit

Kohta 1 (palaute): Tietoja säilytetään vain sen aikaa, kun asiakkaan asian käsittely edellyttää, tietoja ei tallenneta rekisteriksi.
Kohta 2 (tilaukset): Tiedot tallennetaan Valtiokonttorin julkaisutilausten asiakasrekisteriin eMailerissa ja säilytetään, kunnes asiakas ilmoittaa peruvansa julkaisutilauksen.
Kohta 3 (asiantuntijalistat): Tiedot säilytetään niin kauan, kuin kyseinen asia on ajankohtainen ja hyödyksi Valtiokonttorin asiakkaille.
Kohta 4 (kävijäseuranta): Tiedot tallennetaan Google Analytics -kävijäseurantapalveluun, jossa tietoja säilytetään 26 kuukautta. Kun datan säilytysjakso päättyy, data poistetaan automaattisesti kuukausittain.
Kohta 5 (puhelunauhoitteet): Puhelutallenteita säilytetään korkeintaan 2 kuukautta, minkä jälkeen ne tuhoutuvat automaattisesti. Laadun kehittämishankkeissa ja reklamaatiotilanteissa tallenteita säilytetään pidempään, kuitenkin enintään 12 kuukautta.

11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta (esim. profilointi) sekä tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta ja sen vaikutuksista rekisteröidylle

Tietojen pohjalta ei tehdä automaattisia päätöksiä eikä profilointeja.

12. Tarkastusoikeus

Kohdat 1-5: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.

13. Tiedon oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.

14. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Kohdat 1-4 ja 5 (Varainhallinnan osalta): Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, kuten profilointia.
Kohta 5: Valtiokonttorin Kansalaispalvelut-toimiala käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä. Kustakin asiaryhmästä on laadittu oma tietosuojaselosteensa, josta ilmenevät henkilötietojen käsittelyn perusteet.

15. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen siten kuin yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädetään.

16. Oikeus tietojen poistamiseen

Kohdat 1-4 ja 5 (Varainhallinnan osalta): Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä henkilötietojensa poistamista henkilörekisteristä.
Kohta 5: Valtiokonttorin Kansalaispalvelut-toimiala käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta saada tietojaan poistetuksi.

17. Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on rekisterinpitäjän toimesta loukattu.

18. Muut mahdolliset oikeudet

Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Asiakas voi ilmoittaa mahdollisesta havaitsemastaan tietosuojariskistä tai tietosuojaongelmasta Valtiokonttoriin sähköpostilla: viestinta@valtiokonttori.fi tai kotisivuston palautteiden kautta.

19. Evästeiden käyttö

Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Evästeiden ainoana tarkoituksena on teknisesti helpottaa palvelun käyttöä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät ja siten helpottamaan sivuston käyttöä.

Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu esim. Internet Explorerä -selainohjelman ”Työkalut” -valikosta löytyvän ”Internet asetukset” -valikon kautta kohdasta ”Suojaus”.

On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.