Godkännande av verifikat i servicecentret

Datum	Dokuments namn
23.10.2018	Godkännande av verifikat i servicecentret

Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten

Enligt 24 c § (1216/2003) i lagen om statsbudgeten (423/1988) kan Statskontoret meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen.

Enligt 43 § (1435/2014) i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) ska registreringarna basera sig på daterade, numrerade och godkända verifikat som verifierar bokföringshändelsen. Övriga verifikat än sådana som uppvisar budgetutgift kan godkännas i servicecentret på det sätt som statskontoret bestämmer.

Ikraftträdande

Denna föreskrift träder i kraft omedelbart. Med denna föreskrift upphävs den föreskrift som Statskontoret meddelat av samma ärende 19.5.2017 VK/314/00.00.00.01/2017.

Ytterligare information

Ytterligare uppgifter i frågor som berör den här föreskriften fås från Statskon-toret, tfn 0295 50 2000 eller per e-post på adressen ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi.

Generaldirektör Timo Laitinen

Divisionschef Lasse Skog

För kännedom: Statens revisionsverk

Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning

Bakgrund

Statskontorethar utfärdat denna föreskrift om hur verifikaten ska godkännas i servicecentret.

Bokföringshändelser och registreringar baserade på verifikat

Enligt 42 § (600/1997) i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) (nedan förordningen om stadsbudgeten) är affärshändelser inkomster, utgifter, finansiella transaktioner samt därtill hörande rättelse- och överföringsposter. Budgethändelser är budgetinkomster och budgetutgifter samt därtill hörande rättelse- och överföringsposter.

Verifikaten verifierar ovannämnda bokföringshändelser.

Innehållskrav på verifikat

Enligt 44 § (600/1997) i förordningen om statsbudgeten ska bokföringens verifikat förses med anteckningar om de konton som skall belastas eller gottskrivas, om det annars inte klart framgår på vilket konto bokföringshändelsen har bokförts. På verifikatet ska även antecknas det belopp som ska bokföras på varje konto, granskningarna och godkännandet av utgiften. Av verifikatet som verifierar affärsbokföringens inkomster och utgifter ska framgå vad som orsakat utgiften eller inkomsten. Av budgetbokföringens budgetutgifts- eller budgetinkomstverifikat skall framgå vad budgetutgiften eller budgetinkomsten beror på. Tidpunkten för mottagande av en produktionsfaktor, överlåtelse av en prestation eller uppkomsten av någon annan utgift eller inkomst i affärsbokföringen eller budgetbokföringen ska kunna påvisas med stöd av ett verifikat eller en bilaga till det eller på något annat motsvarande sätt.

Godkännande av budgetutgift

Enligt 38 § 3 mom. (430/2018) i förordningen om statsbudgeten ska utgiften godkännas av den som har förordnats till denna uppgift med stöd av den ekonomistadga som avses i 69 b § innan utgiften betalas. Den som godkänner utgiften ska kontrollera behörigheten av utgiftens grund. Godkännandet ska dateras och undertecknas. Av anteckningen om godkännande ska det framgå på vilka konton utgiften ska bokföras.

Intern kontroll

Enligt 69 § (263/2000) i förordningen om statsbudgeten ska ämbetsverkens och inrättningarnas ledning se till att vid ämbetsverket eller inrättningen vidtas sådana med tanke på omfattningen av dess ekonomi och verksamhet och innehållet i dessa samt därtill anslutna risker ändamålsenliga förfaranden (intern kontroll) som säkerställer:

lagligheten i och resultatet av ämbetsverkets eller inrättningens ekonomi och verksamhet,
tryggandet av tillgångar och egendom som är i ämbetsverkets eller inrättningens besittning, och
riktiga och tillräckliga uppgifter om ämbetsverkets eller inrättningens ekonomi och verksamhet som ledningen och den externa styrningen av ämbetsverket eller inrättningen förutsätter.

Förfarandena ska också omfatta förvaltningen av de medel som ämbetsverket eller inrättningen ska svara för eller förmedla samt sådana funktioner och uppgifter som ankommer på ämbetsverket eller inrättningen men som har givits i uppdrag åt något annat ämbetsverk eller någon annan inrättning, en sammanslutning eller enskilda eller som ämbetsverket eller inrättningen annars svarar för.

Enligt 69 § (1435/2014) i förordningen om statsbudgeten svarar servicecentrets ledning för den interna kontroll som avses i 24 b § i lagen om statsbudgeten till den del som bokföringsenhetens uppgifter genom ett serviceavtal har överförts till servicecentret.

Enligt 39 § i förordningen om stadsbudgeten ska ämbetsverket eller inrättningen som ett led i förfarandena inom den interna kontrollen enligt 69 § försäkra sig om att anslaget är tillräckligt och att statens inkomster inom ämbetsverkets eller inrättningens verksamhetsområde tas ut och dess utgifter betalas på behörigt sätt till rätt belopp.

Godkännande av andra verifikat än för budgetutgifter på servicecentret

Följande verifikat kan godkännas av Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (nedan Palkeet) utan cirkulering av verifikaten för särskild sakgranskning:

Verifikat över anläggningstillgångar som inte är bevis för en budgettransaktion
Verifikat som avser korrigering, rättelse eller överföring i bokföringen som man upptäckt att de behövs på Palkeet och som inte ändrar beloppet av en budgetutgift eller ett budgetkonto som fastställts i den detaljerade indelningen av budgeten och då ändringen inte har någon inverkan på debiteringen. Bestämmelser för godkännande av en del verifikat med debiteringsinverkan finns i kapitel Andra verifikat som godkänns på servicecentret.
Verifikat som uppstår vid försäljningsfakturering
Kontoverifikat som inte är bevis för registreringen av en budgetutgift
Verifikat som bevisar överföringenav kapital i biträdande bokslutsinföringar

I ovannämnda fall avses med godkännande att säkerställa att bokföringsregistreringen och den process som föregår den är korrekt. I fråga om verifikat över anläggningstillgångar innebär säkerställande av att processen är korrekt att det till verifikatet har bifogats ett dokument godkänt av bokföringsenheten i de fall som beskrivs nedan. I fråga om bokföringsverifikat från kundfaktureringen innebär säkerställande av att processen är korrekt att man övervakar att verifikatet från faktureringen motsvarar begäran om fakturering. Någon cirkulering av verifikatet för särskild sakgranskning görs inte för ovannämnda verifikat, utan den som godkänner verifikatet ansvarar också för att det dokument som verifierar annat än budgetutgiften, eller en av de ovan specificerade budgethändelsernas korrigering, rättelse eller överföring, är korrekt både när det gäller fakta och siffror.

Verifikat som verifierar korrigerings-, rättelse- och överföringsregistreringar enligt 45 § i förordningen om statsbudgeten vars registrering ändrar beloppet av en budgetutgift eller ett budgetkonto som fastställts i den detaljerade indelningen av budgeten godkänns på bokföringsenheten.

Verifikat över anläggningstillgångar

Verifikat över anläggningstillgångar som inte innehåller en registrering av en budgethändelse godkänns på Palkeet. Den som godkänner verifikatet ansvarar också för att det dokument som verifierar annat än budgetutgiften är korrekt både när det gäller fakta och siffror. I följande fall ska man till verifikatet över anläggningstillgångar bifoga ett dokument som godkänts av bokföringsenheten, som registreringen bygger på:

Överlåtelse
Skrotning
Överlåtande av besittning
Manuella avskrivningar och avskrivningar som avviker från planen (bl.a. extraordinär avskrivning som beror på värdeminskning)
Registrering av uppskrivningar
Rivning av halvfärdig anläggningstillgång till färdiga anläggningstillgångar

När det gäller verifikat över planenliga avskrivningar förutsätts det att sambandet mellan bokföringen av och planen för avskrivningen kan spåras. Bokföringsenheten godkänner avskrivningsplanerna och fattar beslut om överlåtelse av anläggningstillgångar, skrotning, aktiveringar, besittningsöverföringar, manuella avskrivningar och avskrivningar som avviker från planen samt av att riva halvfärdiga anläggningstillgångar till färdiga anläggningstillgångar.

Verifikat som uppstår vid försäljningsfakturering

Bokföringsenheten ska ha en prislista över de prestationer som säljs och den ska nämnas i ekonomistadgan. I ekonomistadgan ska det nämnas vem som upprätthåller och godkänner prislistan. Prislistan ska innehålla namn på prestationen eller produkten/tjänsten, pris, information om kontering och momssats.

Bokföringsenhetens fakturering ska bygga på den godkända prislistan. Bokföringsenheten ansvarar för att uppgifterna i prislistan alltid är uppdaterade.

Om bokföringsenheten fakturerar för en produkt eller tjänst till ett pris som inte bygger på den godkända prislistan ska priset och konteringen godkännas av bokföringsenheten före fakturering.

Bokföringsenheten ansvarar för att begäran om fakturering har rätt innehåll och är korrekt. Palkeet ansvarar för att se till att bokföringsverifikaten från kundfaktureringen motsvarar begäran om fakturering.

Inkomstregistreringen gällande löneräkningen som godkänns på servicecentret

Inkomstregistreringar som behandlas av löneräkningen och som granskas och godkänns av Palkeet är:

inkomstregistreringen av de lagstadgade ersättningar arbetsgivarämbetsverket får (t.ex. FPA:s sjukdagpenning och Statskontorets ersättningar vid arbetsolyckor)
inkomstregistreringar av andra poster som uppbärs från lönen än lagstadgade poster (t.ex. garageplatser, måltidsinnehållningar)

Riktigheten hos inkomstregistreringen av de lagstadgade ersättningarna som behandlas av löneräkningen, såsom FPA:s sjukdagpenning, säkerställs genom att övervaka att verifikatet motsvarar ersättningsbeslutet. Riktigheten hos inkomstregistreringen av andra poster än de lagstadgade som indrivs från lönen säkerställs genom att övervaka att verifikatet motsvarar de uppgifter bokföringsenheten levererat om indrivningen.

Andra verifikat som godkänns på servicecentret

Ovan bestäms att Palkeet kan godkänna verifikat som avser korrigering, rättelse eller överföring i bokföringen utan cirkulering av verifikaten för sakgranskning, om dessa verifikat inte ändrar beloppet av en budgetutgift eller ett budgetkonto som fastställts i den detaljerade indelningen av budgeten och då ändringen inte har någon inverkan på debiteringen.

Palkeet kan utöver ovannämnda dessutom godkänna följande korrigeringsverifikat med inverkan på debitering genom cirkulering av verifikaten för särskild sakgranskning:

returnering av överprestationer som bokföringsenheten tagit emot
återbetalning av löne- eller arvodesprestationer som returnerats till bankkontot
avräkning av utmätningar inkasserade från inköpsfakturor
redovisningar av de skatter som godkänts vid bokföringsenheten till Skatteförvaltningen

För verifikat som verifierar överprestationer kontrollerar Palkeet riktigheten hos den som tar emot återbetalningen samt att den prestation som återbetalas verkligen är en överprestation.

För ny betalning av återbetalda löne- eller arvodesprestationer säkerställer Palkeet riktigheten hos den som tar emot prestationen.

För redovisningen av utmätningar inkasserade från inköpsfakturor kontrollerar Palkeet att utmätningens andel dras av från inköpsfakturan och att avräkningen inte betalas ut innan bokföringsenheten har sakgranskat och godkänt fakturan av en leverantör som är försatt med betalningsförbud.

I fråga om redovisningar av de skatter som godkänts vid bokföringsenheten säkerställer sig Palkeet om att redovisningen inte innehåller sådana utgifter som inte godkänts vid bokföringsenheten.

Avstämning av överföringar mellan datasystem

Kravet på att bokföringsverifikat ska godkännas gäller inte avstämningsrapporter om överföringar mellan datasystem, till exempel i fall där överföringen av bokföringen ger ett samlingsverifikat och där bokföringstransaktionerna redan har godkänts en gång i källsystemet. Enligt föreskriften Användning av maskinläsbara datamedier vid bokföringen och uppgörandet av beskrivning av förfarandet (VK 482/03/2010) ska dessa stämmas av och dokumenteras.