Frågor om bokföring av intäkter och kostnader beträffande prestationer som säljs eller köps som helhetstjänster
Hur bokförs inkomster från försäljning av en prestation, om det är fråga om en s.k. helhetstjänst, dvs. avgiften för prestationen innehåller olika poster enligt utgiftsslag? Till exempel innefattar utbildning som säljs också inkvartering, eller hyra innefattar el, vatten eller andra bruksavgifter eller tjänster (t.ex. städning, bevakning).
Hur bokförs kostnaden för köpet av en prestation, om den innefattar poster som hör till olika utgiftsslag? Till exempel har hyran (lokalen) och serveringen specificerats på faktura som gäller rekreations-, seminarie- eller utbildningsevenemang.
Bokförs varje post som ingår i helhetstjänsten på det konto i affärsbokföringen som motsvarar postens innehåll eller kan helhetstjänsten behandlas som en helhet?
Hur ska man gå till väga i en situation mellan två statliga ämbetsverk, där det ämbetsverk som sålt prestationen och det ämbetsverk som köpt prestationen har bokfört intäkter och kostnader på olika noggrannhetsnivåer? Vad händer om de interna intäkterna och kostnaderna inom samma elimineringsgrupp i statens bokföring inte stämmer överens på grund av detta?
Svar (givet 4.11.2022)
Kontoplanen för affärsbokföringen baserar sig på inkomst- och utgiftsslag. Varje inkomst och utgift specificeras således på ett konto enligt innehåll. Det är möjligt att avvika från denna huvudregel vid konteringen av en prestation som säljs eller köps som en s.k. helhetstjänst, om det inte annars finns närmare anvisningar om bokföringen av de delar som ingår i helhetstjänsten. Närmare anvisningar innebär till exempel anvisningar på statlig nivå eller ämbetsverksspecifikt. Om en sådan inte finns kan bokföringen om helhetstjänsten göras på ett sätt som är ändamålsenligt för ämbetsverket.
Ändamålsenligheten kan bedömas bland annat med tanke på god bokföringssed som styr statens bokföring. Åtminstone den ekonomiska produktionen av information, väsentligheten, riktiga och tillräckliga uppgifter samt kontinuiteten i förfaringssätten hjälper till att fundera på det tillvägagångssätt som är mest ändamålsenligt för ämbetsverket. Dessutom kan möjligheterna att utnyttja automatiseringen och ämbetsverkets uppföljningsobjekt som helhet ha betydelse vid valet av precision vid bokföring.
Eftersom helhetstjänstens bokföringsprecision kan väljas ämbetsverksspecifikt (i de fall där det inte finns några anvisningar på statlig nivå), kan det i statens bokföring finnas oenhetliga förfaringssätt i detta avseende. Detta har dock inte bedömts äventyra riktiga och tillräckliga uppgifter på statlig nivå, men det finns skäl att beakta detta när bokföringsuppgifterna tolkas.
När fakturor konteras är det skäl att identifiera när det överhuvudtaget är fråga om en helhetstjänst och när valfrihet enligt denna anvisning kommer i fråga för bokförringsprecisionen. Till exempel bokförs rese- och materialutgifter som tjänsteleverantören fakturerat för tjänster enligt kontogrupp 43 Inköp av tjänster i kontoplanen för affärsbokföringen på samma konto som den köpta tjänsten. Med andra ord behandlar den utgiftsslagsbaserade kontoplanen dem som en helhet, så det är inte ändamålsenligt att tolka dem som en separat resetjänst eller köp av material och förnödenheter. Enligt kontoplanen bokförs även separat anskaffade material som inte hör till köpet av tjänsten på konton som hör till kontogrupp 40 Material, förnödenheter och varor. Då är det inte fråga om en helhetstjänst om till exempel städmaterial köps separat från städtjänsten.
Även om delarna av den köpta helhetstjänsten specificeras på olika rader i samma faktura som separata eurobelopp, kan fakturan enligt dessa anvisningar konteras som en helhetstjänst, om inte annat föreskrivs någon annanstans. Om eurobeloppen för de delar som ingår i helhetstjänsten inte har specificerats på fakturan eller om det i övrigt inte finns färdiga uppgifter, torde det vara motiverat att kontera fakturan på ett konto i enlighet med principen om ekonomisk produktion av information.
Utgångspunkten är att det med tanke på konteringsnoggrannheten inte har någon betydelse till vem helhetstjänsten säljs eller av vem den köps. Därmed kan den behandlade behandlingen med tanke på statens bokföring tillämpas på samma sätt på både externa och interna intäkter och kostnader. Vid valet av exakt kontokod ska man dock fästa uppmärksamhet vid om det är fråga om en intern eller extern post.
Bokföring av intäkter från prestationer som säljs som helhetstjänster
Ämbetsverket kan bokföra intäkten från en prestation som säljs som en helhetstjänst på det sätt som är mest ändamålsenligt, om det inte finns andra anvisningar om bokföringen.
Ämbetsverket kan bokföra försäljningen av prestationen som en helhetstjänst på ett enda konto i affärsbokföringen. Till exempel kan inkomster från såld utbildning bokföras som en helhet, och det är inte nödvändigt att separat bokföra andelen för internatboende eller annan motsvarande inkvartering som ingår i utbildningen som intäkter från inkvarteringstjänster. Alternativt kan dessa specificeras.
Denna valfrihet gäller inte situationer där någon annan grund eller anvisning styr bokföringen. Till exempel har det getts en separat anvisning om bokföring av intäkter och utgifter i anslutning till lokaler (Bokföring av lokalkostnader- och intäkter), enligt vilken intäkter och utgifter i anslutning till lokaler ska bokföras på de konton enligt inkomst- och utgiftsslag i kontoplanen som nämns i anvisningen. Med andra ord kan intäkter och utgifter i anslutning till lokaler, till exempel en post som innehåller el, vatten och lokalhyra, inte bokföras som en helhetstjänst på ett konto. Anvisningen gäller uttryckligen inkomster och utgifter i anslutning till lokaler, så andra hyror och bruksersättningar än sådana som gäller lokaler omfattas inte av anvisningen. Således kan till exempel uthyrning av lokaler i anslutning till rekreationsverksamhet med tillhörande tjänster konteras antingen som en helhet på ett konto eller specificeras på konton enligt inkomst- och utgiftsslag.
I praktiken finns det inte särskilt många situationer där man kan välja bokföringsprecision mellan intäktskontona. Detta beror bland annat på att grupperingen av intäktskontona i kontoplanen i hög grad grundar sig på uppföljningskraven för den avgiftsbelagda verksamheten. Till exempel ska intäkterna från offentligrättsliga och företagsekonomiska prestationer enligt lagen om grunderna för avgifter till staten bokföras på egna konton. Likaså ska intäkter från offentligrättsliga och företagsekonomiska prestationer som erhålls med stöd av en speciallag bokföras på egna konton.
Bokföring av inköpskostnader för prestationer som köps som helhetstjänster
Även vid bokföring av prestationer som köps som helhetstjänster har ämbetsverket valfrihet, dvs. bokföringen på kontona i affärsbokföringen görs på den noggrannhetsnivå som är ändamålsenlig för ämbetsverket om inte bokföringen regleras av andra anvisningar.
Kostnaderna kan således bokföras på ett enda konto i affärsbokföringen som en köpt helhetstjänst. Då skulle till exempel en utbildningsfaktura, där man utöver utbildningen specificerar till exempel serveringens och inkvarteringens andel, bokföras på konto 43300 Utbildningstjänster. Alternativt kan kostnaderna specificeras noggrannare och bokföras på affärsbokföringens konton enligt utgiftsslag. Serveringens andel skulle då bokföras på kontot 43900 Förplägningstjänster, inkvarteringens andel på konto 45020 Resetjänster och de resterande kostnaderna på kontot 43300 Utbildningstjänster. När det gäller inkvartering är det skäl att beakta att det är fråga om en resetjänst, inte en kortvarig uthyrning även om termen skulle användas på fakturan.
Denna valfrihet gäller inte situationer där någon annan grund eller anvisning styr bokföringen. Till exempel finns det en separat anvisning om bokföring av intäkter och kostnader i anslutning till lokaler (Bokföring av lokalkostnader och -intäkter), enligt vilken dessa poster ska bokföras. Se dessutom omnämnandena om inkomster och utgifter för lokaler i punkt 2.1 i denna anvisning med frågor och svar.
Inverkan på avstämningen av statens interna poster
Noggrannhetsnivån i bokföringen av helhetstjänster grundar sig alltså delvis på ämbetsverkets prövning. Detta kan leda till att det köpande och säljande ämbetsverket har gjort bokföringen på olika noggrannhetsnivå vad beträffar kontona i affärsbokföringen. Trots detta bör både säljaren och köparen ha samma uppfattning om innehållet i den prestation som säljs och köps. Till exempel om det är fråga om hyra som hänför sig till lokaler eller inte eller om försäljning och köp av en viss tjänst.
Om det ingår poster som gäller bruksavgifter i anslutning till hyror och uthyrning i de bokföringar som gjorts på olika noggrannhetsnivå, kan det finnas skillnader mellan Elimineringsgruppen för verksamhetens intäkter och utgifter (99521) och Elimineringsgruppen för hyror och bruksavgifter (99525) i statens interna intäkter och kostnader. Dessa två elimineringsgrupper behandlas dock som en grupp vid avstämningen av interna poster. Elimineringsgrupperna har inte sammanslagits tekniskt, men bokföringar som hör till dessa grupper behandlas som om alla konton skulle höra till en grupp. Även eventuella saldon på kontona för elimineringsskillnader i dessa grupper behandlas sammanräknade. Om det uppstår ett saldo på kontona för elimineringsskillnader i dessa två grupper på grund av att det ena ämbetsverket har bokfört helhetstjänsten på konton som hör till olika elimineringsgrupper än det andra ämbetsverket, är saldot på kontot för elimineringsskillnader i båda grupperna lika stort, men med motsatt tecken. Den sammanlagda effekten av skillnaden är då noll euro.
Med tanke på de interna posterna är det inte nödvändigt att korrigera bokningarna så att de motsvarar det andra ämbetsverkets bokningar, om bokningarna har gjorts enligt anvisningarna för bokföring av helhetstjänster och det i den aktuella situationen inte finns skäl att följa andra anvisningar (t.ex. bokföring av lokalkostnader och lokalintäkter).
Det har inte ansetts motiverat att slå samman grupperna tekniskt i detta skede, men det kan bli aktuellt senare till exempel i samband med att man utvecklar statens bokslut i övrigt.
Mer information: laskentatoimi@valtiokonttori.fi