Bokföring av fakturerad förskottsbetalning enligt kontantprincipen i affärsbokföringen

Fråga

Erhållna förskottsbetalningar behandlas allmänt på försäljningsfakturor. Då blir försäljningsfakturan direkt bokförd på konto 25690 Övriga erhållna förskott. Den faktiska betalningen sker först på förfallodagen, vanligtvis 21 dagar senare. Betalningen är i detta fall endast en reskontra.

Statens revisionsverk har i sin granskning av vår bokföringsenhet uppmärksammat att man bokför erhållna förskott redan vid faktureringen av förskotten. Bokföringen av erhållna förskott bör enligt dem göras först när betalningen har erhållits.

Är det tillräckligt att vi före bokslutet går igenom eventuella öppna förskottsfaktureringar och vid behov överför dem till kortfristiga fordringar? Då skulle våra förskottsfakturor vara bokförda enligt betalningsprincipen i bokslutet.

Som alternativ har vi antingen att fakturera förskottsbetalningar utan att gå genom försäljningsreskontran – där risken är att betalningsuppföljningen brister – eller att bokföra förskottsbetalningar vid faktureringen som kortfristiga fordringar, följa försäljningsreskontran separat och upprätta rättelseanteckningar när betalningen mottagits. Detta verkar inte vara en meningsfull användning av arbetstid.

Svar (utfärdat 26.9.2023)

Förskott på inkomst är en finansiell transaktion som ska bokföras enligt kontantprincipen i affärsbokföringen. Erhållna förskottsbetalningar utgör främmande kapital för bokföringsenheten. När en förskottsbetalning ännu inte har mottagits kan den inte behandlas som en skuld. Detta är utgångspunkten.

I praktiken stöder Kieku dock inte en funktion som skulle göra det möjligt att bokföra en faktura på kontot för erhållna förskott först när betalningen har erhållits. I och för sig är det också möjligt att be om förskottsbetalningar direkt till bankkontot utan faktura, varvid registreringen kan göras från kontoutdraget på önskat sätt.

Som ett minimikrav med hänsyn till försiktighetsprincipen bör det i bokslutet inte finnas några poster på kontot för erhållna förskott som inte har mottagits. Eftersom mängderna och beloppen av de förskottsbetalningar som erhålls vid ämbetsverken varierar avsevärt, ska bokföringsenheten med beaktande av väsentlighet, riktiga och tillräckliga uppgifter samt den ekonomiska produktionen av informationen överväga att korrigera fakturerade men ännu inte betalda förskott dessutom månatligen eller per faktura. Bokföringsenheten fattar alltså själv utifrån ovan nämnda principer ett beslut om när betalningsgrunden ska korrigeras.

Bokföringsexempel

Det erhållna förskottet faktureras på försäljningsfakturan. I det här exemplet används reskontrakonto
17490100 Övriga kortfristiga fordringar (T), medan Kieku-reskontran har konto
17490000 Andra kortfristiga fordringar (T) som motkonto. Momentet har budgeterats enligt prestationsprincipen, dvs. man använder budgetbokföringskontot 600.

Det konto som ska korrigeras varierar från fall till fall, eftersom det finns flera möjliga konton i Kieku-reskontran som används för att ta emot betalningar från kunder. Huvudprincipen är dock densamma, dvs. korrigeringen görs från ett konto med slutsiffrorna 0100 till ett konto med slutsiffrorna 0000. Till exempel i den avgiftsbelagda verksamheten är dessa konton för kundfordringar 17000100 och 17000000.

I fråga om kontot 25690 Övriga erhållna förskott ska man vid bokslutstidpunkten kontrollera att där inte finns poster för vilka betalning ännu inte har erhållits.

Kontot för erhållna förskott korrigeras alltså vid behov med en anteckning per faktura, månad eller bokslutstidpunkt.

I korrigeringen är den 5-siffriga kontonivån 17490 Övriga kortfristiga fordringar balanserad, men på den 8-siffriga nivån finns det en skillnad mellan kontona 17490100 och 17490000. I statens bokföring syns posten dock inte som en fordran eller erhållet förskott på den officiella 5-siffriga kontonivån.

När avgiften på 12 400 € erhålls, görs en bokföring andra vägen där andra kortfristiga fordringar ändras till övriga erhållna förskott:

Till sist upplöses det erhållna förskottet senare enligt finansiärens finansieringsandel enligt principen inkomst vid utgift. I avgiftsbelagd verksamhet upplöses förskottet mot en överlåten prestation

Mer information: laskentatoimi@valtiokonttori.fi