Kun lähetät valtiolle verkkolaskun, sen pitää täyttää vuonna 2021 voimaan tulleet sisältö- ja muotovaatimukset. Uudet standardit tekevät maksuliikenteestä sujuvampaa. Sen ansiosta esimerkiksi korvausten maksaminen nopeutuu.
Tälle vaatimukselle on yksinkertaiset syyt. Eurooppa-normin mukaisten laskujen tietosisältö on laadultaan parempaa kuin vanhojen, vähemmän säädeltyjen laskuformaattien tietosisältö. Laskujen tietosisältö on yksi keskeisistä tekijöistä, kun laskujen tarkastusta, käsittelyä ja maksatusta automatisoidaan. Eurooppa-normin mukaisten laskujen käsittely on nopeampaa, mistä hyötyvät sekä laskuttajat että laskujen vastaanottajat.
Miksi verkkolasku ei ole Eurooppa-normin mukainen?
Valtiokonttori on saanut yhteydenottoja valtion toimittajilta, joille on tullut yllätyksenä, että heidän verkkolaskunsa eivät olekaan täyttäneet Eurooppa-normia. Monien toimittajien verkkolaskut vastaavat Finvoice-laskuformaatin uusinta 3.0-versiota. Toimittajat ovat olleet siinä ymmärryksessä, että Finvoice 3.0 -formaatin mukaiset verkkolaskut ovat automaattisesti myös Eurooppa-normin mukaisia. Tämä käsitys on kuitenkin virheellinen.
Finvoice 3.0 -laskuformaatti pitää kyllä sisällään kaikki tarvittavat ominaisuudet, jotta sen avulla voidaan tehdä Eurooppa-normin mukaisia laskuja. Finvoice ei kuitenkaan edellytä tekemään laskuja Eurooppa-normin mukaisiksi. Mikäli asian suhteen on epäselvyyksiä, käyttäjän on syytä varmistaa omalta sovellus-/palvelutarjoajaltaan, millä valinnoilla laskuista tulee Eurooppa-normin mukaisia. Aivan ensimmäiseksi pitää varmistaa, että laskujen xml-rakenteessa on EN16931-viittaus. Tämä on myös julkishallinnon soveltamisohjeen mukaan pakollinen tieto. Se ilmaisee, että laskun on ainakin tarkoitus olla Eurooppa-normin mukainen.
Miten voin tietää, onko laskuni Eurooppa-normin mukainen?
Jos laskusi on Finvoice 3.0 -formaatin mukainen, tarkista sen mukana tullut valinnainen tietoelementti ja sen arvo:
<SpecificationIdentifier>EN16931</SpecificationIdentifier>
Uusi tietoelementti sijaitsee Finvoicen MessageDetails-rakenteessa. Tämä tietoelementti tarkoittaa, että lasku on Eurooppa-normin mukainen ja siihen kohdistetaan palveluntarjoajaverkostossa tietosisällön validointitarkistukset. Näillä tarkistuksilla varmistetaan, että laskun tietosisältö on yhdenmukaista Eurooppa-normin kanssa. Mikäli edellä mainittu vapaaehtoinen tietoelementti puuttuu, lasku oletetaan tavalliseksi Finvoice-laskuksi. Tällöin laskua ei tarkasteta tai käsitellä Eurooppa-normin mukaisena verkkolaskuna.
Lisätietoa ja neuvoja Eurooppa-normin täyttämisestä saat laskutuksesi palveluntarjoajalta tai ohjelmistotoimittajalta.
Tässä artikkelissa olemme käsitelleet vain Finvoice-laskuformaattia. Täsmälleen samat asiat koskevat myös esimerkiksi TEAPPSXML 3.0 -laskuformaattia.
PEPPOL-verkostossa välitettävien laskujen validointisäännöt ovat vielä tiukemmat kuin suomalaisessa verkkolaskuverkostossa, mutta sitä asiaa käsitellemme myöhemmin erillisessä artikkelissa.
Hyödyllisiä linkkejä
Julkishallinnon soveltamisohje verkkolaskutukseen
Laki sähköisestä laskutuksesta
Tietoa verkkolaskutuksesta TIEKEn sivuilla
Lisätietoja Valtiokonttorin asiantuntijoilta
tapani.turunen@valtiokonttori.fi
kirsi.launomaa@valtiokonttori.fi
verkkolaskutus@valtiokonttori.fi
