Mikä muutos?
Valtionhallinnossa siirrytään noudattamaan yleistä käytäntöä sopimustunnisteiden välityksessä verkkolaskuilla.
- Verkkolaskusanoman sopimusnumero-kentässä (AgreementIdentifier) tulee jatkossa välittää varsinaisen hankintasopimuksen tunniste nykyisen VSK1-alkuisen tunnisteen sijaan.
- Laskuautomaatiossa käytössä oleva VSK1-tunniste tulee siirtää sanomalla ostajan viite -kenttään (BuyerReferenceIdentifier).
Muutoksen jälkeen valtionhallinnon verkkolaskuilla kulkee tieto siitä, mihin hankintasopimukseen meno kohdistuu. Hankintasopimuksen tunniste luetaan laskusanomalta ostolaskulle laskujen sisäänluvun yhteydessä. Mikäli tunniste ei tule ostolaskulle automaattisesti, asiatarkastajan tulee lisätä tieto laskulle manuaalisesti.
Muutos vaikuttaa laskujen sisältöön. Sen takia toimittajien tulee tehdä kuvattu muutos lähettämiinsä verkkolaskuihin. Tavoiteaikataulu hankintasopimusten tunnisteiden tekniselle käyttöönotolle verkkolaskuilla on 17.4.2023 alkaen.
Miksi muutos?
Hankintasopimuksen tunnisteen avulla mahdollistuu yhteishankintojen käyttövelvoitteen mukainen LKP-tilitasoinen raportointi ostoista virastoittain, sopimuksittain ja toimittajittain. Muutos on samalla myös Handi-palvelun sopimushallintamoduulin käyttöönoton edellytys.
Mitä tarkoittaa käytännössä?
Tekniset muutokset toteuttaa palveluntarjoaja (Posti Messaging ja Handi-palvelu). Muutoksella ei ole vaikutusta ostolaskuautomaatioon.
Kirjanpitoyksikön vastuulla on omien toimittajien ohjaaminen muutoksessa. Tämä tarkoittaa käytännössä:
- hankintasopimustunnisteiden toimittamista toimittajille sopimusnumero-kenttään lisättäväksi
- toimittajan ohjaamista VSK1-tunnisteen siirtämisessä ostajan viite -kenttään.
Toimittajien ei oleteta toteuttavan muutosta lähettämiinsä verkkolaskuihin teknisen toteutuksen tavoiteaikataulun mukaisesti 17.4.2023 mennessä. Muutoksen voi toteuttaa esimerkiksi sopimusta uusittaessa tai sopimustenhallintamoduulia käyttöönotettaessa.
Muutoksen vuoksi kirjanpitoyksiköille ja toimittajille suunnattuja ohjeita päivitetään. Ohjeiden uudet versiot julkaistaan 11.4.2023. Uusi versio julkaistaan seuraavista ohjeista:
- Tilauksesta maksuun -prosessin Hyvät käytännöt -ohjeen liitteet 2a ja 2b
- Julkishallinnon ohjeistus: Lähetä lasku valtiolle, laskun vähimmäistietosisältö ja Julkishallinnon soveltamisohje
- Handi-Tiimerin asiakasohjeet (Valtionhallinnon sisäinen työtila, jonne pääsy erillisillä tunnuksilla.)
Lisätietoja:
hankintatoimi@valtiokonttori.fi, handipalvelu@palkeet.fi
