Hyppää sisältöön

Verkkolaskutus

Valtio vastaanottaa vain verkkolaskuja ja valtion virastoilla on myös valmius lähettää niitä. Verkkolasku on edellytys taloushallinnon automatisoinnille.

Valtio vastaanottaa vain Eurooppa-normin mukaisia laskuja 1.4.2021 alkaen.
Valtiolle saapuvista laskuista
97%
on verkkolaskuja.
  • Valtio vastaanottaa vain verkkolaskuja. Valtio ei vastaanota sähköpostin liitteenä lähetettyä laskua, sillä se ei ole verkkolasku.

    Valtio vastaanottaa vain Eurooppa-normin mukaisia laskuja. Tutustu laskun sisältöä ja välittämistä koskeviin vaatimuksiin välilehdillä Laki sähköisestä laskutuksesta ja Laskun vähimmäistietosisältö. Laskulla tulee olla riittävät ja oikeat tiedot, jotta lasku voidaan käsitellä automaatiota hyödyntäen.

    Valtiokonttori ylläpitää ohjeita siitä, miten lähetät verkkolaskun valtiolle ja miten toimit, kun haluat vastaanottaa laskusi valtion virastoilta sähköisenä.

  • Mistä on kyse?

    Valtio vastaanottaa vain verkkolaskuja. Verkkolaskujen mukana voit lähettää myös liitteitä. Laskulla tulee olla riittävät ja oikeat tiedot, jotta laskun käsittelyä voidaan automatisoida. Laskun sisältövaatimuksista on kerrottu tarkemmin välilehdellä Laskun vähimmäistietosisältö ja verkkolaskudirektiivi.

    Valtio ei vastaanota sähköpostin liitteenä lähetettävää laskua.

  • Ratkaisut verkkolaskun laatimiseen ja linkit laskutusportaaleihin

    Jos laskutatte valtiota eikä käytössänne ole järjestelmää, jolla tuottaa verkkolaskuja, voitte käyttää verkkolaskujen luomiseen ja lähettämiseen Handi-toimittajaportaalia tai Baswaren Supplier -portaalia.

    Huom! Puolustusvoimien toimittajat käyttävät Apix Messaging Oy:n laskutusportaalia. Puolustusvoimien laskutusportaaliin liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Puolustusvoimien palvelukeskukseen ostolaskut.pvpalvk(at)mil.fi


    Handi-toimittajaportaali

    Valtiolle tuotteita ja/tai palveluita myyvät toimittajat voivat luoda ja lähettää maksutta verkkolaskuja valtion virastoille Handi-toimittajaportaalin kautta.  Valtion virastoille lähetettävien verkkolaskujen laatimiseen tulee ensisijaisesti käyttää Handi-toimittajaportaalia. Toimittajaportaalin käyttöönotto edellyttää yhteydenottoa asiakkaana toimivan viraston yhteyshenkilöön tai ostajaan. Asiakasvirasto ilmoittaa uuden toimittajansa tiedot Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukseen (Palkeet), jonka jälkeen Palkeet kutsuu toimittajan rekisteröitymään Handi-palvelun toimittajaportaalin käyttäjäksi. 

    Handi-toimittajaportaalin käytön tuki

    Handi-toimittajaportaalin käyttöönottoon ja käyttöön liittyvissä asioissa saatte tukea Palkeiden Handi-palveluryhmästä:

    Huom! Handi-toimittajaportaaliin jo rekisteröityneet toimittajat pääsevät kirjautumaan Handi-toimittajaportaaliin alla olevasta linkistä. Uusien toimittajien tulee olla yhteydessä asiakasviraston yhteyshenkilöön tai ostajaan toimittajaportaalin käytön aloittamiseksi.
    Handi-toimittajaportaaliin (vain rekisteröityneet toimittajat) >


    Basware Supplier Portal

    Verkkolaskuja voi tehdä ja lähettää maksutta valtion tarjoamalla Baswaren verkkolaskutuspalvelulla (Supplier Portal). Basware Supplier Portal on verkkopohjainen palvelu, jota voi käyttää Firefox- ja Internet Explorer-selaimilla.

    Palvelun käyttöönotto edellyttää rekisteröitymistä. Rekisteröityäkseen suomalaiset yritykset tarvitsevat y-tunnuksen. Jos olet laskuttamassa ilman y-tunnusta, pyydä ohjeita käyttöönottoon Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta (jäljempänä Palkeet).

    Huomioi rekisteröintipyynnön tekemisen yhteydessä, että valtion virastot löytyvät asiakasvalinnasta Valtionhallinto-organisaation alta (Lisää asiakas → Valtionhallinto → valitse virasto). Palkeet hyväksyy rekisteröintipyynnöt 1-2 työpäivän kuluessa siitä, kun pyyntö on saapunut heille.

    Baswaren Supplier Portal soveltuu suomalaisten laskuttajien lisäksi myös ulkomaisille yrityksille, sillä palvelussa on tuettuna useita laskutettavia maita ja kieliverisoita.

    Neuvontaa Palkeista

    Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet tarjoaa toimittajille neuvontaa Baswaren Supplier-portaalin käytössä.

    • puhelin: 029 556 3700 (puhelun hinta on pvm/mpm)
    • sähköposti: verkkolaskutus(at)palkeet.fi

    Basware Supplier Portal -sivustolle >


    Postin Verkosto-palvelu

    Vaihtoehtoisesti voitte käyttää verkkolaskun tekemiseen ja lähettämiseen Postin tarjoamaa Verkosto-palvelua, joka on tarkoitettu pienyrittäjien asiointikanavaksi ja toimii kaikilla tunnetuilla selaimilla. Verkostopalvelua voivat käyttää vain suomalaiset yritykset ja yhteisöt, joilla on y-tunnus.

    Verkkolaskun lähettäminen Verkosto-palvelun kautta valtion virastoille on maksutonta, mutta palvelun käyttöönotto edellyttää, että palvelun asiointitilille tallennetaan vähintään 10 euroa.

    Verkosto-palveluun kirjautuminen ja siihen liittyvät ohjeet löytyvät Verkosto-palvelun sivustolta.

    Postin Verkosto-palvelun sivustolle >

  • Verkkolaskuosoitteet

    Virastojen ajantasaiset verkkolaskuosoitteet löytyvät Verkkolaskuosoitteistosta. Verkkolaskuosoitteisto-sivustolle >

    Valtiokonttorin verkkolaskutusosoitteet työtapaturma- ja sotilastapaturma-asioissa >


    Valtion verkkolaskuosoitteiden rakenne*:

    Verkkolaskuosoite: Viraston OVT-tunnus
    OVT-tunnus: Viraston OVT-tunnus
    Välittäjätunnus: E204503 (OpusCapita Solutions)

    Valtion verkkolaskuoperaattori on OpusCapita Solutions.

    * Muista valtion virastoista poiketen Puolustusvoimien ja Huoltovarmuuskeskuksen verkkolaskuoperaattorina toimii Apix Messaging Oy ja välittäjätunnus on 003723327487.

  • Mitä?

    Valtion virastoilla on valmius lähettää sähköisiä laskuja asiakkailleen.

    Yrityksille laskut lähetetään pääasiassa verkkolaskuina, mutta yritykset voivat vastaanottaa laskuja myös Suomi.fi-viestit palveluun. Valtio tarjoaa kuluttajille useita tapoja vastaanottaa sähköisiä laskuja. Kuluttajat voivat vastaanottaa laskuja Suomi.fi-viestit postilaatikkoon, Postin OmaPosti -palveluun ja e-laskuna verkkopankkiinsa.

    Valtio ei lähetä laskuja sähköpostin liitteenä.

  • Yritysasiakas

    Jos vastaanotat laskuja valtiolta ja haluat siirtyä paperilaskun sijasta verkkolaskuun, ole yhteydessä laskuttavaan virastoon.

    Voit pyytää laskuttavalta virastolta sähköisenä myös liitteellisen laskun. Jos käytät välittäjänä pankkia ja yrityksesi on tehnyt sopimuksen pankin kanssa liitteiden välittämisestä, ilmoita laskuttavalle virastolle liitteen vastaanottovalmiudesta. Muussa tapauksessa saat liitteellisen laskun paperipostissa.

  • Kuluttaja-asiakas

    Sähköinen lasku on helppo ja virheetön tapa maksaa lasku ajasta ja paikasta riippumatta. Se on myös ilmastoystävällisempi tapa laskuttaa kuin paperilasku.

    Kun otat Suomi.fi-viestit palvelun käyttöön, saat laskusi sähköisesti niistä asiointipalveluista, jotka käyttävät Suomi.fi-viestejä. Et saa näin ollen enää paperipostia kotiisi. Lisätietoa Suomi.fi-viestit palvelun käyttöönotosta Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi-verkkosivulta.

    Voit myös vastaanottaa laskusi sähköisesti Postin tarjoamaan OmaPosti palveluun. Saat OmaPostin käyttöön rekisteröitymällä Postin kuluttajapalvelujen asiakkaaksi.

    Saat e-laskun käyttöön tilaamalla sen oman verkkopankkisi kautta. Verkkopankista löytyy lista laskuttajista, joilla on valmius lähettää e-laskuja. E-laskun tilaamisen yhteydessä valtiolla käytetään tunnistustietona henkilötunnusta.

    Kun tilaat paperilaskun sijaan e-laskun, laskun tiedot saapuvat verkkopankkiisi automaattisesti. Jos haluat, saat ilmoituksen laskun saapumisesta verkkopankin lisäksi sähköpostiin tai tekstiviestillä. Verkkopankissa tarkistat laskun tiedot ja tarvittaessa hyväksyt ne.

    Halutessasi voit myös asettaa esimerkiksi säännölliset laskut menevän maksuun automaattisesti. E-laskuja voit vastaanottaa muun muassa liikenne- ja viestintävirasto Traficomin ajoneuvoveroista ja radiotaajuusmaksuista sekä Verohallinnon veroista. Myös muut valtion virastot tarjoavat e-laskua.

  • Laskun vähimmäistietosisältö

    Laskulla tulee olla riittävät ja oikeat tiedot, jotta lasku voidaan käsitellä automaatiota hyödyntäen. Laskun tulee täyttää Verohallinnon ohjeen mukaiset Laskuvaatimukset arvonlisäverotuksessa. Lisäksi laskulla tulee olla tilausnumero, sopimusnumero, tiliöintiviite tai työmaatieto, jos asiakas on ilmoittanut kyseisen tiedon.

    Puutteelliset laskut palautamme maksamattomana.

    Laskulla pitää olla lisäksi asiakkaan erikseen ilmoittamat yhteyshenkilö- ja lisätiedot laskun käsittelyn sujuvoittamiseksi vastaanottajalla.

  • Tilausnumero

    Tilausnumerolla lasku voidaan automaattisesti kohdistaa laskujenkäsittelyjärjestelmässä tilaukseen. Siksi on tärkeää, että laskulla välitetään laskun vastaanottavan viraston ilmoittama tilausnumero. Tilausnumeron lisäksi laskulla pitää olla asiakkaan ja laskuttajan yhteyshenkilön nimi.

    Tilausnumeron ensimmäiset merkit ovat V1. Tilausnumero on laskutasoinen tieto ja laskulla saa olla vain yhden tilauksen tiedot. Tilausnumeron yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa.

    Tilausnumero välitetään laskulla ensisijaisesti kentässä ”tilausnumero” (Finvoice XML:ssä OrderIdentifier).  Poikkeustilanteessa asiakkaan kanssa voi sopia tiedon välittämisestä ”ostajan viite/viitteenne” kentässä (Finvoice XML:ssä BuyerReferenceIdentifier).

    Tilausnumeron on oltava verkkolaskun visuaalisen kuvan lisäksi laskusta muodostetussa XML-tiedostossa. Laskun automaattinen kohdistaminen tilaukseen tapahtuu laskun XML:ssä olevan tilausnumeron perusteella. Laskun kuvalta kohdistusta ei voi tehdä.

  • Sopimusnumero

    Sopimusnumerollinen lasku voidaan automaattisesti kohdistaa laskujenkäsittelyjärjestelmässä ennalta tallennettuun sopimukseen. On tärkeää, että laskulla välitetään laskun vastaanottavan viraston ilmoittama sopimusnumero. Sopimusnumeron lisäksi laskulla on oltava asiakkaan ja laskuttajan yhteyshenkilön nimi.

    Sopimusnumeron ensimmäiset merkit ovat aina VSK1. Sopimusnumero on laskukohtainen ja laskulla saa olla vain yhden sopimuksen tiedot. Sopimusnumeron yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa.

    Sopimusnumero tulee välittää ensisijaisesti kentässä ”sopimusnumero” (Finvoice XML:ssä AgreementIdentifier). Jos kyseinen kenttä ei ole käytössä laskutusjärjestelmässä, voi sopimusnumeron välittää poikkeustapauksissa kentässä ”ostajan viite/viitteenne” (Finvoice XML:ssä BuyerReferenceIdentifier).

    Sopimusnumeron on oltava verkkolaskun visuaalisen kuvan lisäksi laskusta muodostetussa XML-tiedostossa. Laskun automaattinen kohdistaminen sopimukseen tapahtuu laskun XML:ssä olevan sopimusnumeron perusteella. Laskun kuvalta kohdistusta ei voi tehdä.

  • Tiliöintiviite

    Tiliöintiviite on toiminnallisuus, jonka avulla lasku saa automaattisesti tiliöinnin laskujenkäsittelyjärjestelmässä olevan tiedon perusteella.

    Tiliöintiviitteen ensimmäiset merkit ovat aina TK1. Tiliöintiviite on laskukohtainen ja laskulla saa olla vain yksi tiliöintiviite. Tiliöintiviitteen yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa.

    Tiliöintiviite tulee välittää ensisijaisesti kentässä ”tiliöintiviite” (Finvoice XML:ssä  AccountDimensionText). Jos kyseistä kenttää ei ole käytössänne olevassa laskutusjärjestelmässä, voi tiliöintikoodin välittää poikkeustapauksissa kentässä ”ostajan viite/viitteenne” (Finvoice XML:ssä BuyerReferenceIdentifier). Tiliöintiviitteen lisäksi laskulla on ilmoitettava asiakkaan ja laskuttajan yhteyshenkilön nimi.

    Tiliöintiviite on oltava laskun visuaalisen kuvan lisäksi laskusta muodostetussa XML-tiedostossa.

  • Työmaatieto

    Työmaatiedolla tunnistetaan laskut, joka kuuluvat Verohallinnon rakentamiseen liittyvän tiedonantovelvollisuuden piiriin. Laskulla laskutetaan vain kyseisen työmaan laskut.

    Työmaatieto tulee välittää ensisijaisesti Finvoice XML:ssä kentässä DeliverySiteCode tai laskutusjärjestelmän tuottaman muut formaatin vastaavassa kentässä.

    Työmaatiedon merkit ovat TA-FI-ST tai TA-FI. Työmaatiedon lisäksi kyseisessä tietokentässä ei saa olla muuta tietoa.