Det har blivit lättare att utarbeta ansökningsblanketter, understödsprocessen har blivit tydligare och samarbetet mellan ämbetsverken har intensifierats. Både de som beviljar statsunderstöd och de som ansöker om statsunderstöd har tillägnat sig det nya systemet snabbt. Inom Undervisnings- och kulturministeriets förvaltningsområde ser man stor potential i de gemensamma statsunderstödstjänsterna, trots att det ofullständiga systemet fortfarande medför utmaningar.

Undervisnings- och kulturministeriet finansierar bland annat nationella kulturinstitutioners verksamhets- och lokalkostnader samt organisationer inom sektorn med statsunderstöd. Konst- och kulturmyndigheten samt Museiverket finansierar också konst och kulturarv inom förvaltningsområdet.

Vi frågade Konst- och kulturmyndigheten, Museiverket och Undervisnings- och kulturministeriet (UKM) om deras erfarenheter av övergången till de gemensamma tjänsterna och bad dem ge tips till dem som planerar att byta system.

Användarvänligheten överraskade

Flera ämbetsverk ger beröm för att det nya systemet är lätt att använda. Konst- och kulturmyndigheten lyfter bland annat fram att information som gäller samma utlysning nu finns logiskt på ett och samma ställe.

”Det har varit en positiv överraskning hur lätt det är att göra blanketter. En bra egenskap är också att utlysningstexten, blanketten och ansökningarna finns under en och samma utlysning”, berättar planerare Nelli Sahlman från Konst- och kulturmyndigheten.

Det har varit särskilt uppskattat att processen för att öppna utlysningar har förenklats jämfört med tidigare.

Vid Museiverket har systembytet gått bättre än väntat ur de sökandes synvinkel.

“De som ansöker om understöd har lärt sig att använda det nya systemet förvånansvärt snabbt och övergången från ett system till ett annat har inte medfört några större problem för kunderna”, berättar Anu Niemelä och Anna Stockley, specialsakkunniga vid Museiverket.

Tiina Kuoppa och Anna Kujala, dataadministrationschef respektive specialist på informationssystem vid Undervisnings- och kulturministeriet, uppger också att de har positiva erfarenheter:

”Slutanvändarna har förhållit sig positivt till det nya systemet och tyckt att det är lätt att använda. Det har varit särskilt uppskattat att processen för att öppna utlysningar har förenklats och förtydligats jämfört med tidigare.”

Den största gemensamma utmaningen för alla är att systemet är ofullständigt. Då alla faser i processen ännu inte kan skötas i systemet finns det arbetsfaser som måste utföras manuellt och med flera olika verktyg. Konst- och kulturmyndigheten efterlyser i synnerhet massfunktioner och möjlighet att göra en samlad granskning av de beslut som fattats. Vid Museiverket har fördröjningen i utvecklingen av slutrapporteringen medfört extra arbete.

Förenhetligar verksamheten

Trots utmaningarna har det nya systemet fört med sig tydliga förbättringar. Det är lättare än tidigare att upprätthålla och uppdatera mallarna för beslutsbrev och föredragandena kan själva utarbeta meddelanden om utlysningar och ansökningsblanketter. Införandet av det nya systemet har också stärkt samarbetet mellan ämbetsverken och stött förenhetligandet av understödsprocesserna. Systembytet har gett ämbetsverken en möjlighet att granska och utveckla arbetsrutinerna.

Införandet kräver tid, utbildning och beredskap att ändra arbetsrutinerna.

Stödtjänsterna för införandet får särskilt beröm av Tiina Kuoppa och Anna Kujala från UKM:

“Vi har varit mycket nöjda med stödet och det serviceinriktade bemötandet från den kundansvariga vid Statskontoret. Den kundansvariga har varit till oersättlig hjälp vid införandet av systemet både för dem som genomfört pilotutlysningar och för systemadministratörerna.”

Framöver ser ämbetsverken i synnerhet fram emot att de funktioner som ännu är ofullständiga blir klara att användas. Målet är att kunna sköta hela statsunderstödsprocessen i ett system utan parallella arbetsfaser som måste skötas utanför systemet.

Undervisnings- och kulturministeriet förväntar sig att de övriga ämbetsverken inom dess förvaltningsområde också övergår till de gemensamma webbtjänsterna inom statsunderstödsverksamheten. Ett gemensamt system skulle ge bättre förutsättningar än tidigare för att förenhetliga arbetsrutinerna, processerna och informationen. Museiverket å sin sida önskar att det vore lättare än i nuläget att utnyttja information från andra statsbidragsmyndigheter.

Man gör klokt i att avsätta tillräckligt med tid för införandet

De intervjuade har ett gemensamt budskap till de ämbetsverk som planerar att byta system: införandet kräver tid, utbildning och beredskap att ändra arbetsrutinerna.

”Man gör klokt i att avsätta tid, mera tid och ännu lite mera tid för detta. Åtminstone för oss var det nya systemet väldigt olikt det gamla, så det krävdes mycket arbete för att anpassa allt material till systemet”, säger Nelli Sahlman.

Enhetschef Hanna Susitaival från Konst- och kulturmyndigheten påminner om att det inte är värt att försöka flytta över de gamla processerna som sådana till det nya systemet:

“Det är bra att vara beredd på att ändra de tidigare arbetsrutinerna och -processerna för att få statsunderstödsprocessen att passa in i det gemensamma systemet.”

Man ska inte anta att det nya systemet är bättre än sin föregångare i alla avseenden.

Undervisnings- och kulturministeriet tipsar om att det är klokt att uppmuntra slutanvändarna att delta i Statskontorets utbildningar. Vid sidan av dessa behövs också interna utbildningar i organisationen och därtill behöver man utse nyckelanvändare och ge dem introduktion i systemet i ett tidigt skede av införandet.

Att hantera förväntningar är också viktigt. Man ska inte anta att det nya systemet är bättre än sin föregångare i alla avseenden. Man gör klokt i att informera om ofullständiga egenskaper öppet och med framförhållning så att användarna kan förbereda sig på effekterna av dem.

Stort tack för pionjärarbetet

”Undervisnings- och kulturministeriet, Museiverket och Konst- och kulturmyndigheten har tillsammans med Brandskyddsfonden och Utrikesministeriet hört till de första som har infört statsunderstödstjänsterna. De har hjälpt oss att utveckla tjänsterna och de ämbetsverk som har anslutit sig senare har fått tillgång till ännu bättre tjänster”, berättar Satu Lindberg och Antti-Pekka Seppänen, kundansvariga vid Statskontoret.

“Till exempel förra våren och sommaren genomförde vi i samarbete med Konst- och kulturmyndigheten den första migrationen, där pågående understödsärenden överfördes till de nya tjänsterna. Migrationer behövs senare i samband med att andra ämbetsverk ansluter sig till tjänsterna. Ett stort tack för det viktiga pionjärarbetet!”, fortsätter de.

Mari Näätsaari, avdelningschef vid Statskontoret, betonar också produktivitetsperspektivet:

”Enligt Finansministeriets beräkningar används över tusen årsverken för att administrera statsunderstöd, inklusive EU-finansiering. Understöd delas årligen ut i omkring tusen olika utlysningar och detta medför en betydande mängd administrativt arbete. Med de gemensamma tjänsterna är det möjligt att minska det överlappande arbetet, göra processerna smidigare och frigöra arbetsresurser från förvaltningen till att förbättra understödens verkningsfullhet.”

”Ett konkret exempel på produktivitetsnyttan är att Undervisnings- och kulturministeriets förvaltningsområde avstår från sitt Salama-system. Övergången till de gemensamma tjänsterna minskar underhålls- och utvecklingskostnaderna för separata system.”

Undervisnings- och kulturministeriets e-tjänst för statsunderstöd lades ner permanent den 15 juni 2026. Framöver administreras och söks understöd via de tjänster som Statskontoret upprätthåller.

Text: Johanna Tjäder
Bild: Tuotantoyhtiö Vimma / Lauri Rotko