Hakulomakkeiden laatiminen on helpottunut, avustusprosessi selkiytynyt ja virastojen yhteistyö tiivistynyt. Sekä valtionavustusten myöntäjät että hakijat ovat omaksuneet uuden järjestelmän nopeasti. Yhteisissä valtionavustuspalveluissa nähdään opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalalla paljon potentiaalia, vaikka järjestelmän keskeneräisyys aiheuttaa vielä haasteita.
Opetus- ja kulttuuriministeriö rahoittaa valtionavustuksilla mm. kulttuurilaitosten toiminta- ja tilakustannuksia sekä alan järjestöjä. Taidetta ja kulttuuriperintöä hallinnonalalla rahoittavat myös Taide- ja kulttuurivirasto ja Museovirasto.
Kysyimme Taide- ja kulttuurivirastosta (Kuvi), Museovirastosta ja opetus- ja kulttuuriministeriöstä (OKM) kokemuksia yhteisiin palveluihin siirtymisestä sekä vinkkejä järjestelmän vaihtamista suunnitteleville.
Helppokäyttöisyys yllätti
Uuden järjestelmän helppokäyttöisyys saa kiitosta useasta virastosta. Kuvista nostetaan esiin muun muassa se, että samaan hakuun liittyvät tiedot löytyvät nyt loogisesti yhdestä paikasta.
”Positiivisesti on yllättänyt lomakkeiden teon helppous. Hyvä ominaisuus on myös se, että hakuilmoitus, lomake ja hakemukset näkyvät kaikki yhden haun alla”, suunnittelija Nelli Sahlman Kuvista kertoo.
Erityistä kiitosta on saanut hakujen avaamisen aiempaa yksinkertaisempi prosessi.
Museovirastossa järjestelmän vaihtuminen on sujunut hakijoiden näkökulmasta odotettua paremmin.
”Avustusten hakijat ovat oppineet käyttämään uutta järjestelmää yllättävän nopeasti, eikä siirtyminen järjestelmästä toiseen ole tuottanut asiakkaille suurempia ongelmia”, kertovat Museoviraston erikoisasiantuntijat Anu Niemelä ja Anna Stockley.
Myönteisistä kokemuksista kertovat myös opetus- ja kulttuuriministeriön tietohallintopäällikkö Tiina Kuoppa ja tietojärjestelmäasiantuntija Anna Kujala:
”Loppukäyttäjät ovat suhtautuneet uuteen järjestelmään myönteisesti ja kokeneet sen käytettävyyden hyväksi. Erityistä kiitosta on saanut hakujen avaamisen aiempaa yksinkertaisempi ja suoraviivaisempi prosessi.”
Suurimmaksi kaikille yhteiseksi haasteeksi nousee järjestelmän keskeneräisyys. Kun kaikkia prosessin vaiheita ei vielä voida hoitaa järjestelmässä, työtä joudutaan tekemään manuaalisesti ja useilla eri välineillä. Kuvissa kaivataan erityisesti massatoimintoja ja mahdollisuutta tarkistaa tehtyjä päätöksiä kootusti. Museovirastossa loppuraportoinnin kehittämisen viivästyminen on puolestaan aiheuttanut lisätöitä.
Yhdenmukaistaa toimintaa
Haasteista huolimatta uusi järjestelmä on tuonut mukanaan selviä parannuksia. Päätöskirjepohjien ylläpito ja päivittäminen koetaan aiempaa helpommaksi ja esittelijät voivat halutessaan laatia itse hakuilmoituksia ja -lomakkeita. Käyttöönotto on myös vahvistanut virastojen välistä yhteistyötä ja tukenut avustusprosessien yhtenäistämistä. Järjestelmän vaihtuminen on tarjonnut mahdollisuuden tarkastella ja kehittää viraston omia toimintatapoja.
Käyttöönottoon tarvitaan aikaa, koulutusta ja valmiutta muuttaa toimintatapoja.
Käyttöönoton tukipalvelut saavat erityistä kiitosta OKM:n Tiina Kuopalta ja Anna Kujalalta:
”Olemme olleet erittäin tyytyväisiä Valtiokonttorin asiakasvastaavan tukeen ja palveluasenteeseen. Hän on ollut korvaamaton apu järjestelmän käyttöönotossa niin pilottihakujen toteuttajille kuin pääkäyttäjillekin.”
Tulevaisuudelta virastot odottavat ennen kaikkea sitä, että keskeneräiset toiminnallisuudet saadaan käyttöön. Tavoitteena on pystyä hoitamaan koko valtionavustusprosessi yhdessä järjestelmässä ilman rinnakkaisia, järjestelmän ulkopuolisia työvaiheita.
Opetus- ja kulttuuriministeriö odottaa myös muiden hallinnonalansa virastojen siirtymistä yhteisten valtionavustustoiminnan verkkopalvelujen käyttäjiksi. Yhteinen järjestelmä toisi aiempaa paremmat edellytykset toimintatapojen, prosessien ja tiedon yhdenmukaistamiselle. Museovirasto puolestaan toivoo, että muiden valtionapuviranomaisten tietoja voitaisiin hyödyntää nykyistä helpommin.
Käyttöönottoon kannattaa varata riittävästi aikaa
Järjestelmän vaihtamista suunnitteleville virastoille haastateltavilla on yhteinen viesti: käyttöönottoon tarvitaan aikaa, koulutusta ja valmiutta muuttaa toimintatapoja.
”Kannattaa varata tähän aikaa, aikaa ja vielä vähän aikaa. Ainakin meidän kohdallamme uusi järjestelmä oli hyvin erilainen kuin vanha, joten kaikkien materiaalien muuntaminen järjestelmään sopiviksi vaati paljon työtä”, Nelli Sahlman neuvoo.
Yksikönpäällikkö Hanna Susitaival Taide- ja kulttuurivirastosta muistuttaa, ettei vanhoja prosesseja kannata yrittää siirtää uuteen järjestelmään sellaisinaan:
”On hyvä olla valmis muuttamaan aiempia tekemisen tapoja ja prosesseja, jotta valtionavustusprosessi saadaan istumaan yhteiseen järjestelmään.”
Uuden järjestelmän ei pidä olettaa olevan heti kaikilta osin edeltäjäänsä parempi.
Opetus- ja kulttuuriministeriöstä vinkataan, että loppukäyttäjiä kannattaa kannustaa osallistumaan Valtiokonttorin koulutuksiin ja valmennuksiin. Niiden rinnalla tarvitaan lisäksi organisaation omia sisäisiä koulutuksia sekä avainkäyttäjien nimeämistä ja perehdyttämistä jo käyttöönoton alkuvaiheessa.
Myös odotusten hallinta koetaan tärkeäksi. Uuden järjestelmän ei pidä olettaa olevan heti kaikilta osin edeltäjäänsä parempi. Keskeneräisistä ominaisuuksista kannattaa viestiä avoimesti ja ennakoivasti, jotta käyttäjät voivat varautua niiden vaikutuksiin.
Iso kiitos pioneerityöstä
”Opetus- ja kulttuuriministeriö, Museovirasto ja Taide- ja kulttuurivirasto ovat yhdessä Palosuojelurahaston ja ulkoministeriön kanssa olleet valtionavustuspalveluiden ensimmäisiä käyttöönottajia. He ovat auttaneet meitä kehittämään palveluita, ja myöhemmin mukaan tulleet virastot ovat saaneet entistä paremmat palvelut käyttöönsä”, kertovat Valtiokonttorin asiakasvastaavat Satu Lindberg ja Antti-Pekka Seppänen.
”Esimerkiksi viime keväänä ja kesänä toteutimme Kuvin kanssa yhteistyössä ensimmäisen migraation, jossa käynnissä olevia avustusasioita siirrettiin uusiin palveluihin. Migraatioita tarvitaan myöhemmin muiden virastojen palveluihin siirtymisen yhteydessä. Iso kiitos tärkeästä pioneerityöstä!”, he jatkavat.
Valtiokonttorin osastojohtaja Mari Näätsaari nostaa esiin myös tuottavuuden näkökulman:
”Valtiovarainministeriön laskelmien mukaan valtionavustusten hallinnointiin, mukaan lukien EU-rahoitus, käytetään valtiolla yli tuhat henkilötyövuotta. Avustuksia jaetaan vuosittain noin tuhannessa eri haussa, mikä synnyttää merkittävän määrän hallinnollista työtä. Yhteisillä palveluilla voidaan vähentää päällekkäistä työtä, sujuvoittaa prosesseja ja vapauttaa työpanosta hallinnoinnista avustusten vaikuttavuuden parantamiseen.”
”Konkreettinen esimerkki tuottavuushyödystä on opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan luopuminen omasta Salama-järjestelmästä. Kun siirrytään yhteisiin palveluihin, vähenevät erillisten järjestelmien ylläpito- ja kehittämiskustannukset.”
Opetus- ja kulttuuriministeriön oma asiointipalvelu sulkeutui pysyvästi 15. kesäkuuta 2026. Jatkossa avustuksia hallinnoidaan ja haetaan Valtiokonttorin ylläpitämissä palveluissa.
Haastateltujen vinkit järjestelmävaihdokseen
- Varaa vanhan järjestelmän alasajoon ja uuden käyttöönottoon riittävästi aikaa ja henkilöitä.
- Suunnittele, miten vanhassa järjestelmässä keskeneräiset asiat, aineistot ja tarvittavat tiedot käsitellään ennen sen poistumista käytöstä.
- Nimeä avainkäyttäjät ja kouluta heidät mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
- Järjestä yhteisten koulutusten lisäksi organisaation omiin prosesseihin sovitettu perehdytys.
- Tarkastele nykyisiä toimintatapoja ja hyödynnä järjestelmävaihdos prosessien kehittämiseen.
- Valmistaudu muokkaamaan materiaaleja ja sovittamaan työvaiheita uuden järjestelmän mukaisiksi.
- Viesti käyttäjille avoimesti siirtymän aikataulusta, keskeneräisistä ominaisuuksista ja väliaikaisista toimintatavoista.
- Hyödynnä tarjolla oleva asiantuntijatuki ja jaa vaihdoksessa saadut opit organisaation sisällä.
Teksti: Johanna Tjäder
Kuvituskuva: Tuotantoyhtiö Vimma / Lauri Rotko
