Reaaliaikataloudessa tuetaan yritysten siirtymistä taloushallinnon täydelliseen automatisointiin. Reaaliaikatalouteen sisältyvät verkkolaskutus, eKuitit ja hankintasanomat. Arvioiden mukaan sähköisten sanomien avulla yritykset voivat säästää työaikaa ja kustannuksia satoja miljoonia euroja vuosittain.
Reaaliaikataloudella (RTE, real time economy) tarkoitetaan täysin digitalisoitua talousjärjestelmää, jossa muun muassa tiedot laskutuksesta, kuiteista, raportoinneista ja verojen maksusta kulkeutuvat välittömästi eli reaaliajassa eri toimijoiden järjestelmien välillä. Tällöin myyjien, ostajien, finanssilaitosten ja julkisen sektorin, kuten verohallinnon, järjestelmien täytyy kyetä jakamaan tietoa saumattomasti keskenään. Reaaliaikatalouden toteutuminen edellyttää eri toimijoiden raportointikoodistojen ja järjestelmien yhdenmukaistamista.
Taloustietojen siirrettävyys ja automatisointi mahdollistavat tehokkuuden ja tuottavuuden kasvun. Taloudellisten säästöjen lisäksi tiedon reaaliaikaisuus tarjoaa yrityksille mahdollisuuden tehdä päätökset ajantasaisen tiedon perusteella. Laajemmin tarkasteltuna reaaliaikatalous edistää myös Euroopan unionin yhteismarkkinoiden kehitystä.
Suomalaisten yritysten arjen helpottamiseksi ja kansainvälisen kilpailukyvyn ylläpitämiseksi on asetettu kansallisia tavoitteita, joiden avulla yritysten taloushallintoa pyritään digitalisoimaan. Näitä tavoitteita edistämään työ- ja elinkeinoministeriö asetti Yrityksen digitalous -hankkeen vuosille 2021–2024. Hanke on nyt päättynyt.
Yrityksen digitalous -hanke loi edellytykset yritysten siirtymiseksi reaaliaikatalouteen, jossa esimerkiksi laskut ja kuitit ovat sähköisiä, ja liiketoimintaa koskeva tieto liikkuu sujuvasti eri järjestelmien välillä.
Reaaliaikatalouden edellyttämä laskujen ja kuittien digitalisaatio tukee uudenlaista palvelumuotoilua, jossa käytetään yksityisen ja julkisen sektorin tietoja useista lähteistä. Viranomaisten sähköisiin palveluihin panostaminen luo samalla myös pohjaa yritysten uusille innovaatioille ja vähentää yritysten kustannuksia.
Tiedon reaaliaikaisuus antaa myös yrityksille mahdollisuuden tehdä päätökset ajantasaisen tiedon perusteella. Reaaliaikatalous, johon sisältyy verkkolaskutus, eKuitit ja maksujärjestelmän automatisointi, toisi valtiolle kymmenien miljoonien eurojen säästöt. Yrityspuolella eKuitti voisi arvioiden mukaan säästää vuositasolla noin 800 miljoonaa euroa yritysten työkustannuksia.
Perinteiset liiketoimintamallit ovat murroksessa, kun data- ja alustatalouden ratkaisut valtaavat alaa. Valtioiden on vastattava muutokseen ja Suomi voi näyttää yritysten digitalisaatiossa ja datatalouden kehittämisessä suuntaa.
Vuonna 2030 maailma on digitaalinen. Palvelut ovat siirtyneet verkkoon ja keskustelevat keskenään. Data on keskeinen arvonluonnin väline. Talous toimii reaaliaikaisesti.
Yritysten talousdata sisältää valtavan määrän tietoa, jota hyödynnetään digitaalisesti yritys-ten ja yhteiskunnan toiminnan tehostamiseen. Yritykset eivät enää käytä aikaa viranomaisvelvoitteiden hoitamiseen erikseen, vaan tarvittavat liiketoiminnan tiedot liikkuvat automaattisesti esimerkiksi verotukseen, työantajavelvoitteiden hoitoon, tullaukseen tai tilastointiin. Samoin yritysten väliset keskeiset liike-toimintatiedot kuten tilaukset, toimitustiedot ja laskut voidaan välittää automaattisesti.
Yritysten kilpailukyky ja kehittyminen vaativat perusinfrastruktuurien ratkaisuja, jotka on tehtävä nyt, jotta uusia innovaatioita voi syntyä ja yritykset pysyvät kilpailukykyisinä.
Väestörakenteen muutokset sekä teknologisen murroksen ja ilmastonmuutoksen hallitseminen vaativat talouden uudistumista. Reaaliaikatalous-hanke vastaa tilanteeseen ratkaisuilla, jotka työstetään yhdessä yritysten, ohjelmistoyritysten sekä etujärjestöjen kanssa.
Infraratkaisujen rakentaminen loi pohjan hankkeelle, jonka tavoitteena on siirtää suomalainen taloushallinto reaaliaikatalouteen jo pääministeri Sanna Marinin hallitusohjelman mukaisesti ja tehdä Suomesta reaaliaikatalouden edelläkävijämarkkina. Tämä tapahtuu ottamalla laajasti käyttöön sähköinen lasku ja eKuitti sekä huomioimalla myös pienimpien yritysten tarpeet digitalisaatioon siirtymisessä.
Kun laskujen ja kuittien tiedot liikkuvat rakenteisessa ja sähköisessä muodossa, ne ovat suoraan käytössä myös yrityksen omassa järjestelmässä. Esimerkiksi ajantasainen kassa- ja varastonhallinta on tällöin mahdollista myös pienimmille yrityksille. Yritys voi kehittää toimintaansa, hakea helpommin rahoitus-ta investoinneilleen sekä kasvaa.
Sähköisen kuitin käyttöönoton on arvioitu hyödyttävän yrityksiä manuaalisen työn vähenemisenä vuosit-tain yli 600 miljoonan euron edestä. Viranomaisraportointi voisi jatkossa olla yrityksissä yksinkertaisempaa, sillä raportointi tapahtuisi lähes tai täysin automaattisesti.
Digitaaliset ratkaisut tehostaisivat myös kuntataloutta. Kuntien taloushallinnossa ei olisi enää tarvetta käsitellä kuitti- ja laskutustietoja manuaalisesti, vaan tietojen käsittely automatisoituisi. Pelkästään sähköisen kuitin käyttöönotolla kunnat säästäisivät 114 miljoonaa euroa vuodessa.
Valtiokonttorissa tehdään töitä sen eteen, että julkisen sektorin taloushallinto hoituisi mahdollisimman automaattisesti. Tähän liittyvät niin verkkomaksaminen, verkkolaskutus kuin digitaaliset kuitit. Valtiokonttori vastaa valtion maksuliikkeen ohjauksesta, kehittää maksuliikkeeseen liittyviä prosesseja ja välineitä sekä valvoo maksuliikkeen operatiivista hoitamista kirjanpitoyksiköissä.
Etkö löytänyt sivuilta etsimääsi tietoa? Reaaliaikatalouteen liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä Valtiokonttorin asiantuntijoihin.
Kysymykset: rte(at)valtiokonttori.fi
Lisätietoja antavat:
Pirjo Ilola, johtava taloushallinnon asiantuntija
pirjo.ilola@valtiokonttori.fi, puh. +358 50 524 0240
Tomi Rusi, projektipäällikkö
tomi.rusi@valtiokonttori.fi, puh. +358 50 358 5264
eKuitti on digitaalisessa muodossa oleva kuitti. Digitaalinen kuitti mahdollistaa kuittitietojen siirron automaattisesti. eKuitin tavoitteena on jättää paperikuitit historiaan. eKuitti on tärkeä askel kohti reaaliaikataloutta. Reaaliaikataloudessa kaikki talouden transaktiot perustuvat digitaaliseen rakenteiseen tietoon ja sen käsittelyyn. Rakenteinen tieto mahdollistaa automaation sekä merkittävän tuottavuuden kasvun niin yrityksissä kuin julkisessa hallinnossa.
Lue lisää eKuitin kampanjasivuilta
eKuitti automatisoi kuittitietojen siirron, sillä digitaalisessa kuitissa data löytää automaattisesti suoraan tilitapahtuman luo. Jotta tämä olisi mahdollista, kuitin tiedot täytyy tallentaa muodossa, jota erilaiset ohjelmistot ja data-analytiikkajärjestelmät pystyvät hyödyntämään. Digitaalisen kuitin myötä tavoitteena on myös saada aikaan palveluntarjontaa, jossa kuluttajien kuitit ovat varastoituna sähköisessä palvelussa kuluttajan eri tarpeita varten.
Lue Tilisanomista Janne Fredmanin kirjoittama artikkeli:
Kuittitalkoot kuntoon eKuitilla
eKuitti oli osa Teknologiateollisuuden RTECO-hankekokonaisuutta, jossa eri alojen toimijat ovat vuodesta 2017 kokoontuneet yhteen rakentamaan reaaliaikatalouden ekosysteemiä. Tutustu RTECO-hankkeen loppuraporttiin >
Ensimmäiset eKuitti-pilotit alkoivat valtionhallinnossa syksyllä 2019. Valtiokonttori on vastannut eKuitin pilotoinnista. eKuitit on tarkoitus laajentaa osaksi taloushallinnon arkea myös valtionhallinnon ulkopuolella. Digitaalisen kuitin myötä tavoitteena on myös saada aikaan palveluntarjontaa, jossa kuluttajien kuitit ovat varastoituna sähköisessä palvelussa kuluttajan eri tarpeita varten. Yrityksen digitalous -hankkeessa vuosina 2021-2024 toteutettiin useita eKuitti-kokeiluita. Tutustu hankkeen kokeiluihin ja yhteiskehittämiseen
eKuitti on suunniteltu lähtökohtaisesti niin, että se täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n vaatimukset. Sen lisäksi, että eKuitti on turvallinen, se vähentää harmaata taloutta. Kaikki nämä ovat meidän yhteisissä intresseissä.
Lisätietoja eKuitin Sääntökirjasta:
Pirjo Ilola, taloushallinnon asiantuntija, Valtiokonttori
pirjo.ilola@valtiokonttori.fi
Ota yhteyttä, niin kerromme lisää: rte(at)valtiokonttori.fi
Lisätietoja antaa Valtiokonttorin johtava taloushallinnon asiantuntija Pirjo Ilola: pirjo.ilola@valtiokonttori.fi
Hankintasanomat ovat rakenteellisessa ja koneellisesti käsiteltävässä muodossa olevia kaupankäyntiin liittyviä sanomia. Hankintasanomia käytetään tilaus- ja toimitusprosesseissa organisaatioiden tiedonvaihtoon koskien tuoteluetteloita, tilauksia, tilausvahvistuksia ja toimituksia. Käytännön esimerkkejä standardoiduista sanomista ovat esimerkiksi Peppol-verkostossa käytettävät hankintasanomat.
Valtiokonttori on Suomen Peppol-viranomainen
Tutustu Peppol-koulutusmateriaaliin
Perinteisesti yritykset ovat käyttäneet hankintasanomia toimiala- ja yrityskohtaisissa ratkaisuissa. Esimerkiksi päivittäistavarakaupan keskusliikkeet ovat hyödyntäneet hankintasanomia tavarantoimittajiensa kanssa.
Hankintasanomien digitalisaatio on välttämätön edellytys suomalaisille yrityksille toimia kilpailukykyisesti pohjoismaisten ja eurooppalaisten toimijoiden kanssa. Digitalisaatio on yksi keskeinen osa Euroopan unionin laajuisen yhteismarkkinan toteuttamisessa. Suomelle on kansallisesti ensiarvoisen tärkeätä, että kaiken kokoiset suomalaiset yritykset voivat mahdollisimman joustavasti ja kustannustehokkaasti tarjota palveluitaan ja tuotteitaan koko yhteismarkkinan alueella.
Alun perin Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) oli EU:n rahoittaman projektin nimi vuosina 2008-2012. Projektin päätyttyä osanottajat perustivat OpenPeppol-yhdistyksen hallinnoimaan projektin tuloksia.
Peppol ei ole fyysinen verkko, vaan pikemminkin kehys, jossa on määritelty:
Peppol-verkoston käyttö on laajentunut ripeästi viime vuosina johtuen EU:n sähköisen laskun direktiivistä (EU 2014/55/EU) sekä direktiivin toimeenpanoon liittyvästä sähköisen laskun CEN-standardista (FprEN 16931-1:2017). Käytön laajentumisen myötä siitä on muodostunut yksi varteenotettavimmista ratkaisuista organisaatioiden välisen kaupankäynnin sähköisten dokumenttien välitysalustaksi. Peppolin käyttö on laajinta EU:n alueella ja Pohjoismaissa.
Sähköisen standardin mukaisen laskun lisäksi Peppol-verkostossa on tehty määritykset useista hankintatoimeen liittyvistä sanomista. Nämä määritykset perustuvat ISO/IEC 19845:2015 standardiin, joka yleensä tunnetaan paremmin nimellä UBL (Universal Business Language).
Seuraava kuva havainnollistaa Peppol-infrastruktuurin perusrakennetta ja sen keskeisiä toimijoita:
Access Point: palveluntarjoajan rooli, joka kytkee loppukäyttäjät infrastruktuuriin, jotta ne voivat välittää dokumentteja keskenään.
SML (Service Metadata Locator): infrastruktuurin keskitetty ositehakemisto, josta löytyy tieto, onko kysytty osoite rekisteröity Peppol-verkostoon ja mistä hajautetusta SMP:stä löytyy kyseisen loppukäyttäjän tarkemmat tiedot.
SMP (Service Metadata Provider): hajautettu hakemisto, josta löytyvät loppukäyttäjän kyvykkyydet, eli mitä sanomia loppukäyttäjä pystyy käsittelemään, sekä fyysisen tietoliikenneyhteyden tiedot.
Peppol-prosessimallit (BIS = Business Interoperability Specification) perustuvat Euroopan standardointijärjestö CEN:n työryhmien tuloksiin. Peppol-prosessien tietomallina käytetään standardisanomia, jotka pohjautuvat UBL 2.1 ja UBL 2.2 -sanomamäärityksiin, ja Peppol-sanomat ovat osajoukko vastaavien UBL-sanomien koko tietomallista. Tämän lisäksi Peppol on määritellyt sanomiin ja prosesseihin liittyviä liiketoiminta- ja muita sääntöjä. Näiden sääntöjen validointia varten sanomille on tehty valmiit schematron-validointimääritykset.
Peppol jakaa prosessit kahteen pääjoukkoon, joita kutsutaan pre-award- ja post-award-määrityksiksi. Pre-award-määrityksiä sovelletaan ennen sopimusta edeltävien tarjousvaiheen tietojenvaihtoon, kun taas post-award määrityksiä sovelletaan tilaamisesta laskuun liittyvässä tietojenvaihdossa. Samoja UBL-pohjaisia sanomia käytetään usein eri liiketoimintaprosesseissa ja osin sekä pre-award- että post-award-vaiheissa.
Sanomiin sisältyvä prosessispesifikaatio ilmaisee yhteyden, jossa sanomaa sovelletaan kussakin yksittäisessä tilanteessa. Esimerkiksi UBL-sanomatuoteluettelo on käytössä sekä pre-award että post-award-vaiheissa. Pre-award-vaiheessa tuoteluetteloa käytetään tarjoukseen sisältyvän tuotetiedon esittämiseen helpottamaan ostajan suorittamaa tarjousten vertailua. Post-award-vaiheessa tuoteluettelon tietoja on yleensä täydennetty pre-award-vaiheesta ja tietoja käytetään helpottamaan tilaamista.
Yhtenäinen tietomalli on edellytys useiden tietojoukkojen ja koodistojen yhdenmukaiselle käytölle eri sanomissa ja prosesseissa. Esimerkkejä tällaisesta soveltamisesta ovat vaikkapa sanomien reitityksen osoitteet, osapuolitiedot ja mittayksiköt. Näiden tietojoukkojen vakioiminen on edennyt huomattavasti EU:n sähköisen laskun standardointityön seurauksena.
Prosessimallien tarkoituksena on kuvata konkreettiset käyttötapaukset. Kaikki prosessit eivät ole välttämättömiä, tai edes tarpeen kaikille toimijoille. Prosessien soveltamisissa voi myös olla toimialakohtaisia ja kansallisia eroja, vaikkakin itse perusprosessit ovat yhteneväiset. Esimerkiksi Suomen valtion hankintoja säätelevät ja ohjaavat hankintalait sekä talousarvioasetus, joista seuraa joitain tilausprosessiin kohdistuvia erityisvaatimuksia, joita kaikilla organisaatioilla ei ole.
| Prosessi | Aliprosessit | Käytettävä UBL-sanoma |
| ”Procurement procedure subscription” 1.0 | Subscribe to Procedure 1.0 | Expression Of Interest Request |
| Subscribe to Procedure Confirmation 1.0 | Expression Of Interest Response | |
| ”Procurement document access” 1.0 | Tender Status Inquiry 1.0 | Tender Status Request |
| Call for Tenders 1.0 | Call for Tenders | |
| ”Tender Submission” 1.0 | Tender 1.0 | Tender |
| Tender Reception Notification 1.0 | Tender Receipt
|
|
| ”Call for Tenders Questions and Answers” 1.0 | Tendering Questions 1.0 | Tendering Questions |
| Tendering Answers 1.0 | Tendering Answers
|
|
| ”Tender Clarification” 1.0 | Tender Clarification Request 1.0 | Tender Clarification Request |
| Tender Clarification 1.0 | Tender Clarification |
Peppolin pre-award-sisältöön kuuluvat myös EU:n DG GROW:n kehittämät tietomallit, xml-skeemat ja validointiohjelmat, kuten ESPD (European Single Procurement Document) julkisten hankintojen osa-alueella. ESPD koostuu kahden dokumentin välityksestä: ESPDRequest ja ESPDResponse. ESPDRequest sisältää alustavat vaatimukset tarjoajalle julkisissa hankinnoissa, ja vastaavasti ESPDResponse on tarjoajan vastaukset kyseisiin vaatimuksiin.
| Prosessi | Aliprosessit | Käytettävä UBL-sanoma |
| Order only 3.2 | Order | Order 2.1 |
| Ordering 3.2 | Order | Order 2.1 |
| Order Response | OrderResponse 2.1 | |
| Catalogue with Response 3.1 | Catalogue | Catalogue 2.1 |
| Catalogue response | ApplicationResponse 2.1 | |
| Catalogue without Response 3.1 | Catalogue | Catalogue 2.1 |
| Despatch Advice 3.1 | Despatch advice | Despatch Advice 2.1 |
| Punch Out 3.1 | Punch Out | Catalogue 2.1 |
| Order Agreement 3.0 | Order Agreement | OrderResponse 2.1 |
Peppolin post-award-prosessimalleihin ja sanomiin sisältyy myös laskusanoma, jota ei tässä yhteydessä käsitellä tarkemmin. Peppol-laskusanoma perustuu UBL:n vastaavaan sanomaan ja on sisällöllisesti yhteensopiva CEN:n standardoiman EU:n sähköisen laskun standardin kanssa.
Post-award-määrittelyissä on toteutettu myös yleinen sanomatason kuittaussanoma Message Level Response 3.0, sekä laskun kuittaussanoma Invoice Response 3.0. Nämä molemmat kuittaussanomat perustuvat UBL:n ApplicationResponse 2.1 sanomaan.
Peppol on toteuttanut prosesseissaan osajoukon UBL:n ilmaisuvoimasta. Esimerkiksi tilaustoiminnan osalta malleihin ei ole otettu mukaan tilauksen peruutusta tai muutosta (OrderCancel ja OrderChange). Samalla tavoin toimituksen osalta Peppol-malleihin ei sisälly toimituksen vastaanottoa (ReceiptAdvice). Joissain maissa, esimerkiksi Norjassa, Peppoliin kuulumattomat sanomat ja prosessit ovat mukana kansallisessa EHF-toteutuksessa. Peppol Authorityt voivat myös esittää tarvittavia laajennuksia prosessi- ja tietomalleihin.
Peppolin voidaan sanoa toteuttaneen hankintaprosessin perusprosessit ja tietomallit. Määritykset ovat osajoukko UBL:n tietomallien koko ilmaisuvoimasta, mutta riittänevät hyvin yleiskäyttöiseksi perustaksi, joka täyttää valtaosan organisaatioiden tarpeista. Kaikkiin määrityksiin liittyvät tekniset ja liiketoimintasäännöt sekä näiden validointivälineet. Se edesauttaa välitettävän tiedon laadunvarmistuksessa, joka taas on välttämätöntä automaattisen käsittelyn kannalta.
Yhtenä Peppol-prosessi- ja tietomallien eittämättömänä etuna vaikkapa perinteisiin EDIFACT-integraatiohin verrattuna on malleihin sisältyvät yleiset liiketoiminta- ja tekniset validointisäännöt. Yhteiset validointisäännöt yhdenmukaistavat soveltamista ja edesauttavat toimivien palveluiden toteutusta.
Yleisesti Peppolin hyödyt ovat samat kuin standardoinnilla ylipäätään. Standardointi edistää eri osapuolten käsitteiden ja termien ymmärrystä sekä muodostaa hyvän perustan järjestelmä- ja ohjelmistokehitykselle.
Peppol-verkoston ja tietomallien käyttö Suomessa on melko vähäistä. Hyvän vertailukohdan antaa esimerkiksi käyttäjien määrä osoitteistoissa: Suomen kansallisessa verkkolaskuosoitteistossa on yli 500000 osoitetta, kun taas Peppol-osoitteistossa vain 5000 suomalaista osoitetta. Peppol-verkostolla on kuitenkin merkitystä ja kiinnostavuutta myös Suomen kannalta.
Tärkeintä on ymmärtää, että edellä olevassa osoitemäärien vertailussa on kyse yhdestä sanomatyypistä ja siihen liittyvästä käytännöstä. Suomessa verkkolaskutus lähti liikkeelle 2000-luvun alussa selvästi ennen muita maita. Varhaisen liikkeellelähdön seurauksena me mallinsimme omat kansallisessa käytössä olevat verkkolaskujen sanomamuodot Finvoicen ja TEAPPSXML:n, koska valmiita yleisiä malleja tai standardeja ei ollut.
Toiseksi verkkolaskutuksen alullepanijoina toimi joukko sanomanvälitysoperaattoreita ja pankkeja. Tämän seurauksena meille muodostui myös kansallinen infrastruktuuri verkkolaskujen välitykseen: pankkien välinen Finvoice-verkosto ja operaattoreiden kahdenvälisiin yhteyksiin perustuva verkosto, joiden yhteen kytkeminen on aika ajoin ollut jopa haasteellista. Suomi on kuitenkin pieni maa, mikä on mahdollistanut toimijoiden hyvän ja luottamuksellisen kommunikaation ongelmakohtien ratkaisemiseksi.
Kaikkiaan verkkolaskutus Suomessa on ollut menestystarina ja sen hyödyt ovat ilmeiset. Myös Peppol-verkoston liikkeellelähtö on valtaosin perustunut sähköisten laskujen välitykseen. Tässä tilanteessa on ymmärrettävää, ettei Peppol-verkoston tuoma lisäarvo ole tuntunut käyttäjistä kovinkaan merkitykselliseltä, kun sitä verrataan jo käytössä olevaan ja toimivaan infrastruktuuriin.
Yksi Peppol-verkoston ilmeisistä hyödyistä kuitenkin on se, että se ei ole sanomatyyppisidonnainen verkosto, vaan eri liiketoiminnan prosesseihin tarvittavia sanomia voidaan tarpeen mukaan lisätä. Tämä käytännössä mahdollistaa nykyistä laajemman kirjaston sanomia, joita voi hyödyntää oman liiketoiminnan prosessien sähköistämisen ja automatisoimisen laajentamisessa niin, ettei ohjelmien yhteentoimivuus kärsi. Peppol-sanomat ovat myös standardoituja ja lähettäjän tulee suorittaa jokaiselle sanomalle sisällön validointi ennen lähetystä verkkoon. Tällaisella validoinnilla nykyisiä yhteensopivuusongelmia eri formaattien (Finvoice:n ja TEAPPSXML:n) välillä ei enää olisi, mikä vähentäisi nykyistä manuaalista korjaustyötä.
Kolmas ilmeinen hyöty Peppol-verkostossa on se, että verkoston toiminnan kannalta keskeiset ohjelmistokomponentit ovat saatavilla avoimena lähdekoodina. Tästä hyötyy etenkin ohjelmistoja tuottavat palveluntarjoajat. Palveluntarjoajien kannalta Peppol-verkosto on sanomien ja rajapintojen standardoinnin sekä vapaasti saatavilla olevan ohjelmiston vuoksi huomattavasti matalamman kynnyksen takana kuin palveluntarjoajilta kahdenvälisiä yhteyksiä vaativat verkostot. Esimerkiksi Norjassa, joka on eittämättä ollut edelläkävijä Peppol-verkoston hyödyntämisessä, on palveluntarjoajia nykyisin noin 60. Tämä luku ei sisällä pankkeja. Suomessa, missä verkkolaskutus perustuu operaattoreiden kahdenvälisiin yhteyksiin, on verkkolaskuoperaattoreita hieman yli 20.
Hankintasanomien käyttö Suomessa on perinteisesti ollut toimialakohtaista. Yleisenä ongelmakohtana jokaisella toimialalla on ollut pienten yritysten jääminen sähköisten palvelujen saavuttamattomiin johtuen integraatioiden kalleudesta, teknologiahaasteista ja helppokäyttöisten sovellusratkaisujen puutteesta. Yhteistä infrastruktuuria hankintasanomien alueelle ei ole muodostunut. Yrityksen digitalous/RTE-hankkeessa tähän asiantilaan on tarkoitus saada selkeä parannus. Hankintojen sähköistämisellä ja pienten yritysten mukaan saamisella on suuri merkitys digitalisaation edistämisessä ja tuottavuuden parantamisessa. Hankkeessa hankintasanomien perusinfrastruktuuriksi on valittu Peppol. Tällä linjauksella käytettävät tietomallit, sanomat ja yhteydet ovat standardoituja ja tarjoavat suoraviivaisen integraation myös kansainvälisesti.
Peppol-infrastruktuurin käyttöönoton edistämistä edesauttaa meneillään oleva työ kansallisen Peppol Authorityn perustamiseksi. Peppol-verkoston käyttöönotto ei edellytä olemassa olevien kahdenvälisten tilaus-toimitus- ynnä muiden integraatioiden muuttamista. Joillekin toimijoille uusi verkosto merkitsee välinettä saada myös pienet liikekumppanit osaksi sähköistä hankintatoimea. Pienten yritysten mukaan saamisen edellytyksenä on helppokäyttöisen, edullisen ja toimialariippumattoman sovelluspalvelun olemassaolo. Tällaisen sovelluspalvelun kehittämisessä julkisella sektorilla voisi olla keskeinen rooli. Olennaista on, että se palvelisi koko yhteiskuntaa.
Peppol-verkostolla on siis merkitystä ja kiinnostavuutta Suomen kannalta. Se ei rajoita nykyisten käytössä olevien ratkaisujen käytön jatkamista, vaan tarjoaa tien liikekumppaneiden sähköisen asioinnin syventämiseen niin kotimaassa kuin kansainvälisesti. Peppol-verkostoa ja standardoituja liiketoimintasanomia voidaan soveltaa ja ottaa käyttöön nopeasti. Tämän infrastruktuurin päälle on hyvä rakentaa lisää toiminnallisuutta esimerkiksi logistiikan alueella, sekä yhdistää kehittyviä lohkoketju- ja luottamusverkoston mahdollisuuksia. Standardien luominen luo edellytyksiä, mutta niiden soveltaminen ja käyttöönotto luovat kilpailuetua.
Jatkuva kehitys on merkki dynaamisesta ja elinkaarellaan aktiivista vaihetta elävästä toiminnasta. Tämä on tilanne myös Peppol-infrastruktuurin, prosessien ja tietomallien kehityksessä.
Viimeaikaisissa kehitystoimenpiteissä Peppol-infrastruktuuriin keskeisesti sisältyvä sanomanvälityksessä käytettävä tiedonsiirto protokolla on päivitetty AS2 protokollasta AS4 protokollaan, joka mahdollistaa aiempaa turvallisemman tiedonsiirron sekä toimii askelmana kohti WebServices-palveluja B2B yhteyksissä. Protokollan päivittämistä merkittävämpi muutosajuri on kuitenkin ollut EU:n sähköisen laskutuksen standardointi. Muutokset EU:n sähköisen laskutuksen standardoinnissa eivät koskeneet ainoastaan laskutuksen prosessia ja sanomia vaan ulottuivat kattavasti läpi koko Peppolin käyttämän tietomallin. Nämä edellä mainitut muutokset olivat tarpeen, jotta tietomalleihin sisältyvät yhteiset tietoelementit ja rakenteet kuten osapuolitiedot, koodistot jne. ovat yhdenmukaisia.
Peppol-jäsenillä on mahdollisuus liittyä haluamiinsa työryhmiin (Work Groups). Tällä hetkellä aktiiviset työryhmät ovat kaikki Post-Award osa-alueella eli tilauksesta-laskuun toiminnoissa.
Työryhmien lisäksi ehkäpä merkittävin kehitystyö tapahtuu erikseen perustetuissa ja nimetyissä projekteissa. Esimerkki tällaisesta aktiivisesta projektista on mm. CTC (Continuous Transaction Control) projekti, joka tekee työtä uuden sovellusalueen osalta tavoitteenaan luoda mekanismi Peppolin käytölle tapahtumapohjaisessa arvonlisävero raportoinnissa.
Hankintasanomatyön kannalta mielenkiintoista on 24.11.2021 käynnistyvä Advance Ordering projekti. Tämän projektin tehtävänä on kehittää nykyistä kattavampi tilausprosessin kuvaus ja sanomaliikenne. Käytännössä projektin tuloksena Peppolin tilausprosessiin tulee tuki tilauksen peruutukselle ja muutokselle. Projektin tavoiteaikataulu on saada tarvittavat kuvaukset ja määrittelyt valmiiksi 1.3.2022 mennessä.
EU:n tuella on käynnissä mm. logistiikka-alueen projekti EUPLe, johon on osallistujia myös Suomesta. Yhtenä tavoitteena projektissa on tuoda Peppol-verkoston sovelluskohteisiin logistiikan prosessit ja sanomat.
Kehitettäessä Peppoliin uusia sovellusalueita (domains) tai prosesseja kuten Advance Ordering, niin kehitystön tulokset koostuvat:
kehitystyön tulokset asetetaan jäsenyhteisön tarkistettavaksi ja kommentoitavaksi ennen lopullista hyväksyntää ja julkaisua.
Suomeen perustettavaksi ehdotetun Peppol Authorityn toimenkuvaan on suunniteltu kehitystyöhön osallistumisen organisointi.
Mikäli meillä on kansallisesti tarvetta esimerkiksi kokonaan uuden sovellusalueen lisäämiseksi Peppoliin, niin voimme ehdottaa kyseisen sovellusalueen kehitystyön käynnistämistä ja tarjoutua vaikkapa toimimaan sellaisen kehitystyön koordinaattorina.
Käytännön tasolla järkevää saattaa olla hierarkkisen mallin luonti, missä osallistuisimme pienemmällä edustajajoukolla Peppolin eri työryhmiin ja kansallisesti organisoisimme avoimeen osallistumiseen perustuvat laajemmat kiinnostuneiden ryhmät. Näistä asioista ei kuitenkaan ole luonnollisesti tässä vaiheessa mitään päätöksiä ja parhaista käytännöistä tullaan varmasti keskustelemaan yhdessä asioista kiinnostuneiden kanssa.
Verkkolasku on suoraan taloushallinto-ohjelmistoon tai verkkopankkiin lähetettävä, koneluettavassa muodossa oleva lasku. Verkkolaskun käsittelemiseen tarvitset siis aina jonkun siihen sopivan palvelun.
Verkkolasku on nopea, helppo ja turvallinen keino välittää lasku asiakkaalle. Verkkolasku mahdollistaa osaltaan ajantasaisen ja automaattisen taloushallinnon. Taloushallinnon automatisointi auttaa tehostamaan yrityksen taloudellisia prosesseja, parantaa tiedon laatua, vähentää virheitä ja poistaa kuormittavaa manuaalista työtä.
Huomaa! Sähköpostin liitteenä lähetettävät pdf- tai kuvamuotoiset laskut eivät ole verkkolaskuja.
Verkkolaskun lähettämiseen liittyvät hyödyt:
lain määräämät pakolliset laskumerkinnät löytyvät aina laskulta
maksujen selvittelyyn käytettävä aika vähenee, koska verkkolaskun saaja voi siirtää maksuviitteen ja tilinumeron automaattisesti maksuun
pystyt myymään tuotteita ja palveluita myös niille organisaatioille, jotka vaativat verkkolaskua.
Verkkolaskun vastaanottamiseen liittyvät hyödyt:
säästät aikaa ja vaivaa: turhat työvaiheet jäävät pois, joten sinulle vapautuu enemmän aikaa yrityksen ydinliiketoimintaan
laskun käsittelystä johtuvien virheiden määrää vähenee.
Verkkolasku on tehokkaan taloushallinnon kulmakivi. Sen hyödyt myös kasvavat sitä mukaa, kun automatisointi, sähköinen raportointi ja tekoälyn hyödyntäminen yrityksessä kehittyvät.
Valtio ottaa huhtikuusta 2021 alkaen vastaan vain Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja. Muutoksen tavoitteena on yritysten ja julkishallinnon laskutuksen ohjaaminen sähköiseen muotoon.
Mitä Eurooppa-normin mukaisille verkkolaskuille tapahtuu 1.4.2021 jälkeen?
Eurooppa-normin mukaiset laskut tarkastetaan yhteisellä säännöstöllä. Jos laskun tietosisältö ei täytä Eurooppa-normin mukaisia vaatimuksia, verkkolasku hylätään. Laskun lähettäjän tulee korjata laskun virheellisyydet/puutteet ja lisäksi tarkistaa, että laskun eräpäivä vastaa laskua uudelleen lähetettäessä sovittua maksuaikaa. Jos et voi lähettää Eurooppa-normin mukaista laskua, ota yhteyttä laskun vastaanottajaan ja sovi siirtymäajasta.
Miten saan Eurooppa-normin käyttöön verkkolaskutuksessa?
Kysy käyttämäsi laskutusohjelmiston toimittajalta, tukeeko käyttämäsi ohjelmistoversio verkkolaskulain vaatimukset täyttävää verkkolaskua. Tarvittaessa päivitä ohjelmistosi, jotta voit lähettää ja vastaanottaa Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja.
Missä on luettelo Eurooppa-normin mukaisen verkkolaskun tietosisällön vaatimuksista?
Julkishallinnon verkkolaskun tietosisältövaatimukset on kuvattu Valtiokonttorin sivulla. Jos haluat tutustua Eurooppa-normiin saat standardin SFS:n verkkokaupasta hakusanalla SFS-EN 16931-1:2017 + A1:2019:en. Verkkokaupasta standardin lataaminen on maksuton.
Miksi pyytäisin Eurooppa-normin mukaisen verkkolaskun?
Laskun loppusumma ja arvonlisäveron määrä on tarkistettu yhteisellä säännöstöllä, jolloin lasku hylätään jo verkkolaskun välittäjällä, jos laskussa on puutteellinen tietosisältö. Parempi laskun tietosisältö mahdollistaa laskun tietojenkäsittelyn myös muissa taloushallinnon prosesseissa.
Mitä tietoja myyjästä ja ostajasta tulee olla laskulla?
Pakollisia merkintöjä (AVL 209 e §) laskussa ovat myyjän ja ostajan arvonlisäverotunniste (FI+Y-tunnus ilman väliviivaa), myyjän ja ostajan nimi, myyjän ja ostajan osoite. Valtiolle tulevissa verkkolaskuissa on oltava arvonlisäverotunnisteen lisäksi myyjän Y-tunnus.
Mitä tietoja tuotteesta tai palvelusta tulee olla laskulla?
Laskun tietosisältövaatimukset ovat katsottavissa Verohallinnon verkkosivuilta. Vanhoissa verkkolaskuissa puuttui usein laskuriviltä tuotteen nimi ja veroton yksikköhinta. Eurooppa-normin mukaisissa laskuissa pitää olla myös verokoodi, joka löytyy CEFin sivuilta.’
Miksi Eurooppa-normi tulee ottaa käyttöön?
Laskun vastaanottajalla on oikeus pyytää lähettäjältä Eurooppa-normin mukaista verkkolaskua. Tämä koskee sekä julkishallintoa että yrityksiä. Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja voit lähettää myös Eurooppaan, sillä kaikkien julkishallintojen on vastaanotettava sen mukaisia verkkolaskuja. Eurooppaan lähetettäessä laskun on oltava kansainvälistä verkkolaskuformaattia, kuten PEPPOL-verkon tukemaa UBL-formaattia.
Miksi Eurooppa-normi tulee ottaa käyttöön?
Kansallinen Verkkolaskulain 4§ antaa laskun vastaanottajalle mahdollisuuden pyytää verkkolaskua laskun lähettäjältä. Tällöin verkkolaskun tulee olla Eurooppa-normin mukainen. Oikeus pyytää Eurooppa-normin mukaista laskua koskee sekä julkishallintoa että yrityksiä.
Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja voit myös lähettää Eurooppaan, koska kaikkien julkishallintojen on otettava sen sisältöisiä verkkolaskuja vastaan. Eurooppaan lähetettäessä laskun formaatti tulee olla kansainvälistä verkkolaskuformaattia kuten PEPPOL verkon tukema UBL.
Voinko lähettää Eurooppa-normin mukaisen koontilaskun?
Laskua, joka sisältää useamman tilauksen tai sopimuksen, ei voi lähettää Eurooppa-normin mukaisena. Jos ostaja vaatii koontilaskua, sovi silloin verkkolaskun tietosisällöstä hänen kanssaan erikseen. Näitä laskuja ei merkitä Eurooppa-normin mukaisiksi laskuiksi.
Mistä löytyy ALV-lain mukaiset laskumerkintävaatimukset?
Vaatimukset laskumerkinnöistä löytyvät Veron syventävistä ohjeista.
Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa >
Mitä erityisvaatimuksia valtiota laskuttaessa on huomioitava?
Jos ostaja eli laskun vastaanottaja on ilmoittanut joko tilaus- tai sopimusnumeron, tulee ne laskulla ilmoittaa. Laskun tulee myös vastata Arvonlisäverolain laskun tietosisältömäärityksiä.
Lisätietoja löytyy julkishallinnon täsmentävästä ohjeesta verkkolaskun tietosisällöstä sekä Veron verkkosivuilta.
