Peppol-verkostossa on valmiiksi määritelty eri käytännön vaihtoehtoja sille, miten eri Peppol-hankintasanomia vaihdetaan organisaatioiden välillä. Näitä eri vaihtoehtoja kutsutaan Peppol-liiketoimintaprosesseiksi (englanniksi Peppol BIS = Business Interoperability Spesification).

Koska liiketoimintaprosessit on Peppol-verkostossa määritelty etukäteen, ei organisaatioiden tarvitse yksityiskohtaisesti sopia joka kauppakumppanin kanssa, kuinka Peppol-hankintasanomien kanssa menetellään. Määrittely on tehty, jotta tiedonvaihto on helppoa, yhteneväistä ja kustannustehokasta. 

Kaikki Peppolin liiketoimintaprosessit ja niitä vastaavat hankintasanomat eivät ole välttämättömiä tai tarpeellisia kaikille toimijoille, koska organisaatiot toimivat eri toimintaympäristössä ja eri tuotannonketjun vaiheissa. Tästä syystä Peppolin liiketoimintaprosesseihin on hyvä tutustua, jotta pystyy määrittelemään omalle organisaatiolle tarpeelliset liiketoimintaprosessit ja niitä vastaavat Peppol-hankintasanomat. Päätöstä tehdessä on tarpeellista huomioida myös keskeisten kauppakumppanien mahdolliset vaateet ja kyvykkyydet: ”mitä Peppol-liiketoimintaprosesseja kumppanini tukevat?”  

Organisaation palveluntarjoaja julkaisee organisaation tukemat liiketoimintaprosessit Peppolin osoitteistossa (tunnetaan myös lyhenteellä ACL). Tämän osoitteiston avulla organisaatiot kommunikoivat toisilleen välttämättömät tiedot hankintasanomien välittämistä varten. Lisäksi oman organisaation tiedot, kuten tuetut liiketoimintaprosessit ja Peppol-osoite, kannattaa julkaista organisaation omilla verkkosivuilla. 

Tiesitkö: Suomen julkisen sektorin hankintoja säätelee ja ohjaa hankintalaki sekä valtion tapauksessa myös talousarvioasetus. Näistä seuraa tiettyjä tilausprosessiin kohdistuvia erityisvaatimuksia, joita muilla organisaatioilla ei ole. Nämä erityisvaatimukset on julkisen sektorin organisaation ja julkisen sektorin toimittajien otettava huomioon määritystyötä tehdessään. 

Peppol-liiketoimintaprosessit 

Peppol-liiketoimintaprosesseja on tilauksesta-laskutukseen alueelle määritelty useita.  

Peppol-liiketoimintaprosessi  Prosessissa käytettävät sanomat 
Kotiinkutsu (Order only 3.3)  Tilaus (Order) 
Tilausprosessi (Ordering 3.3)  Tilaus (Order), Tilausvahvistus (Order Response) 
Katalogi vahvistuksella (Catalogue with Response 3.1)  Katalogi (Catalogue), Katalogin vahvistus (Catalogue response) 
Katalogi (Catalogue without Response 3.1)  Katalogi (Catalogue) 
Lähetysilmoitus (Despatch Advice 3.1)  Lähetysilmoitus (Despatch advice) 
Punch Out 3.1  Punch Out 
Order Agreement 3.0  Order Agreement 
Message Level Response 3.0  Message level response 
Invoice Response 3.2  Invoice Response 
Laskut (Billing 3.0 (Europe)) Lasku (Invoice), Hyvityslasku (Credit Note) 
Laajennettu tilausprosessi (Advanced Ordering 3.0)  Tilaus (Order), Laajennettu tilausvahvistus (Order Response Advanced), Tilauksen muutos (Order Change), Tilauksen peruutus (Order Cancellation)

Taulukko: Eri organisaatioilla on erilaiset tiedonvaihdon tarpeet. Organisaatiot voivat valita, mitä prosesseja ja hankintasanomia omissa tietojärjestelmissä tuetaan.  

Tässä tekstissä näistä liiketoimintaprosesseista avataan kolme:
Kotiinkutsu (Order Only), Tilausprosessi (Ordering) ja Laajennettu tilausprosessi (Advanced Ordering).

1. Kotiinkutsu (eng. Peppol BIS Order Only) 

  • Prosessissa ostaja lähettää pelkän tilauksen ilman, että odottaa myyjältä vastausta. Myyjä ei vastaa tilaukseen mitään. 
  • Kotiinkutsuprosessia käytetään tyypillisesti esimerkiksi päivittäistavarakaupassa tai muissa tilanteissa, jolloin toimittajalta tilataan aina varastossa olevia asioita. ”Ostaja tilaa ja sitten myyjä toimittaa, ei tarvetta varmistella, että onko tilaus ok.” 
  • Prosessiin kuuluvat Peppol-hankintasanomat: Tilaus (eng. Order) 
  • Peppolin kotiinkutsuprosessista voit lukea lisää täältä. (Sivusto on englanniksi) 

Esimerkki 1. Kauppa tilaa tukkurilta wc-paperia. 

Kauppa tilaa tukusta 30 pakettia wc-paperia. Myyjä vastaanottaa tilauksen ja toimittaa wc-paperipaketit sovitusti.  

2. Tilausprosessi (eng. Peppol BIS Ordering) 

    • Prosessissa ostaja tekee tilauksen, johon myyjä vastaa tilausvahvistuksella. Myyjä voi joko: 
      1. hyväksyä tilauksen tai  
      2. hylätä tilauksen. Jos myyjä hylkää tilauksen, voi myyjä ilmoittaa hylkäämisensä syyt, jotta ostaja voi tehdä uuden tilauksen niiden tietojen pohjalta.  
    • Jos myyjän ja ostajan välisessä sopimuksessa on erikseen sovittu, myyjä voi myös hyväksyä tilauksen muutoksin. Myyjän pitäisi silloin tehdä muutoksia siinä laajuudessa, mistä on etukäteen sovittu. Tällaisia muutoksia voivat olla muutokset tilattujen tuotteiden määrässä, toimitusajan muutokset, korvaavat tuotteet ja muutokset hinnoissa.  
    • Tilausprosessia voidaan käyttää laaja-alaisesti eri tuotteiden ja palveluiden tilaamiseen eri toimialoilla. Keskeistä on huomioida se, että se mahdollistaa suppeamman työkaluvalikoiman sille, miten tilauksesta keskustellaan ostajan ja myyjän välillä, kuin mitä 3. kohdan Laajennettu tilausprosessi (eng. Advanced Ordering) mahdollistaa. Tilausprosessissa ostaja ei voi esimerkiksi peruuttaa tilausta, vaikka myyjä hyväksyi tilauksen muutoksilla. Ostaja voi tehdä tilauksen peruutuksen Laajennetussa tilausprosessissa. 
    • Prosessiin kuuluvat Peppol-hankintasanomat: Tilaus (eng. Order) & Tilausvahvistus (eng. Order Response) 

Esimerkki 2. Yritys tilaa leipomosta leivonnaisia 

Yritys lähettää leipomolle tilauksen, jossa se tilaa leivonnaisia sidosryhmätilaisuuteensa. Leipomo vastaa tilaukseen hyväksyvästi ja toimittaa tilatut leivonnaiset sovitusti.  

3. Laajennettu tilausprosessi (eng. Peppol BIS Advanced Ordering) 

  • Prosessissa ostaja tekee tilauksen, johon myyjä vastaa. Myyjä voi vastata tilaukseen joko:  
    1. hyväksymällä tilauksen 
    2. hylkäämällä tilauksen tai 
    3. hyväksyä sen muutoksineen. Jos myyjä hyväksyy tilauksen muutoksilla, ostaja voi joko:  
      1. hyväksyä myyjän ehdottamat muutokset ja vahvistaa ne lähettämällä tilauksen muutoksen
      2. hylätä myyjän ehdottamat muutokset ja peruuttaa tilaus  
  • Laajennettu tilausprosessi mahdollistaa myös keskustelun jo aiemmin hyväksytyn tilauksen muuttamisesta tai peruuttamisesta. Osapuolten ei ole kuitenkaan pakko hyväksyä toisen ehdotusta olemassa olevan tilauksen muuttamisesta tai peruuttamisesta 
  • Laajennettua tilausprosessia voidaan käyttää laaja-alaisesti eri tuotteiden ja palveluiden tilaamiseen eri toimialoilla. Se mahdollistaa laajemman työkaluvalikoiman sille, miten tilauksesta keskustellaan ostajan ja myyjän välillä, kuin 2. kohdan tilausprosessi (eng. Ordering). Valtionhallinto tukee Laajennettua tilausprosessia 1.4.2024 alkaen. 

Esimerkki 3. Kunta tilaa ensiapukoulutuksen 

Kunta lähettää ensiapukoulutuksia toteuttavalle organisaatiolle tilauksen, jossa se tilaa ensiapukoulutuksen kunnan koululle tietylle päivälle.  

Ensiapukoulutuksia antava organisaatio tarkastaa kalenterinsa ja toteaa, ettei kyseiselle päivälle ole vapaana yhtään kouluttajaa. Ensiapukoulutuksia antava organisaatio vastaa tilaukseen ja ehdottaa uutta päivämäärää koulutukselle.  

Kunta peruuttaa tilauksen lähettämällä tilauksen peruutus -sanoman, koska sille oli oleellista, että koulutus pidetään juuri kyseisenä päivänä. 

Lisätietoa: 

Peppolin omille sivuille (englanniksi) on viety tarkat määrittelyasiakirjat Peppol-liiketoimintaprosesseista, Peppol-hankintasanomista ja käytettävissä olevista koodilistoista. Sivustolta löytyy myös XML-esimerkit Peppol-hankintasanomista. Osa sivuston sisällöstä on erityisesti suunnattu IT-osaajille.  

Eteenpäin Peppol-hankintasanomien käyttöönotossa sinua auttaa oma järjestelmätoimittajasi tai palveluntarjoajasi. 

Lue lisää: 
Peppol tutuksi, osa 1 – Hankintojen tiedonvaihdon sähköistäminen  
Peppolin hyödyt