Verkkolasku – nopea ja turvallinen

Mikä on verkkolasku?

Verkkolasku on suoraan taloushallinto-ohjelmistoon tai verkkopankkiin lähetettävä, koneluettavassa eli rakenteisessa muodossa oleva lasku. Verkkolasku on nopea, helppo ja turvallinen keino välittää lasku asiakkaalle. Verkkolasku mahdollistaa osaltaan ajantasaisen ja automaattisen taloushallinnon. Taloushallinnon automatisointi auttaa tehostamaan yrityksen taloudellisia prosesseja, parantaa tiedon laatua, vähentää virheitä ja poistaa kuormittavaa manuaalista työtä.

Verkkolaskun käsittelemiseen tarvitaan aina joku siihen sopiva palvelu. Yritykset vastaanottavat verkkolaskut yleensä ostolaskujen sähköiseen kierrätys- ja arkistointiohjelmistoon. Kuluttajat vastaanottavat verkkolaskut pääsääntöisesti verkkopankkiinsa.

Verkkolaskusta voidaan myös tuottaa tietokoneen näytölle paperilaskua muistuttava näkymä. Verkkolaskut lähetetään tavallisesti laskuttajayrityksen taloushallinto-ohjelmistosta, mutta laskutukseen voidaan käyttää myös toiminnanohjausjärjestelmää tai laskutussivustoa.

Sähköpostin liitteenä lähetettävät pdf- tai kuvamuotoiset laskut eivät ole verkkolaskuja.

Miksi kannattaa ottaa verkkolasku käyttöön?

Verkkolaskun lähettämiseen liittyvät hyödyt:

  • Maksujen selvittelyyn käytettävä aika vähenee, koska verkkolaskun saaja voi siirtää maksuviitteen ja tilinumeron automaattisesti maksuun.
  • Lain määräämät pakolliset laskumerkinnät löytyvät aina laskulta.
  • Pystyt myymään tuotteita ja palveluita myös niille organisaatioille, jotka vaativat verkkolaskua.

Verkkolaskun vastaanottamiseen liittyvät hyödyt:

  • Säästät aikaa ja vaivaa: turhat työvaiheet jäävät pois, joten sinulle vapautuu enemmän aikaa yrityksen ydinliiketoimintaan.
  • Laskun käsittelystä johtuvien virheiden määrää vähenee.

Verkkolaskulaki velvoittaa käyttämään verkkolaskua julkisissa hankinnoissa

Verkkolaskuista säädetään laissa hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019, verkkolaskulaki). Verkkolaskulailla pyritään tehostamaan sekä julkisen että yksityisen sektorin taloushallintoa luomalla puitteet laskujen automaattiseen käsittelyyn. Verkkolaskulaissa velvoitetaan hankintayksiköt julkisissa hankinnoissa ottamaan vastaan ja käsittelemään sähköisiä laskuja, jotka noudattavat eurooppalaista standardia, Eurooppa-normia.

  • Toimi näin, kun haluat lähettää verkkolaskuja

    Jos yrityksellä on jo taloushallinnon ohjelmisto, kuten

    • toiminnanohjausjärjestelmä (ERP)
    • tilitoimiston ohjelmisto
    • laskutusohjelmisto

    Kysy palveluntarjoajaltasi, voitko käsitellä verkkolaskuja ohjelmistossasi. Seuraa palveluntarjoajan laatimia ohjeita palvelun käyttöönotosta.

    Vinkki! Katso alla oleva muistilista, jotta verkkolaskutus olisi sinulle alusta asti mahdollisimman sujuvaa.

    Jos yrityksellä ei ole sopivaa ohjelmistoa verkkolaskutukseen

    Voit ottaa käyttöön oman laskutusohjelman tai käyttää ostajan tarjoamaa palvelua.

    Tapa1. Ota käyttöön yrityksesi tarpeisiin sopiva ohjelmisto. Vaihtoehtoja on useita:

    • Selvitä, onko saatavilla yrityksesi toimialalle ja toiminnalle sopivaa toiminnanohjausjärjestelmää (ERP), jossa voisit käsitellä myös verkkolaskuja
    • Selvitä, tarjoaako mahdollinen tilitoimistosi laskutusohjelmistoa, joka sopii yrityksesi tarpeisiin
    • Tutustu muihin markkinoilla oleviin laskutusohjelmistoihin ja valitse niistä tarpeisiisi sopiva

    Katso tarkemmat tiedot verkkolaskutuksen muistilistasta, joka löytyy alempaa tältä sivulta.

    Tapa 2. käytä ostajan tarjoamaa verkkolaskuportaalia verkkolaskun lähettämiseen

    Verkkolaskun lähettäminen

    1. Varmista asiakkaaltasi, että hän vastaanottaa verkkolaskuja. Selvitä samalla asiakkaasi tarkat laskutustiedot.

    Voit tarkistaa suomalaisen asiakkaasi verkkolaskutustiedot verkkolaskuosoitteistosta verkkolaskuosoite.fi.  Huomioi, että isoilla organisaatioilla voi olla useita eri verkkolaskuosoitteita. Tarkista tarvittaessa tarkat laskutustiedot suoraan asiakkaalta.
    Perustietoa verkkolaskuosoitteiston käyttäjille löydät täältä: käyttäjille perustietoa

    2. Tee verkkolasku ohjelmistossa

    Seuraa palveluntarjoajan laatimia ohjeita.
    Eurooppa-normin mukainen verkkolaskutus varmistaa, että täytät kaikki pakolliset laskun kohdat. Laskun pakollisiin merkintöihin voit tutustua tarkemmin täältä: laskun pakolliset tiedot

    3. Lähetä verkkolasku

    Verkkolaskuvälittäjäsi huolehtii, että lasku menee teknisesti oikeassa muodossa vastaanottajalle.

  • Toimi näin, kun haluat vastaanottaa verkkolaskuja

    Jos yritykselläsi on jo taloushallinnon ohjelmisto, kuten

    • toiminnanohjausjärjestelmä (ERP)
    • tilitoimiston ohjelmisto
    • muu ostolaskujen käsittelyyn tarkoitettu ohjelmisto

    Kysy palveluntarjoajalta, voiko ohjelmalla käsitellä verkkolaskuja.
    Seuraa palveluntarjoajan laatimia ohjeita palvelun käyttöönotosta.

    Jos yritykselläsi ei ole sopivaa ohjelmistoa:

    Ota käyttöön yrityksesi tarpeisiin sopiva ohjelmisto. Vaihtoehtoja on useita:

    • Selvitä onko toimialallesi ja yrityksen toiminnallesi sopivaa toiminnanohjausjärjestelmää (ERP), jossa voisit käsitellä myös verkkolaskuja
    • Selvitä tarjoaako mahdollinen tilitoimistosi ohjelmistoa ostolaskujen käsittelyyn, joka sopisi sinun yrityksesi tarpeisiin
    • Tutustu muihin markkinoilla oleviin ostolaskujen käsittelyyn tarkoitettuihin ohjelmistoihin ja valitse niistä yrityksesi tarpeisiin sopiva

    Katso alla oleva verkkolaskutuksen muistilista, jotta verkkolaskutus olisi sinulle alusta asti mahdollisimman sujuvaa.

    Verkkolaskun vastaanottaminen

    1. Varmista, että ostolaskupalvelusi tukee Eurooppa-normin mukaisia laskuja. Muunlaisia ostolaskuja et voi vaatia verkkolaskulain perusteella.

    Kerro laskuttajalle, että haluat laskusi Eurooppa-normin* mukaisina verkkolaskuina.

    Tarkista, että verkkolaskutustietosi löytyvät verkkolaskuosoitteistosta verkkolaskuosoite.fi

    Vinkki! Lisää verkkolaskutustietosi myös omille nettisivuillesi. Jos kerrot yrityksesi laskutustiedot, kerro ainakin:

    • y-tunnus
    • verkkolaskuosoite (eli OVT-tunnus)
    • verkkolaskuvälittäjän operaattoritunnus (eli välittäjätunnus)

    *Lisää Eurooppa-normin mukaisista laskuista voit lukea alla olevasta verkkolaskutuksen muistilistasta.

    2. Ostolaskun vastaanottaminen ja käsittely

    Verkkolaskuvälittäjäsi huolehtii, että verkkolasku tulee teknisesti oikeassa muodossa yrityksesi ohjelmistoon.
    Seuraa palveluntarjoajan laatimia käyttöohjeita.

  • Muistilista verkkolaskuille

    1. Selvitä, sopiiko ohjelmisto yrityksesi tarpeisiin.

    Laskutuksen määrä, laskutuksen kohteet, arkistointi- ja raportointitarpeet sekä muut vastaavat tekijät vaikuttavat valintaan.

    1. Selvitä, sisältyykö ohjelmistoon myös yhteys verkkolaskuvälittäjään.

    Verkkolaskuvälittäjä välittää
    – tekemäsi verkkolaskun asiakkaallesi ja
    – yrityksellesi osoitetut verkkolaskut yrityksesi ohjelmistoon.

    • Jos verkkolaskuvälittäjän yhteys ei sisälly ohjelmistoon, sinun on tehtävä sopimus verkkolaskuvälittäjän kanssa.
    • Sinulla voi olla sopimus useamman kuin yhden verkkolaskuvälittäjän kanssa. Saatat tarvita useampia verkkolaskuvälittäjiä, jos lähetät ja vastaanotat laskuja eri ohjelmistoista.
    • Lue lisää verkkolaskuvälittäjistä: Verkkolaskuvälittäjät

    1. Muista aina varmistaa, että käyttämäsi ohjelmisto tukee Eurooppa-normin mukaista verkkolaskua (eli verkkolasku perustuu EU-standardiin EU16931).

    • Verkkolaskuja on monessa eri teknisessä muodossa. Kun käytät Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja, voit luottaa siihen, että lasku on teknisesti laadukas ja laskussa on aina kaikki pakolliset tiedot oikeassa muodossa. Se vähentää laskutukseen liittyviä virheitä. Osa organisaatioista vastaanottaa vain Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja.
    • TIEKE ry ylläpitää listaa taloushallinto-ohjelmistoista, joissa on valmius käsitellä Eurooppa-normin mukaisia laskuja: https://tieke.fi/palvelut/all/verkkolaskuosoitteisto/taloushallinto-ohjelmien-valmiudet-3-0-versioihin/
    • Myös niin kutsutuilla Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0 versioilla voidaan tehdä Eurooppa-normin mukaisia laskuja, mutta tämä ei tapahdu automaattisesti. On käyttäjän vastuulla varmistaa, että ohjelmalla tehtävistä laskuista tulee Eurooppa-normin mukaisia. Jotkut verkkolaskuvälittäjät voivat tukea käyttäjää tässä mm. suorittamalla laskujen Eurooppa-normin mukaisuuden tarkistuksen ennen laskun välittämistä eteenpäin.

  • Kuluttajan kertalaskutus

    Kerta-asiakaslaskutuksella tarkoitetaan tyypillisesti vain kerran tehtävää henkilöasiakkaan laskutusta.
    Yrityksen digitalous -hankkeen järjestämissä työpajoissa selvitettiin, kuinka henkilöasiakkaiden kertalaskutus on mahdollista toteuttaa Suomessa. Työpajojen alkaessa markkinoilla olevilla ratkaisuilla e-laskua ei voitu suoraan lähettää kuluttajalle, koska kuluttajan on ensin tehtävä laskujen vastaanottosopimus laskuttajan kanssa verkkopankissaan. Työpajoissa luotiin palvelukuvaus ja ohjeet kuluttajalle suunnatun kertalaskutuksen sähköistämisestä.

    Lue lisää kuluttajan kertalaskutuksen järjestämisestä