Siirry alalukuun: Toiminnan tuottavuuden parantaminen | Kohti hyvin järjestettyä hankintatoimea | Datakonttori – kohti kestävää tiedonhallintaa
Vastuullinen taloudenpito kattaa myös oman taloutemme hyvän hoitamisen ja resurssien tehokkaan ja taloudellisen käytön. Valtiokonttorin taloutta hallitaan seuraamalla sisäisen budjetin toteutumista ennusteiden avulla. Lisäksi systemaattisella hankeraportoinnilla varmistetaan, että investoinnit saavuttavat toivotut tavoitteet. Viime vuosina olemme panostaneet erityisesti myös talouden raportoinnin kehittämiseen, josta esimerkkinä toimii alla esitelty Datakonttori-hanke. Tarkoituksena on tuoda taloustiedot laajasti ja moniulotteisesti näkyville ja valtiokonttorilaisten ulottuville päätöksenteon tueksi. Tavoitteena on, että Valtiokonttorin johtaminen perustuu yhtenäiseen, analysoituun ja ajantasaiseen tilannekuvaan viraston taloudesta.
Toiminnan tuottavuuden parantaminen
Pääministeri Petteri Orpon hallitus toteuttaa valtionhallinnon tuottavuusohjelman, jolla tuetaan julkisen talouden kestävyystavoitetta ja tehostetaan julkisen sektorin toimintaa. Lisäksi hallitus päätti lisäsäästöistä ja aiemmin päätettyjen säästöjen aikaistamisesta osana kevään 2024 kehysriihen lisäsopeutustoimia. Säästöt toteutetaan osittain keskitetysti rakenteellisilla uudistuksilla, mutta suurin osa säästöistä syntyy hallinnonalojen omista tuottavuusohjelmista.
Aloitimme työn tuottavuustavoitteen saavuttamiseksi tarkastelemalla menoja kriittisesti ja yksityiskohtaisesti. Ensivaiheessa tarkasteltiin muun muassa tarvittavien lisenssien määriä, palvelinkapasiteettia, palveluostoja ja jäsenmaksuja. Potentiaalisia säästökohteita löydettiin, ja säästöjä toimeenpantiin jo vuoden 2024 aikana. Mahdollisia tehostamiskohteita etsittiin monin tavoin, myös koko henkilöstön ideatalkoilla. Osana tuottavuustoimenpiteitä Valtiokonttorin investointeja suunniteltiin koko kehyskauden ajalle syksyllä 2024. Investointien suunnittelussa ja aikataulutuksessa painotettiin erityisesti niiden taloudellista hyötyä.
Toiminnan tehostamisen yhteydessä olemme pyrkineet parantamaan henkilöstökulujen hallintaa. Keskeisiä toimenpiteitä ovat uusien rekrytointien ja määräaikaisuuksien jatkojen entistä tarkempi harkinta. Rekrytointilupien ja palkkamuutosten käsittelyprosessia sekä päätöksentekovaltuuksia on kehitetty, jotta päätökset olisivat mahdollisimman yhdenmukaisia ja huomioisivat Valtiokonttorin kokonaistilanteen.
Jatkamme edelleen työtä ministeriön asettamien tuottavuustavoitteiden saavuttamiseksi.
Kohti hyvin järjestettyä hankintatoimea
Valtiokonttorissa on viime vuosina kehitetty hankintatoimen eri osa-alueita hankintatoimen kehittämisen toimenpiteiden tiekartan pohjalta.
Vuonna 2024 saatiin päätökseen sopimushallinnan kehittämisprojekti, jossa keskeisinä tavoitteina oli varmistaa, että kaikki Valtiokonttorin hankintasopimukset ovat yhdessä paikassa kaikkien tarvitsijoiden saatavilla, sopimuksia voidaan hyödyntää laajasti koko organisaatiossa, ja että Valtiokonttorissa on yhteinen prosessi sopimuksen elinkaaren hallintaan. Sopimusten vastuuhenkilöt koulutettiin uuteen toimintamalliin sekä vastuulliseen hankintasopimusten hallintaan sopimuskaudella. Lisäksi luotiin näkyvyys Valtiokonttorin voimassa oleviin sopimuksiin. Toimiva sopimustenhallinta tuo suunnitelmallisuutta hankintoihin ja taloudenpitoon sekä edellytyksiä sopimusten elinkaaren hallinnointiin. Se luo myös mahdollisuuksia parantaa sopimuksiin liittyvää budjetointitarkkuutta.
Hankintaosaaminen on edellytys onnistuneisiin hankintoihin. Hankintaosaamisen nykytilaa kartoitettiin Hankinta-Suomen itsearviointityökalulla, jolla arvioitiin muun muassa hankintojen suunnitteluun, valmisteluun ja toteuttamiseen liittyviä valmiuksia sekä vuorovaikutus- ja johtamistaitoja. Tulosten pohjalta järjestettiin koulutuksia henkilöstölle.
Vuonna 2024 aloitettiin myös keskitetyn hankintatoimen roolin vahvistamisen valmistelu. Tavoitteena on hyvin järjestetty ja vaatimusten mukainen hankintatoimi. Työn tekemisen tavoissa korostuvat yhdessä tekeminen ja yhteisten käytäntöjen noudattaminen, mikä edistää myös tuottavuustavoitteiden saavuttamista.
Datakonttori – kohti kestävää tiedonhallintaa
Valtiokonttori käynnisti vuoden 2024 alussa Datakonttori-hankkeen viraston tietojohtamisen edellytysten parantamiseksi. Datakonttorin seitsemän teesiä kestävämpään tiedonhallintaan ovat:
- tieto on Valtiokonttorin toiminnan ydin
- tietojohtaminen kuuluu kaikille
- tieto ohjaa toimintaa
- tiedolla tehostetaan työprosesseja
- tietoa käytetään ja jaetaan vastuullisesti
- tietoamme hyödynnetään laajasti
- olemme tietojohtamisen suunnannäyttäjiä.
Hankkeen tavoitteena on erityisesti ratkaista tiedonhallintaan liittyviä haasteita, mitkä toimivat usein pullonkauloina tiedon tehokkaalle hyödyntämiselle. Esimerkiksi tietojen omistajuuden ja käyttöoikeuksien selkiyttäminen ovat keskeinen osa vastuullista ja kestävää tietojohtamista.
Tavoitteena on, että toiminnassa syntyvä ja käsiteltävä data olisi sekä ihmisten että tekoälysovellusten hyödynnettävissä mahdollisimman tehokkaasti. Prosessien tehostamisen ohella Datakonttorissa on edistetty merkityksellisesti resurssien käytön ja kohdentumisen tehokkuutta.
Datakonttori on osaltaan edistänyt muutosta kohti avoimempaa ja läpinäkyvämpää tiedonjakamisen kulttuuria, erityisesti kustannustietoisuuden lisäämisen avulla. Koko henkilökunnan käyttöön on muodostettu sekä toiminnan että pilvialustan kustannusten seurantanäkymät.
Valtiokonttorin resurssien käyttöä voi nyt tarkastella organisaatioyksiköiden ohella esimerkiksi palveluittain, suoritteittain, projekteittain ja tietojärjestelmittäin. Pilvialustan kustannustiedot puolestaan ovat käytettävissä muun muassa osastoittain, ympäristöittäin ja resurssiryhmittäin. Tämä on johtanut samalla myös aitoihin kustannussäästöihin. Esimerkiksi pilvialustan kustannuksia on voitu vähentää pelkästään tarpeettomia resursseja karsimalla noin 10–20 prosenttia vuositasolla.