Yhä useampi julkishallinnon organisaatio käyttää dataa päätöksenteon tukena, mutta vain pieni osa toimii täysin datalähtöisesti. Vaikka teknologia on jo olemassa, ihmisten tapojen muuttaminen vie aikaa. Lähes puolet (44 %) selvitykseen vastanneista kertoo, ettei heidän organisaatiossaan ole yksittäistä tai näkyvää johtajaa tiedolla johtamisen ja analytiikan alueella. Selvityksen mukaan datalähtöinen päätöksenteko tukee vahvasti organisaatioiden tavoitteiden saavuttamista.
Liiketoimintapäätökset datan perusteella
Tiedolla johtamisesta on puhuttu jo pitkään. Myös julkishallinnossa tiedolla johtamisen tärkeys tunnistetaan laajasti. Tiedolla johtamisella tarkoitetaan tietoon perustuvaa päätöksentekoa ja sen kehittämiseen liittyviä toimenpiteitä. Tiedolla johtamiseen liittyy muun muassa data-analytiikan ja tekoälyn hyödyntäminen, mutta myös tätä tukeva toimintamalli ja strategia. Deloitte ja Valtiokonttori ovat selvittäneet tiedolla johtamisen tilannetta julkishallinnon organisaatioissa. Jopa 80 % selvitykseen vastanneista organisaatioista käyttää dataa päätöksenteon tukena.
”Erilaista dataa ja tietoa on saatavilla paljon. Myös teknologiat ovat kehittyneitä. Nämä eivät kuitenkaan itsessään riitä. Onnistunut tiedolla johtaminen vaatii, että organisaatiolla on selkeä toimintamalli ja osaavat ihmiset, jotka ymmärtävät data-analytiikkaa ja organisaation varsinaista toimintaa. Lisäksi kokonaisuutta täytyy johtaa systemaattisesti”, sanoo Deloitten johtava konsultti Jaakko Mattila.
Yhteisen vision ja toimintamallin puute aiheuttavat helposti sen, että tiedolla johtamista ja tekoälyä pidetään organisaatiossa muusta toiminnasta irrallisena osiona.
”Data ja analytiikka auttavat organisaatioita niiden strategian toteuttamisessa. Tämä tarkoittaa, että organisaatiot hyödyntävät tietoa niiden toimintaa koskevissa päätöksissä. Haasteena on, miten muutokset saadaan arkipäivään ja ydinprosesseihin. Johdonmukainen tietämyksen tuottaminen ja sen hyödyntäminen päätöksenteossa edellyttää myös prosessien kehittämistä”, Mattila jatkaa.
Mattilan mukaan datan hyödyntäminen toteutuu parhaiten, kun organisaation eri tahot auttavat toisiaan kehittämään ja viemään tiedolla johtamista eteenpäin.
Haasteena hajaantunut vastuu
Vastuu analytiikasta on usein hajaantunut. Vastaajista 44 % kertoo, ettei heidän organisaatiossaan ole yksittäistä tai näkyvää johtajaa tiedolla johtamisen ja analytiikan alueella. ”Tähän on tulossa pikkuhiljaa muutos. Tiedolla johtamisesta ajatellaan aiempaa kokonaisvaltaisemmin ja toiminnalle asetetaan selvät tavoitteet. Tämä tarkoittaa sitä, että organisaatioissa on selkeästi rooli, joka vastaa tiedolla johtamisen kehittämisestä”, Mattila toteaa.
Myös projektien toistettavuus on tärkeää. Tässä monella organisaatiolla on vielä tekemistä.
Vastaajista 40 % kertoo, että muutamia tiedolla johtamisen projekteja on saatettu toistettaviksi kertaluontoisen käytön sijaan. Johdonmukainen lähestymistapa kuitenkin puuttuu vielä. 29 % vastaajista raportoi, että tiedolla johtamisen projektit toteutetaan aina eri tavalla tai kertaluontoisina projekteina.
”Julkishallinnon tiedolla johtamiseen keskittyvässä Tietokiri-hankkeessa halutaan nimenomaan vakiinnuttaa erilaisia tiedolla johtamisen palveluja sekä tiedon hallintaa. Hankkeen aikana on käynnistetty valtioneuvoston valmistelua ja päätöksentekoa tukeva analysointipalvelu, kehitetty yhteistä tietoalustaa ja tietoarkkitehtuuria sekä avattu Tutkihallintoa.fi-palvelu, joka tarjoaa monipuolisen näkymän julkishallinnon tietoihin”, kertoo Tietokiri-hankkeen omistaja Olli Ahonen Valtiokonttorista.
Ihmiset luovat muutoksen
Kuva tiedolla johtamisesta ja tekoälyn hyödyntämisestä on usein tekninen. Niiden uskotaan usein kuuluvan pelkästään organisaatioiden IT-osastoille. Tiedolla johdettujen organisaatioiden keskeinen osaaminen ei kuitenkaan rajoitu pelkkään dataan ja teknologiaan. Ne toimivat mahdollistajana – ja ovat jo pitkälti olemassakin – mutta lopulta ihmiset luovat muutoksen.
”Yksi suurimmista haasteista on saada ihmiset muuttamaan omaa käyttäytymistään ja omaksumaan tieto osaksi kaikkea päätöksentekoa”, muistuttaa Mattila.
Myös ylimmän johdon merkitys tiedolla johtamisen edistämisessä on suuri. Johdolta tarvitaan tukea toimintatapojen ja kulttuurin muuttamisessa.
”Toimintakulttuurin muutos tunnistettiin ensisijaiseksi haasteeksi jo Tietokiri-hankkeen alkumetreillä. Kaikkea olemassa olevaakaan tietoa ei aina huomata, ehditä tai osata hyödyntää systemaattisesti, tietojen yhdistelystä ja uuden tiedon etsimisestä puhumattakaan. Sekä ylimmän johdon että asiantuntijoiden tulisi nykyistä aktiivisemmin ja systemaattisemmin kiinnittää huomiota, mihin tietolähteisiin ratkaisut perustuvat”, toteaa Ahonen.
Tiedolla johtamisesta on tullut osa päättäjien arkea. Menestyksekäs datalähtöinen toiminta vaatii organisaatioilta paljon yhteistyötä. Tähän kuitenkin kannattaa panostaa. Selvityksen mukaan datalähtöinen päätöksenteko tukee vahvasti organisaatioiden tavoitteiden saavuttamista.
Deloitte ja Valtiokonttori ovat yhdessä selvittäneet tiedolla johtamisen tilannetta julkishallinnon organisaatioissa. Kysely tehtiin syksyllä 2020 ja siihen vastasi yhteensä 126 henkilöä 79 eri julkishallinnon organisaatiosta.
Lisätietoja
Selvitys: Tiedolla johtamisen tila julkishallinnossa 2020
Tiedolla johtaminen julkishallinnossa -webinaari 3.6.2021
Apulaisjohtaja Olli Ahonen, Valtiokonttori, olli.ahonen(at)valtiokonttori.fi, p. 02 95 50 3310
Analytiikkajohtaja, Jouni Alin, Deloitte, jouni.alin(at)deloitte.fi, p. +358 (0)50 9100 911
Tiedolla johtaminen, Jaakko Mattila, Deloitte, jaakko.mattila(at)deloitte.fi, p. +358 (0)50 487 8543
