Hoppa innehåll

Skicka fakturen till staten

Staten tar endast emot nätfakturor. Nätfakturering är en förutsättning för automatisering av ekonomiförvaltningen.

Från och med 1.4.2021 tar staten endast emot fakturor enligt Europanormen.
Av de fakturor som staten tar emot är
98%
nätfakturor
  • Staten tar endast emot nätfakturor. Staten tar inte emot fakturor som skickas som e-postbilagor.

    Från och med 1.4.2021 tar staten endast emot fakturor enligt Europanormen. Läs anvisningarna för tillämpning av nätfakturadirektivet inom den offentliga förvaltningen och vilka uppgifter som krävs på fakturan på fliken Nätfakturadirektiv och Fakturans nödvändiga uppgifter. Fakturan ska ha tillräckliga och korrekta uppgifter för att kunna behandlas automatiskt.

     


    NB!
    För enskilda fakturaärenden får du instruktioner från den organisation du vill fakturera.


    Fick du en faktura från staten?
    Läs mer om att betala en faktura som skickats av staten >

  • Vad handlar det om?

    Staten tar endast emot nätfakturor. Du kan även skicka bilagor med nätfakturorna. Fakturan ska ha tillräckliga och korrekta uppgifter för att staten ska kunna  automatisera hanteringen av fakturan. Mer information om kraven på fakturans innehåll finns på fliken Fakturans nödvändiga uppgifter och nätfakturadirektiv.

    Staten tar inte emot fakturor som skickas som e-postbilagor.

  • Lösningar för att skapa en onlinefaktura och länkar till faktureringsportaler

    Om du fakturerar ett statligt ämbetsverk och inte har ett system för att skicka nätfakturor, kan du sammanställa fakturan via Handi Supplier Portal eller Baswares Portal.

    Handi Supplier Portal

    Om ni inte har något system som genererar e-fakturor, kan ni använda leverantörsportalen Handi som staten tillhandahåller för att skapa och skicka en e-fakturor.

    För att kunna ta portalen i bruk ska ni först ta kontakt med ämbetsverkets kontaktperson eller köpare och uppge e-postadressen till vilken inbjudan till portalen ska skickas till ämbetsverkens kontaktperson eller köpare. E-postadressen fungerar därefter som er administratörskod och kan användas för att skapa nya användarkoder till portalen.

    Det ämbetsverk till vilket ni ska skicka en faktura skapar en leverantörsinbjudan i Handi som Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (nedan Palkeet) granskar tekniskt innan den skickas ut. Ni får en inloggningslänk och mer information om leverantörsportalen per e-post.

    Om ni är en helt ny leverantör för staten frågar vi efter företagets uppgifter i samband med registreringen i portalen. Fyll i uppgifterna och returnera dem till Palkeet. Ni får en slutgiltig inloggningslänk till portalen efter att Palkeet har lagrat era leverantörsuppgifter i ekonomistyrningssystemet.

    Baswares Portal

    Den avgiftsfria tjänsten Basware Portal kan användas för at sammanställa nätfakturor. Du måste registrera dig för att ta tjänsten i bruk. Om ni är en helt ny leverantör för staten, måste du först ta kontakt med ämbetsverkets kontaktperson eller köpare.

    Rådgivning från Basware
    Basware Abp ger leverantörer anvisningar för användningen av portalen.

    Area Phone numbers Opening hours
    Asia Pacific
      +61 2 8310 7471 (International)
    1300 853 040 (Australia only)
    9.00 – 17.30 (local time – AEST) excluding NSW public holidays
    Europe
    Belgium 0902/15 005 (French and English speakers) 0.75 €/minute (Belgium only)
    +32 2 588 51 56 (Dutch speakers)
    8.00 – 17.00 (local time) excluding public holidays
    Denmark +45 70 272 969 8.00 – 16.00 (local time) excluding public holidays
    Finland 0209 3410 111
    0600 973 73 (Finland only) 3 €/minute + standard charge
    8.00 – 17.00 (local time)
    Germany +49 211 2409 2267 9.00 – 17.00 (local time) excluding public holidays
    The Netherlands +31 20 850 8045 9.00 – 17.00 (local time) excluding public holidays
    Norway +47 982 36 400 8.00 – 16.00 (local time) excluding public holidays
    Sweden +46 8 50 57 44 44 8.00 – 16.00 (local time) excluding public holidays
    United Kingdom +44 20 3868 1121 9.00 – 5.00 PM (GMT) excluding public holidays
    North America
    +1 800 672 8776 8.00 AM – 8.00 PM EDT (EST) excluding public holidays

    Till Basware Portal >

  • Nätfakturaadresser

    Under länken nedan finns de statliga ämbetsverkens mottagaradresser för nätfakturor.

    Ämbetsverkens nätfakturaadresser (Excel, på finska) >

    Statskontorets nätfakturaadresser för olycksfall i arbetet och i militärtjänst >

    Statens nätfakturaadresser följer följande struktur:

    Nätfakturaadress: Ämbetsverkets EDI-kod
    EDI-kod: Ämbetsverkets EDI-kod
    förmedlarkod: E204503 (OpusCapita Solutions)

    Statens e-fakturaoperatör är OpusCapita Solutions.

  • Fakturans nödvändiga uppgifter

    Fakturan ska ha tillräckliga och korrekta uppgifter för att kunna behandlas automatiskt. Fakturan ska uppfylla Skatteförvaltningens faktureringskrav vid mervärdesbeskattning. På fakturan ska också anges ordernummer, avtalsnummer, konteringsreferens och arbetsplatsuppgift, om kunden har meddelat dessa uppgifter.

    Bristfälliga fakturor returneras obetalda.

    Fakturan ska dessutom innehålla de uppgifter om kontaktperson och tilläggsuppgifter som kunden meddelat för att göra fakturahanteringen smidigare hos mottagaren.

  • Ordernummer

    Med ordernumret kan fakturan automatiskt riktas till beställningen i fakturahanteringssystemet. Därför är det viktigt att det ordernummer som det mottagande ämbetsverket meddelar förmedlas med fakturan. Förutom ordernumret måste kundens och fakturerarens kontaktpersoners namn anges på fakturan.

    Ordernumrets första tecken är V1. Ordernumret är en uppgift på fakturanivå och fakturan får innehålla uppgifterna för endast en beställning. I anslutning till ordernumret får inte förekomma andra uppgifter.

    Ordernumret ska i första hand förmedlas i fältet ”ordernummer” (i Finvoice XML OrderIdentifier).  I undantagsfall kan man avtala med kunden om att informationen ska förmedlas i fältet ”köparens referens/er referens” (i Finvoice XML BuyerReferenceIdentifier).

    Beställningsnumret ska framgå av både fakturans visuella format och en XML-fil som genereras av fakturan. Fakturan riktas automatiskt till rätt beställning utgående från det ordernummer som anges i XML-filen. Inriktningen kan inte göras utgående från det visuella formatet.

  • Avtalsnummer

    En faktura med avtalsnummer kan automatiskt riktas in mot ett på förhand sparat avtal i fakturahanteringssystemet. Det är viktigt att det avtalsnummer som det mottagande ämbetsverket meddelar förmedlas med fakturan. Förutom avtalsnumret måste kundens och fakturerarens kontaktpersoners namn anges på fakturan.

    De första tecknen i avtalsnumret är alltid VSK1. Avtalsnumret är fakturaspecifikt och fakturan får innehålla uppgifter för endast ett avtal. Andra uppgifter får inte förekomma tillsammans med avtalsnumret.

    Avtalsnumret ska i första hand förmedlas i fältet ”avtalsnummer” (i Finvoice XML AgreementIdentifier). Om fältet i fråga saknas i  faktureringssystemet kan avtalsnumret undantagsvis förmedlas i fältet ”köparens referens/er referens” (i Finvoice XML BuyerReferenceIdentifier).

    Avtalsnumret ska framgå av både fakturans visuella format och en XML-fil som bildas av fakturan. Fakturan riktas automatiskt in mot rätt avtal utgående från det avtalsnummer som anges i XML-filen. Inriktningen kan inte göras utgående från det visuella formatet.

  • Konteningsreferens

    Konteringsreferensen är en funktion som automatiskt konterar fakturan enligt de uppgifter som finns i faktureringshanteringssystemet.

    De första tecknen i konteringsreferensen är alltid TK1. Konteringsreferensen är fakturaspecifik och fakturan får endast ha en konteringsreferens. Andra uppgifter får inte förekomma tillsammans med konteringsreferensen.

    Konteringsreferensen ska i första hand förmedlas i fältet ”konteringsreferens” (i Finvoice XML  AccountDimensionText). Om fältet i fråga saknas i ert faktureringssystem kan konteringsreferensen undantagsvis förmedlas i fältet ”köparens referens/er referens” (i Finvoice XML BuyerReferenceIdentifier). Utöver konteringsreferens ska fakturan innehålla namnet på kundens och fakturerarens kontaktpersoner.

    Konteringsreferensen ska framgå av både fakturans visuella format och en XML-fil som bildas av fakturan.

  • Arbetsplatsuppgift

    Med arbetsplatsuppgifter identifieras fakturor som omfattas av Skatteförvaltningens skyldighet att lämna uppgifter om byggande. Med fakturan faktureras endast fakturor för arbetsplatsen i fråga.

    Arbetsplatsuppgiften ska i första hand förmedlas i Finvoice XML:s fält DeliverySiteCode eller motsvarande fält i annat format som faktureringssystemet bildar.

    Arbetsplatsuppgiftens tecken är TA-FI-ST eller TA-FI. I fältet för arbetsplatsuppgift får inga andra uppgifter förekomma.

  • Av de fakturor som staten tar emot
    50%
    uppfyller kraven i Europanormen
  • Kommande lag om elektronisk fakturering

    Europeiska unionen har gett direktivet 2014/55/EU gällande elektroniskt fakturering enligt en semantisk modell och meddelandeformat fastställda av kommissionen för offentliga upphandlingar som överskrider vissa tröskelvärden. Den semantiska modellen finns tillgänglig utan kostnad på Finlands Standardiseringsförbund SFS rf:s webbplats.

    Gällande den nationella tillämpningen om e-fakturadirektivet bereds för närvarande en lag som för statens del träder i kraft den 1 april 2019. Enligt lagen måste staten då ha beredskap att ta emot nätfakturor enligt den semantiska modellen även i de meddelandeformat som fastställts av kommissionen (ULB 2.1 och Cross Industry Invoice D16B).

    Förutom UBL och CII har staten även beredskap att ta emot nätfakturor i andra allmänt kända meddelandeformat.

    Regeringens lagförslag >

  • Den offentliga förvaltningens tillämpningsanvisning

    Den offentliga förvaltningen har gett en preciserande anvisning för innehållet i nätfakturor enligt den semantiska modell som föreskrivs i direktivet 2014/55/EU. I anvisningen sammanställs de dataelement som den offentliga förvaltningen har preciserat.

    Den offentliga förvaltningens tillämpningsanvisning på finska >

    Innehållet i den semantiska modellen har publicerats i Finvoice 3.0- och TEAPPSXML 3.0-version, för vilka en motsvarighetstabell har publicerats på Finanssialas och Tietos sidor, länkar nedan

    Länk till Tietos sida >

    Länk till Finanssialas sida >

    Mer information om den offentliga förvaltningens tillämpningsanvisning fås via adressen verkkolaskutus@valtiokonttori.fi