Hyppää sisältöön

Lähetä lasku valtiolle

Valtio vastaanottaa vain verkkolaskuja. Verkkolasku on edellytys taloushallinnon automatisoinnille.

Valtio vastaanottaa vain Eurooppa-normin mukaisia laskuja 1.4.2021 alkaen.
Valtiolle saapuvista laskuista
98%
on verkkolaskuja.
  • Valtio vastaanottaa vain Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja. Eurooppa-normin mukaisten laskujen rakenteellinen laatu on parempi ja niiden käsittely on nopeampaa, mistä hyötyvät sekä laskuttajat että laskujen vastaanottajat. Tutustu laskun sisältöä ja välittämistä koskeviin vaatimuksiin välilehdillä Julkishallinnon soveltamisohje ja EN16931 ohjeet sekä Laskun vähimmäistietosisältö.

    Valtio ei vastaanota sähköpostin liitteenä lähetettyä laskua, sillä se ei ole verkkolasku.


    Huom!
    Yksittäistä laskua koskevissa asioissa saat ohjeet siltä organisaatiolta, jota haluat laskuttaa. 

    Valtion virastojen ajantasaiset verkkolaskuosoitteet löytyvät Verkkolaskuosoitteistosta.


    Saitko laskun valtiolta?
    Lue lisää valtion lähettämän laskun maksamisesta >

  • Mikä on verkkolasku?

    Verkkolasku on suoraan taloushallinto-ohjelmistoon tai verkkopankkiin lähetettävä, koneluettavassa muodossa oleva lasku. Verkkolaskun käsittelemiseen tarvitset siis aina jonkun siihen sopivan palvelun.

    Verkkolasku on nopea, helppo ja turvallinen keino välittää lasku asiakkaalle. Verkkolasku mahdollistaa osaltaan ajantasaisen ja automaattisen taloushallinnon. Taloushallinnon automatisointi auttaa tehostamaan yrityksen taloudellisia prosesseja, parantaa tiedon laatua, vähentää virheitä ja poistaa kuormittavaa manuaalista työtä.

    Valtio vastaanottaa vain verkkolaskuja. Verkkolaskujen mukana voit lähettää myös liitteitä. Laskulla tulee olla riittävät ja oikeat tiedot, jotta laskun käsittelyä voidaan automatisoida. Laskun sisältövaatimuksista on kerrottu tarkemmin välilehdellä Laskun vähimmäistietosisältö.

    Huomaa! Sähköpostin liitteenä lähetettävät pdf- tai kuvamuotoiset laskut eivät ole verkkolaskuja.

  • Yrittäjä, toimi näin, kun haluat lähettää verkkolaskuja

    Jos yrityksellä on jo taloushallinnon ohjelmisto, kuten

    • toiminnanohjausjärjestelmä (ERP)
    • tilitoimiston ohjelmisto
    • laskutusohjelmisto
      Kysy palveluntarjoajaltasi, voitko käsitellä verkkolaskuja ohjelmistossasi. Seuraa palveluntarjoajan laatimia ohjeita palvelun käyttöönotosta.

    Jos yrityksellä ei ole sopivaa ohjelmistoa verkkolaskutukseen

    Voit ottaa käyttöön oman laskutusohjelman tai käyttää ostajan tarjoamaa palvelua.

    Tapa1. Ota käyttöön yrityksesi tarpeisiin sopiva ohjelmisto. Vaihtoehtoja on useita:

    • Selvitä, onko saatavilla yrityksesi toimialalle ja toiminnalle sopivaa toiminnanohjausjärjestelmää (ERP), jossa voisit käsitellä myös verkkolaskuja
    • Selvitä, tarjoaako mahdollinen tilitoimistosi laskutusohjelmistoa, joka sopii yrityksesi tarpeisiin
    • Muu tarpeisiisi sopiva laskutusohjelmisto
      Katso tarkemmat tiedot verkkolaskutuksen tarkistuslistasta, joka löytyy alempaa tältä sivulta.

    Tapa 2. käytä ostajan tarjoamaa verkkolaskuportaalia verkkolaskun lähettämiseen

    • Jotkut organisaatiot tarjoavat omille toimittajilleen verkkolaskuportaalin, joihin voit kirjauta ja lähettää verkkolaskun suoraan kyseiselle organisaatiolle. Tällaisia toimittajien portaaleja tarjoavat lähinnä isot organisaatiot.
    • Esimerkiksi valtio tarjoaa portaalin omille toimittajilleen: ratkaisut verkkolaskun laatimiseen ja linkit laskutusportaaleihin
  • Ratkaisut verkkolaskun laatimiseen ja linkit laskutusportaaleihin

    Jos laskutatte valtiota eikä käytössänne ole järjestelmää, jolla tuottaa verkkolaskuja, voitte käyttää verkkolaskujen luomiseen ja lähettämiseen Handi-toimittajaportaalia tai Basware Portal -palvelua.

    Huom! Puolustusvoimien toimittajat käyttävät Apix Messaging Oy:n laskutusportaalia. Puolustusvoimien laskutusportaaliin liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Puolustusvoimien palvelukeskukseen ostolaskut.pvpalvk(at)mil.fi


    Handi-toimittajaportaali

    Valtiolle tuotteita ja/tai palveluita myyvät toimittajat voivat luoda ja lähettää maksutta verkkolaskuja valtion virastoille Handi-toimittajaportaalin kautta.  Valtion virastoille lähetettävien verkkolaskujen laatimiseen tulee ensisijaisesti käyttää Handi-toimittajaportaalia. Toimittajaportaalin käyttöönotto edellyttää yhteydenottoa asiakkaana toimivan viraston yhteyshenkilöön tai ostajaan. Asiakasvirasto ilmoittaa uuden toimittajansa tiedot Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukseen (Palkeet), jonka jälkeen Palkeet kutsuu toimittajan rekisteröitymään Handi-palvelun toimittajaportaalin käyttäjäksi. 

    Handi-toimittajaportaalin käytön tuki
    Handi-toimittajaportaalin käyttöönottoon ja käyttöön liittyvissä asioissa saatte tukea Palkeiden Handi-palveluryhmästä:

    Huom! Handi-toimittajaportaaliin jo rekisteröityneet toimittajat pääsevät kirjautumaan Handi-toimittajaportaaliin alla olevasta linkistä. Uusien toimittajien tulee olla yhteydessä asiakasviraston yhteyshenkilöön tai ostajaan toimittajaportaalin käytön aloittamiseksi.
    Handi-toimittajaportaaliin (vain rekisteröityneet toimittajat) >


    Basware Portal -palvelu

    Verkkolaskuja voi tehdä ja lähettää maksutta valtion tarjoamalla Baswaren verkkolaskutuspalvelulla. Palvelun käyttöönotto edellyttää rekisteröitymistä. Uusien toimittajien tulee olla yhteydessä asiakasviraston yhteyshenkilöön tai ostajaan portaali käytön aloittamiseksi.

    Basware Portal -palvelun käytön tuki
    Baswaren puhelintuki palvelee toimittajia maanantaista perjantaihin klo 8.00-17.00 Suomen aikaa. Puhelintuen yhteystiedot ovat (yhteystiedot löytyvät myös portaalin Tuki-sivustolta):

    Area Phone numbers Opening hours
    Asia Pacific
      +61 2 8310 7471 (International)
    1300 853 040 (Australia only)
    9.00 – 17.30 (local time – AEST) excluding NSW public holidays
    Europe
    Belgium 0902/15 005 (French and English speakers) 0.75 €/minute (Belgium only)
    +32 2 588 51 56 (Dutch speakers)
    8.00 – 17.00 (local time) excluding public holidays
    Denmark +45 70 272 969 8.00 – 16.00 (local time) excluding public holidays
    Finland 0209 3410 111
    0600 973 73 (Finland only) 3 €/minute + standard charge
    8.00 – 17.00 (local time)
    Germany +49 211 2409 2267 9.00 – 17.00 (local time) excluding public holidays
    The Netherlands +31 20 850 8045 9.00 – 17.00 (local time) excluding public holidays
    Norway +47 982 36 400 8.00 – 16.00 (local time) excluding public holidays
    Sweden +46 8 50 57 44 44 8.00 – 16.00 (local time) excluding public holidays
    United Kingdom +44 20 3868 1121 9.00 – 5.00 PM (GMT) excluding public holidays
    North America
    +1 800 672 8776 8.00 AM – 8.00 PM EDT (EST) excluding public holidays

     

    Basware PORTAL -sivustolle >

     

  • Verkkolaskuosoitteet

    Virastojen ajantasaiset verkkolaskuosoitteet löytyvät Verkkolaskuosoitteistosta.

    Verkkolaskuosoitteisto-sivustolle >

    Valtiokonttorin verkkolaskutusosoitteet työtapaturma- ja sotilastapaturma-asioissa >


    Valtion verkkolaskuosoitteiden rakenne*:

    Verkkolaskuosoite: Viraston OVT-tunnus
    OVT-tunnus: Viraston OVT-tunnus
    Välittäjätunnus: E204503 (OpusCapita Solutions)

    Valtion verkkolaskuoperaattori on OpusCapita Solutions.

    * Muista valtion virastoista poiketen Puolustusvoimien ja Huoltovarmuuskeskuksen verkkolaskuoperaattorina toimii Apix Messaging Oy ja välittäjätunnus on 003723327487.

  • Laskun vähimmäistietosisältö

    Laskulla tulee olla riittävät ja oikeat tiedot, jotta lasku voidaan käsitellä automaatiota hyödyntäen. Laskun tulee täyttää Verohallinnon ohjeen mukaiset Laskuvaatimukset arvonlisäverotuksessa. Lisäksi laskulla tulee olla tilausnumero, sopimusnumero, tiliöintiviite tai työmaatieto, jos asiakas on ilmoittanut kyseisen tiedon.

    Puutteelliset laskut palautamme maksamattomana.

    Laskulla pitää olla lisäksi asiakkaan erikseen ilmoittamat yhteyshenkilö- ja lisätiedot laskun käsittelyn sujuvoittamiseksi vastaanottajalla.

  • Tilausnumero

    Tilausnumerolla lasku voidaan automaattisesti kohdistaa laskujenkäsittelyjärjestelmässä tilaukseen. Siksi on tärkeää, että laskulla välitetään laskun vastaanottavan viraston ilmoittama tilausnumero. Tilausnumeron lisäksi laskulla pitää olla asiakkaan ja laskuttajan yhteyshenkilön nimi.

    Tilausnumeron ensimmäiset merkit ovat V1. Tilausnumero on laskutasoinen tieto ja laskulla saa olla vain yhden tilauksen tiedot. Tilausnumeron yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa.

    Tilausnumero välitetään laskulla ensisijaisesti kentässä ”tilausnumero” (Finvoice XML:ssä OrderIdentifier).  Poikkeustilanteessa asiakkaan kanssa voi sopia tiedon välittämisestä ”ostajan viite/viitteenne” kentässä (Finvoice XML:ssä BuyerReferenceIdentifier).

    Tilausnumeron on oltava verkkolaskun visuaalisen kuvan lisäksi laskusta muodostetussa XML-tiedostossa. Laskun automaattinen kohdistaminen tilaukseen tapahtuu laskun XML:ssä olevan tilausnumeron perusteella. Laskun kuvalta kohdistusta ei voi tehdä.

  • Sopimusnumero

    Sopimusnumerollinen lasku voidaan automaattisesti kohdistaa laskujenkäsittelyjärjestelmässä ennalta tallennettuun sopimukseen. On tärkeää, että laskulla välitetään laskun vastaanottavan viraston ilmoittama sopimusnumero. Sopimusnumeron lisäksi laskulla on oltava asiakkaan ja laskuttajan yhteyshenkilön nimi.

    Sopimusnumeron ensimmäiset merkit ovat aina VSK1. Sopimusnumero on laskukohtainen ja laskulla saa olla vain yhden sopimuksen tiedot. Sopimusnumeron yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa.

    Sopimusnumero tulee välittää ensisijaisesti kentässä ”sopimusnumero” (Finvoice XML:ssä AgreementIdentifier). Jos kyseinen kenttä ei ole käytössä laskutusjärjestelmässä, voi sopimusnumeron välittää poikkeustapauksissa kentässä ”ostajan viite/viitteenne” (Finvoice XML:ssä BuyerReferenceIdentifier).

    Sopimusnumeron on oltava verkkolaskun visuaalisen kuvan lisäksi laskusta muodostetussa XML-tiedostossa. Laskun automaattinen kohdistaminen sopimukseen tapahtuu laskun XML:ssä olevan sopimusnumeron perusteella. Laskun kuvalta kohdistusta ei voi tehdä.

  • Tiliöintiviite

    Tiliöintiviite on toiminnallisuus, jonka avulla lasku saa automaattisesti tiliöinnin laskujenkäsittelyjärjestelmässä olevan tiedon perusteella.

    Tiliöintiviitteen ensimmäiset merkit ovat aina TK1. Tiliöintiviite on laskukohtainen ja laskulla saa olla vain yksi tiliöintiviite. Tiliöintiviitteen yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa.

    Tiliöintiviite tulee välittää ensisijaisesti kentässä ”tiliöintiviite” (Finvoice XML:ssä  AccountDimensionText). Jos kyseistä kenttää ei ole käytössänne olevassa laskutusjärjestelmässä, voi tiliöintikoodin välittää poikkeustapauksissa kentässä ”ostajan viite/viitteenne” (Finvoice XML:ssä BuyerReferenceIdentifier). Tiliöintiviitteen lisäksi laskulla on ilmoitettava asiakkaan ja laskuttajan yhteyshenkilön nimi.

    Tiliöintiviite on oltava laskun visuaalisen kuvan lisäksi laskusta muodostetussa XML-tiedostossa.

  • Työmaatieto

    Työmaatiedolla tunnistetaan laskut, joka kuuluvat Verohallinnon rakentamiseen liittyvän tiedonantovelvollisuuden piiriin. Laskulla laskutetaan vain kyseisen työmaan laskut.

    Työmaatieto tulee välittää ensisijaisesti Finvoice XML:ssä kentässä DeliverySiteCode tai laskutusjärjestelmän tuottaman muut formaatin vastaavassa kentässä.

    Työmaatiedon merkit ovat TA-FI-ST tai TA-FI. Työmaatiedon lisäksi kyseisessä tietokentässä ei saa olla muuta tietoa.

  • Valtiolle saapuvista laskuista
    51%
    on Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja
  • Laki sähköisestä laskutuksesta (241/2019)

    Euroopan unioni on antanut direktiivin 2014/55/EU koskien Eurooppa-standardin mukaisia sähköisiä laskuja ja komission määrittelemiä sanomamuotoja kynnysarvot ylittävissä julkisissa hankinnoissa. Eurooppa-standardi on saatavissa maksutta Suomen standardisoimisliiton SFS Ry:n sivuilta.

    Lailla hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta pantiin täytäntöön sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2014/55/EU

    Laki astui voimaan valtion osalta 1.4.2019. Lain mukaan valtiolla pitää olla tällöin valmius vastaanottaa Eurooppa standardin  mukaisia verkkolaskuja myös komission määrittelemissä sanomamuodoissa (ULB 2.1 ja Cross Industry Invoice D16B).

    UBL:n ja CII:n lisäksi valtiolla on valmius vastaanottaa verkkolaskuja myös yleisesti tunnetuissa muissa sanomamuodoissa.

    Laki sähköisestä laskutuksesta > 

  • Julkishallinnon soveltamisohje

    Julkishallinto on antanut täsmentävän ohjeen direktiivissä 2014/55/EU ja laissa hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) kuvatusta verkkolaskun Eurooppa-standardin tietosisältömallista. Ohjeeseen on koottu ne tietoelementit, joita julkishallinto vaatii verkkolaskulla. Lisäksi ohjeeseen on päivitetty ALV-tunnuksen vaatimus, jos laskussa on ALV-myyntiä.

    Julkishallinnon täsmentävä ohje BT-17 korjaus 3-2020>

    Eurooppa-normin mukaisissa verkkolaskuissa käytettävät verokohtelukoodit >

    Julkishallinnon ohje englanninkielinen>

    Verkkolaskumallit, joissa on kuvattu Eurooppa-normissa käytettävät verokoodit>

    EN-16931 Semanttisen mallin kytkentä Finvoice3 ja PEPPOL BIS3

    Julkishallinnon verkkolaskujen tietosisältövaatimukset Eurooppalaisen verkkolaskumallin sisältö on päivitetty Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0 versioissa, joista on julkaistu vastaavuustaulukko Finanssialan ja Tiedon sivuilla, ohessa linkit

    Linkki Tiedon sivuille >

    Linkki Finanssialan sivuille >

    Koontilasku

    Perinteisesti koontilasku on lasku, jolla veloitetaan laskuriveillä useampaa sopimusta tai tilausta. Tällainen lasku ei sovellu Eurooppa-normin mukaiseen laskutukseen, koska Eurooppa-normin mukaisessa laskussa ei ole mahdollista kertoa laskurivikohtaisesti kunkin tilauksen tai sopimuksen numeroa (rivitasoinen tieto).

    Eurooppa-normin mukaisella laskulla voidaan laskuttaa useampi toimitus, jos kyseiset toimitukset on tilattu laskukohtaisella samalla ostotilausnumerolla tai sopimusnumerolla (otsikkotasoinen tieto). Jos laskulla ei ole otsikkotasoista sopimus- tai tilausnumeroa, tällöin kaikki eri tilaukset tulee laskuttaa omalla erillisellä laskulla.

     

    Lisätietoja Julkishallinnon soveltamisohjeesta ja Eurooppa-normin mukaisesta verkkolaskutuksesta: verkkolaskutus@valtiokonttori.fi

  • Usein kysyttyä verkkolaskun Eurooppa-normista

    Valtio ottaa huhtikuusta 2021 alkaen vastaan vain Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja. Muutoksen tavoitteena on yritysten ja julkishallinnon laskutuksen ohjaaminen sähköiseen muotoon.

    Mitä Eurooppa-normin mukaisille verkkolaskuille tapahtuu 1.4.2021 jälkeen?

    Eurooppa-normin mukaiset laskut tarkastetaan yhteisellä säännöstöllä. Jos laskun tietosisältö ei täytä Eurooppa-normin mukaisia vaatimuksia, verkkolasku hylätään. Laskun lähettäjän tulee korjata laskun virheellisyydet/puutteet ja lisäksi tarkistaa, että laskun eräpäivä vastaa laskua uudelleen lähetettäessä sovittua maksuaikaa. Jos et voi lähettää Eurooppa-normin mukaista laskua, ota yhteyttä laskun vastaanottajaan ja sovi siirtymäajasta.

    Miten saan Eurooppa-normin käyttöön verkkolaskutuksessa?

    Kysy käyttämäsi laskutusohjelmiston toimittajalta, tukeeko käyttämäsi ohjelmistoversio verkkolaskulain vaatimukset täyttävää verkkolaskua. Tarvittaessa päivitä ohjelmistosi, jotta voit lähettää ja vastaanottaa Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja.

    Missä on luettelo Eurooppa-normin mukaisen verkkolaskun tietosisällön vaatimuksista?

    Julkishallinnon verkkolaskun tietosisältövaatimukset on kuvattu Valtiokonttorin sivulla. Jos haluat tutustua Eurooppa-normiin saat standardin SFS:n verkkokaupasta hakusanalla SFS-EN 16931-1:2017 + A1:2019:en. Verkkokaupasta standardin lataaminen on maksuton.

    Miksi pyytäisin Eurooppa-normin mukaisen verkkolaskun?

    Laskun loppusumma ja arvonlisäveron määrä on tarkistettu yhteisellä säännöstöllä, jolloin lasku hylätään jo verkkolaskun välittäjällä, jos laskussa on puutteellinen tietosisältö. Parempi laskun tietosisältö mahdollistaa laskun tietojenkäsittelyn myös muissa taloushallinnon prosesseissa.

    Mitä tietoja myyjästä ja ostajasta tulee olla laskulla?

    Pakollisia merkintöjä (AVL 209 e §) laskussa ovat myyjän ja ostajan arvonlisäverotunniste (FI+Y-tunnus ilman väliviivaa), myyjän ja ostajan nimi, myyjän ja ostajan osoite. Valtiolle tulevissa verkkolaskuissa on oltava arvonlisäverotunnisteen lisäksi myyjän Y-tunnus.

    Mitä tietoja tuotteesta tai palvelusta tulee olla laskulla?

    Laskun tietosisältövaatimukset ovat katsottavissa Verohallinnon verkkosivuilta. Vanhoissa verkkolaskuissa puuttui usein laskuriviltä tuotteen nimi ja veroton yksikköhinta. Eurooppa-normin mukaisissa laskuissa pitää olla myös verokoodi, joka löytyy CEFin sivuilta.’

    Miksi Eurooppa-normi tulee ottaa käyttöön?

    Laskun vastaanottajalla on oikeus pyytää lähettäjältä Eurooppa-normin mukaista verkkolaskua. Tämä koskee sekä julkishallintoa että yrityksiä. Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja voit lähettää myös Eurooppaan, sillä kaikkien julkishallintojen on vastaanotettava sen mukaisia verkkolaskuja. Eurooppaan lähetettäessä laskun on oltava kansainvälistä verkkolaskuformaattia, kuten PEPPOL-verkon tukemaa UBL-formaattia.

    Miksi Eurooppa-normi tulee ottaa käyttöön?

    Kansallinen Verkkolaskulain 4§ antaa laskun vastaanottajalle mahdollisuuden pyytää verkkolaskua laskun lähettäjältä. Tällöin verkkolaskun tulee olla Eurooppa-normin mukainen. Oikeus pyytää Eurooppa-normin mukaista laskua koskee sekä julkishallintoa että yrityksiä.

    Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja voit myös lähettää Eurooppaan, koska kaikkien julkishallintojen on otettava sen sisältöisiä verkkolaskuja vastaan. Eurooppaan lähetettäessä laskun formaatti tulee olla kansainvälistä verkkolaskuformaattia kuten PEPPOL verkon tukema UBL.

    Voinko lähettää Eurooppa-normin mukaisen koontilaskun?

    Laskua, joka sisältää useamman tilauksen tai sopimuksen, ei voi lähettää Eurooppa-normin mukaisena. Jos ostaja vaatii koontilaskua, sovi silloin verkkolaskun tietosisällöstä hänen kanssaan erikseen. Näitä laskuja ei merkitä Eurooppa-normin mukaisiksi laskuiksi.

    Mistä löytyy ALV-lain mukaiset laskumerkintävaatimukset?

    Vaatimukset laskumerkinnöistä löytyvät Veron syventävistä ohjeista.

    Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa >

    Mitä erityisvaatimuksia valtiota laskuttaessa on huomioitava?

    Jos ostaja eli laskun vastaanottaja on ilmoittanut joko tilaus- tai sopimusnumeron, tulee ne laskulla ilmoittaa. Laskun tulee myös vastata Arvonlisäverolain laskun tietosisältömäärityksiä.

    Lisätietoja löytyy julkishallinnon täsmentävästä ohjeesta verkkolaskun tietosisällöstä sekä Veron verkkosivuilta.

    Julkishallinnon täsmentävä ohje direktiiviin 2014/55 EU ja lakiin hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) >

    Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa >

    LUE LISÄÄ EUROOPPA-NORMISTA