Hyppää sisältöön


Verkkolaskutus

Verkkolasku on edellytys taloushallinnon automatisoinnille.

Valtiolle saapuvista laskuista
92%
on verkkolaskuja
  • Valtio vastaanottaa vain verkkolaskuja, ja valtion virastoilla on valmius myös lähettää niitä.

    Valtiokonttori ylläpitää ohjeita siitä, miten lähetät verkkolaskun valtiolle ja miten toimit, kun haluat vastaanottaa laskusi valtion virastoilta sähköisenä.

    Tutustu verkkolaskudirektiiviin liittyvään julkishallinnon soveltamisohjeeseen sekä laskun vähimmäistietosisältöön välilehdellä Laki sähköisestä laskutusta ja laskun vähimmäistietosisältö.

  • Mitä?

    Valtio vastaanottaa vain verkkolaskuja. Verkkolaskujen mukana voit lähettää myös liitteitä. Laskulla tulee olla riittävät ja oikeat tiedot, jotta laskun käsittelyä voidaan automatisoida. Laskun sisältövaatimuksista on kerrottu tarkemmin välilehdellä Laskun vähimmäistietosisältö ja verkkolaskudirektiivi.

    Valtio ei vastaanota sähköpostin liitteenä lähetettävää laskua.

    Tavoitteena on, että vuoden 2019 loppuun mennessä valtiolle tulevista laskuista 95 % on verkkolaskuja. Valtiolta lähtevissä laskuissa tavoite on 36 %.

  • Miten?

    Jos sinulla ei ole järjestelmää verkkolaskun tekemiseen, voit tehdä verkkolaskun Handi-toimittajaportaalin, Postin Verkostopalvelun tai Baswaren Supplier -portaalin kautta. Baswaren Supplier -portaalin käyttö päättyy vuoden 2020 lopussa.

    Handi-toimittajaportaali

    Jos käytössänne ei ole järjestelmää, jolla tuottaa verkkolaskuja, voitte käyttää laskujen tekemiseen ja lähettämiseen valtion tarjoamaa Handi-toimittajaportaalia.

    Portaalin käytön aloittamiseksi teidän tulee olla yhteydessä viraston yhteyshenkilöön tai ostajaan ja ilmoittaa viraston yhteyshenkilölle tai ostajalle sähköpostiosoite, johon portaalikutsu lähetetään. Jatkossa tämä sähköpostiosoite toimii teidän omana pääkäyttäjätunnuksena ja sillä voitte luoda uusia käyttäjätunnuksia portaaliin.

    Virasto, jolle olette lähettämässä laskua, luo Handipalveluun toimittajakutsun, jolle Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (jäljempänä Palkeet) suorittaa teknisen tarkastuksen ennen teille lähettämistä. Saatte sähköpostiviestissä kirjautumislinkin ja lisätietoja toimittajaportaalista.

    Mikäli olette täysin uusi toimittaja valtiolle, toimittajaportaaliin rekisteröitymisen yhteydessä kysymme teiltä yrityksenne tiedot, jotka teidän tulee täydentää ja palauttaa Palkeisiin. Lopullisen kirjautumislinkin toimittajaportaaliin saatte, kun Palkeet on tallentanut toimittajatietonne taloudenohjausjärjestelmään.

    Postin Verkostopalvelu

    Postin Verkostopalvelu on tarkoitettu pienyrittäjien asiointikanavaksi. Palvelua voi käyttää kaikilla tunnetuilla selaimilla.

    Verkostopalvelua voivat käyttää vain suomalaiset yritykset ja yhteisöt, joilla on y-tunnus. Yrityksen tai yhteisön nimenkirjoitusoikeutettu tunnistautuu palveluun omalla verkkopankkitunnuksella tai mobiilivarmenteella.

    Verkkolaskun lähettäminen valtion virastoille on maksutonta, mutta palvelun käyttöönotto edellyttää, että palvelun asiointitilille tallennetaan vähintään 10 euroa.

    Verkostopalveluun kirjautuminen ja palvelun käyttöön liittyvät ohjeet sekä opetusvideot löytyvät Postin verkostopalvelun omalta sivustolta.

    Postin Verkostopalveluun >

    Baswaren Supplier Portal

    Maksutonta Baswaren Supplier-portaalia voi käyttää Firefox- ja Internet Explorer -selaimilla. Palvelun käyttöönotto edellyttää rekisteröitymistä. Rekisteröityäkseen suomalaiset yritykset tarvitsevat y-tunnuksen. Jos olet laskuttamassa ilman y-tunnusta, pyydä ohjeita portaalin käyttöönottoon Palkeista.

    Huomioi rekisteröintipyynnön tekemisen yhteydessä, että valtion virastot löytyvät asiakasvalinnasta Valtionhallinto -organisaation alta. Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet hyväksyy rekisteröintipyynnöt 1–2 työpäivän kuluessa siitä, kun pyyntö on tullut heille.

    Baswaren Supplier Portal soveltuu suomalaisten laskuttajien lisäksi myös ulkomaisille yrityksille. Palvelussa on tuettuna useita laskuttavia maita ja kieliversioita. Käyttöohje toimittajille (Basware) >

    Neuvontaa Palkeista

    Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet tarjoaa toimittajille neuvontaa portaalin käytössä.

    • puhelin: 029 556 3700 (puhelun hinta on pvm/mpm)
    • sähköposti: verkkolaskutus(at)palkeet.fi

    Baswaren Supplier -portaliin >

  • Verkkolaskuosoitteet

    Alla olevan linkin takana ovat valtion virastojen verkkolaskujen vastaanotto-osoitteet.

    Virastojen_verkkolaskuosoitteet>

    Valtion verkkolaskuosoitteiden rakenne on seuraava:

    Verkkolaskuosoite: Viraston OVT-tunnus
    OVT-tunnus: Viraston OVT-tunnus
    Välittäjätunnus: E204503 (OpusCapita Solutions)

  • Mitä?

    Valtion virastoilla on valmius lähettää verkkolaskuja yrityksille. Kuluttajana voit vastaanottaa e-laskuja muun muassa liikenne- ja viestintävirasto Traficomin ajoneuvoveroista ja radiotaajuusmaksuista sekä Verohallinnon veroista. Myös muut valtion virastot tarjoavat e-laskua.

    Valtio ei lähetä laskuja sähköpostin liitteenä.

  • Yritysasiakas

    Jos haluat siirtyä paperilaskun sijasta verkkolaskuun, ole yhteydessä laskuttavaan virastoon.

    Voit pyytää sähköisenä myös liitteellisen laskun, jos käytät välittäjänä pankkia ja ilmoitat laskuttavalle virastolle liitteen vastaanottovalmiudesta. Muussa tapauksessa saat liitteellisen laskun paperipostissa.

  • Kuluttaja-asiakas

    E-lasku on helppo ja virheetön tapa maksaa lasku ajasta ja paikasta riippumatta. E-lasku on myös ilmastoystävällisempi tapa laskuttaa kuin paperilasku.

    Saat e-laskun käyttöön tilaamalla sen oman verkkopankkisi kautta. Verkkopankista löytyy lista laskuttajista, joilla on valmius lähettää e-laskuja. E-laskun tilaamisen yhteydessä valtiolla käytetään tunnistustietona henkilötunnusta.

    Kun tilaat paperilaskun sijaan e-laskun, laskun tiedot saapuvat verkkopankkiisi automaattisesti. Jos haluat, saat ilmoituksen laskun saapumisesta verkkopankin lisäksi sähköpostiin tai tekstiviestillä. Verkkopankissa tarkistat laskun tiedot ja tarvittaessa hyväksyt ne. E-laskut arkistoituvat automaattisesti verkkopankkiisi. Halutessasi voit myös asettaa esimerkiksi säännölliset laskut menevän maksuun automaattisesti.

  • Laskun vähimmäistietosisältö

    Laskulla tulee olla riittävät ja oikeat tiedot, jotta lasku voidaan käsitellä automaatiota hyödyntäen. Laskun tulee täyttää Verohallinnon ohjeen mukaiset Laskuvaatimukset arvonlisäverotuksessa. Lisäksi laskulla tulee olla tilausnumero, sopimusnumero, tiliöintiviite tai työmaatieto, jos asiakas on ilmoittanut kyseisen tiedon.

    Puutteelliset laskut palautamme maksamattomana.

    Laskulla pitää olla lisäksi asiakkaan erikseen ilmoittamat yhteyshenkilö- ja lisätiedot laskun käsittelyn sujuvoittamiseksi vastaanottajalla.

  • Tilausnumero

    Tilausnumerolla lasku voidaan automaattisesti kohdistaa laskujenkäsittelyjärjestelmässä tilaukseen. Siksi on tärkeää, että laskulla välitetään laskun vastaanottavan viraston ilmoittama tilausnumero. Tilausnumeron lisäksi laskulla pitää olla asiakkaan ja laskuttajan yhteyshenkilön nimi.

    Tilausnumeron ensimmäiset merkit ovat V1. Tilausnumero on laskutasoinen tieto ja laskulla saa olla vain yhden tilauksen tiedot. Tilausnumeron yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa.

    Tilausnumero välitetään laskulla ensisijaisesti kentässä ”tilausnumero” (Finvoice XML:ssä OrderIdentifier).  Poikkeustilanteessa asiakkaan kanssa voi sopia tiedon välittämisestä ”ostajan viite/viitteenne” kentässä (Finvoice XML:ssä BuyerReferenceIdentifier).

    Tilausnumeron on oltava verkkolaskun visuaalisen kuvan lisäksi laskusta muodostetussa XML-tiedostossa. Laskun automaattinen kohdistaminen tilaukseen tapahtuu laskun XML:ssä olevan tilausnumeron perusteella. Laskun kuvalta kohdistusta ei voi tehdä.

  • Sopimusnumero

    Sopimusnumerollinen lasku voidaan automaattisesti kohdistaa laskujenkäsittelyjärjestelmässä ennalta tallennettuun sopimukseen. On tärkeää, että laskulla välitetään laskun vastaanottavan viraston ilmoittama sopimusnumero. Sopimusnumeron lisäksi laskulla on oltava asiakkaan ja laskuttajan yhteyshenkilön nimi.

    Sopimusnumeron ensimmäiset merkit ovat aina VSK1. Sopimusnumero on laskukohtainen ja laskulla saa olla vain yhden sopimuksen tiedot. Sopimusnumeron yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa.

    Sopimusnumero tulee välittää ensisijaisesti kentässä ”sopimusnumero” (Finvoice XML:ssä AgreementIdentifier). Jos kyseinen kenttä ei ole käytössä laskutusjärjestelmässä, voi sopimusnumeron välittää poikkeustapauksissa kentässä ”ostajan viite/viitteenne” (Finvoice XML:ssä BuyerReferenceIdentifier).

    Sopimusnumeron on oltava verkkolaskun visuaalisen kuvan lisäksi laskusta muodostetussa XML-tiedostossa. Laskun automaattinen kohdistaminen sopimukseen tapahtuu laskun XML:ssä olevan sopimusnumeron perusteella. Laskun kuvalta kohdistusta ei voi tehdä.

  • Tiliöintiviite

    Tiliöintiviite on toiminnallisuus, jonka avulla lasku saa automaattisesti tiliöinnin laskujenkäsittelyjärjestelmässä olevan tiedon perusteella.

    Tiliöintiviitteen ensimmäiset merkit ovat aina TK1. Tiliöintiviite on laskukohtainen ja laskulla saa olla vain yksi tiliöintiviite. Tiliöintiviitteen yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa.

    Tiliöintiviite tulee välittää ensisijaisesti kentässä ”tiliöintiviite” (Finvoice XML:ssä  AccountDimensionText). Jos kyseistä kenttää ei ole käytössänne olevassa laskutusjärjestelmässä, voi tiliöintikoodin välittää poikkeustapauksissa kentässä ”ostajan viite/viitteenne” (Finvoice XML:ssä BuyerReferenceIdentifier). Tiliöintiviitteen lisäksi laskulla on ilmoitettava asiakkaan ja laskuttajan yhteyshenkilön nimi.

    Tiliöintiviite on oltava laskun visuaalisen kuvan lisäksi laskusta muodostetussa XML-tiedostossa.

  • Työmaatieto

    Työmaatiedolla tunnistetaan laskut, joka kuuluvat Verohallinnon rakentamiseen liittyvän tiedonantovelvollisuuden piiriin. Laskulla laskutetaan vain kyseisen työmaan laskut.

    Työmaatieto tulee välittää ensisijaisesti Finvoice XML:ssä kentässä DeliverySiteCode tai laskutusjärjestelmän tuottaman muut formaatin vastaavassa kentässä.

    Työmaatiedon merkit ovat TA-FI-ST tai TA-FI. Työmaatiedon lisäksi kyseisessä tietokentässä ei saa olla muuta tietoa.

  • Laki sähköisestä laskutuksesta (241/2019)

    Euroopan unioni on antanut direktiivin 2014/55/EU koskien Eurooppa-standardin mukaisia sähköisiä laskuja ja komission määrittelemiä sanomamuotoja kynnysarvot ylittävissä julkisissa hankinnoissa. Eurooppa-standardi on saatavissa maksutta Suomen standardisoimisliiton SFS Ry:n sivuilta.

    Lailla hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta pantiin täytäntöön sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2014/55/EU

    Laki astui voimaan valtion osalta 1.4.2019. Lain mukaan valtiolla pitää olla tällöin valmius vastaanottaa Eurooppa standardin  mukaisia verkkolaskuja myös komission määrittelemissä sanomamuodoissa (ULB 2.1 ja Cross Industry Invoice D16B).

    UBL:n ja CII:n lisäksi valtiolla on valmis vastaanottaa verkkolaskuja myös yleisesti tunnetuissa muissa sanomamuodoissa.

    Laki sähköisestä laskusta > 

     

  • Julkishallinnon soveltamisohje

    Julkishallinto on antanut täsmentävän ohjeen direktiivissä 2014/55/EU ja laissa hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) kuvatusta verkkolaskun Eurooppa-standardin tietosisältömallista. Ohjeeseen on koottu ne tietoelementit, joita julkishallinto vaatii verkkolaskulla.

    Julkishallinnon verkkolaskun tietosisältövaatimukset>

    Julkishallinnon ohje verkkolaskujen tietosisällöstä -Englanti>

    Ohjeeseen päivitettiin heinäkuussa ALV-tunnuksen vaatimus, jos laskussa on ALV-myyntiä.

    Julkishallinnon verkkolaskujen tietosisältövaatimukset Eurooppalaisen verkkolaskumallin sisältö on päivitetty Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0 versioissa, joista on julkaistu vastaavuustaulukko Finanssialan ja Tiedon sivuilla, ohessa linkit

    Linkki Tiedon sivuille >

    Linkki Finanssialan sivuille >

    Lisätietoja Julkishallinnon soveltamisohjeesta saa osoitteesta verkkolaskutus@valtiokonttori.fi