Staten tar endast emot nätfakturor, och statens ämbetsverk har även beredskap att skicka sådana. Nätfakturering är en förutsättning för automatisering av ekonomiförvaltningen.
Staten tar endast emot nätfakturor. Staten tar inte emot fakturor som skickas som e-postbilagor.
Från och med 1.4.2021 tar staten endast emot fakturor enligt Europanormen. Läs anvisningarna för tillämpning av nätfakturadirektivet inom den offentliga förvaltningen och vilka uppgifter som krävs på fakturan på fliken Nätfakturadirektiv och Fakturans nödvändiga uppgifter. Fakturan ska ha tillräckliga och korrekta uppgifter för att kunna behandlas automatiskt.
Statskontoret tillhandahåller anvisningar för hur du skickar nätfakturor till staten och hur du ska gå till väga om du vill ta emot dina fakturor från statliga ämbetsverk i elektroniskt format.
Staten tar endast emot nätfakturor. Du kan även skicka bilagor med nätfakturorna. Fakturan ska ha tillräckliga och korrekta uppgifter för att staten ska kunna automatisera hanteringen av fakturan. Mer information om kraven på fakturans innehåll finns på fliken Fakturans nödvändiga uppgifter och e-fakturadirektivet.
Staten tar inte emot fakturor som skickas som e-postbilagor.
Målet är att 95 % om fakturor som staten tar emot är nätfakturor i slutet av 2019. Även som 36 % av fakturor som staten skickar ska vara nätfaktoror.
Om du fakturerar ett statligt ämbetsverk och inte har ett system för att skicka nätfakturor, kan du sammanställa fakturan via Handi Supplier Portal, Postens Nätverkstjänst eller Baswares Supplier Portal.
Handi Supplier Portal
Om ni inte har något system som genererar e-fakturor, kan ni använda leverantörsportalen Handi som staten tillhandahåller för att skapa och skicka en e-fakturor.
För att kunna ta portalen i bruk ska ni först ta kontakt med ämbetsverkets kontaktperson eller köpare och uppge e-postadressen till vilken inbjudan till portalen ska skickas till ämbetsverkens kontaktperson eller köpare. E-postadressen fungerar därefter som er administratörskod och kan användas för att skapa nya användarkoder till portalen.
Det ämbetsverk till vilket ni ska skicka en faktura skapar en leverantörsinbjudan i Handi som Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (nedan Palkeet) granskar tekniskt innan den skickas ut. Ni får en inloggningslänk och mer information om leverantörsportalen per e-post.
Om ni är en helt ny leverantör för staten frågar vi efter företagets uppgifter i samband med registreringen i portalen. Fyll i uppgifterna och returnera dem till Palkeet. Ni får en slutgiltig inloggningslänk till portalen efter att Palkeet har lagrat era leverantörsuppgifter i ekonomistyrningssystemet.
Postens Nätverkstjänst är avsedd för småföretagare. Tjänsten kan användas med alla kända webbläsare.
Endast finländska företag och sammanslutningar som har FO-nummer kan använda nätverkstjänsten. En person med rätt att teckna företagets eller sammanslutningens firma identifierar sig i tjänsten med egna nätbankskoder eller mobilcertifikat.
Att skicka en nätfaktura till ett statligt ämbetsverk kostar ingenting, men för att kunna ta tjänsten i bruk måste man spara minst en euro på tjänstens konto.
Anvisningar om hur man loggar in i nätverkstjänsten och hur man använder den samt instruktionsvideor finns på Postens egna sidor om nätverkstjänsten.
Den avgiftsfria tjänsten Baswaren Supplier Portal kan användas med webbläsarna Firefox och Internet Explorer. Du måste registrera dig för att ta tjänsten i bruk. Finländska företag måste ha FO-nummer för att kunna registrera sig. Om du vill fakturera utan FO-nummer, begär information från Palkeet om hur du ska ta portalen i bruk.
När du gör registreringsbegäran ska du lägga märke till att statens ämbetsverk finns under organisationen Statsförvaltningen. Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning Palkeet godkänner begäran om registrering inom 1–2 arbetsdagar efter att begäran inkommit.
Baswares Supplier Portal lämpar sig för såväl finländska fakturerare som utländska företag. Tjänsten stöder fakturering från många länder och finns i många språkversioner. Anvisningar för leverantörer (Basware) >
Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet ger leverantörer anvisningar för användningen av portalen.
Under länken nedan finns de statliga ämbetsverkens mottagaradresser för nätfakturor.
Ämbetsverkens nätfakturaadresser (Excel, på finska) >
Statskontorets nätfakturaadresser för olycksfall i arbetet och i militärtjänst >
Nätfakturaadress: Ämbetsverkets EDI-kod
EDI-kod: Ämbetsverkets EDI-kod
förmedlarkod: E204503 (OpusCapita Solutions)
Statens e-fakturaoperatör är OpusCapita Solutions.
Statens ämbetsverk kan skicka elektroniska fakturor till sina kunder.
Fakturor till företag skickas i regel som nätfaktura, men företagen kan också ta emot fakturor i tjänsten Suomi.fi-meddelanden. Staten erbjuder konsumenter flera sätt att ta emot elektroniska fakturor. Konsumenter kan ta emot fakturor i brevlådan i Suomi.fi-meddelanden, i Postens tjänst OmaPosti och som e-faktura i sin nätbank.
Staten skickar inga fakturor som e-postbilagor.
Vad?
Statens ämbetsverk kan skicka elektroniska fakturor till sina kunder.
Fakturor till företag skickas i regel som nätfaktura, men företagen kan också ta emot fakturor i tjänsten Suomi.fi-meddelanden. Staten erbjuder konsumenter flera sätt att ta emot elektroniska fakturor. Konsumenter kan ta emot fakturor i brevlådan i Suomi.fi-meddelanden, i Postens tjänst OmaPosti och som e-faktura i sin nätbank.
Staten skickar inga fakturor som e-postbilagor.
Företagskund
Om du tar emot fakturor från staten och vill byta från pappersfaktura till nätfaktura, kontakta det fakturerande ämbetsverket.
Du kan även be det fakturerande ämbetsverket om en faktura med bilagor. Om du använder en bank som förmedlare och ditt företag har ingått ett avtal med banken om förmedling av bilagor ska du meddela det fakturerande ämbetsverket att du kan ta emot bilagor. I annat fall får du fakturan med bilagor per post.
Elektronisk faktura är ett enkelt och problemfritt sätt att betala fakturor oberoende av tid och plats. Det är också ett mer klimatvänligt sätt att fakturera än att använda pappersfaktura.
När du aktiverar tjänsten Suomi.fi-meddelanden får du din faktura elektroniskt i de e-tjänster som använder Suomi.fi-meddelanden. Då får du inte längre hem papperspost. Mer information om hur du aktiverar tjänsten Suomi.fi-meddelanden finns på Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas webbplats Suomi.fi.
Du kan också ta emot dina fakturor elektroniskt i Postens tjänst OmaPosti. Du aktiverar OmaPosti genom att registrera dig som kund i Postens konsumenttjänst.
Du aktiverar e-fakturering genom att beställa det via din nätbank. I nätbanken finns en lista på fakturerare som kan skicka e-fakturor. Vid beställning av e-faktura identifierar staten beställaren med personbeteckning.
Då du beställer e-faktura i stället för pappersfaktura, skickas fakturauppgifterna automatiskt till din nätbank. Om du vill kan du också få ett e-post- eller textmeddelande då fakturan har anlänt till nätbanken. I din nätbank kontrollerar du fakturans uppgifter och godkänner dem vid behov.
Om du vill kan du också ställa in automatisk betalning för till exempel regelbundna fakturor. Du kan ta emot e-fakturor bland annat för transport- och kommunikationsverket Traficoms fordonsskatter och radiofrekvensavgifter samt Skatteförvaltningens skatter. Andra statliga ämbetsverk erbjuder också e-fakturering.
Fakturan ska ha tillräckliga och korrekta uppgifter för att kunna behandlas automatiskt. Fakturan ska uppfylla Skatteförvaltningens faktureringskrav vid mervärdesbeskattning. På fakturan ska också anges ordernummer, avtalsnummer, konteringsreferens och arbetsplatsuppgift, om kunden har meddelat dessa uppgifter.
Bristfälliga fakturor returneras obetalda.
Fakturan ska dessutom innehålla de uppgifter om kontaktperson och tilläggsuppgifter som kunden meddelat för att göra fakturahanteringen smidigare hos mottagaren.
Med ordernumret kan fakturan automatiskt riktas till beställningen i fakturahanteringssystemet. Därför är det viktigt att det ordernummer som det mottagande ämbetsverket meddelar förmedlas med fakturan. Förutom ordernumret måste kundens och fakturerarens kontaktpersoners namn anges på fakturan.
Ordernumrets första tecken är V1. Ordernumret är en uppgift på fakturanivå och fakturan får innehålla uppgifterna för endast en beställning. I anslutning till ordernumret får inte förekomma andra uppgifter.
Ordernumret ska i första hand förmedlas i fältet ”ordernummer” (i Finvoice XML OrderIdentifier). I undantagsfall kan man avtala med kunden om att informationen ska förmedlas i fältet ”köparens referens/er referens” (i Finvoice XML BuyerReferenceIdentifier).
Beställningsnumret ska framgå av både fakturans visuella format och en XML-fil som genereras av fakturan. Fakturan riktas automatiskt till rätt beställning utgående från det ordernummer som anges i XML-filen. Inriktningen kan inte göras utgående från det visuella formatet.
En faktura med avtalsnummer kan automatiskt riktas in mot ett på förhand sparat avtal i fakturahanteringssystemet. Det är viktigt att det avtalsnummer som det mottagande ämbetsverket meddelar förmedlas med fakturan. Förutom avtalsnumret måste kundens och fakturerarens kontaktpersoners namn anges på fakturan.
De första tecknen i avtalsnumret är alltid VSK1. Avtalsnumret är fakturaspecifikt och fakturan får innehålla uppgifter för endast ett avtal. Andra uppgifter får inte förekomma tillsammans med avtalsnumret.
Avtalsnumret ska i första hand förmedlas i fältet ”avtalsnummer” (i Finvoice XML AgreementIdentifier). Om fältet i fråga saknas i faktureringssystemet kan avtalsnumret undantagsvis förmedlas i fältet ”köparens referens/er referens” (i Finvoice XML BuyerReferenceIdentifier).
Avtalsnumret ska framgå av både fakturans visuella format och en XML-fil som bildas av fakturan. Fakturan riktas automatiskt in mot rätt avtal utgående från det avtalsnummer som anges i XML-filen. Inriktningen kan inte göras utgående från det visuella formatet.
Konteringsreferensen är en funktion som automatiskt konterar fakturan enligt de uppgifter som finns i faktureringshanteringssystemet.
De första tecknen i konteringsreferensen är alltid TK1. Konteringsreferensen är fakturaspecifik och fakturan får endast ha en konteringsreferens. Andra uppgifter får inte förekomma tillsammans med konteringsreferensen.
Konteringsreferensen ska i första hand förmedlas i fältet ”konteringsreferens” (i Finvoice XML AccountDimensionText). Om fältet i fråga saknas i ert faktureringssystem kan konteringsreferensen undantagsvis förmedlas i fältet ”köparens referens/er referens” (i Finvoice XML BuyerReferenceIdentifier). Utöver konteringsreferens ska fakturan innehålla namnet på kundens och fakturerarens kontaktpersoner.
Konteringsreferensen ska framgå av både fakturans visuella format och en XML-fil som bildas av fakturan.
Med arbetsplatsuppgifter identifieras fakturor som omfattas av Skatteförvaltningens skyldighet att lämna uppgifter om byggande. Med fakturan faktureras endast fakturor för arbetsplatsen i fråga.
Arbetsplatsuppgiften ska i första hand förmedlas i Finvoice XML:s fält DeliverySiteCode eller motsvarande fält i annat format som faktureringssystemet bildar.
Arbetsplatsuppgiftens tecken är TA-FI-ST eller TA-FI. I fältet för arbetsplatsuppgift får inga andra uppgifter förekomma.
Europeiska unionen har gett direktivet 2014/55/EU gällande elektroniskt fakturering enligt en semantisk modell och meddelandeformat fastställda av kommissionen för offentliga upphandlingar som överskrider vissa tröskelvärden. Den semantiska modellen finns tillgänglig utan kostnad på Finlands Standardiseringsförbund SFS rf:s webbplats.
Gällande den nationella tillämpningen om e-fakturadirektivet bereds för närvarande en lag som för statens del träder i kraft den 1 april 2019. Enligt lagen måste staten då ha beredskap att ta emot nätfakturor enligt den semantiska modellen även i de meddelandeformat som fastställts av kommissionen (ULB 2.1 och Cross Industry Invoice D16B).
Förutom UBL och CII har staten även beredskap att ta emot nätfakturor i andra allmänt kända meddelandeformat.
Den offentliga förvaltningen har gett en preciserande anvisning för innehållet i nätfakturor enligt den semantiska modell som föreskrivs i direktivet 2014/55/EU. I anvisningen sammanställs de dataelement som den offentliga förvaltningen har preciserat.
Den offentliga förvaltningens tillämpningsanvisning på finska >
Innehållet i den semantiska modellen har publicerats i Finvoice 3.0- och TEAPPSXML 3.0-version, för vilka en motsvarighetstabell har publicerats på Finanssialas och Tietos sidor, länkar nedan
Mer information om den offentliga förvaltningens tillämpningsanvisning fås via adressen verkkolaskutus@valtiokonttori.fi
