Hyppää sisältöön

Hankintatoimi ja menojen käsittely

Julkista hankintatoimea kehitetään yhdessä #julkisethankinnat

  • Valtion organisaatiot hankkivat tuotteita ja palveluita noin kuuden miljardin euron arvosta. Yhteiset hyvät käytännöt takaavat sen, että hankintoja tehdään yhdenmukaisesti ja tehokkaasti. Suomi on avoimen hallinnon edelläkävijämaa myös hankinnoissa: Jokainen kansalainen voi seurata verorahojen käyttöä ja selvittää hankintojen taustoja avoimen datan myötä.

    Valtiokonttori tarjoaa hankintatoimen muun muassa ohjaamiseen, kehittämiseen ja seurantaan liittyviä palveluita lähinnä valtionvirastojen käyttöön. Erityisen tärkeää on yhteistyö muiden valtion yhteisten palvelujen tuottajien, kuten Hanselin ja Palkeiden kanssa. Mikäli työskentelet valtionhallinnossa julkisten hankintojen parissa, ota rohkeasti selvää valtionhankintojen parissa toimivista verkostoista ja tule mukaan. Palveluesittelyistä ja välilehdiltä löydät kiinnostavia verkostoja, jotka saattavat auttaa sinuakin.

  • Sujuvat hankinnat -työpajat

    Vuoden 2024 Sujuvat hankinnat -työpajat järjestetään alla olevan aikataulun mukaisesti. Työpajat järjestetään valtionhallinnon hankintatoimen asiantuntijoille ja työpajojen pituus on noin 2,5 tuntia.

    Työpajoissa käsitellään hankintatoimen, menojen käsittelyn ja taloushallinnon ajankohtaisia asioita ulkopuolisten asiantuntijoiden ja Valtiokonttorin viestimänä. Lisäksi työpajoissa työskennellään vuorovaikutteisesti hankintayksiköiden näkemystä edellyttävien teemojen parissa. Tervetuloa mukaan!

    Seuraavat työpajat​

    • 13.3.2024 klo 13-16​
    • 23.4.2024 klo 9-12​
    • 5.6.2024 klo 12-15​

     

  • Lukuvinkkejä

    Tälle sivulle päivitetään kiinnostavia uutisia ja artikkeleja, jotka käsittelevät jollakin tavalla julkishallintoa ja hankintatoimea.

    Ulla Tapanisesta Vuoden Logistikko ja Hankinta-Suomesta Vuoden Hankintahanke >

    Mielipide: Julkisen sektorin kilpailutuksilla elinkaarikustannukset näkyviin>

  • Hankinta-Suomi

    Hankinta-Suomen avulla edistetään julkisiin hankintoihin käytettävien varojen yhteiskunnallista vaikuttavuutta sekä julkisen talouden kestävyyttä. Julkisten hankintojen strateginen foorumi kokoaa yhteen niin valtionhankintojen kuin kuntahankintojen edustajia. Osana kansallisen hankintastrategian valmistelua ja verkostomaisen yhteistyön puitteissa hankintojen ammattilaiset ovat kartoittaneet Suomen julkisten hankintojen nykytilaa, työstäneet keskeisiä kehittämiskohteita ja laatineet toimenpide-ehdotuksia, jotka on julkaistu kattavana tilannekuvana.

    Julkiset hankinnat ovat merkittävä keino sekä hallitusohjelman että kuntien strategisten tavoitteiden saavuttamisessa. Tavoitteet liittyvät muun muassa:

    • ekologiseen, sosiaaliseen ja taloudelliseen vastuullisuuteen
    • innovaatioiden edistämiseen
    • strategisen johtamisen ja tietojohtamisen kehittämiseen
    • hankintaosaamisen ja -kyvykkyyksien kehittämiseen
    • markkinoiden toimivuuden parantamiseen

    Lisää tietoa osoitteesta hankinta-suomi.fi.

  • Avoin data ostolaskutiedoista

    Aineisto koostuu Tutkihankintoja.fi-sivuston valtion ostolaskudatasta. Aineistoon kuuluvat kaikki valtion hankintoihin liittyvät ostolaskut vuoden 2016 alusta alkaen. Poikkeuksen muodostavat Suojelupoliisi, Rajavartiolaitos, Poliisihallitus sekä puolustusministeriön hallinnonala, joiden hankinnat eivät ole mukana aineistossa.

    Palvelun tiedot ovat peräisin valtion osalta valtion ostolaskujärjestelmästä (Handi), josta ne kopioidaan palveluun joka viikko. Tämä tarkoittaa sitä, että laskut ovat jo ehtineet kiertää tarkastus- ja hyväksymiskierrot. Mikäli laskuille on tämän jälkeen tehty korjauksia kirjanpitojärjestelmässä tai ne on poistettu kirjanpidosta, ei tieto enää korjaannu tähän palveluun.

  • Toimittajahallinta

    Valtio on houkutteleva sopimuskumppani, sillä valtio on yhteistyökumppanina avoin, tasapuolinen ja ammattimainen. Valtion hankinnoista on poistettu turha byrokraattisuus, ja hankintaprosessi on mahdollista toteuttaa sujuvalla tavalla.

    Virastojen ohjeistaminen toimittajayhteistyöhön

    Valtio tarjoaa toimittajilleen koulutus-, viestintä- ja tapahtumapalveluita osana pitkäjänteistä yhteistyötä. Valtio on yhteistyökumppanina kiinnostunut toimittajien näkemyksistä ja kehittämistarpeista valtion hankintatoimeen liittyen. Erityisen huomion kohteena on toteuttaa hankinnat vastuullisesti sekä riittävän pienissä osissa, jotta myös pienillä ja keskisuurilla yrityksillä on nykyistä suuremmat mahdollisuudet osallistua kilpailutuksiin.

    Valtiokonttorin tehtävänä on ohjeistaa ja opastaa virastoja sujuvaan toimittajayhteistyöhön ja tämän kehittämiseen. Toimittajayhteistyö kattaa muun muassa seuraavat kysymykset:

    • Kuinka virastot ohjeistavat toimittajahallintaan?
    • Mitä kaikkea virastojen pitää ottaa huomioon toimittajaseurannassa?
    • Kuinka esimerkiksi sopimusehtoja seurataan?
    • Kuinka toimittajat ottavat valtion yhteisen Handi-palvelun toimittajaportaalin käyttöön?

    Toimittajan vakuutus pakotteista ja sopimusehtojen täydentäminen (malli) >

  • Hankintaneuvonta

    Julkisten hankintojen neuvontayksikkö (JHNY) palvelee hankintayksiköitä julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissä. Neuvontayksikkö ylläpitää verkkosivuja hankinnat.fi ja upphandling.fi.

    Toimittajille neuvontapalveluita tuottavat mm. Suomen yrittäjät. Hankintaneuvonnan tarkoituksena on

    • saada hankintayksiköt pyytämään tarjouksia siten, että pk-yritykset voivat jättää tarjouksia,
    • saada pk-yritykset aktivoitua jättämään tarjouksia julkisiin hankintoihin ja
    • kehittää hankintayksiköiden ja tarjoajien välistä vuoropuhelua.
  • Ohjevideoita

  • Tilaaminen Handi-palvelussa

    Handi-palvelun kautta pystyy tekemään tilauksia valitsemalla tuote/tuotteet katalogista, toimittajan PunchOutista, vapaatekstitilauksena tai tilaussuunnitelmaa hyödyntämällä. Handi-palvelussa valittavissa olevien eri tilaustapojen käyttöön on yksityiskohtaiset ohjeet Tiimerin työtilasta, Handi työtila kaikkien virastojen käyttöön.

  • Menojen käsittely

    • Menojen käsittely on valtion taloushallinnossa työllistävin yksittäinen prosessi. Valtiolla käsitellään yli miljoona ostolaskua vuosittain. Menojen käsittely sisältää toimittajien perustietojen ylläpidon, menotositteiden käsittelyn, maksatuksen sekä menotiliotteiden käsittelyn.

      Valtiolla menojen käsittelyä kehitetään lisäämällä automaatiota ja keskittämällä taloushallinnon tehtäviä palvelukeskukseen. Myös verkkolaskujen määrän kasvattaminen on tärkeä osa menojen käsittelyn sujuvoittamista – valtio ei vastaanota paperilaskuja, vaan laskut tulee toimittaa sähköisessä muodossa.

      Automatisointi tapahtuu keskittämällä tilaukset valtiolla yhteisesti käytössä olevan Handi-palvelun tilaustenhallinnan tehtäväksi.

      Kirjanpitoyksiköissä menojen käsittelyn automatisointiastetta voidaan nostaa

        • ottamalla käyttöön Handi-palvelun tilaustenhallinta
        • lisäämällä sopimuskohdistus ja tiliöintikoodi -toiminnallisuuksien käyttöä.

      Sopimuskohdistus
      Sopimuskohdistuksen ansiosta säännöllisesti toistuvat suoritukset voidaan käsitellä automaattisesti silloin, kun lasku vastaa sopimusta. Esimerkkejä ovat kuukausittaiset vuokralaskut sekä sähkönsiirto- ja energialaskut vuositasolla.

      Sopimuskohdistuksen käyttö tehostaa merkittävästi ostolaskujen käsittelyä. Sitä käytettäessä sopimuksen tiedot ja ostolasku voidaan kohdentaa automaattisesti, jolloin ostolasku ei tule kirjanpitoyksikköön käsiteltäväksi.

      Tiliöintikoodi
      Tapauksissa, joissa ei voida hyödyntää Handi-palvelua tai sopimuskohdistusta, käytetään valtion laskutuksessa tiliöintikoodia manuaalisen työn minimoimiseksi.

      Tiliöintikoodi-toiminnallisuus on tarkoitettu käytettäväksi toistuvissa laskuissa, joiden tiliöinnit säilyvät samoina, mutta laskutettavat summat vaihtelevat. Esimerkkejä tällaisista laskuista ovat puhelinlaskut, käännöspalvelulaskut ja ateriatukilaskut.

      Tiliöintikoodin käyttö tehostaa ostolaskujen käsittelyä, koska sitä käytettäessä ostolasku saa automaattisesti tiliöintikoodin mukaisen tiliöinnin.

       

      Perustietojen ylläpito
      Perustietojen ylläpidossa tavoitteena on, että perustiedot tallentuvat mahdollisimman automaattisesti ostolaskun sisäänluvun yhteydessä. Mahdolliset puuttuvat perustiedot tallennetaan Palkeissa.

      Menotositteiden käsittely
      Menotositteita voidaan käsitellä automaattisesti Handi-palvelun tilaustenhallintaa hyödyntämällä. Jos Handia ei voida hyödyntää, käytetään ensisijaisesti sopimuskohdistusta ja vasta viimeisenä vaihtoehtona tiliöintikoodia. Lue lisää otsikon ”Menojen käsittelyn automatisointi” alta.

      Maksatus
      Maksatuksen tavoitteena on maksuaineistojen lähetyksen automatisointi mahdollisimman pitkälle. Automatisointi toteutetaan hyödyntämällä maksuliikejärjestelmien ajastustoimintoja. Mikäli maksuaineistojen lähettämistä ei voida automatisoida, on kirjanpitoyksikön pyydettävä Valtiokonttorilta poikkeuslupa.

      Automatisoitaessa maksuaineistojen pankkiin lähetys, maksuaineistoa käsittelevien järjestelmien, tiedonsiirtoyhteyksien ja palvelinten osalta on varmistuttava suojausmenettelyistä ja siitä, että maksuaineistot säilyvät muuttumattomana maksuaineiston luonnista pankkiin toimittamiseen asti.

      Menotiliotteiden käsittely
      Kirjanpitoyksikön menotiliotteet tulee tiliöidä mahdollisimman automaattisesti hyödyntäen maksuliikejärjestelmien toiminnallisuuksia ja tiliöintisääntöjä.

      Tiliöintisääntö määritellään sellaisille veloitustapahtumille, jotka sisältävät jonkin maksuaineistoa yksilöivän tunnistetiedon (esim. palkat, ostoreskontran SEPA-aineisto).

  • Menojen käsittelyn automatisointi

    Valtiolla menojen käsittelyä kehitetään lisäämällä automaatiota ja keskittämällä taloushallinnon tehtäviä palvelukeskukseen. Myös verkkolaskujen määrän kasvattaminen on tärkeä osa menojen käsittelyn sujuvoittamista – valtio ei vastaanota paperilaskuja, vaan laskut tulee toimittaa sähköisessä muodossa.

    Automatisointi tapahtuu keskittämällä tilaukset valtiolla yhteisesti käytössä olevan Handi-palvelun tilaustenhallinnan tehtäväksi.

    Kirjanpitoyksiköissä menojen käsittelyn automatisointiastetta voidaan nostaa

    • ottamalla käyttöön Handi-palvelun tilaustenhallinta
    • lisäämällä sopimuskohdistus ja tiliöintikoodi -toiminnallisuuksien käyttöä.

    Sopimuskohdistus
    Sopimuskohdistuksen ansiosta säännöllisesti toistuvat suoritukset voidaan käsitellä automaattisesti silloin, kun lasku vastaa sopimusta. Esimerkkejä ovat kuukausittaiset vuokralaskut sekä sähkönsiirto- ja energialaskut vuositasolla.

    Sopimuskohdistuksen käyttö tehostaa merkittävästi ostolaskujen käsittelyä. Sitä käytettäessä sopimuksen tiedot ja ostolasku voidaan kohdentaa automaattisesti, jolloin ostolasku ei tule kirjanpitoyksikköön käsiteltäväksi.

    Tiliöintikoodi
    Tapauksissa, joissa ei voida hyödyntää Handi-palvelua tai sopimuskohdistusta, käytetään valtion laskutuksessa tiliöintikoodia manuaalisen työn minimoimiseksi.

    Tiliöintikoodi-toiminnallisuus on tarkoitettu käytettäväksi toistuvissa laskuissa, joiden tiliöinnit säilyvät samoina, mutta laskutettavat summat vaihtelevat. Esimerkkejä tällaisista laskuista ovat puhelinlaskut, käännöspalvelulaskut ja ateriatukilaskut.

    Tiliöintikoodin käyttö tehostaa ostolaskujen käsittelyä, koska sitä käytettäessä ostolasku saa automaattisesti tiliöintikoodin mukaisen tiliöinnin.

    Menojen käsittelylle asetetut tavoitteet

    Mittari / tavoite

    Tavoite 2022

    Tavoite 2023

    Tavoite 2024

    Automaattisesti käsiteltyjen valtion ostolaskujen %-osuus *) 35 45 55
    Tilauksellisten valtion ostolaskujen %-osuus **) 15 20 25

    *) Laskentatapa: Automaattisella käsittelyllä tarkoitetaan 100% automaattisesti käsiteltyjä ostolaskuja. Aiemmin tunnuslukuun on sisällytetty myös ns. automaattista tiliöintiä tukevien tiliöintikoodien käyttö. Nimittäjänä käytetään valtion ostolaskujen kokonaismäärää.

    **) Nimittäjänä käytetään valtion ostolaskujen kokonaismäärää.

  • Ohjevideoita

    Asiatarkastajan tehtävät – Tärkeimmät poiminnat

    Hyväksyjän tehtävät – Tärkeimmät poiminnat