Valtionavustusten hallinnointi – Hallinnoiavustuksia.fi

Valtionapuviranomaiset ottavat verkkopalvelun käyttöön vaiheittain käyttöönottoryhmissä. Kehittämis- ja käyttöönottoprojekti alkaa noin 12-14 kuukautta ennen palvelun varsinaista käyttöönottoa. Tämänhetkinen suunnitelma käyttöönottoryhmistä ja aikataulusta on seuraava:

Syksy 2021

Palosuojelurahasto

Kevät 2022

Opetus- ja kulttuuriministeriön nuorisoasiat
ulkoministeriö
opetus- ja kulttuuriministeriö
Taiteen edistämiskeskus
Museovirasto

Syksy 2022

maa- ja metsätalousministeriö
sosiaali- ja terveysministeriö
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos

Kevät 2023

ympäristöministeriö
Asumisen rahoitus ja kehittämiskeskus
Öljysuojarahasto
työ- ja elinkeinoministeriö
maakuntien liitot

Syksy 2023

oikeusministeriö
valtiovarainministeriö
puolustusministeriö
liikenne- ja viestintäministeriö
valtioneuvoston kanslia
Kansallinen audiovisuaalinen instituutti
Kansallisarkisto
Valtiokonttori
Rajavartiolaitos

Huom: Käyttöönottoryhmissä eivät näy ne valtionapuviranomaiset, joiden käyttöönottoaikataulusta ei ole vielä sovittu.

Valtionapuviranomaisille on tarjolla erilaisia valmennuksia, tilaisuuksia ja itseopiskelumateriaaleja, jotka tukevat uusien verkkopalveluiden käyttöönottoprojekteissa.

Johdon valmennus

Valtionapuviranomaisten johtajille suunnatussa valmennuksessa tunnistetaan erilaisia muutostarpeita ja keinoja tehdä muutosta. Valmentajina toimivat valtionavustustoiminnan kehittämis- ja digitalisointihankkeen ja Valtiokonttorin asiantuntijat.

• Ajankohta: järjestetään kaksi kertaa vuodessa helmi- ja syyskuussa
• Ilmoittautuminen: joulu- ja toukokuussa
• Kesto: 1 päivä
• Paikka: läsnätilaisuus Helsingissä
• Kohderyhmä: valtionapuviranomaisten johtajat

Valmennus koostuu kolmesta osasta:

1. Hyvä hallinto: Osassa käydään läpi asiantuntijavalmennuksissa esille tulleita hyvän hallinnon kysymyksiä sekä johtajien itsensä esiin nostamia teemoja hyvästä hallinnosta. Tilaisuudessa myös alustetaan teemoihin ajankohtaisten oikeustapausten ja esim. VTV tarkastuskertomusten kautta. Tämä valmennus tukee valtioavustustoimintaan liittyvän lainsäädännön yhdenmukaisempaa tulkintaa. Lisäksi se tuo johdolle tietoon omaa tiimiään askarruttavat lakien soveltamiseen liittyvät kysymykset.
2. Muutos: Tässä osassa käydään läpi virastoissa osana käyttöönottomallia toteutettujen arviointikyselyjen tuloksia ja niiden avulla ja muutenkin tunnistetaan virastojen kehitystarpeita valtionavustustoiminnassa. Tilaisuudessa tuodaan esiin valtionavustushankkeen tunnistamia muutostarpeita valtionavustustoiminnalle. Valmennuksessa avataan myös niitä muutoksia, joita työjärjestykseen ja esimerkiksi valtionavustustoiminnan vuosikelloon olisi tarpeellista tehdä uuden toimintamallin käyttöönoton yhteydessä. Työn rytmitystä koskeva muutos on yksi edellytys sille, että valtionavustustoiminnasta saadaan sujuva ja pystytään hyödyntämään uuden järjestelmän mahdollisuuksia tehokkaasti. Tavoitteena on vähentää mekaanisia työvaiheita ja siirtää työaikaa valtionavustuksella aikaan saatujen tulosten ja vaikutusten hyödyntämiseen.
3. Keinot: Kolmannessa osassa tutustutaan erilaisiin ratkaisuihin, joita valtionapuviranomaiset ja va-hanke ovat kehittäneet aiemmin tunnistettuihin muutostarpeisiin. Tutustutaan mm. Valtiokonttorin ylläpitämiin valtionavustuspalveluihin sekä keskustellaan minkälaista johtamista muutoksen tekeminen edellyttää.

Asiantuntijavalmennus

Asiantuntijavalmennusten tavoitteena on motivoida asiantuntijoita ja lisätä heidän osaamistaan ja tietojaan uuteen toimintamalliin ja palveluihin liittyen. Valmennuksen tueksi järjestetään työvälineitä esitteleviä 45 minuutin klinikoita.

• Ajankohta: järjestetään kaksi kertaa vuodessa kevätalvella ja alkusyksystä
• Ilmoittautuminen: joulu- ja elokuussa
• Kesto: kaksi ja ½ päivää
• Paikka: kaksi läsnätilaisuutta Helsingissä ja  ½ päivän etäseminaari verkossa
• Kohderyhmä: ensisijaisesti esittelijät ja muut mm. taloustarkastuksen asiantuntijat

Valmennus koostuu viidestä osasta:

1. Hyvä hallinto: Osassa tutustutaan hyvän hallinnon periaatteisiin ja sovelletaan sitä erityisesti hakuilmoitukseen. Tavoitteena on tunnistaa kehittämiskohteita hyvän hallinnon näkökulmasta ja tunnistaa myös hyviä käytäntöjä siihen liittyen.
2. Yhteiskunnallisen vaikuttavuuden tekijät: Osassa perehdytään vaikuttavuuden taustalla olevaan ilmiölähtöiseen ajatteluun ja harjoitellaan ilmiökartan laadintaa. Samalla myös käydään kokeilemassa valtionavustusjärjestelmässä uuden haun luontia. Tavoitteena on oppia tunnistamaan ja jäsentämään oman valtionavustustoiminnan kannalta merkityksellisiä ilmiöitä ja niihin vaikuttavia tekijöitä.
3. Vaikuttavan toiminnan suunnittelu: Osassa syvennytään vaikutusketjuihin, joiden avulla on mahdollista kuvata, kuinka vaikutukset syntyvät toiminnan kautta. Harjoittelu kytkeytyy edellisellä kerralla aloitettuun ilmiökarttaan ja vie siinä aloitettua työtä eteenpäin konkreettisemmalle tasolle. Valtionavustusjärjestelmässä harjoitellaan hakuilmoituksen täyttämistä tavoitteiden osalta. Valmennuksen tavoitteena on oppia kuvaamaan valtionavustustoiminnan tavoitteita ja keinoja uudella tavalla, jonka avulla vaikuttavuus tulee paremmin esiin.
4. Tavoitteet ja toimijat: Osassa jatketaan aiemmin aloitettua vaikuttavan toiminnan suunnittelua vaikutusketjujen avulla ja laajennetaan tarkastelua myös toimijoihin ja verkostoihin, joiden toiminnan kautta vaikutukset syntyvät. Valmennuksessa käydään läpi myös arviointiin liittyviä näkökohtia.
5. Haun valmistelu: Osassa siirrytään harjoittelemaan valtionavustusjärjestelmän käyttöä hakuilmoituksen laadintaan. Teema kytketään samalla tietojohtamisen viitekehykseen. Valmennuksen aikana käydään läpi hakuilmoituksen liittyvät osat ja harjoitellaan niihin tiedon syöttämistä. Tavoitteena on kytkeä aiemmin opittu yhteen, jotta valtionavustusjärjestelmää opitaan käyttämään toimintamallin mukaisesti.

Järjestelmäkoulutus

Järjestelmäkoulutuksia järjestetään valtionapuviranomaisille sitä mukaa kun käyttöönotossa edetään eri hakujen osalta.

• Kesto: 2-3 tuntia
• Paikka: Teams-kokous verkossa
• Kohderyhmä: 

Koulutukset järjestetään usealle viranomaiselle samalla kertaa. Koulutukset on jaksotettu valtionavustusprosessin mukaan vaiheisiin. Koulutuksien sisällöt muuttuvat, kun järjestelmää kehitetään. Ennen järjestelmäkoulutuksia tarvitsemme kaikkien koulutukseen osallistuvien VIRTU-tiedot, jotta saamme tehtyä käyttäjätunnukset riittävän ajoissa ennen koulutusta.

• Hakuilmoitus: Koulutuksessa käydään läpi valtionavustusjärjestelmän perustoiminnallisuuksia Hallinnoiavustuksia.fi-palvelussa. Harjoittelemme hakuilmoituksen, vakioehtojen ja myöntöperusteiden laatimista. Aiemmin käydyistä asiantuntijavalmennuksista on tässä hyötyä.
• Hakemusten arviointi ja täydentäminen: Koulutuksessa perehdytään saapuneiden hakemusten käsittelyyn ja niihin tehtäviin täydennyspyyntöihin.
• Päätökset ja maksatus: Koulutuksessa perehdytään päätöksen tekemiseen ja maksatukseen liittyviin asioihin.

Itseopiskelumateriaalit

Kohti vaikuttavampaa valtionavustustoimintaa (eOppiva)
Koulutuksessa perehdyt siihen, miten valtionavustustoimintaa tullaan uudistamaan tulevina vuosina. Kurssi sisältää perustiedot valtionavustustoiminnasta sekä sitä uudistavan toimintamallin periaatteista ja toteuttamisesta. Valmennus kertoo mikä muuttuu ja mikä säilyy ennallaan. Koulutus on suunnattu sekä valtionavustuksia myöntäville että hakeville henkilöille.

Valtionavustustoiminnan verkostomainen toimintamalli -opas (pdf)
Toimintamallioppaan avulla voit itsenäisesti tutustua uuteen valtionavustusten verkostomaiseen toimintamalliin. Toimintamallioppaassa on esimerkkejä muun muassa työkalujen soveltamisesta käytännössä.

Valtionavustustoiminnan sanasto
Sanasto on käytännön työkalu yhtenäiseen käsitteiden käyttöön muun muassa hakuilmoituksissa ja muissa valtionavustustoimintaan liittyvissä dokumenteissa.

Toiminnan suunnittelun työvälineet
Työvälineet auttavat ilmiölähtöisyyden, vaikuttavuuden ja verkostomaisen ajattelun jalkauttamisessa omaan työhön. Niitä voi hyödyntää sisäisissä työpajoissa tai yhdessä hakijoiden kanssa. Osa työvälineistä on julkaistu myös Innokylässä.

Hallinnoiavustuksia.fi -palvelua kehitetään kahden viikon jaksoissa. Palvelun kehittäminen on suunnitelmallista, mutta ominaisuuksien toteutusjärjestys elää tilanteen ja tarpeiden mukaan. Palvelun määrittely, kehittäminen, testaaminen ja ominaisuuksien julkaiseminen kiertävät tiiviissä syklissä toisiaan tukien.

Kehittämismenetelmämme on ketterä ja asiakaslähtöinen. Palvelun käyttäjät osallistuvat määrittelyyn, testaamiseen ja antavat palautetta tuotantoversiosta. Palvelun ominaisuuksiin tai kehittämiseen liittyviä kysymyksiä voi lähettäkää osoitteeseen tuki.hallinnoiavustuksia@valtiokonttori.fi.